Beschlussvorlage Ausschuss.pdf

Vorlagen-Nummer 1003/2017 Die Oberbürgermeisterin Freigabedatum 12.06.2017 Dezernat, Dienststelle V/50/2 Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung Betreff Bedarfsfeststellungsbeschluss betr. Vergabe eines Rahmenvertrages über die Wartung und Reparatur der bühnen-, licht-, ton- und medientechnischen Anlagen sowie die Technikbetreuung bei Veranstaltungen in den städtischen Bürgerhäusern/Bürgerzentren Beschlussorgan Ausschuss Soziales und Senioren Gremium Ausschuss Soziales und Senioren Datum 22.06.2017 Beschluss: Gemäß § 5 (1) der Zuständigkeitsordnung der Stadt Köln stellt der Ausschuss Soziales und Senioren den Bedarf für die Vergabe eines Rahmenvertrages über die Wartung und Reparatur der bühnen-, licht-, ton- und medientechnischen Anlagen sowie die Technikbetreuung bei Veranstaltungen der städtischen Bürgerhäuser/ Bürgerzentren (Bürgerhaus Stollwerck, Bürgerzentrum Deutz, Bürgerzentrum Chorweiler, Bürgerhaus Kalk) mit einem jährlichen Gesamtumsatz von ca. 95.000 Euro netto fest. Die Laufzeit des Rahmenvertrages beträgt zwei Jahre. Dem Auftraggeber wird die Option eingeräumt, den Vertrag durch einseitige Erklärung um weitere zwei Jahre zu verlängern. Die erforderlichen Mittel sind für die Haushaltsjahre 2017 ff. in entsprechender Höhe in den Haushaltsansätzen des Teilfinanzplanes 0507 - Betrieb, Unterhaltung und Förderung von Bürgerhäusern und –zentren eingeplant. Ein Vergabevorbehalt wird nicht ausgesprochen. 2 Haushaltsmäßige Auswirkungen Nein Ja, investiv € Investitionsauszahlungen Zuwendungen/Zuschüsse Ja, ergebniswirksam Nein Ja Aufwendungen für die Maßnahme Zuwendungen/Zuschüsse Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): a) Personalaufwendungen % 95.000 Nein Ja ab Haushaltsjahr: % 2018 € b) Sachaufwendungen etc. 95.000 c) bilanzielle Abschreibungen € Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): a) Erträge € ab Haushaltsjahr: € € b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten Einsparungen: a) Personalaufwendungen € ab Haushaltsjahr: b) Sachaufwendungen etc. € € Beginn, Dauer Begründung: Neuausschreibung Rahmenvertrag Die Laufzeit des derzeit bestehenden Rahmenvertrages über die Wartung und Reparatur der bühnen-, licht-, ton- und medientechnischen Anlagen sowie die Technikbetreuung bei Veranstaltungen der städtischen Bürgerhäuser / Bürgerzentren endet am 30.06.2017. Die Auftragsvergabe war auf 24 Monate begrenzt, eine Verlängerungsoption nicht vorgesehen (Vorlagen-Nr. 2391/2014). Die Verwaltung – Amt für Soziales und Senioren – beabsichtigt daher eine europaweite Neuausschreibung vorgenannter Leistungen mit einer zweijährigen Vertragslaufzeit. Dem Auftraggeber soll die Option eingeräumt werden, den Vertrag durch einseitige Erklärung um weitere zwei Jahre zu verlängern. Personelle Ressourcen – auch zur Wahrnehmung von Teilaufgaben – stehen den städtischen Bürgerhäusern / Bürgerzentren nicht zur Verfügung. Leistungsbeschreibung Rahmenvertragsgegenstand sind die Wartung und Reparatur der bühnen-, licht-, ton- und medientechnischen Anlagen sowie die Technikbetreuung bei Veranstaltungen (Fremd/Eigenveranstaltungen) der vier städtischen Bürgerhäuser und Bürgerzentren. Stadtbezirk 1: Bürgerhaus Stollwerck, Dreikönigenstr. 