Anlage 1: Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung "Zentrale Dienste".pdf

24.07.2017 Rechnungsprüfungsamt Bericht über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Inhaltsverzeichnis Bericht über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ _____________________________________________________________________________________________ Seite 1. Vorbemerkungen ............................................................................................................................. 1 2. Prüfungsauftrag ............................................................................................................................... 1 3. Prüfungsumfang und Prüfungsgegenstand ................................................................................. 1 4. Prüfungsunterlagen ......................................................................................................................... 2 5. Prüfungsergebnis ............................................................................................................................ 2 5.1 Forderungen der ZD gegenüber der Stadt Bochum - Nachtrag zum Bericht vom 08.03.2017 ................................................................................. 3 5.2 Forderungen der ZD gegenüber der Stadt .............................................................................. 4 5.2.1 Allgemeine Feststellungen .......................................................................................... 4 5.2.2 Ausgeglichene Forderungen und Guthaben ............................................................... 6 5.2.3 Überzahlungen aufgrund fehlerhafter Software .......................................................... 6 5.2.4 Gekürzte Rechnungsbeträge ...................................................................................... 7 5.2.5 Forderungen aufgrund nicht abschließend geklärter Sachverhalte............................ 8 5.2.5.1 5.2.5.2 5.2.5.3 5.3 5.2.6 Fehlende finanzielle Mittel .......................................................................................... 9 5.2.7 Fehlerhafte interne Informationen bei den ZD .......................................................... 10 5.2.8 Ungeklärte Sachverhalte .......................................................................................... 10 5.2.9 Aktueller Stand.......................................................................................................... 11 Forderungen der Stadt Bochum gegenüber den Zentralen Diensten ................................... 11 5.3.1 Geschäftspartner ZD im Buchhaltungssystem SAP ................................................. 11 5.3.2 oPos-Liste aus SAP .................................................................................................. 13 5.3.2.1 5.3.2.2 5.3.2.3 5.4 Ausstehende Entscheidungen durch das Amt 20 (Anlagenbuchhaltung) ... 8 Ausstehende Entscheidungen durch die ZD ............................................... 8 Unklare Rechnungsempfänger.................................................................... 9 Ausgebuchte Positionen ............................................................................ 13 Ausgeglichene Positionen ......................................................................... 14 Positionen in Klärung................................................................................. 14 5.3.3 Grundbesitzabgabenforderungen des Amtes für Finanzsteuerung (Amt 20) ........... 15 5.3.4 Forderungsverfolgung ............................................................................................... 17 Fazit ....................................................................................................................................... 17 6. Schlussbesprechung..................................................................................................................... 19 über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 1 __________________________________________________________________________________________ Bericht 1. Vorbemerkungen Die Zentralen Dienste der Stadt Bochum (ZD) werden gemäß „Betriebssatzung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Zentrale Dienste der Stadt Bochum vom 27.01.2011“ (Betriebssatzung) als selbstständig wirtschaftende Einrichtung ohne Rechtspersönlichkeit mit dem Zweck geführt, die Bewirtschaftung aller städtischen und städtisch genutzten Gebäude samt der dazugehörigen Grundstücke, die Abwicklung des städtischen Neubauprogramms, den Betrieb zentraler Werkstätten, Betriebe und betrieblicher Einrichtungen sowie die Wahrnehmung zentraler logistischer Aufgaben wie Beschaffungswesen und Hausdienste zu übernehmen. Für die Leistungsbeziehungen zwischen der Stadtverwaltung und den ZD gilt der Grundsatz, die Fachbereiche sind für ihren Ressourcenverbrauch selbst verantwortlich (§ 3 Betriebssatzung). Die ZD erbringen ihre Leistungen ausschließlich aufgrund von Aufträgen. Jede beauftragte Leistung der ZD ist von den Auftraggebern auf der Grundlage vereinbarter bzw. bekannter Preise und Zahlungsziele zu vergüten, so dass sich die ZD durch diese Erlöse refinanzieren. Gleichzeitig erbringen auch einzelne Fachbereiche der Stadt Bochum, wie z.B. das Amt für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation (Amt 11) Leistungen für die ZD. Dafür werden i.d.R. ebenfalls Rechnungen erstellt und Zahlungen fällig. 2. 3. Prüfungsauftrag ● Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) - § 103 (1) Ziffer 4 und 5 - ● Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bochum - §§ 1, 4 (1) Nr. 4 und 5 - Prüfungsumfang und Prüfungsgegenstand Anhand von Auswertungen aus den jeweiligen Buchhaltungssystemen wurden die gegenseitigen Forderungen der ZD und der Stadt Bochum für die Jahre 2016 und älter auf ihre Werthaltigkeit hin überprüft. Gleichzeitig hinterfragte das Rechnungsprüfungsamt (RPA) die Gründe für die ausstehenden Zahlungen bei den Fachbereichen und den ZD. Auch der Prozess der Forderungsverfolgung durch die Stadt Bochum wurde in die Prüfung einbezogen. Ein Ziel der Prüfung war eine möglichst dauerhafte Reduzierung des Forderungsbestandes auf beiden Seiten. