Beschlussvorlage (Antrag zur Ergänzung der Niderschrift der 4. Sitzung des Bau- und Umweltausschusses am 23.04.2015)

GEMEINDE HÜRTGENWALD Beschlussvorlage Nr.: Der Bürgermeister Gremium: Bau- und Umweltausschuss Abteilung: Termin: 26.11.2015 Sachbearbeiter: öffentlich TOP- Nr.: Aktenzeichen: Datum: 153/2015 Abteilungen 3 und 4 Herr Franke, Herr Riester 013.2 26.10.2015 Antrag zur Ergänzung der Niederschrift der 4. Sitzung des Bau- und Umweltausschusses am 23.04.2015 Beschlussvorschlag: Der Bau- und Umweltausschuss beschließt, das Schreiben des sachkundigen Bürgers Manfred Wirtz, Hasenfeld 40, 52393 Hürtgenwald vom 21.05.2015 der Niederschrift der 4. Sitzung des Bau- und Umweltausschusses vom 23.04.2015 beizufügen. Finanzielle Auswirkungen ? Nein Produkt: 901210 € Sachverhalt: Der sachkundige Bürger Manfred Wirtz hatte im Nachgang zu der 4. Sitzung des Bau- und Umweltausschusses verschiedene inhaltliche und formale Fragen gestellt, siehe hierzu das beigefügte Schreiben vom 21.05.2015. In der 6. Sitzung des Bau- und Umweltausschusses hat sich der Antragsteller unter TOP 4.2 Fragen danach erkundigt, „warum seine zur Vorlage 38/2015 geforderte Änderung der Niederschrift nicht in SD-Net eingestellt worden ist.“ Seitens der Verwaltung war beabsichtigt, die gestellten Fragen im Zusammenhang mit einer rechtsverbindlichen Klärung der inhaltlichen Fragen durch die Kommunalaufsicht des Kreises Düren zu beantworten. Diese Rechtauskunft liegt der Verwaltung zwischenzeitlich vor. Sie - Seite 1 von 3 - bestätigt die bisherige Verwaltungspraxis, dass die Offenlage von Bebauungs- oder Flächennutzungsplanänderungen vom Bau- und Umweltausschuss beschlossen werden kann. Gesetzlich zulässig wäre es sogar, diese Offenlagebeschlüsse als Geschäft der laufenden Verwaltung gemäß § 41 Absatz 3 Gemeindeordnung (GO) zu betrachten. Es ist jedoch seitens der Verwaltung beabsichtigt, entsprechende Beschlüsse zur Offenlage aus Transparenz- und Beteiligungsgründen -wie in den vergangenen Jahren ausnahmslos praktiziert- dem Bau- und Umweltausschuss zu überlassen. Die Verwaltungsspitze hat in mehreren persönlichen Gesprächen dem sachkundigen Bürger Manfred Wirtz und der CDU-Fraktion diesen Sachverhalt mündlich erläutert. In der 5. Sitzung des Bau- und Umweltausschuss am 09.06.2015 wurde unter anderem über einen Antrag zur Korrektur der Niederschrift der sachkundigen Bürgerin Helma Grewe beraten. Der Wunsch des sachkundigen Bürgers Manfred Wirtz auf Ergänzung der Niederschrift wurde nicht mehr thematisiert, so dass nach den mündlichen Informationen an den sachkundigen Bürger hier davon ausgegangen ist, dass eine formale Ergänzung und/oder Korrektur der Niederschrift nicht mehr erforderlich ist. Grundsätzlich gilt für Niederschriften des Gemeinderates und/ oder eines Ausschusses gemäß § 52 GO folgendes: - die Niederschrift ist eine öffentliche Urkunde im Sinne der §§ 415, 417, 418 Zivilprozessordnung (ZPO) - sie begründet den vollen Beweis der beurkundeten Vorgänge, ihres Inhalts und der bezeugten Tatsachen - da die Niederschrift erst bei entsprechender Unterzeichnung durch die betreffenden Personen (Bürgermeister/ Ausschussvorsitzender und Protokollführer) zustande kommt, entsteht erst mit dieser Unterzeichnung eine öffentliche Urkunde - eine förmlich zustande gekommene Niederschrift darf gem. den §§ 267, 271 und 272 Strafgesetzbuch (StGB) nicht ergänzt, ausgestrichen, überschrieben oder anderweitig verändert werden - nach § 52 Abs. GO ist eine Feststellung oder gar eine Genehmigung der Niederschrift durch die Vertretung nicht erforderlich oder notwendig - entstehen Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit an der Niederschrift, so können diese in der folgenden Sitzung geltend gemacht werden - da eine nachträgliche Veränderung der Niederschrift (wie oben aufgeführt) ausgeschlossen ist, ist es lediglich zulässig, einen neuen, erneut zu protokollierenden Beschluss des Rates/ des Ausschusses zu treffen,, dass die Niederschrift fehlerhaft ist oder sonstige Ungenauigkeiten enthält. Dieser protokollierte, feststellende Beschluss kann sodann als Urkunde zum Beweis der Unrichtigkeit der ersten Niederschrift dienen - maßgebend ist die unterzeichnete Niederschrift in Papierform. Die Veröffentlichung der Niederschrift im Internet, z.B. im Ratsinformationssystem SD-Net, hat keinen Urkundscharakter, sondern lediglich nachrichtlichen Charakter. Aus Transparenzgründen sollte jedoch grundsätzlich die Niederschrift (mit ihren Anlagen) in Papierform mit der in SD-Net eingestellten elektronischen Niederschrift übereinstimmen. - Seite 2 von 3 - zu erwartende Auswirkungen auf den Haushalt: Es sind keine Auswirkungen auf den Haushalt zu erwarten. Abwägung und Entscheidungsvorschlag: Um dem Wunsch des Antragstellers zu entsprechen, sollte der Bau- und Umweltausschuss beschließen, das Schreiben des sachkundigen Bürgers Manfred Wirtz der entsprechenden Niederschrift beizufügen. Gefertigt: (Sachbearbeiter) Mitzeichnung (Abteilungsleiter) (Abteilungsleiter beteil. Abt.) ( Fachbereichsleiter) (Bürgermeister) - Seite 3 von 3 -