Allgemeine Vorlage (Synopse)

-SynopseNeue Archivbenutzungssatzung der Gemeinde Kall Bisherige Archivordnung der Gemeinde Kall § 1 Geltungsbereich (1) Diese Satzung gilt für die Archivierung von Unterlagen im Gemeindearchiv sowie für die Benutzung der Bestände (2) Die Arbeit des Archivs sowie die dienstlichen Beziehungen zwischen dem Archiv und den Fachämtern der Gemeindeverwaltung regelt die Aktenordnung der Gemeindeverwaltung Kall, die als Anlage Bestandteil dieser Satzung ist § 2 Aufgaben und Stellung des Archivs (1) Das Archiv ist eine öffentliche Einrichtung der Gemeinde Kall. (2) Das Gemeindearchiv hat die Aufgabe, alle in der Verwaltung angefallenen Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden, bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu verwalten und nach Überprüfung solche von bleibendem Wert mit den entsprechenden Amtsdrucksachen zu verwahren, zu erhalten, zu erschließen und für die Benutzung bereitzustellen. Bleibenden Wert haben Unterlagen, denen ein historischer Wert zukommt oder die aufgrund von Rechts- und Verwaltungsvorschriften zur Sicherung berechtigter Belange der Bürger oder zur Bereitstellung von Informationen für die Verwaltung dauernd aufzubewahren sind. Die Entscheidung hierüber trifft das Archiv. (4) Ordnung der Bestände: Archivgut, das dem Bestand der Gemeinde Kall zugeführt wird, wird nach dem Aktenplan der Gemeinde Kall geordnet. Die Fachabteilung ordnet die an das Archiv gelangenden Akten sobald wie möglich nach fachlichen Gesichtspunkten unter der Beachtung des Herkunftsgrundsatzes und verzeichnet sie. In das Verzeichnis sind Anfangs- und Schlußjahr jedes Aktenstückes aufzunehmen. Die Akten sind nach Möglichkeit in Archivmappen umzuheften. Von den Findbüchern ist eine Zweitschrift der Archivberatungsstelle zu übergeben. Die Fachabteilung soll die Bestände durch Abschriften und Fotokopien aus anderen Archivalien ergänzen. Diese Ergänzungen sind nicht den aus den Registraturen der eigenen Verwaltung herkommenden Akten einzuverleiben, sondern als eigene Sammlung zu behandeln. (1) Gemeindearchiv, Unterstellung Die Gemeinde Kall unterhält ein Gemeindearchiv. Die Verwaltung des Gemeindearchivs obliegt dem Schul-, Kultur- und Sportamt. Die Gemeinde bedient sich der fachlichen Beratung der Archivberatungsstelle Rheinland. (2) Bestände des Gemeindearchivs Im Archiv wird für die Verwaltung rechtlich wichtiges und geschichtlich bedeutsames Schriftgut verwahrt. Hierzu gehören u.a. auch Karten, Bildmaterial, Tonträger, Zeitungen und Datenträger von dokumentarischem Wert. -Synopse(3) Das Gemeindearchiv fördert die Erforschung und Kenntnis der Gemeindegeschichte. Zur Ergänzung der Verwaltungsüberlieferung sammelt es die für die Geschichte und Gegenwart der Gemeinde bedeutsamen Dokumentationsunterlagen und unterhält eine Archivbibliothek als Präsenzbestand (4) Das Gemeindearchiv kann fremdes Archivgut aufnehmen. Hierzu gehört die Übernahme von Archivgut von Personen, Firmen, Verbänden, Vereinen, Organisationen und politischen Parteien oder anderen Gruppierungen (3) Übernahme von Archivgut Die Sammlung von Archivgut, das nicht aus Akten der Gemeindeverwaltung besteht, obliegt dem Schul-, Kultur- und Sportamt. Die Ämter haben es dabei zu unterstützen. Für den Zugang an Archivalien wird ein Buch geführt. § 3 Recht auf Benutzung Die Benutzung der im