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 2 __________________________________________________________________________________________ Bericht 4. 5. Prüfungsunterlagen ● Gemeindeordnung für das Land NRW (GO NRW) ● Gemeindehaushaltsverordnung für das Land NRW (GemHVO NRW) ● Betriebssatzung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ZD der Stadt Bochum i.d.F. vom 27.01.2011 ● Vereinbarung zwischen der Stadt Bochum und den ZD der Stadt Bochum über die Inanspruchnahme von Leistungen der Zentralen Dienste durch die Stadt Bochum (Juli 2006) ● Dienstvereinbarung zum Veränderungs- und Optimierungsprozess (Januar 2009) ● Auswertungen aus dem Buchhaltungssystem SAP ● Online Auskünfte aus dem Buchhaltungssystem SAP ● Aktenvorgänge der geprüften Fachbereiche ● Auswertungen aus dem Buchhaltungssystem E&S der ZD ● Buchungsbelege der ZD ● Buchungsbelege der Stadt Bochum ● Schriftverkehr zwischen ZD und den geprüften Fachbereiche Prüfungsergebnis In den vergangenen Jahren führte das RPA mehrere Prüfungen zu den Leistungsbeziehungen zwischen der Stadt Bochum und den ZD durch, zu denen u.a. folgende Berichte erstellt wurden: - Prüfung der Kalkulationsgrundlagen der ZD zur Abrechnung der Gebäudekosten mit der Stadt (vom 11.08.2004) - Prüfung der Gebühren für die Abfallentsorgung verschiedener städtischer Liegenschaften im Haushaltsjahr 2012 (vom 05.02.2013) - Prüfung der Gebäudekostenabrechnung der Zentralen Dienste für das Jahr 2011 (vom 19.06.2013) - Prüfung der Verbindlichkeiten der Stadt Bochum gegenüber der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ (vom 08.03.2017) Die aktuell durchgeführte Prüfung zeigt, dass zum Teil auf Prüfungsbemerkungen aus diesen Berichten nicht ausreichend reagiert wurde und die zugrundeliegenden Probleme weiterhin bestehen. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 3 __________________________________________________________________________________________ Bericht 5.1 Forderungen der ZD gegenüber der Stadt Bochum - Nachtrag zum Bericht vom 08.03.2017 Der Fokus der Darstellungen im Bericht über die Prüfung der Verbindlichkeiten der Stadt Bochum gegenüber der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ vom 08.03.2017 lag auf der Höhe der Forderungen der ZD. Nachfolgend wird der Sachverhalt unter dem Aspekt der Anzahl der offenen Posten beleuchtet. Der Forderungsbestand der ZD betrug am 14.12.2016 rd. 11,3 Mio. EUR und setzte sich aus 963 Einzelpositionen zusammen, welche die in der nachfolgenden Grafik dargestellten Altersstrukturen aufwiesen. Anzahl der offenen Posten nach Fälligkeit 800 700 600 500 400 300 200 100 0 <1 Woche < 1 Monat < 6 Monate < 1 Jahr > 1 Jahr Zum 04.04.2017 wurde dem RPA eine aktuelle offene Postenliste von den ZD zur Verfügung gestellt. Diese wurde um die Forderungen nach dem 14.12.2016 bereinigt, um die Entwicklung der Anzahl der Rechnungen zum Stichtag 14.12.2016 zu ermitteln. Der Bestand an offenen Posten reduzierte sich insgesamt um 655 Positionen (= 68,0 %) und betrug noch rd. 2,1 Mio. EUR. Dies entspricht einem Abbau von ca. 9,2 Mio. EUR (81,4 %). Zum Stichtag 14.12.2016 ergab sich damit am 04.04.2017 das folgende Bild: Entwicklung der oPos‐Anzahl nach Fälligkeit 800 700 600 500 400 300 200 100 0 < 1 Woche < 1 Monat Stand 14.12.2016 < 6 Monate Stand 04.04.2017 < 1 Jahr abgebaut > 1 Jahr über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 4 __________________________________________________________________________________________ Bericht Dieses Ergebnis spiegelt im Wesentlichen die Betrachtungsweise der Entwicklung der Forderungshöhe wider. Lediglich bei den fälligen offenen Posten, die älter als ein Jahr waren, hat sich die Höhe der Verbindlichkeiten nur geringfügig verändert, während die Reduzierung der Anzahl der offenen Posten etwas deutlicher erkennbar ist. Dies deutet darauf hin, dass eine gewisse Anzahl von älteren offenen Posten mit kleineren Beträgen von der Stadtverwaltung gezahlt oder durch die ZD ausgebucht worden sind. Prozentual lässt sich der Abbau der offenen Posten für den Zeitraum 14.12.2016 04.04.2017 in Euro und Anzahl wie folgt tabellarisch darstellen: Anzahl abgebauter oPos abgebaute oPos in Euro < 1 Woche 95,41 % 99,76 % < 1 Monat 93,14 % 96,51 % < 6 Monate 84,15 % 93,27 % < 1 Jahr 79,63 % 90,91 % > 1 Jahr 26,89 % 7,36 % Beim Abbau der offenen Posten ergeben sich keine bedeutenden Diskrepanzen zwischen der Anzahl und der Höhe der Posten insgesamt. 5.2 Forderungen der ZD gegenüber der Stadt 5.2.1 Allgemeine Feststellungen Das RPA hat sich zu Beginn der Prüfung von den ZD eine Aufstellung aller nicht ausgeglichenen Forderungen und Guthaben (offene Posten) gegenüber der Stadt als Excel-Tabelle geben lassen. Die aktuellen Forderungen des Jahres 2017 wurden für die Prüfung herausgefiltert. Daraus ergeben sich die in der nachfolgenden Tabelle aufgeführten Werte: Anzahl Forderungen Betrag in EUR 353 3.023.083,95 Guthaben 81 - 2.895.639,24 Summen 434 127.444,71 Größter Einzelwert bei den Forderungen ist ein Betrag von 315.427,97 EUR aus dem Jahr 2015, der sich auf eine Baumaßnahme bezieht. Schuldner für diesen Betrag ist das Schulverwaltungsamt (Amt 40). Bei den Guthaben ist ein Betrag von 2.731.300 EUR enthalten, der aus der Nebenund Verbrauchskostenabrechnung für das Jahr 2016 resultiert. Die Auszahlung erfolgt zentral an das Amt für Finanzsteuerung (Amt 20). Ohne dieses Guthaben beträgt der Saldo von Forderungen und Guthaben insgesamt 2.858.744,71 EUR. