Mitteilungsvorlage (Papierloser Sitzungsdienst der Gremien der Gemeinde Hürtgenwald; hier: Weiteres Vorgehen)

GEMEINDE HÜRTGENWALD Mitteilungsvorlage Nr.: Der Bürgermeister Gremium: Gemeinderat Termin: 18.12.2014 228/2014 Abteilung: Sachbearbeiter: Abteilung 4 Herr Weyer/ Herr Krudewig Aktenzeichen: Datum: 049.241 02.12.2014 öffentlich TOP- Nr.: Papierloser Sitzungsdienst der Gremien der Gemeinde Hürtgenwald; hier: Weiteres Vorgehen Beschlussvorschlag: Der Rat der Gemeinde Hürtgenwald nimmt den Sachverhalt und die weitere Vorgehensweise zur Kenntnis. € Finanzielle Auswirkungen ? Nein Produkt: 901111 Politische Gremien Sachverhalt: Der Rat der Gemeinde Hürtgenwald hat am 08.04.2014, TOP 15, beschlossen, den Mitgliedern des Rates die Möglichkeit zu bieten, den papierlosen Sitzungsdienst zu nutzen. Am 22. Oktober 2014 wurde in Zusammenarbeit mit der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (KDVZ) Rhein Erft Rur ein Schulungstermin für die teilnehmenden Ratsmitglieder durchgeführt. Zwischenzeitlich wurden Sitzungen des Ausschusses für Wirtschaft, Tourismus und Landwirtschaft (am 06.11.2014), des Bau- und Umweltausschusses (am 27.11.2014), des Rechnungsprüfungsausschusses (am 04.12.2014), des Haupt- und Finanzauschusses (am 04.12.2014) durchgeführt. Weitere Sitzungen bis Jahresende (Wahlausschuss am 11.12.2014), Gemeinderat (am 11.12. und 18.12.2014) folgen. Aus hiesiger Sicht hat sich die Einführung bewährt. Vereinzelte auftretende Fragen zu Zugangsberechtigungen von Ratsmitgliedern konnten geklärt werden. Die im Oktober lediglich - Seite 1 von 2 - über 2,5 MBit/s verfügende Telekommunikationsleitung zur KDVZ verfügt seit einigen Tagen über eine Kapazität von 10 Mbit/s, so dass zeitliche Verzögerungen beim Laden der Sitzungsunterlagen ausgeschlossen sind. Zudem wurde das Rathaus in den Sitzungsräumen und den Fraktionszimmern mit Access Points ausgerüstet, so dass ein WLAN-Zugang für die Ratsmitglieder zur Nutzung der Tabletcomputer (I-Pads) gewährleistet ist. Verwaltungsseitig ist beabsichtigt, den Versand der Sitzungsunterlagen in Papierform ab 01.01.2015 für die Ratsmitglieder, die ein I-Pad erhalten haben, einzustellen. Bisher werden pro Sitzung (Rat, Fachausschüsse) 10 Ausfertigungen der Einladungen nebst allen Anlagen in Papierform im Zuhörerraum ausgelegt. Im Zuge der zunehmenden Nutzung von elektronischen Geräten und des Interesses seitens der Öffentlichkeit sollte darüber nachgedacht werden, diese Anzahl zu reduzieren. Die Verwaltung hält aufgrund der gemachten Erfahrungen und aus Kostengründen eine Anzahl von fünf Ausfertigungen der Einladungen in Papierform für ausreichend. Abwägung und Entscheidungsvorschlag: Die Einstellung des Versands der Einladungen in Papierform für die am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmenden Ratsmitgliedern ab dem 01.01.2015 sollte nunmehr vollzogen werden, da nach Schaffung der technischen Voraussetzungen und einer Eingewöhnungsphase für die Teilnehmer keine Gründe dem entgegenstehen. Gefertigt: (Sachbearbeiter) Mitzeichnung (Abteilungsleiter) (Abteilungsleiter beteil. Abt.) ( Fachbereichsleiter) (Bürgermeister) - Seite 2 von 2 -