Beschlussvorlage (Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes; hier: Durchführung einer Probephase)

GEMEINDE HÜRTGENWALD Beschlussvorlage Nr.: Der Bürgermeister Gremium: Gemeinderat Termin: 16.05.2013 öffentlich TOP- Nr.: 78/2013 Abteilung: Sachbearbeiter: Abteilung 5 Herr Krudewig Aktenzeichen: Datum: 5 Kru 29.04.2013 Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes; hier: Durchführung einer Probephase Beschlussvorschlag: Der Rat der Gemeinde Hürtgenwald beschließt, dass eine eingehende, mehrmonatige Prüfung des Moduls „papierloser, digitaler Sitzungsdienst“ durchgeführt werden soll. Folgende Personen werden als Programm-Tester benannt: ---------------------------------- ---------------------------------- ---------------------------------Der Bürgermeister wird ermächtigt, 2 iPads zu beschaffen und den 3 Testpersonen jeweils 1 iPad (2 neue, 1 vorhandenes) für die Testphase bis Ende April 2014 zur Verfügung zu stellen. Finanzielle Auswirkungen ? Nein x Ja, rd. 1.300,00 € zzgl. evtl. benötigter SD-Karte) € - Seite 1 von 3 - Sachverhalt: Vor einigen Jahren wurde bereits anlässlich der Vorstellung des Internetmoduls „SDOfficekommunaler Sitzungsdienst“ seitens der Verwaltung nachgefragt, ob Interesse vorhanden wäre, auf einen digitalen, papierlosen Sitzungsdienst umzustellen. Zum damaligen Zeitpunkt hat sich der Rat jedoch gegen eine entsprechende Änderung entschieden. Da sich einerseits die Qualität des Programms und die technischen Einsatzmöglichkeiten (Laptops, iPads pp.) seit dieser Zeit enorm verbessert haben und auch andererseits die Technik in den privaten Haushalten immer mehr Einzug gehalten hat, wird vorgeschlagen, die Thematik „papierloser Sitzungsdienst“ nochmals aufzugreifen. In jüngerer Vergangenheit haben bereits viele Kommunen den Umstieg auf den digitalen Sitzungsdienst vollzogen. Als Beispiele können hier die Kommunen Bedburg, Erfstadt, Inden, Jülich, Kreuzau und Vettweiß genannt werden. Andere Kommunen befinden sich zurzeit in der Testphase. Rückmeldungen der o. a. Kommunen sind sowohl auf Seiten der Verwaltungen als auch aus den Reihen der Politiker durchweg positiv. Daher sollte auch der Rat der Gemeinde Hürtgenwald zunächst einem umfangreichen Testbetrieb zustimmen. Die Gemeinde besitzt zurzeit 5 Lizenzen des benötigten Programmpakets. 2 Lizenzen werden in der Verwaltung benötigt, 3 Lizenzen wären somit noch frei. Angedacht ist, diese 3 Lizenzen inkl. der benötigten Hardware (iPads) drei vom Rat zu bestimmenden Ratsmitgliedern zum ausgiebigen Test zur Verfügung zu stellen. Die Testphase sollte Ende April 2014 abgeschlossen sein. Sollte diese erfolgreich verlaufen, könnte der Rat dann zeitnah einen entsprechenden Umstellungsbeschluss fassen, sodass die entsprechende Investition (iPads) getätigt werden und der digitale, papierlose Sitzungsdienst mit der Einführung des „neuen“ Rates Einzug halten könnte. Sollte die Einführung durchgeführt werden, wäre zukünftig folgender Ablauf denkbar: 1. Die Produktion aller relevanten Unterlagen erfolgt ohne Ausnahme einschließlich der Anlagen im Programm SDNet. 2. Die Unterlagen stehen innerhalb der Frist über SDNet online zur Verfügung. Parallel werden die Ratsmitglieder über Neueinstellungen und Änderungen auf der digitalen Plattform per E-Mail benachrichtigt. 3. Die Ratsmitglieder erhalten ein iPad, mit dem sie die gewünschten Informationen einsehen können (Internetanschluss erforderlich). 4. Über ein Tool, mit dem man den PDF Dateien Notizen und Bemerkungen hinzufügen kann, kann jedes Ratsmitglied papierlos an den Vorlagen arbeiten. 5. In den Sitzungen würde kein Papier auf dem Tisch liegen, sondern ein iPad verwendet. Vorteile 1. Der Druck, die Verpackung sowie der Versand der Unterlagen und damit auch anteilige Personalkosten entfallen. 2. Änderungen der Tagesordnung, Ergänzung von Vorlagen und zusätzliche Punkte würden online schneller und einfacher zur Verfügung stehen. - Seite 2 von 3 - 3. Es könnte später eine Ausweitung in der Form geschehen, dass umfangreiche Werke, z.B. Haushaltsplan, nicht in Papierform, sondern als PDF Dokument übergeben werden. Sollte eine Entscheidung pro papierlosem Sitzungsdienst erfolgen, wären im April 2014 noch folgende Fragen zu klären: a) Gestellung der Hardware durch die Verwaltung oder das jeweilige Gremiumsmitglied (evtl. gegen Nutzungsentschädigung) b) Zurverfügungstellung von SD-Karten durch die Verwaltung oder Nutzung von vorhandenen Kommunikationswegen (evtl. gegen Nutzungsentschädigung) Abwägung und Entscheidungsvorschlag: Aufgrund des Vorgesagten sollte man den monetären wie praktischen Vorteilen des Systems Rechnung tragen und zumindest dem Test zustimmen. Gefertigt: (Sachbearbeiter) Mitzeichnung (Abteilungsleiter) (Abteilungsleiter beteil. Abt.) ( Fachbereichsleiter) (Bürgermeister) - Seite 3 von 3 -