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 5 __________________________________________________________________________________________ Bericht Die Forderungen und Guthaben teilen sich auf die einzelnen Jahre wie folgt auf: Jahr Forderungen Anzahl Guthaben Betrag in EUR Anzahl Betrag in EUR 2012 15 166.855,08 3 - 4.180,38 2013 9 53.941,86 6 -2.713,88 2014 34 183.421,69 4 -6.907,43 2015 75 860.972,31 19 -51.976,57 2016 220 1.757.893,01 49 -2.829.860,98 Summen 353 3.023.083,95 81 -2.895.639,24 Die einzelnen Positionen der ausgewerteten Excel-Tabelle beziehen sich insgesamt auf 39 verschiedene Organisationseinheiten der Verwaltung sowie auf 12 Schulen. Die Ämter 40 (148 Positionen), Amt für Soziales (Amt 50 = 94 Positionen) und das Jugendamt (Amt 51 = 55 Positionen) haben mit insgesamt 297 Positionen und im Saldo rd. 1,9 Mio. EUR den größten Anteil. Um das Gesamtbild nicht zu verfälschen, ist das Guthaben aus der Neben- und Verbrauchskostenabrechnung in der folgenden Darstellung bereits herausgerechnet. Einzelpositionen Sonstige 31% Amt 51 13% Amt 40 34% Sonstige 34% Betrag Amt 40 52% Amt 51 4% Amt 50 22% Amt 50 10% Alle betroffenen Organisationseinheiten und Schulen wurden vom RPA mit der Bitte um Stellungnahme zu den sie betreffenden Positionen angeschrieben. Eine entsprechende Auflistung der „offenen Posten“ wurde ihnen dafür zur Verfügung gestellt. Die Antworten der angeschriebenen Organisationseinheiten waren zum Teil sehr umfangreich und auch sehr detailliert. Für die Auswertung wurden daher folgende Kategorien gebildet: - Ausgeglichene Forderungen und Guthaben (Ziffer 5.2.2) - Überzahlungen aufgrund fehlerhafter Software (Ziffer 5.2.3) - Gekürzte Rechnungsbeträge (Ziffer 5.2.4) - Ausstehende Entscheidungen durch das Amt 20 (Ziffer 5.2.5.1) - Ausstehende Entscheidungen durch die ZD (Ziffer 5.2.5.2) - Unklare Rechnungsempfänger (Ziffer 5.2.5.3) - Fehlende finanzielle Mittel (Ziffer 5.2.6) - Fehlerhafte interne Informationen bei den ZD (Ziffer 5.2.7) - Ungeklärte Sachverhalte (Ziffer 5.2.8) über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 6 __________________________________________________________________________________________ Bericht 5.2.2 Ausgeglichene Forderungen und Guthaben Von den angeschriebenen Organisationseinheiten wurde für insgesamt 192 Positionen mitgeteilt, dass sie zwischenzeitlich zur Zahlung oder zur Vereinnahmung (Guthaben) angewiesen wurden. Hierdurch sind somit Forderungen in Höhe von 817.079,87 EUR und Guthaben von 99.935,10 EUR ausgeglichen. Die Analyse der Antworten führte zu dem Ergebnis, dass die hauptsächliche Ursache für diese zunächst nicht bezahlten Rechnungen darin lag, dass sie in der Rechnungsstelle der Organisationseinheit nicht bekannt waren. Es ist sicherlich denkbar, dass eine Rechnung auf dem Postweg verloren gehen kann; in der festgestellten Häufung ist aber eher davon auszugehen, dass diese Rechnungen an den unterschiedlichsten Stellen beim Empfänger - z.B. bei der Feststellung der sachlichen Richtigkeit wegen Rückfragen oder aus anderen Gründen - liegen geblieben oder auch verloren gegangen sind. Eine weitere Ursache waren Eingabefehler bei der Bezahlung der Rechnung, die dazu führten, dass die Zahlung bei den ZD nicht oder falsch zugeordnet wurde. Bei der Bearbeitung der ZD-Rechnungen sollte die gleiche Sorgfalt angewendet werden, wie bei Rechnungen von externen Unternehmen. 5.2.3 Überzahlungen aufgrund fehlerhafter Software Die Guthaben aus zu viel bezahlten Rechnungsbeträgen haben mit 14 Positionen und 12.706,48 EUR nur einen geringen Anteil. Dennoch offenbarte die Prüfung gerade hier erhebliche Mängel bei der Rechnungserstellung. Die Rechnungen der ZD werden in ihren leistungserbringenden Organisationseinheiten wie z.B. in der Zentralen Gebäudereinigung (ZGR) unter Verwendung der dort eingesetzten Software gedruckt und anschließend versendet. Zeitgleich sollen die Daten der erzeugten Rechnung an die Buchhaltung transferiert und in der Buchhaltungssoftware E&S als Forderung gespeichert werden. Nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ muss sichergestellt sein, dass die Daten, die zur Erstellung einer Rechnung verwendet wurden, im Nachhinein nicht mehr veränderbar sind. Dies ist bei der zur Rechnungsstellung eingesetzten Software der ZD nicht gewährleistet und wird im folgenden Beispiel erläutert: Die ZGR erzeugte die Rechnung Nummer 40043155 - 50400 über den Betrag von 65.311,49 mit Datum vom 16.12.2016 und versendete sie an das Amt 50. Nach der Erstellung wurde festgestellt, dass eine Position in der Rechnung über 125 EUR fälschlicher Weise doppelt enthalten ist. Der doppelte Datensatz wurde gelöscht. Da die Daten erst nach der Korrektur an die Buchhaltung geschickt wurden, weist die dort gespeicherte Originalrechnung einen um 125 EUR geringeren Betrag aus. Es existieren somit zwei identische Rechnungen, die sich dennoch in der Rechnungssumme unterscheiden. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 7 __________________________________________________________________________________________ Bericht Weitergehende Prüfungen des RPA ergaben, dass es sich bei diesem Fall nicht um eine Ausnahme, sondern um einen des Öfteren vorkommenden Sachverhalt handelt. Ein weiteres Beispiel stellt die Rechnung Nummer 40042582 - 50400 vom 14.11.2016 dar. Diese Rechnung existiert einmal mit dem Rechnungsbetrag über 85.439,50 EUR und einmal mit dem Rechnungsbetrag über 80.667,80 EUR. Hier wurden zwei Positionen über zusammen 4.771,70 EUR nachträglich gelöscht. Bei der Abrechnung der Leistungen der Materialausgabe sind die Fehlerquellen andere. Die Daten der hier erzeugten Rechnungen werden nicht automatisiert in die Buchhaltungssoftware eingespielt, sondern werden dort manuell eingegeben. Hierdurch können die typischen Eingabefehler auftreten. Auch bei Überzahlungen der Rechnungsbeträge sollte eine zeitnahe Klärung der Ursachen zwischen der Buchhaltung und den Leistungserbringenden Organisationseinheiten der ZD erfolgen. Im Rahmen der Schlussbesprechung teilten die ZD mit, dass die Software zur Abrechnung der Leistungen der ZGR zwischenzeitzeitlich angepasst wurde. Fehlerhafte Rechnungen werden künftig storniert und die korrigierten Rechnungen erhalten eine neue Rechnungsnummer. 