23, 50678 Köln 3 Bürgerzentrum Deutz, Tempelstr. 41-43, 50679 Köln Stadtbezirk 6: Bürgerzentrum Chorweiler, Pariser Platz 1, 50765 Köln Stadtbezirk 8: Bürgerhaus Kalk, Kalk-Mülheimer Str. 58, 51103 Köln Im Einzelnen sind folgende Dienstleistungen über schriftliche Einzelaufträge des Auftraggebers im Rahmen des Rahmenvertrages auszuführen: 1. Wartung a) Jährliche Kontrolle aller bühnen-, licht-, ton- und medientechnischen Anlagen. Die Geräte sind auf Funktionstüchtigkeit und Sicherheit nach den Richtlinien der gesetzlichen Unfallversicherung, der Berufsgenossenschaft, des TÜVs, der Unfallverhütungsvorschrift für Veranstaltungs- und Produktionsstätten für szenische Darstellung, der Sonderbauverordnung NRW und den entsprechenden DIN-Normen zu überprüfen. b) Anbringung von Prüfplaketten, soweit vorgeschrieben. c) Erstellen eines Wartungsprotokolls in Schriftform mit Führen einer Mängelliste d) Kennzeichnung und/oder Sperrung von schadhaftem Equipment (nach Absprache mit dem Auftraggeber bei Bedarf Gestellung von gleichwertigem Leihgerät) e) Anfertigung von kostenfreien Kostenvoranschlägen für notwendige größere Reparaturen/Ersatzbeschaffungen. 2. Reparaturen 3. Technikbetreuung bei Veranstaltungen a) Beratung Die in den einzelnen Häusern stattfindenden Eigen- bzw. Fremdveranstaltungen benötigen eine bühnen-, licht-, ton- und medientechnische Veranstaltungsbetreuung. Vor einer eigenen Veranstaltung des jeweiligen Bürgerhauses / Bürgerzentrums bzw. bevor ein Vertrag mit einem Mieter abgeschlossen werden kann, muss im Vorfeld eine Kostenübersicht erstellt werden, die dem Auftraggeber eine Einschätzung ermöglicht, ob die Veranstaltung unter den technischen Prämissen des Bürgerhauses / Bürgerzentrums durchführbar ist und wenn ja, wie hoch der zu erwartende wirtschaftliche Aufwand wird. Der Auftragnehmer führt eine entsprechende Beratung durch und erstellt einen kostenlosen Kostenvoranschlag. Der Auftragnehmer muss sich Wissen über das in den einzelnen Häusern vorhandene Equipment verschaffen und sich damit befähigen, auch den Austausch von Equipment der städtischen Bürgerhäuser/Bürgerzentren untereinander in realistischem wie wirtschaftlich sinnvollem Umfang zu beurteilen und umzusetzen. 4 Wenn nach gemeinsamer Beratung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber festgestellt wird, dass das in dem jeweiligen Bürgerhaus/ Bürgerzentrum vorhandene Equipment ergänzt werden muss und nicht durch die übrigen Häuser zur Verfügung gestellt werden kann, muss der Auftragnehmer in der Lage sein, die zusätzlich benötigte bühnen-, licht-, ton- und medientechnische Ausstattung zur Anmietung anzubieten. b) c) Veranstaltungsbezogene Arbeiten - Gesicherte Inbetriebnahme des beim Auftraggeber vorhandenen und für die Veranstaltung benötigten Equipments. - Gesicherte Inbetriebnahme des durch den Mieter oder Auftragnehmer eingebrachten Equipments. - Einrichtung und Bedienung der Veranstaltungstechnik; Begleitung und Beendigung der gesamten Veranstaltung als Veranstaltungstechniker/Veranstaltungsmeister. - Bei Bedarf entgeltliche Überlassung von technischem Equipment (Lichtund tontechnische Effekte, technisches