Tischvorlage (Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes in der Gemeinde Hürtgenwald; Ergebnisse des Arbeitskreises)

GEMEINDE HÜRTGENWALD Tischvorlage Nr.: Der Bürgermeister Gremium: Gemeinderat Termin: 08.04.2014 öffentlich TOP- Nr.: 67/2014 Abteilung: Sachbearbeiter: Abteilung 4 Herr Krudewig/ Herr Grießhaber Aktenzeichen: Datum: IV Kru 01.04.2014 Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes in der Gemeinde Hürtgenwald Beschlussvorschlag: Der eingerichtete Arbeitskreis schlägt dem Rat der Gemeinde Hürtgenwald einstimmig vor, die folgenden Beschlüsse zu fassen: 1.) Die Mitglieder des neu gewählten Gemeinderates werden gefragt, ob sie zukünftig auf Sitzungsunterlagen in Papierform verzichten und stattdessen am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen. Unter Vorlage Nr. 68/2014 beschließt der Gemeinderat über die Änderung der Geschäftsordnung, durch die der papierlose Sitzungsdienst ermöglicht wird. 2.) Für den papierlosen Sitzungsdienst schafft die Verwaltung iPads mit 16 GB Speicher, WiFiAnschluss (für WLAN) und Smart-Cover an. Die Ratsmitglieder können entscheiden, ob sie ihr privates iPad für die Sitzungs-Software SD-Net zur Verfügung stellen oder ein neues Gerät der Verwaltung beziehen möchten. 3.) Die iPads werden gekauft und sollen für die Dauer der kommenden Wahlperiode von sechs Jahren genutzt werden. Die Verwaltung wird ermächtigt, die Geräte nach erfolgter Preisabfrage beim wirtschaftlichsten Anbieter zu erwerben. 4.) Die Geräte stehen im Eigentum der Gemeinde Hürtgenwald und müssen dieser jederzeit für Reparaturen, Wartungen etc. zur Verfügung gestellt werden. Die Ratsvertreter unterschreiben eine Erklärung, dass sie die Geräte ausschließlich für die Zwecke der Ratsarbeit nutzen. 5.) Ob weitergehende Regelungen für Sachkundige Bürger gelten sollen, entscheidet der neue Gemeinderat in Kenntnis der neuen Zusammensetzung, der neu gebildeten Ausschüsse sowie der Anzahl der Sachkundigen Bürger. - Seite 1 von 3 - Finanzielle Auswirkungen ? Ja Mehrausgaben: ca. 22.000,00 € Einsparungen: rd. 7.000,00 € pro Jahr Sachverhalt: Hinsichtlich des Sachverhaltes wird auf die Beschlussvorlagen Nrn. 39/2014, 4/2014 und 78/2013 verwiesen. Im Mai 2013 wurde seitens des Gemeinderates beschlossen, eine mehrmonatige Testphase des papierlosen Sitzungsdienstes mit 3 IPads durchzuführen. In der Gemeinderatssitzung am 20.02.2014 haben dann die Teilnehmer am Test ausführlich und sehr positiv berichtet. Abschließend wurde in der vorgenannten Sitzung beschlossen, zur weiteren Vorbereitung des Themas einen entsprechenden interfraktionellen Arbeitskreis zu bilden. Dieser tagte am 31.03.2014. Zu Beginn der Sitzung wurden von der Verwaltung die Ergebnisse der Abfragen bei Kommunen vorgestellt, die bereits den papierlosen Sitzungsdienst eingeführt haben. Die Ergebnisse wurden innerhalb der Arbeitsgruppe diskutiert. Weiterhin wurden die Ergebnisse einer Preisabfrage bei fünf Anbietern vorgestellt und diskutiert, ob die Geräte geleast oder gekauft werden sollen. Hier erfolgte noch der Hinweis aus dem Arbeitskreis, direkt bei der Fa. Apple eine weitere Abfrage durchzuführen. Die Verwaltung hat die Preisabfrage für 35 iPads durchgeführt. Bei einem Kauf liegt der Preis bei ca. 460,- Euro pro Gerät, hinzu kommen Kosten für die Software und Schulungen der Ratsmitglieder. Die Verwaltung wird ermächtigt, die Geräte nach erfolgter Preisabfrage beim wirtschaftlichsten Anbieter zu erwerben. Die neu gewählten Ratsmitglieder können sich entscheiden, ob sie weiterhin Sitzungsunterlagen in Papierform haben möchten oder zukünftig am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen. Über die entsprechende Änderung der Geschäftsordnung beschließt der Rat unter Vorlage 68/2014 im nächsten TOP. Grundsätzlich beschafft die Verwaltung neue iPads für die Ratsmitglieder, die somit im Eigentum der Gemeinde verbleiben. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Software von SD-Net auf ein eigenes/privates Tablet aufgespielt zu bekommen. Die Ratsvertreter unterschreiben eine Erklärung, dass sie die Geräte ausschließlich für die Zwecke der Ratsarbeit nutzen und die Verwaltung jederzeit Zugriff auf die Geräte haben muss. Die Verwaltung strebt eine möglichst große Anzahl an Nutzern des papierlosen Angebots an. Die Verwaltung sichert zu, dass besonders umfangreiche oder elektronisch schwer lesbare Dokumente grundsätzlich in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Bei der technischen Ausstattung wurde festgelegt, die Geräte mit einem WiFi-Anschluss zu beschaffen, so dass das das WLAN-Netz im Rathaus genutzt werden kann. Die Geräte haben zudem ein sog. Smart-Cover zum Schutz der Oberfläche. Der Arbeitskreis war sich einig, dass die Geräte nicht geleast, sondern gekauft werden sollen. Sie werden für den Zeitraum der kommenden Legislaturperiode (6 Jahre) angeschafft. - Seite 2 von 3 - Ob und inwiefern weitergehende Angebote an Sachkundige Bürger gemacht werden sollen, entscheidet der neue Gemeinderat in Kenntnis der neuen Zusammensetzung, der neu gebildeten Ausschüsse sowie der Anzahl der Sachkundigen Bürger Abwägung und Entscheidungsvorschlag: Der Rat hat die Grundsatzentscheidung zur Ermöglichung des papierlosen Sitzungsdienstes getroffen. Die konstruktiven Beratungen im Arbeitskreis haben zur Formulierung der Beschlussempfehlungen geführt, in denen nun weitere Details und die nächsten Schritte festgelegt werden. Gefertigt: (Sachbearbeiter) Mitzeichnung (Abteilungsleiter) (Abteilungsleiter beteil. Abt.) ( Fachbereichsleiter) (Bürgermeister) - Seite 3 von 3 -