5.2.4 Gekürzte Rechnungsbeträge Als Erklärung für einen Teil der ihnen genannten Forderungen teilten die angeschriebenen Organisationseinheiten mit, dass es sich bei den Beträgen um berechtigte Kürzungen an den erhaltenen Rechnungen handelt. Insgesamt betrifft dies 38 Positionen mit einem Gesamtbetrag von 189.952,31 EUR. Dieser Bereich der Prüfung offenbarte erneut die bereits im „Bericht über die Prüfung der Verbindlichkeiten der Stadt Bochum gegenüber der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Zentrale Dienste“ vom 08.03.2017 dargestellten Kommunikationsprobleme zwischen den ZD und den Organisationseinheiten der Stadt. In der Regel enthalten die Stellungnahmen zu diesen Forderungen Hinweise auf geführte Gespräche mit den rechnungserstellenden Bereichen der ZD über die vorgenommenen Kürzungen. Ob alle Kürzungen tatsächlich zu Recht vorgenommen wurden, kann aufgrund der vorliegenden Prüfungsunterlagen nicht beurteilt werden. Teilweise sind Kürzungsbeträge bereits seit mehreren Jahren zwischen der Stadt und den ZD strittig. Das Amt 52 verweist zum Beispiel im Zusammenhang mit zwei vorgenommenen Kürzungen über zusammen 60.939,41 EUR auf den Mail-Verkehr mit dem Gebäudemanagement der ZD und der dort gemachten Zusage diese Beträge auszubuchen. Da dies nicht geschehen ist, geht das RPA von einem mangelnden Informationsfluss zwischen den rechnungserstellenden Bereichen und der Buchhaltung der ZD aus. Aufgrund der hier dargestellten Problematik wurden die Differenzen zwischenzeitlich geklärt. ZD hat eine entsprechende Gutschrift erstellt. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 8 __________________________________________________________________________________________ Bericht Ein weiteres Beispiel kommt aus dem Amt 40. Dort wurden die Gebäudekostenabrechnungen der Jahre 2013 und 2014 um insgesamt 106.068,31 EUR gekürzt. Im Rahmen der Schlussbesprechung teilten die ZD mit, dass die Differenz aus dem Jahr 2013 bereits geklärt werden konnte. Es wurde eine Gutschrift erstellt. B 1: (ZD) Um die vorhandenen Probleme im Zusammenhang mit vorgenommenen Kürzungen der Rechnungsbeträge zu minimieren, sollten den für die Bearbeitung der Kürzungen zuständigen Stellen detaillierte Handlungsanweisungen inklusive Zeitrahmen zur Verfügung gestellt werden. Eine regelmäßige Berichterstattung über den Fortschritt der Bearbeitung an eine zentrale Stelle der ZD wäre aus Sicht des RPA ebenfalls sinnvoll. 5.2.5 Forderungen aufgrund nicht abschließend geklärter Sachverhalte 5.2.5.1 Ausstehende Entscheidungen durch das Amt 20 (Anlagenbuchhaltung) Zu 38 Forderungen der ZD über insgesamt 825.094,27 EUR teilten die Rechnungsempfänger mit, dass die Rechnungen noch nicht beglichen wurden, weil die Anlagenbuchhaltung noch Klärungsbedarf mit den ZD hat. Dabei handelt es sich mit 31 Positionen über zusammen 810.182,64 EUR fast ausschließlich um die Baumaßnahmen „Gemeinschaftsgrundschule Feldsieper Straße 94“ und „Schulzentrum Südwest “ des Amtes 40. Während der Prüfung konnte eine Klärung der zugrundeliegenden Sachverhalte erfolgen, sodass die Gesamtsumme von 810.182,64 EUR nunmehr an die ZD überwiesen werden kann. B 2: (ZD und Amt 20) Der Restbetrag von 14.911,63 EUR ist ebenfalls zeitnah zu klären. 5.2.5.2 Ausstehende Entscheidungen durch die ZD Zu 60 Forderungen mit einem Gesamtvolumen von 614.423,92 EUR teilten die Rechnungsempfänger mit, dass sie noch auf eine abschließende Antwort der ZD zu ihren beanstandeten Rechnungen warten. Als Beispiel seien hier die 12 Monatsrechnungen des Jahres 2016 über insgesamt 486.419,04 EUR für Friedhofsgebäude genannt. Das Umwelt- und Grünflächenamt (Amt 67) stellte bei der Prüfung der ersten Rechnung fest, dass es sich um Gebäude handelt, die seit Mai 2015 dem Technischen Betrieb (Amt 68) zugeordnet sind. Dies wurde daraufhin mit dem Gebäudemanagement der ZD am 16.02.2016 besprochen und vereinbart, dass die Rechnungen storniert und an das Amt 68 neu gestellt werden. Dies ist offensichtlich nicht geschehen. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 9 __________________________________________________________________________________________ Bericht B 3: (ZD) In der Schlussbesprechung teilten die ZD mit, dass umgehend ein Gesprächstermin mit den Beteiligten terminiert wird, um den Sachverhalt zu klären. Es wird um Stellungnahme zum Ergebnis des Gespräches gebeten. 5.2.5.3 Unklare Rechnungsempfänger Zu acht Positionen wurde von den angeschriebenen Organisationseinheiten geantwortet, dass sie nicht der richtige Rechnungsempfänger sind. In der Summe handelt es sich hierbei um 129.107,26 EUR. Das Amt 62 teilte z.B. in seiner Stellungnahme mit, dass es sich bei der Forderung der ZD über 117.755,61 EUR für das Jahr 2016 um Grundbesitzabgaben für Autopark- und Einstellhäuser handelt, für die im eigenen Amt keine Haushaltsmittel zur Verfügung stehen. Dem Amt 62 wurden im Jahr 2013 erstmalig Grundbesitzabgaben für eine Tiefgarage in Rechnung gestellt. Diese Zahlung wurde auf Wunsch des Amtes 20 aus anderen Haushaltsmitteln des Amtes 62 beglichen. Für das Jahr 2014 wurden keine Grundbesitzabgaben für Autopark- und Einstellhäuser in Rechnung gestellt. Als in 2015 erneut eine Rechnung über Grundbesitzabgaben beim Amt 62 einging, wurde diese zur Zahlung angewiesen und Amt 20 um Klärung der Zuständigkeit gebeten, da die Parkraumbewirtschaftung auf Grundlage des vom Amt 20 zu bewirtschaftenden Geschäftsbesorgungsvertrages erfolgt. Die geforderte Klärung der Zuständigkeit steht weiterhin aus. Am Beispiel des Amtes 62 wird neben Kommunikationsproblemen auch deutlich, dass die Verzögerung von zu treffenden Entscheidungen im Zeitablauf zu Finanzierungproblemen führt. B 4: (Amt 20) Es wird um Stellungnahme zum geschilderten Sachverhalt gebeten. Ebenso ist für die Zukunft eine eindeutige Regelung der Zuständigkeit herbeizuführen. 5.2.6 Fehlende finanzielle Mittel Dass finanzielle Mittel für die Begleichung der ZD-Rechnungen nicht zur Verfügung stehen, wurde nur in sieben Fällen als Grund genannt und macht insgesamt einen Betrag von 72.665,67 EUR aus. In der Regel handelt es sich um geringfügige Überschreitungen der geplanten Baukosten für Baumaßnahmen, für die keine zusätzlichen Mittel beantragt wurden, oder um Nachberechnungen der ZD für Baumaßnahmen, die aus Sicht des Fachbereiches bereits abgeschlossen waren. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 10 __________________________________________________________________________________________ Bericht So erfolgte z.B. beim Amt 62 auf eine beanstandete Rechnung der ZD über 33.121,55 EUR nicht die erwartete Gutschrift in gleicher Höhe, sondern nur eine Gutschrift über 28.964,35 EUR. Für den Differenzbetrag von 4.157,20 EUR stehen aber keine Haushaltsmittel mehr zur Verfügung, da zwischenzeitlich die zum Abschluss der Maßnahme noch vorhandenen Rückstellungen aufgelöst wurden. In der Schlussbesprechung sagten die ZD zu, auf den Differenzbetrag in Höhe von 4.157,20 EUR zu verzichten und zu eigenen Lasten auszubuchen, um weiteren Verwaltungsaufwand zu vermeiden. 