Mitteilungsvorlage (Papierloser Sitzungsdienst der Gremien der Gemeinde Hürtgenwald; hier: Informationen zu den gemachten Erfahrungen)

GEMEINDE HÜRTGENWALD Mitteilungsvorlage Nr.: Der Bürgermeister Gremium: Gemeinderat Termin: 20.08.2015 öffentlich TOP- Nr.: 98/2015 Abteilung: Sachbearbeiter: Abteilung 4 Herr Krudewig Aktenzeichen: Datum: 049.241 21.07.2015 Papierloser Sitzungsdienst der Gremien der Gemeinde Hürtgenwald; hier: Informationen zu den gemachten Erfahrungen Beschlussvorschlag: Ohne, da Mitteilungsvorlage € Finanzielle Auswirkungen ? Nein Produkt: 901111 Politische Gremien Sachverhalt: Nach einer mehrmonatigen Test- und Übergangsphase wurde zu Beginn diesen Jahres für die teilnehmenden Ratsmitglieder vollständig auf den papierlosen Sitzungsdienst umgestellt. Die überwiegende Anzahl von Ratsmitgliedern hat hierfür gemeindeeigene I-Pads erhalten, einige wenige Ratsmitglieder nutzen private Geräte (und sparen so der Gemeinde zusätzlich die Anschaffungskosten). Von den 28 Ratsmitgliedern erhalten derzeit noch fünf Personen Einladungen in Papierform. Nach Ablauf eines halben Jahres stellt die Verwaltung den Damen und Herren des Gemeinderates eine Übersicht über die erzielten Einsparungen zur Verfügung. Im Zeitraum 01.01.2015 bis 30.07.2015 fanden 13 Sitzungen (Rat und Ausschüsse) statt. Es wurden ca. 2.800 Seiten für Einladungen (inklusive Vorlagen und Anlagen) und ca. 200 Seiten für Niederschriften (inklusive Anlagen) produziert. Man kann also mit einem Bedarf von 3.000 Seiten - Seite 1 von 2 - pro Ratsmitglied rechnen. Die Druckkosten betragen pro Seite 0,04 Euro, dies ergibt einen Betrag von 120,00 Euro pro Ratsmitglied (3.000 Seiten x 0,04 Euro). Hinzu zu rechnen sind die Kosten für die Versandtaschen, Porto und die Arbeitszeit für das kopieren und kuvertieren. Aufwand hierfür ca. 40,00 Euro (alleine das Porto für einen Kompaktbrief über 50g beträgt 1,45 Euro; bei jeweils 13 Einladungen und 13 Niederschriften = 37,79 Euro). Gesamt ergibt sich für die ersten sieben Monate diesen Jahres ein Aufwand von 160,00 Euro pro Ratsmitglied bei Erhalt der Sitzungsunterlagen in Papier. Monatlich entspricht dies 22,85 Euro. Auf ein Jahr gerechnet sind dies 274,20 Euro pro Ratsmitglied. Die Anschaffungskosten für die gemeindlichen I-Pads (pro Stück ca. 450 Euro) amortisieren sich also in bereits 1,5 bis 2 Jahren. In Geld nicht messbar sind die übrigen Vorteile des papierlosen Sitzungsdienstes: - Vorlagen, Anlagen usw. können zeitnah und kurzfristig „Online“ und damit für den Nutzerkreis verfügbar gestellt werden - keine unterschiedlichen Postlaufzeiten mehr - keine Abhängigkeit von Zustellern (z.B. Auswirkungen Poststreik) - alle Unterlagen (Vorlagen, Niederschriften usw.) sind immer digital verfügbar und einfach zu recherchieren Um weitere Einsparungen erzielen zu können, würde es von hier aus sehr begrüßt, wenn kurzoder mittelfristig ganz auf die Fertigung und den Versand von Papierausfertigungen verzichtet werden kann. Abwägung und Entscheidungsvorschlag: Ohne, da Mitteilung. Gefertigt: (Sachbearbeiter) Mitzeichnung (Abteilungsleiter) (Abteilungsleiter beteil. Abt.) ( Fachbereichsleiter) (Bürgermeister) - Seite 2 von 2 -