Nebengerät). - Im Rahmen der veranstaltungsbezogenen Arbeiten sind Mängel an technischem Equipment zu beheben. Verantwortungsbereich und Aufgabenstellung für Veranstaltungsmeister, Veranstaltungstechniker und technische Hilfskräfte - Selbständige und zuverlässige Erfüllung des Auftrages entsprechend dem stage rider (Beschreibung der technischen Anforderungen eines Künstlers etc. für einen Auftritt) und der Absprache mit dem Auftraggeber. Eine kurze Reaktionszeit (max. 30 Min.) und flexible Arbeitszeiten im Bedarfsfall sind sicherzustellen. - Verantwortlicher Auf- und Abbau inkl. Einrichten und Betreiben von bühnen-, ton-, licht- und medientechnischen Anlagen, Einweisung und Überwachung etwaiger Helfer, Produktionsleitung gemäß den Bestimmungen der Unfallverhütungsvorschrift für Veranstaltungs- und Produktionsstätten für szenische Darstellung und der Sonderbauverordnung NRW in Abstimmung mit dem Auftraggeber und dem durch die Künstler/innen vertraglich eingebrachten stage rider. - Eine Delegation einzelner Leistungen an technische Hilfskräfte ist möglich. Die Erledigung der übertragenen Aufgaben erfolgt nach Einweisung durch einen Veranstaltungsmeister / Veranstaltungstechniker. Bei veranstaltungsbegleitendem Personal muss es sich um Sachkundige Aufsichtspersonen (Technik und Aufsicht) gemäß MusterVersammlungsstättenverordnung/ Sonderbauverordnung NRW handeln. d) Anzahl von Veranstaltungen in den Bürgerhäusern / Bürgerzentren 5 Die nachfolgende Tabelle fasst den jährlichen Leistungsumfang nach qualifizierter Schätzung auf Basis der Erfahrungswerte der Vorjahre, der Produktplanung der Bürgerhäuser / Bürgerzentren und auf der Grundlage der durch gesetzliche Bestimmungen erforderlichen Prüf- und Wartungsnotwendigkeiten zusammen; der Anspruch auf einen Mindestabruf von Leistungen kann daraus nicht abgeleitet werden. Bürgerhaus Kalk Bürgerzentrum Chorweiler Bürgerhaus Stollwerck Bürgerzentrum Deutz Summe Anzahl Veranstaltungen Stunden Veranstaltungstechniker Stunden Veranstaltungsmeister Stunden Helfer Stunden Wartung und Reparatur 196 Beratung vor Veranstaltungen durch Veranstaltungstechniker 50 103 1.013 30 24 230 20 72 48 32 175 1.560 50 80 70 55 12 24 0 24 6 10 314 2.827 100 372 174 122 25 Die Spalten 2 bis 6 betreffen die Technikbetreuuung bei Veranstaltungen. Die in Spalte 7 genannten Stunden betreffen die Wartung und Reparatur der bühnen-, licht-, ton- und medientechnischen Anlagen. Der jährliche Gesamtumsatz wird auf ca. 95.000 Euro netto geschätzt (Vergleichszeitraum: 2016). Finanzierung Die erforderlichen Mittel zur Finanzierung der in Anspruch genommenen Dienstleistungen sind für die Haushaltsjahre 2017 ff. in entsprechender Höhe in den Haushaltsansätzen des Teilfinanzplanes 0507 - Betrieb, Unterhaltung und Förderung von Bürgerhäusern und – zentren eingeplant. Im Veranstaltungsbereich erfolgt in der Regel eine Gegenfinanzierung über Einnahmen aus Raumvermietung und Weiterleitung der durch Abruf von Drittleistungen entstehenden Kosten an den jeweiligen Veranstalter. Bedarfsanerkennung Rechnungsprüfungsamt Der Bedarf wurde durch das Rechnungsprüfungsamt mit Schreiben vom 03.05.2017 anerkannt (RPA-Nr. 141/33/02/17; siehe Anlage).