5.2.7 Fehlerhafte interne Informationen bei den ZD In die Kategorie fehlerhafte Informationen für die Rechnungserstellung wurden sechs Positionen (Forderungen und Guthaben) mit einem Gesamtbetrag von 127.882,77 EUR eingeordnet. Zwei Forderungen an das Amt 68 aus dem Jahr 2012 sind mit zusammen 128.690,03 EUR die Hauptforderung. Hierzu haben die ZD mit Schreiben vom 12.12.2014 an das Amt 68 mitgeteilt, dass nach einer Überprüfung festgestellt wurde, dass für diverse Objekte des Amtes 68 einige Rechnungsbestandteile zu korrigieren sind. Für die Jahre 2014 und 2013 erfolgten daher Gutschriften in Höhe von 140.075,36 EUR bzw. 111.772,38 EUR. Für das Jahr 2012 wurde eine entsprechende Gutschrift verweigert. Als Begründung wurde angeführt, dass für dieses Jahr bereits eine Endabrechnung mit dem Amt 20 stattgefunden hat. Bei der Endabrechnung mit Amt 20 handelt es sich lediglich um einen Vorgang der Finanzrechnung. Durch die ursprüngliche Buchung der Forderung gegenüber dem Amt 62 wurde in 2012 ein unbegründeter Ertrag gebucht, der das Betriebsergebnis entsprechend verbesserte. Der Erstellung einer Gutschrift über die noch bestehende aber nicht werthaltige Forderung steht daher nichts entgegen. Durch die mit der Gutschrift verbundene Aufwandsbuchung und Ergebnisverschlechterung für das Jahr 2017 wird der in 2012 zu hoch ausgewiesene Ertrag egalisiert. Finanzwirtschaftlich steht den ZD allerdings auch die Rückzahlung des für 2012 zu viel an das Amt 20 gezahlten Betrages zu. Das RPA schlägt vor, diesen Betrag bei der Spitzabrechnung der Neben- und Verbrauchskostenabrechnung für das Jahr 2017 in Abzug bringen. 5.2.8 Ungeklärte Sachverhalte Im Prüfungszeitraum konnten nicht alle Positionen abschließend geklärt werden. Dies trifft auf 71 Positionen mit einem Gesamtbetrag von 195.180,22 EUR zu. Beim Amt 50 blieb bis zum Ende der Prüfung die größte Zahl an Einzelpositionen unbeantwortet. Dabei handelt es sich um 45 Forderungen und Guthaben mit einem Betrag von insgesamt 137.635,85 EUR. Hiervon beziehen sich 76.736,04 EUR auf eine Zahlungsverpflichtung der Bezirksregierung für Maßnahmen aus dem Jahr 2015. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 11 __________________________________________________________________________________________ Bericht Durch die Refinanzierung von Maßnahmen durch die Bezirksregierung wird das Amt 50 als Auftraggeber für die ZD nicht von seiner Zahlungsverpflichtung gegenüber den ZD entbunden. Die Zahlungen an ZD hätten bereits unabhängig vom Zahlungseingang der Bezirksregierung erfolgen müssen. B 5: (Amt 50) Es wird um Stellungnahme gebeten, warum die hier genannten Forderungen der ZD nicht beglichen und die entsprechenden Beträge von der Bezirksregierung bisher noch nicht vereinnahmt wurden. 5.2.9 Aktueller Stand Mit Stand vom 11.07.2017 sieht die Zusammenfassung der Forderungen und Guthaben nach Jahren folgendermaßen aus: Jahr Forderungen Anzahl Guthaben Betrag in EUR Anzahl Betrag in EUR 2012 9 145.510,07 3 - 4.180,38 2013 9 53.941,86 3 -1.157,95 2014 20 173.193,62 2 -6.589,93 2015 65 773.767,34 14 -47.648,13 2016 80 1.010.264,36 29 -2.809.536,05 183 2.156.677,25 51 -2.869.112,44 Summen Die Forderungen haben sich demnach von 3.023.083,95 EUR um 866.406,70 EUR auf 2.156.677,25 EUR reduziert. Die Guthaben verringerten sich lediglich von 2.895.639,24 EUR um 26.526,80 EUR auf 2.869.112,44 EUR, da die Gutschrift aus der Neben- und Verbrauchskostenabrechnung für das Jahr 2016 über insgesamt 2.731.300 EUR noch nicht an Amt 20 ausgezahlt wurde. Die Diskrepanz zu den unter der Ziffer 5.2.2 genannten Beträgen ist auf Bearbeitungsrückstände beim Amt 20 zurückzuführen. 5.3 Forderungen der Stadt Bochum gegenüber den Zentralen Diensten 5.3.1 Geschäftspartner ZD im Buchhaltungssystem SAP Zur Überprüfung inwieweit gegenüber den ZD fällige offene Forderungen bis zum Stichtag 31.12.2016 bestanden, sollte eine offene Postenliste (oPos-Liste) aus dem städtischen Buchhaltungsverfahren SAP über die Transaktion FPO4 generiert werden. Um eine vollständige Forderungsliste zu erhalten, wurde mit der Abteilung Geschäftsbuchhaltung und Forderungsmanagement (20 2) Kontakt aufgenommen. Von dort wurde eine oPos-Liste zur Verfügung gestellt, die die Forderungen von drei Geschäftspartnern (GP) beinhaltet: über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 12 __________________________________________________________________________________________ Bericht Geschäftspartnernummer Geschäftspartnerbezeichnung 100000458 Stadt Bochum Zentrale Dienste 100145799 Stadt Bochum-Zentrale Dienste 100337120 Stadt Bochum ZD Zentrale Dienste Im Verlauf der Prüfung stellte das RPA aufgrund von Hinweisen des Sachgebietes Grundbesitzabgaben (20 32) fest, dass es mindestens zwei weitere GP im Buchhaltungssystem SAP gibt, die Forderungen gegenüber den ZD enthalten: Geschäftspartnernummer Geschäftspartnerbezeichnung 100145898 Stadt Bochum 100145879 Stadt Bochum-Stadtamt 10- Bei einem GP sind im geprüften Zeitraum keine offenen Forderungen gebucht, der andere enthält vier rückständige Grundbesitzabgabenpositionen in einer Gesamthöhe von 26.253 EUR. In der Schlussbesprechung sicherte Amt 20 zu, die Geschäftspartnerbezeichnungen der Geschäftspartnernummern 100145898 und 100145879 anzupassen, so dass die ZD zukünftig eindeutig als Geschäftspartner hervorgehen. Auf Nachfrage zur Vollständigkeit der durch die Abteilung 20 2 übersandten oPosListe zu allen GP wurde von dort geantwortet, dass für die Vollständigkeit keine Gewähr gegeben werden könne und bei einer Auswertung aller Forderungen der Stadt Bochum gegenüber den ZD alle Fachbereiche involviert werden müssten. Die Aussage der Abteilung 20 2 fußt in der Tatsache, dass mindestens im Bereich Grundbesitzabgaben (siehe Ziffer 5.3.3) eine Divergenz zwischen Geschäftspartner und Zahlungspflichtigem besteht. Ob und in welchem Maße weitere Bereiche betroffen sind, war 20 2 nicht bekannt, konnte aber nicht ausgeschlossen werden. Grundsätzlich werden in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zwar GP manuell angelegt, jedoch kommen die meisten debitorischen GP über Vorverfahren in das Buchhaltungsverfahren SAP. Das Konzept der Stadt Bochum sieht im Buchhaltungsverfahren den Einheitsgeschäftspartner vor. Deshalb wird bei der Anlage eines neuen GP vom Sachgebiet Geschäftsbuchhaltung (20 22) vorab geprüft, ob diese bereits in SAP vorhanden sind, um Dubletten zu vermeiden. Als technisches Hilfsmittel wird u.a. mit der lernenden Schnittstelle ein Instrument eingesetzt, das verhindern soll, dass Dubletten angelegt werden. Die Anlage mehrerer GP für die ZD ist laut Angabe des Sachgebietes 20 22 insbesondere in der Altdatenmigration bei der Einführung von NKF begründet und insofern historisch vorgegeben. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 13 __________________________________________________________________________________________ Bericht Eine mögliche Zusammenführung der den verschiedenen GP zugeordneten Vertragsgegenstände unter den „Haupt“-GP der ZD ist allerdings erst dann technisch in sinnvoller Weise möglich, wenn die einzelnen Vertragsgegenstände ausgeglichen wären, also keine Forderungen bestünden. Amt 20 teilte mit, dass die Bereinigung von Dubletten allgemein als ein wichtiges Thema eingestuft und aktiv bearbeitet wird. Insbesondere in Hinblick auf die geplante Archivierung des Datenbestandes des Buchhaltungsverfahrens SAP wird darauf geachtet, dass GP bereinigt und überflüssige GP gesperrt werden, damit diese technisch nicht weiter bebucht werden können. 5.3.2 oPos-Liste aus SAP Die von Amt 20 zur Verfügung gestellte oPos-Liste beinhaltet 120 Forderungspositionen mit einem Gesamtvolumen von 1.419.564,80 EUR. Dabei ist zu berücksichtigen, dass eine einzelne Rechnung eines Fachamtes mit 11 Positionen bereits 95,1 % (= 1,35 Mio. EUR) der Gesamtsumme ausmacht. Die restlichen 69.410,98 EUR verteilen sich somit auf 109 Einzelpositionen mit Beträgen zwischen 6,50 EUR und 12.643,00 EUR, wobei 75 % der Einzelbeträge unter 250 EUR liegen. Bevor mit der Forderungsaufstellung aus dem Buchhaltungssystem SAP auf die ZD zugegangen wurde, stellte das RPA den entsprechenden Fachbereichen Auszüge der oPos-Liste zur Verfügung mit der Bitte, die einzelnen Positionen zu kontrollieren und ggf. zu korrigieren bzw. auszubuchen. 5.3.2.1 Ausgebuchte Positionen Im Rahmen der Kontrolle der zur Verfügung gestellten Auszüge aus der oPos-Liste haben die Fachämter      Referat für Kommunikation (Amt 13) Amt für Finanzsteuerung (Amt 20 Straßenverkehrsamt (Amt 34) Feuerwehr und Rettungsdienst (Amt 37) und Schulverwaltungsamt (Amt 40) festgestellt, dass insgesamt 27 Forderungen mit einem Gesamtwert von 15.869,07 EUR auszubuchen sind. Die Gründe dafür sind zwar vielfältig, können im Wesentlichen aber auf Fehler bei der Einzelfallsachbearbeitung und rechtliche Fehleinschätzungen zusammengefasst werden. Die Fachbereiche hätten die Werthaltigkeit ihrer Forderungen nach der ausbleibenden Zahlung der ZD von sich aus ohne Aufforderung durch das RPA hinterfragen müssen. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 14 __________________________________________________________________________________________ Bericht 5.3.2.2 Ausgeglichene Positionen Die höchste Forderung gegenüber den ZD aus der oPos-Liste bestand zum Prüfungszeitpunkt in einer unbezahlten Rechnung vom 09.02.2017 für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen im Bereich Organisation und Personal für das Jahr 2016 in Höhe von 1.350.153,82 EUR. Diese Forderung umfasst 11 Einzelpositionen und beinhaltet Management- und ILV-Leistungen. Die ZD hinterfragten die Forderungen des Amtes 11 und baten um Änderung des Verteilungsschlüssels sowie anschließend um Neuberechnung. Nach einem Gespräch zwischen Amt 20 und Amt 11 verblieben die Forderungen für 2016 allerdings unverändert. Nach zwischenzeitlichen Gesprächen der Beteiligten wurden die offenen Forderungen des Amtes 11 im Mai 2017 vollständig beglichen. Der Ausgleich von 68 weiteren Positionen wurde im Wesentlichen durch das vom RPA veranlasste erneute Übersenden von Kopien der Ursprungsrechnungen und dem mehrfachen Kontakt mit einzelnen Sachbearbeitern und Führungskräften der ZD erreicht. Laut den ZD lagen die ursprünglichen Rechnungen der Fachbereiche in fast sämtlichen offenen Einzelvorgängen nicht vor. Des Weiteren haben die ZD angegeben, dass vereinzelte Vorgänge im Arbeitsalltag untergegangen sind. Die ZD haben dem RPA im Verlauf der Prüfung neben den bereits an Amt 11 bezahlten rd. 1,35 Mio. EUR die Begleichung von weiteren 68 Einzelforderungen über 51.196,13 EUR zugesichert bzw. veranlasst. 5.3.2.3 Positionen in Klärung Von den ursprünglich 120 offenen Posten sind zum Zeitpunkt der Berichtserstellung 14 noch nicht abschließend geklärt worden. Die 14 Positionen summieren sich auf 2.345,78 EUR. Insgesamt sieben Vorgänge des Amtes 62 sowie des Amtes 67 befinden sich noch in der Klärung bzw. Bearbeitung bei den ZD. Das RPA fordert die Fachbereiche und die ZD auf, die offenen Fragestellungen gemeinsam zu klären und die Vorgänge zügig abzuschließen. Die übrigen sieben Positionen betreffen den Bereich Grundbesitzabgaben, der spezielle Probleme birgt und eine ganzheitliche Lösung erfordert. Unter Ziffer 5.3.4 wird das Thema weitergehend ausgeführt. