Beschlussvorlage (Kommunales Archiv nach dem Archivgesetz (ArchivG) NRW; hier: Sachstand und weitere Planung)

GEMEINDE HÜRTGENWALD Beschlussvorlage Nr.: Der Bürgermeister Gremium: Gemeinderat Termin: 21.09.2017 öffentlich TOP- Nr.: 85/2017 Abteilung: Sachbearbeiter: Abteilung 3 Herr Riester Aktenzeichen: Datum: 044.4 14.07.2017 Kommunales Archiv nach dem Archivgesetz (ArchivG) NRW; hier: Sachstand und weitere Planung Beschlussvorschlag: Der Rat der Gemeinde Hürtgenwald nimmt den Sachstand zur Kenntnis und erkennt die gesetzliche Verpflichtung und Bedeutung des kommunalen Archivs grundsätzlich an. Er beauftragt die Verwaltung, Umsetzungsvorschläge zur Verbesserung zu erarbeiten. Hierbei sind besonders mögliche Kostenfolgen zu betrachten. Die Möglichkeiten von Kooperationen, z.B. auf interkommunaler Ebene, sind zu prüfen. Finanzielle Auswirkungen ? grds. Ja, Höhe noch nicht bekannt Produkt: 901 Innere Verwaltung € Sachverhalt: In der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses der Gemeinde Hürtgenwald am 03.03.2016 wurde unter Tagesordnungspunkt 5.12, Vorlage 7/2016, ausführlich über den unzureichenden Zustand des kommunalen Archivs der Gemeinde berichtet. Zur Vermeidung von Wiederholungen erlaube ich mir, die Vorlage 7/2016 als Anlage 1 dieser Vorlage erneut beizufügen. Festzuhalten bleibt, dass das kommunale Archiv letztmalig in den 1980er Jahren (1980 bis 1985) durch einen Archivar aufgenommen, ergänzt und aktualisiert worden ist. Seit über 25 Jahren werden somit die notwendigen, gesetzlichen Anforderungen dieser Pflichtaufgabe nicht mehr erfüllt. - Seite 1 von 2 - Zudem leidet die tägliche Verwaltungsarbeit unter nicht mehr auffindbaren Unterlagen, zum Beispiel weil ältere Hauptsatzungen nebst Bekanntmachungsvorschriften nicht mehr auffindbar sind, alte Bauakten fehlen oder Sitzungsprotokolle ungeordnet abgelegt sind. Durch das altersbedingte Ausscheiden von langjährigen Mitarbeitern/innen wird sich dieser Zustand in den kommenden Jahren noch zuspitzen. Mittelfristig wird zudem die Umsetzung der elektronischen Aktenführung bei allen öffentlichen Stellen zu bewerkstelligen sein. Notwendige Voraussetzung ist auch hier, dass ein strukturiertes, vollständiges Gemeindearchiv existiert, auf welches man zugreifen kann. Mit Schreiben vom 07.07.2017, übermittelt per Mail, ist der Leiter des gemeinsamen Stadt- und Kreisarchivs Düren, Herr Krebs, mit eindringlichen Worten auf die kreisangehörigen Kommunen zugekommen (siehe Anlage 2 dieser Vorlage). Die gemachten Ausführungen können von mir für die Gemeinde Hürtgenwald vollumfänglich bestätigt werden. Die Verwaltung sieht sich daher gezwungen, nach über 25 Jahren auf diesem Gebiet tätig werden zu müssen. Ursprünglich war angedacht, in Kooperation mit der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (KDVZ) gemeinsame Lösungen (z.B. über eine kostenpflichtige Personalgestellung) zu erarbeiten. Aus verschiedenen Gründen (Kosten, Personalbedarf) konnte bis zum heutigen Tage jedoch leider keine Lösung realisiert werden. Es müssen daher Alternativen erarbeitet werden, die den gesetzlichen Anforderungen (z.B. archivfachliche Eignung des beauftragten Personals) und tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen. Die Verwaltung begrüßt einen offenen Austausch und Vorschläge zur Umsetzung ausdrücklich. Bei Bedarf kann gerne ein separater Informationstermin mit dem Archivberatungszentrum des Landschaftsverbands Rheinland (LVR), dem Leiter des Stadt- und Kreisarchvis Düren oder einer anderen fachkundigen Person organisiert werden. Hierbei könnte auch der jetzige Zustand des kommunalen Archivs, welches im Kellergeschoss des Rathauses untergebracht ist, besichtigt werden. zu erwartende Auswirkungen auf den Haushalt: Grundsätzlich ja, da zu erwarten ist, dass jede Umsetzung finanzielle Ressourcen benötigt. Abwägung und Entscheidungsvorschlag: Aus Sicht der Verwaltung ist eine kurz- bis mittelfristige Verbesserung im Bereich des kommunalen Archivs aus den oben genannten Gründen zwingend geboten und unumgänglich. Gefertigt: (Sachbearbeiter) Mitzeichnung (Abteilungsleiter) (Abteilungsleiter beteil. Abt.) ( Fachbereichsleiter) (Bürgermeister) - Seite 2 von 2 -