Gemeindearchiv Kall verwahrten Archivalien steht nach Maßgabe dieser Archivsatzung jeder Person zu, soweit sich aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivgutes nichts anderes ergibt (6) Benutzung des Archivs Das Archivgut kann unter Beachtung nach-folgender Punkte auf Antrag grundsätzlich von jedermann in den Räumen des Archivs ein-gesehen werden, wenn bestimmte Forschungs-zwecke oder andere berechtigte Belange glaubhaft gemacht werden. Die Benutzung von Archivgut, das von fremden Archiveigentümern hinterlegt ist, darf der eigenen Verwaltung oder sonstigen Benutzern nur unter Beachtung des Hinterlegungsvertrages zugänglich gemacht werden. Von der Benutzung ausgeschlossen ist Archivgut, dessen Erhaltung durch die Be-nutzung gefährdet ist, das dem Datenschutz unterliegt oder durch dessen Auswertung die Interessen der Gemeinde oder Dritter, vor allem noch lebender Personen, beeinträchtigt werden können sowie Archivgut, das jünger als 30 Jahre ist und von politischer, rechtlicher oder wirt-schaftlicher Bedeutung ist. Über Ausnahmen von dem Ausschluß der Benutzung entscheidet die Fachabteilung, die die Benutzungsgenehmigung (s. Anlage 1) erteilen darf, wenn der Antrag-steller ein berechtigtes Interesse nachweist. In Zweifelsfällen holt die Fachabteilung die Ent-scheidung des Gemeindedirektors ein. Der private Benutzuer solchen Archivgutes hat sich vor der Benutzung schriftlich zu verpflichten, bestehende Persönlichkeitsrechte bei der Auswertung zu beachten. Bei Rechtsfragen, die öffentliche oder private Interessen berühren, muß die Forderung auf Vorlage einschlägiger Archivalien vor Gericht im Rechtswege geltend gemacht werden. § 4 Art und Umfang der Benutzung (1) Die Benutzung kann erfolgen a) für dienstliche Zwecke von Behörden und Gerichten b) für wissenschaftliche Forschungen c) zu Unterrichtszwecken d) zur Wahrnehmung berechtigter persönlicher oder gewerblicher Zwecke e) aus heimatkundlichem, orts- und familiengeschichtlichem Interesse (2) Zur Benutzung werden Archivalien im Original vorgelegt. In begründeten Fällen kann das Archiv statt der Originale (7.2) Anforderung von Archivgut für dienstliche Zwecke: Die Archivalien sind beim Schul-, Kultur- und Sportamt anzufordern. -Synopsea) Abschriften oder Kopien - auch von Teilen der Archivunterlagen - vorlegen, b) oder Auskünfte aus den Archivunterlagen geben. (3) Benutzer werden archivfachlich beraten, auf weitergehende Hilfen, z.B. beim Lesen älterer Texte, besteht kein Anspruch. (4) Über Art und Weise der Nutzung entscheidet das Archiv § 5 Benutzungsantrag (1) Der Benutzer hat schriftlich einen Antrag auf Benutzungsgenehmigung zu stellen. Dabei sind der Zweck und der Gegenstand der Benutzung anzugeben (2) Der Benutzer/die Benutzerin muss gleichzeitig eine schriftliche Erklärung darüber abgeben, dass bestehende Urheber- und Personenschutzrechte beachtet und Verstöße gegenüber den Berechtigten selbst vertreten werden; desweiteren sind sie zur Beachtung der Archivsatzung zu verpflichten (3) Bei schriftlichen und telefonischen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benutzungsantrag verzichtet werden § 6 Benutzungsgenehmigung (1) Die Benutzungsgenehmigung erteilt das Gemeindearchiv, in Zweifelsfällen der zuständige Fachbereichsleiter. Sie beschränkt sich auf den im Benutzungsantrag angegebenen Zweck. Bei Änderung