Beschlussvorlage (Geschäftsordnung des Rates der Gemeinde Hürtgenwald und seiner Ausschüsses; hier: Beratung über eine mögliche Änderung über die Form der Einberufung von Ladungen)

GEMEINDE HÜRTGENWALD Beschlussvorlage Nr.: Der Bürgermeister Gremium: Gemeinderat Termin: 28.08.2014 112/2014 Abteilung: Sachbearbeiter: Abteilung 4 Frau Janser, Herr Riester Aktenzeichen: Datum: 049.241 04.08.2014 öffentlich TOP- Nr.: Geschäftsordnung des Rates der Gemeinde Hürtgenwald und seiner Ausschüsse; hier: Beratung über eine mögliche Änderung über die Form der Einberufung von Ladungen Beschlussvorschlag: Der Rat stellt fest, dass bei Vorliegen einer entsprechenden Erklärung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen auch der Versand von Rats- und Ausschusseinladungen an private E-Mail Adressen nach der geltenden Geschäftsordnung des Rates der Gemeinde Hürtgenwald und seiner Ausschüsse möglich ist. Finanzielle Auswirkungen ? Nein € Sachverhalt: In der Sitzung des Rates der Gemeinde Hürtgenwald am 08.04.2014 wurde einstimmig bei einer Enthaltung folgende neue Form des § 1 Absatz 2 der Geschäftsordnung (GeschO) des Rates und seiner Ausschüsse beschlossen: Die Einberufung erfolgt durch Übersendung einer schriftlichen Einladung an alle Ratsmitglieder sowie den allgemeinen Vertreter. Auf Antrag kann an Stelle einer schriftlichen Einladung diese auch auf elektronischem Wege erfolgen. In diesem Fall hat das jeweilige Ratsmitglied eine entsprechende elektronische Adresse, an der die Einladungen übermittelt werden sollen, anzugeben. - Seite 1 von 2 - Mit der Möglichkeit, die Einladung auf Wunsch auch an eine elektronische Adresse versenden zu können, soll die Möglichkeit eröffnet werden, über die Nutzung von i-Pads den Sitzungsdienst der Gemeinde Hürtgenwald papierlos und somit kostengünstiger abwickeln zu können. In der Sitzung des Rates vom 03.07.2014 wurde unter TOP 5.12 „Schriftliche Mitteilung zur Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes“ von Ratsmitglied Bergschneider angeführt, dass er den Erhalt von Sitzungseinladungen an seine private Mailanschrift präferiert, die Anschaffung von i-Pads zur alleinigen, persönlichen Nutzung für Ratsmitglieder zu Lasten der Gemeinde Hürtgenwald aber ablehne. Die Verwaltung hat zugesichert, diese Möglichkeit auf ihre Umsetzbarkeit zu prüfen und erneut zu berichten. Nach Prüfung des Sachverhaltes ist folgendes festzuhalten: 1. In § 47 Abs. 2 Gemeindeordnung (GO) ist bestimmt, dass die Ladungsfrist, die Form der Einberufung und die Geschäftsführung des Rates durch die Geschäftsordnung zu regeln sind, soweit hierüber nicht in diesem Gesetz Vorschriften getroffen sind. 2. Der Kommentar Rehn – Cronauge - von Lennep zu § 47 Abs. 2 GO erläutert hierzu u.a., dass gegen die Versendung der Ratspost auf elektronischem Wege keine rechtlichen Bedenken bestehen. Allerdings ist im Falle der Zustellung von Einladungen zu Ratssitzungen über das Internet aus datenschutzrechtlichen Gründen sicherzustellen, dass Nichtberechtigte keinen Zugriff auf vertrauliche Informationen nehmen können (z.B. Zugang zu den Unterlagen nur mittels eines Passwortes). Sofern seitens eines Ratsmitglieds erklärt wird, dass das E-Mail Konto den gültigen technischen datenschutzrechtlichen Vorgaben entspricht und gewährleistet ist, dass nur die befugte Person die Einladungen abrufen und einsehen kann, dürfte die alleinige Zustellung von Einladungen an eine E-Mail Anschrift, mit dem jetzt geltenden Text der Geschäftsordnung (s.o.), grundsätzlich zulässig sein. Hierüber ist aber zwingend eine entsprechende Erklärung des Ratsmitgliedes abzugeben. Ob bei Versand von Ratseinladungen auf eigene, personalisierte Geräte (i-Pads) der Ratsmitglieder per se geringere datenschutzrechtliche Gefahren angenommen werden können, vermag die Verwaltung, auch im Hinblick auf zukünftige technische Entwicklungen, nicht zu beurteilen. Es ist darauf hinzuweisen, dass der Rat gesetzlich ermächtigt ist, seine inneren Angelegenheiten in eigener Verantwortung und nach eigenem Sachverstand zu ordnen (OVG NRW, NWVBl. 1996, 7-8). Insofern besitzt der Rat einen eigenen Entscheidungsspielraum. Abwägung und Entscheidungsvorschlag: In Anbetracht des Vorgenannten erscheint die Zustimmung des Rates zum Versand von Rats- und Ausschusseinladungen an private E-Mail Adressen bei Abgabe entsprechender Erklärungen möglich. Gefertigt: (Sachbearbeiter) Mitzeichnung (Abteilungsleiter) (Abteilungsleiter beteil. Abt.) ( Fachbereichsleiter) (Bürgermeister) - Seite 2 von 2 -