Beschlusstext (Einführung papierloser Sitzungsdienst)

BESCHLUSS über das Ergebnis der 12. Sitzung des Kreisausschusses am 05.12.2012 im Sitzungssaal 1 des Kreishauses in Euskirchen, Jülicher Ring 32 Einführung papierloser Sitzungsdienst TOP 14 V 346/2012 Fraktionsvorsitzender Grutke (Bündnis 90/DIE GRÜNEN) berichtet von erheblichen Problemen beim Download der Unterlagen, da er an seinem Wohnort lediglich eine sehr geringe Übertragungsgeschwindigkeit vorfindet. Dies dürfte aus seiner Sicht auch bei anderen Kollegen auffallen, wenn diese das Gerät intensiver nutzen würden. Ebenso stelle sich seine Fraktion die Frage, wie eine mögliche Rückgabe des Gerätes flexibel gestaltet werden könne. Zudem werde die Nutzung an Grenzen stoßen wenn es beispielsweise um die Bearbeitung von Haushaltsplänen oder der Eröffnungsbilanz geht. Landrat Rosenke stimmt zu, dass eine gewisse Verbindungsgeschwindigkeit und WLAN notwendig seien, da sonst eine sinnvolle Nutzung ausgeschlossen wäre. Zudem sei die Nutzung freiwillig, so dass auch eine flexible Rückgabe gewährleistet wäre. Dennoch sei eine Nutzung aller Mitglieder wünschenswert um den angestrebten Spareffekt erzielen zu können. Ebenfalls sei jede Neuerung mit Problemen behaftet, so dass auch eine längere Probezeit durchaus akzeptabel sei. Allerdings spreche das durchweg positive Feedback auch für eine Weiterführung des Projekts. Fraktionsvorsitzender Bell (DIE LINKE) verweist auf die Neuerungen und Änderungen der Anwendung (Kommentare, Markierungen etc.), die nun ein besseres und intensiveres Arbeiten mit dem Gerät möglich machen. Auch eine Bearbeitung des Haushaltes hielte er für denkbar. UWV-Fraktionsvorsitzender Troschke hält dagegen eine digitale Bearbeitung des Haushaltes für äußerst schwierig. Unter Verweis auf § 5 der Nutzungsvereinbarung bittet er um Klarstellung, wie im Falle des Diebstahls oder Verlustes vorzugehen ist. Zudem ist er der Meinung, dass die Fortschreibung bzw. Ergänzung der Nutzungsvereinbarung nur zu einem gewissen Zeitpunkt unter Zustimmung der Fraktionen erfolgen sollte. Herr Adams (GBL I) plädiert dafür den bislang nicht erfassten Fall des Diebstahls und Verlustes dahingehend auszulegen, dass eine Anzeige bei der Kreisverwaltung Euskirchen erfolgen muss. Eine ergänzende Regelung in der Nutzungsvereinbarung hält er aufgrund des bereits bestehenden Umfanges für entbehrlich. Ebenfalls spricht er sich dafür aus, den Haushalt primär elektronisch zur Verfügung zu stellen. Bei Problemen in Einzelfällen könne man notfalls eine Papierversion zur Verfügung stellen. Kreisausschussmitglied Kalnins (Bündnis 90/DIE GRÜNEN) hält die Neuerungen ebenfalls für sinnvoll und gut, vermisst jedoch noch eine Möglichkeit, Markierungen und Notizen in großen Dokumenten beispielsweise in der Miniaturansicht wiederzufinden. Landrat Rosenke macht deutlich, dass jede Anregung der Nutzer hilfreich für die Weiterentwicklung sein kann und auch diese entsprechend weitergegeben wird. Herr Adams (GBL I) ergänzt, dass auch für Januar wieder Neuerungen angekündigt sind und bei Bedarf jederzeit eine entsprechende Infoveranstaltung stattfinden kann. Verbesserungsvorschläge oder Anregungen könnten an ihn oder Herrn Schmitz (EDV) weitergeleitet werden. Da es keine weiteren Wortmeldungen gibt, empfiehlt der Kreisausschuss dem Kreistag folgende Beschlussfassung: Der Kreistag beschließt, ab 2013 den papierlosen Sitzungsdienst wie folgt einzuführen: 1. Der Kreis stellt allen Kreistagsmitgliedern auf Wunsch ein iPad mit oder ohne Mobilfunkkarte zur Verfügung. Hierüber werden Nutzungsvereinbarungen abgeschlossen. 2. Ebenfalls können (auch weiterhin) eigene Geräte genutzt werden. Hierfür zahlt der Kreis eine monatl. Entschädigung in Höhe von 3,50 € an die Nutzer. 3. Der Versand von Vorlagen in Papierform wird für die Teilnehmer am papierlosen Sitzungsdienst sowie stellvertretende sachkundige Bürger ab 2013 eingestellt. 4. Jede Kreistagsfraktion erhält wie bislang jeweils eine Papierausfertigung der Unterlagen. 5. Für die Möglichkeit der Privatnutzung sind dem Kreis folgende Kosten pauschal zu erstatten: Nutzung eines iPads ohne Mobilfunkkarte: monatl. 3,50 € Nutzung eines iPads mit Mobilfunkkarte: monatl. 12,50 € 6. Zur Verwaltungsvereinfachung werden die zu zahlenden bzw. zu erstattenden Beträge einmal jährlich abgerechnet. 7. Die gegenüber dem Pilotversuch ergänzend zu beschaffenden iPads sollen umgehend beschafft werden. 8. Die Mittel werden im Haushaltsjahr 2012 überplanmäßig bereitgestellt. Abstimmungsergebnis: Einstimmig