Beschlußtext (Digitale Gremienarbeit hier: Festlegung der Rahmenbedingungen)

Gemeinde Leopoldshöhe Der Bürgermeister BESCHLUSS der 6. Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses (Wahlperiode 2014/2020) am 03.12.2015: 6. Digitale Gremienarbeit 6.1 Festlegung der Rahmenbedingungen Eingangs bezieht sich BM Herr Schemmel auf die Sitzung des Rates am 10. September 2015. Nachdem die Einführung der digitalen Gremienarbeit generell beschlossen sei, gehe es nun darum, die entsprechenden Rahmenbedingungen festzulegen. In der sich nun anschließenden Diskussion äußert sich AM Herr Puchert-Blöbaum für die SPD-Fraktion enttäuscht über die Beteiligung bezüglich der Umfrage zur Akzeptanz der Einführung der digitalen Gremienarbeit. Gleichwohl finde er den Beschlussvorschlag der Verwaltung gelungen und könne diesem zustimmen. AM Herr Meckelmann erklärt sodann für die CDU-Fraktion, dass sich seine Fraktion weiterhin gegen eine Beteiligung an der Finanzierung der Tablets ausspreche, da hier überwiegend kein privater Nutzen gesehen werde. AM Frau Kampmann erklärt für die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen, dass man sich ebenfalls gegen eine Finanzierung der Tablets ausgesprochen habe. Dennoch müsse nun geklärt werden, was man wolle. Der Vorschlag der Verwaltung entspreche jedenfalls nicht dem in der Drucksache 94/2015 dargestellten Umfrageergebnis. BM Herr Schemmel erklärt sodann, dass der Beschlussvorschlag der Verwaltung u. a. darauf zurückzuführen sei, dass die Sachkundigen Bürger/innen in anderen Kommunen nicht mit Tablets ausgestattet werden und in Leopoldshöhe somit deutlich höhere Kosten anfallen. Darüber hinaus habe die Verwaltung berücksichtigt, dass die Aufwandsentschädigung nach derzeitigen Planungen im Jahr 2016 um 10 Prozent steigen werde. In der sich nun anschließenden Diskussion stellt AM Herr Puchert-Blöbaum fest, dass die seitens der Verwaltung vorgeschlagene Beteiligung der Mandatsträger in Höhe von 10 €/monatlich der Refinanzierung diene und dementsprechend auch die Steuerzahler entlaste. Dennoch sei es wichtig, so AM Herr Puchert-Blöbaum weiter, dass es hier zu einer einstimmigen Beschlusslage komme. Denkbar wären beispielsweise folgende Wahlmöglichkeiten: 1. Nutzung der App mit einem bereits vorhandenen privaten mobilen Endgerät 2. Nutzung der App mit einen kostenlosen Leihgerät 3. Nutzung der App mit einem Leihgerät mit anschließendem Übergang in das Eigentum bei Zahlung eines monatlichen Betrages in Höhe von 10 Euro für 36 Monate. Nach weiterer kurzer kontroverser Diskussion schlägt AM Herr Puchert-Blöbaum vor, den Beschlussvorschlag der Verwaltung unter Punkt 4 zu ändern. BM Herr Schemmel formuliert sodann folgenden Beschlussvorschlag zu Punkt 4: „Allen Mandatsträgern/innen, mit Ausnahme der beratenden Mitglieder, die verbindlich ihre Teilnahme an der digitalen Gremienarbeit erklären und somit auf die Zusendung von Sitzungsunterlagen in Papierform verzichten, jedoch kein privates mobiles Endgerät nutzen möchten oder können, wird kostenlos leihweise ein Tablet „TERRA PAD 1061“ zur Verfügung gestellt. Soll das Gerät nach Ablauf von 36 Monaten in das Eigentum des/der Mandatsträgers/in übergehen, so ist von den Mandatsträgern hierfür ein monatlicher Betrag in Höhe von 10 € zu entrichten. Die private Nutzung des Geräts ist möglich.“ Dieser Vorschlag wird von den Mitgliedern des Haupt- und Finanzausschusses zustimmend zur Kenntnis genommen. Abschließend weist BM Herr Schemmel klarstellend darauf hin, dass die digitale Gremienarbeit erst nach Verabschiedung des Haushaltes im März 2016 eingeführt werden könne. Anschließend empfiehlt der Haupt- und Finanzausschuss dem Rat folgende Beschlussfassung: Beschluss: (1) Die Teilnahme an der digitalen Gremienarbeit ist verbindlich von den Mandatsträgern/innen schriftlich zu erklären; die Teilnahme bedingt gleichzeitig den Verzicht auf die Zusendung von Sitzungsunterlagen in Papierform. Die entsprechende Abfrage erfolgt seitens der Verwaltung. (2) Das Ratsinformationssystem SD.Net wird für die Umstellung auf den papierlosen Sitzungsdienst um die Softwarelösung „RICH-Client“ erweitert. (3) Mandatsträger/innen, die verbindlich ihre Teilnahme an der digitalen Gremienarbeit erklären und somit auf die Zusendung von Sitzungsunterlagen in Papierform verzichten, wird ermöglicht, den „RICH-Client“ auf bereits vorhandenen privaten mobilen Endgeräten (z.B. Laptops, Tablets, Notebooks) zu nutzen. (4) Allen Mandatsträgern/innen, mit Ausnahme der beratenden Mitglieder, die verbindlich ihre Teilnahme an der digitalen Gremienarbeit erklären und somit auf die Zusendung von Sitzungsunterlagen in Papierform verzichten, jedoch kein privates mobiles Endgerät nutzen möchten oder können, wird kostenlos leihweise ein Tablet „TERRA PAD 1061“ zur Verfügung gestellt. Soll das Gerät nach Ablauf von 36 Monaten in das Eigentum des/der Mandatsträgers/in übergehen, so ist von den Mandatsträgern über diesen Zeitraum hierfür ein monatlicher Betrag in Höhe von 10 € zu entrichten. Die private Nutzung des Geräts ist möglich. (5) Die für die Anschaffung der Tablets benötigten Mittel sind im Haushalt 2016 zu veranschlagen und bereitzustellen. (6) Der Umstieg auf die digitale Gremienarbeit erfolgt unverzüglich nach Verabschiedung des Haushalts 2016. (7) Die Gemeinde Leopoldshöhe übernimmt weder laufende Kosten für Strom oder Mobilfunkverträge, noch für Druck, Papier oder Sonstiges. Beratungsergebnis: - einstimmig -