Mitteilungsvorlage (Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes in der Gemeinde Hürtgenwald; Befragung der Ratsmitglieder)

GEMEINDE HÜRTGENWALD Mitteilungsvorlage Nr.: Der Bürgermeister Gremium: Gemeinderat Termin: 03.07.2014 öffentlich TOP- Nr.: 93/2014 Abteilung: Sachbearbeiter: Abt. 4 Herr Krudewig Aktenzeichen: Datum: IV 18.06.2014 Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes in der Gemeinde Hürtgenwald; Befragung der Ratsmitglieder Beschlussvorschlag: ohne (Kenntnisnahme und Beantwortung der Abfrage). Finanzielle Auswirkungen ? Ja Wäre noch zu ermitteln, Abhängig von der Anzahl der Teilnehmer € Sachverhalt: In der Sitzung des Gemeinderates am 08.04.2014 wurde in der o. a. Thematik der Grundsatzbeschluss zur entsprechenden Einführung getroffen. Ebenfalls wurde festgelegt, dass die Mitglieder des neu gewählten Gemeinderates zu befragen sind, ob sie zukünftig auf Sitzungsunterlagen in Papierform verzichten und stattdessen am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen möchten. Das entsprechende Anschreiben wird mit der Bitte um Beantwortung am 03.07.2014 anlässlich der Gemeinderatssitzung an alle Ratsmitglieder verteilt. - Seite 1 von 2 - Abwägung und Entscheidungsvorschlag: Wie aus den bisherigen Beschlussvorlagen zu dieser Thematik ersichtlich, wird den Ratsmitgliedern und auch der Verwaltung durch die Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes ein enormer Mehrwert gegeben. Unterlagen können jederzeit abgerufen, mit Kommentaren versehen oder aber in eigene Schriftstücke eingefügt werden. Die Informationen stehen zudem unmittelbar nach Erstellung zur Verfügung. Der Zeitverlust über den Postweg würde entfallen. Zudem ist digital eine bessere und schnellere Recherche möglich. Bei der Entscheidung sollte bedacht werden, dass die Möglichkeit, einen monetären Vorteil zu generieren, mit jedem Ratsmitglied, das sich für diese Lösung entscheidet, ansteigt. Die optimale Lösung wäre somit ein Umstieg aller Mitglieder des Gemeinderates auf die papierlose Variante. Gefertigt: (Sachbearbeiter) Mitzeichnung (Abteilungsleiter) (Abteilungsleiter beteil. Abt.) ( Fachbereichsleiter) (Bürgermeister) - Seite 2 von 2 -