Beschlussvorlage (Optimierung der zentralen Beschaffung im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit)

GEMEINDE HÜRTGENWALD Beschlussvorlage Nr.: Der Bürgermeister Beratungsfolge Gemeinderat Termin 16.12.2010 193/2010 Bemerkungen TOP öffentlich Abteilung: Sachbearbeiter: V Herr Krudewig Aktenzeichen: Datum: Kru/zie 01.12.2010 Bezeichnung Optimierung der zentralen Beschaffung im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit Sachverhalt: Mit Beschluss des Gemeinderates in seiner Sitzung am 07.09.2010 erhielt die Verwaltung den Auftrag gem. Lfd. Nr. 4 des gemeindlichen Haushaltssicherungskonzeptes zu überprüfen, ob eine Optimierung der zentralen Beschaffung von Büromaterial pp. im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit möglich ist. Am 26.11.2010 fand eine Hauptamtsleiterbesprechung auf Kreisebene statt. Dort hat der Unterzeichner die Frage gestellt, ob andere Kommunen bereit seien, im Bereich der Beschaffung interkommunal zusammen zu arbeiten, um durch die Bestellung eventuell größerer Margen Optimierungseffekte erzielen zu können. Leider konnte aus einer Vielzahl von Gründen keine Zusammenarbeit vereinbart werden. Laut Aussage der Gremienmitglieder liegen die Gründe z. B. in der enormen Vielzahl der unterschiedlichen Artikel, der verschiedenen Bestellzeiträume, den fehlenden Lagerungsmöglichkeiten, den geringen Einsparungsmöglichkeiten und dem großen Koordinierungsbedarf. Um trotzdem ein Einsparpotential zu generieren, hat sich der Unterzeichner heute mit Herrn Blees von der Firma Intersource in Verbindung gesetzt. Die Gemeinde nutzt diese digitale Plattform schon seit mehreren Jahren. Hinsichtlich des durch diese Umstellung bereits erzielten Einsparvorlumens kann eine Studie der Stadt Grevenbroich herangezogen werden. Zwar hat diese ein wesentlich größeres Auftragsvolumen, laut Herrn Blees können diese dort ermittelten Werte aber auch auf kleinere Kommunen angewendet werden. Die Stadt Grevenbroich hat ermittelt, dass durch den Wechsel zur digitalen Bestellplattform Intersource eine Einsparung von 36 % erzielt worden ist. 25 % betreffen den Personaleinsatz, 10 – 11 % werden über die günstigeren Preise eingespart. Die Gemeinde Hürtgenwald bestellt über die digitale Plattform Büromaterial, Papier, Toner, Reinigungsmittel pp. in einem Auftragsvolumen von rd. 15.000,00 €. Die Bestellungen werden immer bei Bedarf durchgeführt, eine Lieferung erfolgt innerhalb weniger Tage. - Seite 1 von 2 - Herr Blees wurde diesbezüglich gefragt, ob man durch Angabe des jährlichen Kontingents und der Verpflichtung zur entsprechenden Abnahme, weitere Preisreduzierungen erzielen könnte. Er verneinte dies und zeigte beispielhaft auf, dass eine größere Stadt jährlich eine öffentliche Ausschreibung mit einem Auftragsvolumen von 120.000,00 € durchführt, mit der Verpflichtung, dass der Bieter seine Zahlen alsdann im System Intersource für die Stadt zur Verfügung stellen wird. Dieser eigens für die Stadt dann gefasste Rahmenvertrag ist preislich nicht von den anderen Kommunen einsehbar. Herr Blees konnte diesbezüglich jedoch darstellen, dass selbst bei diesem großen Auftragsvolumen die Preise nicht günstiger wären als bei den Kommunen, die einfach nach Bedarf bestellen würden. Aus diesem Grunde muss festgestellt werden, dass die Gemeinde grundsätzlich in diesem Bereich sehr gut aufgestellt ist und leider keine weiteren Einsparpotentiale bestehen. Beschlussvorschlag: Der Gemeinderat nimmt die Ausführungen zustimmend zur Kenntnis und beschließt, dass zum jetzigen Zeitpunkt keine weiteren Aktivitäten bezüglich der Beschaffung auf interkommunaler Ebene erfolgen sollen. Finanzielle Auswirkungen ? 1) 2) 3) 4) Keine € € € Einmalig Jährliche Folgekosten/-lasten Objektbezogene Einnahmen (Zuschüsse/Beiträge) Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung Die Mittel müssen Kostenstelle bereit gestellt werden. Gefertigt: (Sachbearbeiter) Mitzeichnung (Abteilungsleiter) (Abteilungsleiter beteil. Abteilung) - Seite 2 von 2 - (Bürgermeister)