Tischvorlage (Geschäftsordnung des Rates der Gemeinde Hürtgenwald und seiner Ausschüsse; hier: Anpassung aufgrund der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes)

GEMEINDE HÜRTGENWALD Tischvorlage Nr.: Der Bürgermeister Gremium: Gemeinderat Termin: 08.04.2014 öffentlich TOP- Nr.: 68/2014 Abteilung: Sachbearbeiter: Abteilung 4 Herr Riester Aktenzeichen: Datum: 049.241 01.04.2014 Geschäftsordnung des Rates der Gemeinde Hürtgenwald und seiner Ausschüsse; hier: Anpassung aufgrund der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes Beschlussvorschlag: Der Rat der Gemeinde Hürtgenwald beschließt folgende neue Form des § 1 Absatz 2 der Geschäftsordnung (GeschO) des Rates und seiner Ausschüsse: Die Einberufung erfolgt durch Übersendung einer schriftlichen Einladung an alle Ratsmitglieder sowie den allgemeinen Vertreter. Auf Antrag kann an Stelle einer schriftlichen Einladung diese auch auf elektronischem Wege erfolgen. In diesem Fall hat das jeweilige Ratsmitglied eine entsprechende elektronische Adresse, an der die Einladungen übermittelt werden sollen, anzugeben. Finanzielle Auswirkungen ? Nein € Sachverhalt: Es wird zunächst auf die umfangreichen Beratungen und Vorlagen (letztmalig Tischvorlage 67/2014) zur Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes in der Gemeinde Hürtgenwald verwiesen. Bei Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes ist die Geschäftsordnung (GeschO) des Rates und seiner Ausschüsse zur Form der Einberufung anzupassen. - Seite 1 von 2 - Die bisherige Form sieht in § 1 Abs. 2 der GeschO folgendes vor: Die Einberufung erfolgt durch Übersendung einer schriftlichen Einladung an alle Ratsmitglieder sowie den allgemeinen Vertreter. Seitens der Verwaltung wird folgende neue Form des § 1 Abs. 2 der GeschO vorgeschlagen: Die Einberufung erfolgt durch Übersendung einer schriftlichen Einladung an alle Ratsmitglieder sowie den allgemeinen Vertreter. Auf Antrag kann an Stelle einer schriftlichen Einladung diese auch auf elektronischem Wege erfolgen. In diesem Fall hat das jeweilige Ratsmitglied eine entsprechende elektronische Adresse, an der die Einladungen übermittelt werden sollen, anzugeben. Diese Ergänzung orientiert sich an der Empfehlungen des Städte- und Gemeindebundes in der Muster-Geschäftsordnung. Besteht für Ratsmitglieder nicht die technische Möglichkeit an dem papierlosen Sitzungsdienst teilzunehmen bzw. ist dies trotz der schnelleren Informationsübermittlung ausdrücklich nicht gewünscht, so kann die Teilnahme nicht aufgezwungen werden. Für diese Fälle ist ausdrücklich die bisherige schriftliche, postalische übersandte Einladung beizubehalten. Abwägung und Entscheidungsvorschlag: Um eine rechtssichere elektronische Einladung zu ermöglichen, ist die Geschäftsordnung wie vorgeschlagen anzupassen. Nachteile sind nicht erkennbar, da nach wie vor auch die schriftliche und postalische Einladung möglich bleibt. Es wird lediglich eine zusätzliche Möglichkeit für die Ratsmitglieder geschaffen, die am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen möchten. Gefertigt: (Sachbearbeiter) Mitzeichnung (Abteilungsleiter) (Abteilungsleiter beteil. Abt.) ( Fachbereichsleiter) (Bürgermeister) - Seite 2 von 2 -