Beschlussvorlage (Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes in der Gemeinde Hürtgenwald)

GEMEINDE HÜRTGENWALD Beschlussvorlage Nr.: Der Bürgermeister Gremium: Gemeinderat Termin: 20.02.2014 öffentlich TOP- Nr.: 4/2014 Abteilung: Sachbearbeiter: Abteilung 4 Herr Krudewig Aktenzeichen: Datum: 049.241 06.02.2014 Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes in der Gemeinde Hürtgenwald; Ergebnisse der Probephase und Umsetzung in diesem Jahr Beschlussvorschlag: Der Rat der Gemeinde Hürtgenwald steht der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes positiv gegenüber. Der Bürgermeister wird gebeten, eine entsprechende Kostenaufstellung zu fertigen. Nach Vorlage wird der Gemeinderat über die Einführung entscheiden. Finanzielle Auswirkungen ? Ja Wäre noch zu ermitteln, Abhängig von der gewählten Variante Sachverhalt: In der Sitzung des Rates der Gemeinde Hürtgenwald am 16.05.2013 wurde beschlossen, eine eingehende, mehrmonatige Testphase des papierlosen Sitzungsdienstes über das Fachverfahren SD-Net durchzuführen. Es wurden seitens des Rates folgende Testpersonen benannt: - Ratsmitglied Manfred Wirtz (CDU), - Ratsmitglied Heinz Kaumanns (SPD), - Ratsmitglied Stephan Cranen (FDP) Die Gemeinde Hürtgenwald hat hierfür iPads angeschafft und den Testpersonen zur Verfügung gestellt. Die Testphase endet am 30.04.2014. Im Rahmen der Sitzung sollte Gelegenheit zur Erörterung und Berichterstattung gegeben werden. - Seite 1 von 3 - Soweit der Verwaltung bekannt, sind die Erfahrungen grundsätzlich positiv. Diese ersten positiven Einschätzungen decken sich mit den Erfahrungen von Verwaltungen, die bereits produktiv mit dem papierlosen Sitzungsdienst arbeiten. Eine heutige Nachfrage bei der KDVZ ergab, dass bereits 12 Kommunen diese papierlose Variante mit Erfolg produktiv einsetzen und 14 weitere (inkl. der Gemeinde Hürtgenwald) entsprechende Tests durchführen. Neben der Optimierung des Ablaufprozesses und der damit verbundenen Einsparung von Personalkosten verringert sich der Kostenaufwand auch bei Positionen „Porto“ und „Papier/Kopierkosten“. Dementgegen stehen die Anschaffungskosten (Hard- und Software) sowie der entsprechende Pflege- und Wartungsaufwand. Der monetäre Mehr- oder Minderaufwand hängt stark von der gewählten Modalitäten (z.B. Ausstattung aller Ratsmitglieder/ sachkundige Bürger ebenfalls (?), evtl. finanzielle Beteiligungen pp.) ab. Aus diesem Grunde kann eine genaue Wirtschaftlichkeitsberechnung erst zu einem späteren Zeitpunkt nach entsprechender Fixierung aufgestellt werden. Berechnungen anderer Kommunen haben gezeigt, dass eine im Vergleich zur jetzigen Situation kostenneutrale Lösung möglich ist. Neben den vorgenannten Aspekten sollte auch der große Mehrwert für die Ratsmitglieder als eigentliche Nutzer bedacht werden. Sicherlich benötigt alles Neue eine gewisse Einarbeitungszeit. Rückmeldungen vieler Politiker aus schon produktiv mit dem System arbeitenden Kommunen zeigen, dass sie die Vorteile des papierlosen Sitzungsdienstes (Informationen sind jederzeit und überall einsehbar, Daten können kopiert und für eigene Dokumente verwendet, Kommentare eingefügt werden, bessere digitale Recherche, digitaler Aufruf auch während der Sitzung möglich pp.). nicht mehr missen wollen. Sollte seitens des Rates beschlossen werden, den papierlosen (elektronischen) Sitzungsdienst einzuführen, sind weitere umfangreiche Vorbereitungen durch die Verwaltung notwendig. Im Einzelnen handelt es sich zum Beispiel um die Anschaffung geeigneter Geräte nach Vorliegen der haushaltsrechtlichen Voraussetzungen, Änderung der Geschäftsordnung des Rates und seiner Ausschüsse, Vereinbarung eines Schulungstermins für Mandatsträger mit der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (KDVZ) Rhein-Erft-Rur und vieles mehr. Es wird darauf hingewiesen, dass nach derzeitiger Rechtsauffassung nur ein Parallelbetrieb von herkömmlichem (papiergebundenem) und papierlosem Sitzungsdienst möglich ist. Es kann kein Mandatsträger zur Benutzung des papierlosen Sitzungsdienstes „gezwungen“ werden. Hierzu ist die Verwaltung in Kontakt zum Städte- und Gemeindebund NRW um eine rechtssichere Handhabung herbeizuführen. Einige wenige papiergebundene Einladungen werden auf absehbare Zeit gefertigt werden müssen, z.B. aus Archivierungs- und Nachweispflichten. Im Haushalt des Jahres 2014 sind entsprechende Haushaltsmittel eingestellt worden. Um die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes in den nächsten Monaten vorbereiten zu können, wird um Austausch und Beschlussfassung in dieser Ratssitzung gebeten. - Seite 2 von 3 - Abwägung und Entscheidungsvorschlag: Es ist abzuwägen, ob man zukünftig aus den o. a. Gründen auf den postalischen Versand der Sitzungsunterlagen verzichten kann. Bei der Entscheidung sollte bedacht werden, dass die Möglichkeit, einen monetären Vorteil zu generieren, mit jedem Ratsmitglied, das sich für diese Lösung entscheidet, ansteigt. Die optimale Lösung wäre somit ein Umstieg aller Mitglieder des Gemeinderates auf die papierlose Variante. Gefertigt: (Sachbearbeiter) Mitzeichnung (Abteilungsleiter) (Abteilungsleiter beteil. Abt.) ( Fachbereichsleiter) (Bürgermeister) - Seite 3 von 3 -