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 15 __________________________________________________________________________________________ Bericht 5.3.3 Grundbesitzabgabenforderungen des Amtes für Finanzsteuerung (Amt 20) Forderungen gegenüber den ZD – GP: ZD Die rückständigen Forderungen aus der angeforderten oPos-Liste betreffen beim Amt 20 insbesondere Grundbesitzabgaben in Höhe von 1.818,21 EUR (sieben Positionen). Die übrigen vier Posten beziehen sich auf Nebenforderungen (Mahngebühren und Säumniszuschläge) zu offenen Gebühren aus dem Straßenverkehrsbereich, die grundsätzlich Amt 20 zugeordnet werden. Die Nebenforderungen wurden zwischenzeitlich ausgebucht. Aus dem in der Liste nicht dargestellten Geschäftspartner konnte das RPA weitere 26.253 EUR (vier Positionen) mit einem Buchungsdatum vor dem 01.01.2017 ermitteln. Die Gründe für die Rückstände waren dem Sachgebiet Grundbesitzabgaben (20 32) nicht bekannt. Anhand der Informationen aus der oPos-Liste konnten die ZD die rückständigen Forderungen nicht nachvollziehen, da die Organisation der bebauten Grundstücke dort nach anderen Ordnungsmerkmalen strukturiert ist. Die ZD baten daher um erneute Übersendung der Bescheide zu den offenen Forderungen. Das Sachgebiet 20 32 erklärte gegenüber dem RPA, dass die Reproduktion der Bescheide zu den offenen Posten sehr zeitaufwendig wäre, da es sich um Sammelbescheide handelt und eine Vielzahl von Anlagen Bestandteil der Bescheide sind (z.B. in einem Vorgang 82 Anlagen). Unter einem einzelnen Vertragsgegenstand (VG) wird nicht nur ein Grundstück geführt, sondern eine größere Anzahl, so dass eine Zuordnung des Rückstands zu einem Grundstück von Seiten 20 32 ohne weiteres nicht möglich ist. Zu bedenken bleibt außerdem, dass der Rückstand nicht den letzten Bescheid betreffen muss. Im Customizing des Buchhaltungssystem SAP wurde festgelegt, dass Zahlungseingänge automatisiert mit der ältesten Forderung des VG verknüpft werden. Mitunter könnte der Rückstand also seit mehreren Jahren bestehen. Vor der Reproduktion von Bescheiden müsste demnach in jedem Einzelfall im Buchhaltungssystem SAP ermittelt werden, wann ein Rückstand erstmalig aufgetreten und welcher Bescheid tatsächlich betroffen sein könnte. Welches Grundstück Rückstände aufweist, lässt sich daran aber i.d.R. trotzdem nicht erkennen. Das Amt 20 (20 2 und 20 32) hatte in der Vergangenheit bereits einmal eine aufwendige manuelle Zuordnung der von den ZD geleisteten Zahlungen zu den einzelnen Grundbesitzabgabenbescheiden zum Stichtag 31.12.2014 vorgenommen, um nicht ausgeglichene Forderungen für diesen Zeitraum zu ermitteln. Um zukünftig Zahlungsrückstände bei den Grundbesitzabgaben zu vermeiden, sagten die ZD zu, die Zahlungen an Amt 20 in Höhe der Bescheide ohne Abzug zu leisten. Sofern die Bescheide aufgrund berechtigter Beanstandungen zu korrigieren sind, erfolgt dies ausschließlich über Änderungsbescheide. Daraus resultierende Guthaben werden den ZD vom Amt 20 erstattet. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 16 __________________________________________________________________________________________ Bericht In der Schlussbesprechung teilten die ZD Folgendes mit: Um zum Jahresende 2017 einen Ausgleich der offenen Forderungen zu erreichen, werden die ZD nach der Verarbeitung aller Veränderungsbescheide des Jahres 2017 die dann durch das Amt 20 noch zu ermittelnden Restforderungen je Vertragsgegenstand ausgleichen. B 6: (ZD und Amt 20) Zukünftig muss zum Jahresende eine Abstimmung zwischen Amt 20 und ZD erfolgen, um zu gewährleisten, dass keine neuen Rückstände mehr entstehen. Forderungen gegenüber den ZD – GP: Fachämter Neben den Forderungen, bei denen die ZD Geschäftspartner sind, liegen für die ZD weitere Zuständigkeiten zur Zahlung von Grundbesitzabgaben aus ihrer Funktion als Bewirtschafterin aller städtischen und städtisch genutzten Gebäude samt der dazugehörigen Grundstücke vor. Geschäftspartner sind dabei i.d.R. die einzelnen Fachämter, während die ZD als Empfangsbevollmächtigte die Bescheide erhalten. Die Forderungen gegenüber den ZD aus diesen Bescheiden sind nicht ohne größeren Aufwand und Detailkenntnisse des Konstrukts auswertbar. Die gewählte Struktur lässt sich im Buchhaltungssystem SAP allerdings auch nicht ohne weiteres verändern. Erst wenn die VG, die - wie oben dargestellt - eine Vielzahl von Grundstücken beinhalten, ausgeglichen wären, bestünde z.B. die Möglichkeit die VG im Buchhaltungssystem SAP unter den Einheitsgeschäftspartner ZD oder einen neu anzulegenden GP für die Bewirtschaftung der bebauten städtischen Grundstücke in Zuständigkeit der ZD „umzuhängen“. Inwieweit aus sachlichen, technischen oder rechtlichen Gründen zukünftig die bisherige Struktur (GP und VG) fortgeführt werden sollte und an welchen Stellen im Prozess Verbesserungspotential besteht, sollte nach Meinung des RPA im Rahmen eines internen Projekts von den Abteilungen 20 2 und 20 3 beantwortet werden. Insgesamt hat sich in den im Rahmen der Prüfung geführten Gesprächen mit 20 2, 20 3 und den ZD herauskristallisiert, dass die jeweiligen Abläufe und Strukturen nicht optimal aufeinander abgestimmt sind. Das RPA regt daher an, das o.g. Projekt zu erweitern und die ZD zumindest teilweise miteinzubeziehen, um eine ganzheitliche Prozessbetrachtung durchführen zu können und entsprechende Optimierungspotentiale zu erarbeiten. In den jeweiligen Sitzungen des Projekts „Organisationsvereinfachungen der kaufmännischen Abwicklung zwischen den ZD und den Fachbereichen der Stadt Bochum“ werden die Mitglieder der Ämter 14 und 20 darauf hinwirken, dass das Thema „Grundbesitzabgaben“ im Projekt platziert wird. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 17 __________________________________________________________________________________________ Bericht 5.3.4 Forderungsverfolgung Offene Forderungen gegen eine eigenbetriebsähnliche Einrichtung wie die ZD können und sollen nicht wie vergleichbare Forderungen gegenüber Dritten von Amt 20 verfolgt werden. Die ZD erhalten eine Woche nach Ablauf der Fälligkeit der Forderungen von der Abteilung Geschäftsbuchhaltung und Forderungsmanagement (20 2) eine Zahlungserinnerung. Mahngebühren oder sonstige Nebenforderungen werden im Normalfall nicht festgesetzt. Erfolgt in den folgenden drei Wochen weiterhin kein Zahlungseingang, wird der Fachbereich vom Sachgebiet Vollstreckung (20 23) über den Rückstand und die dortige Ertragsverantwortlichkeit informiert. Der Fachbereich soll dann individuelle Maßnahmen ergreifen. Dieser Prozess wird seit März 2017 vom Sachgebiet 20 23 umgesetzt. Bis zu diesem Zeitpunkt erfolgten keine konkreten Informationen an die Fachbereiche. Lediglich die ZD wurden sporadisch von Amt 20 mit oPos-Listen aus dem Vollstreckungsverfahren PhinAVV oder aus dem Buchhaltungsverfahren SAP an die Begleichung offener Rechnungen erinnert. Die bisherige Vorgehensweise von Amt 20 war allerdings weder effektiv noch zielführend, da insbesondere bei Rückfragen durch die ZD Amt 20 i.d.R nur an den Fachbereich verweisen konnte. In der Abteilung 20 2 lagen über die Daten aus dem Buchhaltungsverfahren SAP hinaus keine weiteren Informationen zur Forderung vor. Das RPA erwartet durch den neuen Prozess und die damit verbundene stärkere Einbindung der ertragsverantwortlichen Fachbereiche einen dauerhaft niedrigen Forderungsbestand gegenüber den ZD. Das Amt 20 sicherte in der Schlussbesprechung zu, die Fachbereiche zukünftig in einem zusätzlichen Schritt über das jeweilige Dezernat an den Fortbestand von Forderungen gegenüber den ZD zu erinnern. 