des Benutzungszwecks oder des Forschungsgegenstandes ist ein erneuter Benutzungsantrag zu stellen (2) Die Genehmigung wird nur für den im Benutzungsantrag bezeichneten Zweck und nur für das laufende Kalenderjahr erteilt § 7 Einschränkung oder Versagung der Benutzung (1) Die Genehmigung zur Benutzung von Archivgut kann eingeschränkt oder versagt bzw. nur unter Auflagen erteilt werden, wenn (7.5) Inanspruchnahme des Archivpersonals: Der Benutzer wird durch das Archivpersonal beraten, hat aber keinen Anspruch darauf, im Lesen oder in der eigentlichen Bearbeitung der Archivalien über Gebühr unterstützt zu werden. Die Findbücher oder sonstige Findbehelfe sind den Benutzern nicht zugänglich. (7.3) Benutzung des Archivraumes: Den Weisungen des Aufsichtspersonals ist Folge zu leisten. (7) Durchführung und Benutzung (7.1) Benutzungsanträge Jeder Benutzer hat die Benutzungsgenehmigung schriftlich auf den hierzu ausgegebenen Formularen (s. Anlage 1) zu beantragen und den Benutzungszweck genau anzugeben. Mit seiner Unterschrift hat der Antragsteller die Archivordnung anerkannt. Auf Verlangen hat sich der Benutzer dem Gemeindepersonal über seine Person auszuweisen. In begründeten Fällen kann die Benutzungserlaubnis wieder entzogen werden. -Synopsea) gegen den Zweck der Benutzung schwerwiegende Bedenken bestehen oder schutzwürdige Belange des Staates, von Gebietskörperschaften oder ihren Organisationseinheiten oder Interessen von Einzelpersonen gefährdet werden könnten oder Rechtsvorschriften über Geheimhaltung verletzt würden, b) der Hauptzweck der Benutzung durch Einsichtnahme in Sekundarquellen erreicht werden kann, c) die Archivalien gleichzeitig durch die Gemeinde Kall benötigt werden d) durch die Benutzung der Ordnungsoder Erhaltungszustand der Archivalien gefährdet würde oder e) durch die Benutzung ein unverhältnismäßiger Verwaltungsaufwand entstehen würde (2) Die Benutzungsgenehmigung kann insbesondere aus Gründen des Datenschutzes und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Dritter - mit Auflagen verbunden werden (z.B. bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln oder das Manuskript vor einer Veröffentlichung zur Einsicht vorzulegen) (3) Die Genehmigung ist zu entziehen, wenn Gründe bekannt werden, die zu einer Einschränkung oder Versagung nach Abs. 1 geführt hätten oder der Benutzer gegen die Archivsatzung verstoßen hat bzw. erteilte Auflagen nicht eingehalten worden sind (4) Die Genehmigung ist auch zu entziehen, wenn der Benutzer Archivunterlagen entwendet, unsachgemäß behandelt, beschädigt, verändert oder deren innere Ordnung stört § 8 Schutzfristen und deren Verkürzung (1) Archivgut amtlicher Herkunft, das im Archiv der Gemeindeverwaltung Kall verwahrt wird, kann im Regelfall 30 Jahre nach Schließung der Unterlagen benutzt werden. Diese und weitere Schutzfristen ergeben sich aus § 7 ArchivG NW (2) Über Anträge zur Verkürzung der Schutzfristen nach § 7 Abs. 6 ArchivG NW entscheidet der Bürgermeister -Synopse§ 9 Veröffentlichungen und Reproduktionen 1) Von den vorgelegten Archivunterlagen können in begrenztem Umfang auf Kosten der Benutzer Kopien angefertigt werden, soweit der Erhaltungszustand der Archivunterlagen dies erlaubt. Ein Anspruch auf Reproduktion besteht nicht (7.6) Reproduktionen Kopien, Lichtbildaufnahmen oder sonstige Reproduktionen bedürfen vor