Beschlussvorlage (Sitzungssaal der Gemeinde Hürtgenwald; hier: Mikrofonanlage und Übertragungstechnik)

GEMEINDE HÜRTGENWALD Beschlussvorlage Nr.: Der Bürgermeister Gremium: Gemeinderat Termin: 05.05.2015 öffentlich TOP- Nr.: 47/2015 Abteilung: Sachbearbeiter: Abteilung 4 Herr Graß Aktenzeichen: Datum: 048.0 22.04.2015 Sitzungssaal der Gemeinde Hürtgenwald; hier: Mikrofonanlage und Übertragungstechnik Beschlussvorschlag: Der Rat der Gemeinde Hürtgenwald beauftragt die Verwaltung, eine neue Mikrofonanlage nebst Übertragungstechnik gemäß aufgezeigter Alternative 2 auszuschreiben und ermächtigt den Bürgermeister, anschließend eine Ersatzbeschaffung an den günstigsten Bieter vorzunehmen. Finanzielle Auswirkungen? Ja, abhängig von technischer Lösung (siehe Sachverhalt) Produkt: 901210 – Zentrale Dienste Sachverhalt: Die Hauptkomponenten (Verstärker, Lautsprecher, Verkabelung pp.) der Mikrofonanlage des großen Sitzungssaales der Gemeinde Hürtgenwald sind aufgrund ihres Alters (26 Jahre) und ihres Zustandes nur noch eingeschränkt funktionsfähig. In den letzten Jahren häufen sich leider die Mängel. Ein Austausch einzelner Mikrofone und mehrere Nachjustierungen der Anlage zeigten leider keine nachhaltige Verbesserung der Situation. Nach Auskunft verschiedener Fachfirmen ist nur eine Neuanlage funktional und wirtschaftlich. Für den Haushalt des Jahres 2015 wurde daher vorsorglich ein Haushaltsansatz bei dem Produkt 901210 – Zentrale Dienste -, Sachkonto Erwerb von beweglichem Anlagevermögen in Höhe von 20.000 Euro gebildet. - Seite 1 von 3 - Nach Genehmigung des Haushaltes 2015 der Gemeinde Hürtgenwald durch den Kreis Düren steht nun die Entscheidung an, welche Leistungsanforderung einen mögliche Neuanlage erfüllen soll. Unverbindliche Kostenanagebote wurden bereits durch die Verwaltung zur Entscheidungsfindung eingeholt. Tatsächliche Preise ergeben sich nach Durchführung der konkreten Ausschreibungen. Nach einem vollständigen Rückbau der bisherigen Mikrofonanlage sind grundsätzlich folgende Alternativen in die Überlegungen einzubeziehen: Alternative 1: Bei der angebotenen Neuanlage handelt es sich um ein Produkt von beyerdynamic, welches aus zwei Teilbereichen besteht. Es beinhaltet eine Beschallungsanlage mit Endstufe, vier Lautsprechern (vorder- und hinterer Sitzungsbereich), Sendeanlage, Mischpult und weiterem Zubehör. Inklusive Installation wird ein Kostenrahmen von brutto 7.500 Euro erwartet. Zum anderen wird die drahtlose Konferenzanlage mit 10 Mikros (integrierter Akku und Lautsprecher), Steuerungszentrale, Kondensator und weiteren benötigten Einzelteilen einen Kostenrahmen in Höhe von 16.000 Euro brutto in Anspruch nehmen. Je nach Submissionsergebnis könnte die vollständige Erneuerung demnach einen Betrag in Höhe gesamt 23.500 Euro in Anspruch nehmen. Da dies den Haushaltsansatz übersteigt, ist die Verwaltung bemüht, bei annähernd gleicher Funktionalität kostengünstigere Alternativen anbieten zu können. Zum heutigen Zeitpunkt möglich scheint dies durch eine technisch kostengünstigere Beschallungsanlage (siehe Alternative 2). Alternative 2: Bei dieser Anlage liegt der Schwerpunkt bei der Übertragung von Sprache. Es ist die Installation von nur einem einzigen Lautsprecher an der Decke notwendig. Dieser Lautsprecher wird in einer Höhe von ca. 7 Metern zwischen den Lüftungsauslässen installiert. Aufgrund der Farbgebung wird dieser Lautsprecher sich der Raumumgebung anpassen. Durch die zentrale Befestigung werden Laufzeitunterschiede bei der Übertragung vermieden. Darüber hinaus werden Rückkopplungen in Gänze unterdrückt. Die Verstärker- sowie die Mikrofonanlage werden im Bereich der Küche untergebracht. Im Sitzungssaal werden nur zwei kleinere Antennen zum Einsatz kommen. Der Vorteil dieser Anlage liegt im Preis (Gesamtpreis ca. 17.000 Euro, hiervon 6.500 Euro für die Lautsprecheranlage –Fabrikat JBL- und 10.500 Euro für die Mikrofonanlage –Fabrikat AKG- ) sowie in der kompakteren Ausführung. Der geringere Preis entsteht u.a. durch den Einsatz von nur einem Lautsprecher. Das Foyer sowie der kleine Sitzungssaal können über Aktiv-Lautsprecher jederzeit ohne hohen Aufwand mit Aktiv-Lautsprechern nachgerüstet werden. Bei der hier angebotenen Anlage handelt es sich um eine Anlage die auch für die Übertragung von Musik geeignet ist. Eine individuelle Nutzung im Bereich des Foyers sowie vor dem Rathaus ist möglich. Abwägung und Entscheidungsvorschlag: Abzuwägen ist zwischen den finanziellen Auswirkungen einerseits und der Verständlichkeit von Redebeiträgen in Rats- und Ausschusssitzungen sowie bei übrigen Veranstaltungen (Vorträge pp.) im großen Sitzungssaal andererseits. Die Verwaltung schlägt aufgrund des günstigeren Preises bei gleicher Funktionalität die Alternative 2 vor. - Seite 2 von 3 - Gefertigt: (Sachbearbeiter) Mitzeichnung (Abteilungsleiter) (Abteilungsleiter beteil. Abt.) ( Fachbereichsleiter) (Bürgermeister) - Seite 3 von 3 -