5.4 Fazit Zu den Leistungsbeziehungen zwischen der Stadt Bochum und den ZD sind vom RPA in den letzten Jahren mehrere Berichte verfasst worden. Im Rahmen dieser Prüfung wurde festgestellt, dass bis heute von beiden Seiten auf die dort enthaltenen Prüfungsbemerkungen nicht ausreichend reagiert wurde. Von den Prüfern des RPA mussten im Rahmen der Prüfung Tätigkeiten übernommen werden, die normalerweise den geprüften Bereichen obliegen. Der erzielte Erfolg beim Abbau des Forderungsbestands auf beiden Seiten zeigt, dass die durchgeführten Maßnahmen durchaus erfolgsversprechend sind. Es kann aber nicht die Aufgabe des RPA sein, für dauerhaft niedrige Forderungsbestände zu sorgen. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 18 __________________________________________________________________________________________ Bericht Die Prüfung von Forderungen der Stadt Bochum gegenüber den ZD offenbarte einige Schwachstellen. Neben den schon in früheren Berichten zum Thema Forderungen der Stadt Bochum gegenüber den ZD bzw. Forderungen der ZD gegenüber der Stadt Bochum festgestellten Kommunikationsdefiziten intern wie extern, haben sich weitere Problemstellungen gezeigt. Das RPA sieht ein Hauptproblem in dem fehlenden Bewusstsein für die Ertragsverantwortlichkeit in den Fachbereichen. Die Forderungsverfolgung darf insbesondere bei Forderungen gegenüber anderen Behörden und den ZD keine Vollstreckungsmaßnahmen durchführen und ist dementsprechend auf die Mitwirkung der Fachbereiche angewiesen. Die Fachbereiche kennen aber ihre offenen Forderungen oftmals nicht und hinterfragen insofern auch nicht die Gründe für Rückstände. Die Informationen (oPos-Listen) für die einzelnen Fachbereiche sind zwar im Buchhaltungsverfahren SAP abrufbar, es konnte aber festgestellt werden, dass die entsprechenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort die Transaktion FPO4 im Buchhaltungsverfahren SAP mehrheitlich nicht kannten. Durch diesen Bericht und die veränderte Vorgehensweise des Vollstreckungssachgebietes 20 23 - die Fachbereiche über offene Forderungen gegenüber den ZD zu informieren - geht das RPA von dauerhaft niedrigen Forderungsbeständen aus. Die Grundbesitzabgaben stellen ein Thema dar, das ganzheitlich betrachtet und in dem die Prozesse innerhalb eines Projektes optimiert werden sollten. Dabei sind die Abteilungen 20 2, 20 3 und die ZD aufgefordert mitzuwirken. Des Weiteren konnte im Prüfungszeitraum eine grundsätzlich zielführende und engagierte Mitarbeit von Seiten der Fachbereiche und den ZD festgestellt werden. Allerdings gestaltete sich die Zusammenarbeit und Kommunikation mit einzelnen, handelnden Personen schwierig und verhinderte vereinzelt eine zügige Aufklärung von Sachverhalten. Als Gründe für die Rückstände bei der Stadt Bochum gaben die Fachabteilungen der ZD jeweils an, die Rechnung sei entweder nicht angekommen oder im Arbeitsalltag untergegangen. Optimierungsbedarf besteht außerdem in der Geschäftspartnerverwaltung des Buchhaltungsverfahrens SAP. Forderungen gegenüber den ZD werden im Buchhaltungsverfahren SAP beispielsweise auf mindestens fünf verschiedenen Geschäftspartnern gebucht. Von einem Einheitsgeschäftspartner kann insofern nicht gesprochen werden. Dies kann insbesondere bei Auswertungen zu Unvollständigkeiten führen. Neben der Dublettenbereinigung sind weitere Maßnahmen erforderlich, um die maschinelle Anlage neuer GP zu verhindern. Ein großer Teil der älteren Forderungen der ZD hätte längst beglichen oder ausgebucht sein können, wenn von allen Beteiligten eine größere Bereitschaft zur Klärung der zugrunde liegenden Ursachen an den Tag gelegt würde. Das zurzeit laufende Projekt zur Vereinfachung des Buchungsgeschäftes zwischen den ZD und der Stadt wird daher erheblich dazu beitragen, das künftig deutlich weniger Forderungen aus Vorjahren bestehen werden. über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ Seite 19 __________________________________________________________________________________________ Bericht Die bei den ZD eingesetzte Software zur Rechnungserstellung entsprach nicht den Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Der Mangel wurde zwischenzeitlich behoben. 6. Schlussbesprechung Nach vorheriger Übersendung eines Berichtsentwurfes fand am 10.07.2017 eine Schlussbesprechung gem. § 9 (5) der Rechnungsprüfungsordnung statt, an der teilnahmen: Herr Allmeroth Herr Frost Herr Glaß Frau Lemke ) ) ZD ) ) Frau Reimann ) Amt 11 Herr Schnelle Herr Schotte Herr Zolnowsky ) ) Amt 20 ) Herr Zazemblowski ) Amt 50 Frau Kirchhoff ) Herr Jost Frau Becker Herr Hoffmeister Herr Marchese Herr Werner ) ) ) Amt 14 ) ) Alfons Jost Monika Becker Michael Hoffmeister Marcello-A. Marchese 14 012 (6256) Ho 14 011 (6237) Ma 04.08.2017 Abschlussverfügung zum Bericht über die Prüfung der gegenseitigen Forderungen der Stadt Bochum und der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung „Zentrale Dienste“ 1. Abschließendes Prüfungsergebnis Aufgrund der Stellungnahmen des Amtes für Finanzsteuerung 20 (2000) vom 25.07.2017, des Amtes für Soziales 50 35 (2470) vom 24.07.2017 und der Zentralen Dienste ZD 11 (4411) vom 27.07.2017 können die Prüfungsbemerkungen B 1, B 2, B 5 und B 6 als erledigt angesehen werden. Über das Ergebnis des noch ausstehenden Gespräches zu B 3 sowie die noch zu treffende Regelung der Zuständigkeit zu B 4, wird sich das RPA zu gegebener Zeit informieren. 2. Notiz zum Verzeichnis der Sachprüfungen 3. Original zur zentralen Sammlung 4. Ausfertigung dem Rechnungsprüfungsausschuss 5. Vermerk ibo QSR 6. Ausfertigung z. d. A. Monika Becker Michael Hoffmeister ZD 1 und verschiedene Fachbereiche Marcello-A. Marchese