ihrer Anfertigung der Genehmigung. Derartige Reproduktionen dürfen nur für den freigegebenen Zweck unter Angabe der Quelle verwendet werden. Das Uhrreberrecht verbleibt bei der Gemeinde. Nur die Anfertigung von Abschriften und Auszügen aus Archivalien durch den Benutzer ist mit der Erteilung der Benutzungserlaubnis gegeben. (2) Die Archivalien dürfen nur unter Aufsicht oder vom Archivpersonal selbst reproduziert werden (3) Soweit die zu reproduzierenden Archivalien Bestandteil aus privaten Sammlungen sind, sind die entsprechenden Vereinbarungen mit den Archiveigentümern anzuwenden (4) Der Benutzer ist verpflichtet, von jeder Veröffentlichung, die wesentlich auf der Benutzung von Archivunterlagen im Gemeindearchiv Kall beruht, ein Belegstück abzuliefern (10) Veröffentlichungen: Die Veröffentlichung der aus den zur Benutzung vorgelegten Archivalien gewonnen Kenntnisse durch Vortrag, Schrift oder Druck ist gestattet. Von jeder gedruckten Veröffentlichung oder sonstigen Vervielfältigung, die unter Verwendung von Archivalien des Archivs erstellt wird, ist mindestens ein Belegstück sogleich nach Erscheinen unaufgefordert und kostenlos dem Archiv zu überlassen. Bei Veröffentlichungen sind stets die benutzten Archivalien anzugeben. (5) Beruht die Arbeit nur teilweise auf Archivgut des Gemeindearchivs, so hat der Benutzer dem Archiv die Drucklegung mit den genauen bibliografischen Angaben anzuzeigen und ihm kostenlos Kopien der entsprechenden Seiten zur Verfügung zu stellen Wenn die Archivberatungsstelle Rheinland durch Hinweise, Mithilfe oder sonstige zweckdienliche Förderung zu der Veröffentlichung beigetragen hat, ist auch dieser ein Belegexemplar zu überlassen. (6) Wird die Arbeit in einem elektronischen Netzwerk (z.B. Internet) veröffentlicht, so hat der Benutzer dem Gemeindearchiv unaufgefordert die entsprechende Adresse mitzuteilen. Bei zugangsbeschränkten Angeboten ist dem Gemeindearchiv kostenloser Zugriff zur Sicherung eines Belegexemplars in elektronischer Form zu gewähren (7) Bei der Veröffentlichung aus dem Archivgut gewonnener Erkenntnisse ist die Belegstelle anzugeben, die Wiedergabe von Archivalien in Publikationen bedarf darüber hinaus der Genehmigung durch das Gemeindearchiv. Die Quellenangabe ist wie folgt vorzunehmen: Gemeindearchiv Kall, Bestandsname, Archivsignatur -Synopse§ 10 Auswärtige Benutzung/Ausleihe und Versendung In besonderen begründeten Fällen besteht bei genehmigten Benutzungen die Möglichkeit, Archivunterlagen auf Kosten des Benutzers zur Einsichtnahme an andere hauptamtlich geleitete öffentliche Archive auszuleihen § 11 Kosten der Benutzung/Gebühren (1) Die Benutzung des Archivs ist gebührenfrei, soweit diese Satzung nichts anderes bestimmt. (2) Entstehende Sachkosten und Kosten für Sonderleistungen (z.B. für Reproduktionen, Versand- und Portokosten, erhebliche Hilfeleistungen bzw. besondere Inanspruchnahme des Personals, umfängliche Recherchen für schriftliche Auskünfte) sowie Gebühren für die Nutzung des Gemeindearchivs zu kommerziellen Zwecken werden nach der Verwaltungsgebührensatzung der Gemeinde Kall in der jeweils gültigen Fassung berechnet. (7.7) Auswärtiger Leihverkehr Archivgut kann auf schriftlichen Antrag an auswärtige Archive und öffentliche Bibliotheken versandt werden, wenn der beabsichtigte Zweck nicht auf dem Wege der fotografischen Vervielfältigung erreicht werden kann und wenn dort eine ordnungsgemäße Benutzung in den Diensträumen unter Aufsicht und eine diebes- und feuersichere Aufbewahrung gewährleistet sind. Ein Anspruch auf Versendung besteht nicht. Kosten für Versand, Versicherung usw. trägt der Benutzer. Die Leifrist soll 4 Wochen nicht überschreiten. Auf Antrag kann das Archiv Archivgut auswärtiger Archive annehmen und dem Benutzer im Rahmen der Archivordnung vorlegen. (8) Entgelt Für die Benutzung des Archivs wird ein Entgeld nach der Verwaltungsgebührensatzung für die Gemeinde Kall erhoben. Das Entgelt berechnet sich nach der Dauer der Benutzung sowie nach Art, Zahl und Dauer der sonstigen Leistungen des Archivs. (3) Die Gebühren für Sonderleistungen und kommerzielle Nutzung sind unter Berücksichtigung des Benutzungszwecks nach dem Zeit-, Personal- und Sachaufwand, der dem Gemeindearchiv verursacht wird, zu bestimmen (4) Über die Befreiung von der Gebührenerhebung oder einen Rabatt auf die Erhebung der in der Verwaltungsgebührenordnung genannten Gebühren entscheidet der Bürgermeister nach billigem Ermessen Für nachweisbare wissenschaftliche und heimatkundliche Forschungen sowie für Amts- und Rechtshilfesachen wird kein Entgelt erhoben. Von der Erhebung eines Entgelts kann abgesehen werden, wenn angewandte Zeit und Mühe nur geringfügig sind. Auslagen sind zu erstatten. § 12 Ordnungsvorschriften (7.4) Haftung des Benutzer -Synopse(1) Die Archivalien können nur in den Diensträumen des Gemeindearchivs nach Terminabsprache während der festgesetzten Öffnungszeiten unter Aufsicht eingesehen werden (9) Entnahme der Archivalien: Archivalien dürfen nur durch einen Bediensteten des Schul-, Kulturund Sportamtes ausgegeben und nach Rückgabe wieder eingelegt werden. Ausgabe und Rückgabe sind in einem Entnahmebuch (s. Anlage 2) zu vermerken. Bei Entnahme von Archivalien ist an der betreffenden Stelle ein Zettel (s. Anlage 3) einzulegen, auf dem die Nummer des entnommen Stückes, der Tag der Entnahme und der Name des Benutzers, das Amt bzw. die Abteilung, dem er angehört, zu vermerken sind. Entnommene Archivalien sind daraufhin zu prüfen, ob sie mit Umschlägen und den zutreffenden Signaturen versehen sind. Über die aus dem ARchiv entnommenen Stücke ist eine Kontrolle (s.Anlage 2) zu führen. (2) Der Benutzer ist im Umgang mit den Das Archivgut ist schonend zu behandeln und nach ausgehändigten Archivalien zur Sorgfalt Benutzung unversehrt zurückgegeben. verpflichtet und haftet auch für Schäden, die durch Fahrlässigkeit entstehen. Die Benutzungserlaubnis kann bei Nichtbeachtung mit sofortiger Wirkung widerrufen werden (3) Jede Veränderung der Archivalien und ihrer Ordnung (Anbringen von Vermerken, Anstreichungen, Entfernung und Beschädigung von Schriftstücken, Zeichnungen, Siegeln, Marken etc.) ist verboten Jede Veränderung an Archivalien (Vermerke, Anstreichungen, Anwendung von chemischen Mitteln, Entfernung von Schriftstücken, Zeichnungen, Siegelmarken usw.) ist streng untersagt. (4) Der Benutzer haftet für alle von ihm verursachten Beschädigungen, Veränderungen oder Verluste § 13 Inkrafttreten Diese Satzung tritt am Tage nach Ihrer Bekanntmachung in Kraft Die Benutzer sind für Beschädigungen oder Verluste an dem von ihnen ausgeliehenen Archivgut haftbar. § 13 Inkrafttreten Die Archivordnung tritt am 01. Januar 1983 in Kraft.