Allgemeine Vorlage (Interkommunale Zusammenarbeit „Abfallentsorgung“ hier: EU-weite öffentliche Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen zum 01.01.2013 und Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung)

Gemeinde Kall Vorlagen-Nr. Sitzungstermin Der Bürgermeister 72/2011 24.05.2011 FBL: SB: Federführung: Fachbereich I An den Rat mit der Bitte um X öffentliche Sitzung Herr Heller Herr Monschau Beschlussfassung Mitzeichnung durch Bürgermeister Kenntnisnahme Beigeordneter Haushaltsmäßige Auswirkungen: Fachbereichsleiter Vorlage berührt nicht den Haushalt. X Mittel verfügbar bei PSK 110537000 / 528 1240 über-/außerplanmäßige Aufwendungen/ Auszahlungen erforderlich bei PSK Deckung erfolgt durch PSK 469.200 Euro Sachbearbeiter Euro Kämmerer, wenn haushaltsrechtl. Auswirkungen: TOP 4 Interkommunale Zusammenarbeit „Abfallentsorgung“ hier: EU-weite öffentliche Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen zum 01.01.2013 und Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung Beschlussvorschlag: Gemäß Empfehlung des Ausschusses für Liegenschaften, Forst und Umwelt vom 12.05.2011 – TOP 3 – beschließt der Rat, a) die mit der Fa. Schönmackers Umweltdienste GmbH & Co. KG bestehenden Verträge zur Abfallentsorgung bis zum 30.06.2012 mit Wirkung zum 31.12.2012 zu kündigen, b) die Abfallentsorgungsdienstleistungen zum 01.01.2013 europaweit im Rahmen der beiliegenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen den Städten und Gemeinden Bad Münstereifel, Blankenheim, Dahlem, Hellenthal, Kall, Mechernich, Schleiden, Weilerswist und Zülpich über gemeinsame Regelungen bei der Abfallsammlung und –beförderung öffentlich auszuschreiben, c) die Durchführung der gemeinsamen Ausschreibung der Unternehmensberatung Schmidt/Bechtle GmbH, Herdecke, zu übertragen. Die entstehenden Kosten werden auf die teilnehmenden Kommunen (ca. 5.000,-- bis 6.000,-- € je Kommune) aufgeteilt. Sachdarstellung: Mit Beschluss des Rates vom 07.11.2000 wurde der Vertrag über die Durchführung der öffentlichen Abfallentsorgung in der Gemeinde Kall mit der Fa. Elsen Entsorgung GmbH, Blankenheim, - jetzt Schönmackers Umweltdienste GmbH & Co KG in Kempen - bis zum 31.12.2006 verlängert. Der Vertrag verlängert sich seitdem weiter jeweils um ein Jahr, wenn er nicht 6 Monate vorher gekündigt wird. Vorlagen-Nr. 72/2011 Seite 2 Über eine Kündigung des Vertrages und eine neue Ausschreibung ist zu beraten und zu beschließen. Um möglichst günstige Preise zu erreichen, wurde von mehreren Kommunen des Kreises Euskirchen in Erwägung gezogen, eine gemeinsame Ausschreibung durchzuführen. Die im Jahre 2006 geplante interkommunale Ausschreibung ist durch den Ausstieg von beteiligten Kommunen bisher gescheitert. Interkommunale Zusammenarbeit Zwischenzeitlich wurde die Möglichkeit der Interkommunalen Zusammenarbeit in mehreren Bürgermeisterkonferenzen nochmals erörtert. Letztmalig wurde in der Bürgermeisterkonferenz am 28.03.2011 die Vorgehensweise von allen Teilnehmern bekräftigt. An dieser Interkommunalen Zusammenarbeit nehmen neben der Gemeinde Kall die Kommunen Bad Münstereifel, Blankenheim, Dahlem, Hellenthal, Mechernich, Schleiden, Weilerswist und Zülpich teil. Insbesondere wurde darüber beraten, ob es zweckmäßig und wirtschaftlich ist, künftig bei der Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen (Sammlung und Transport von Abfällen) zusammenzuarbeiten. In diesem Zusammenhang sollte Folgendes sichergestellt bzw. geprüft werden: Können Kommunen die jeweiligen Leistungen gemeinsam ausschreiben ? Kann bei einer gemeinsamen Ausschreibung sichergestellt werden, dass die jeweiligen Besonderheiten einer Kommune (Leistungsangebot, Nähe zur Deponie) Berücksichtigung finden? Kann sichergestellt werden, dass diese spezifischen Leistungen/Besonderheiten einzelner Kommunen, welche ggfs. kostensteigernd wirken, nicht durch andere mitgetragen werden ? Bleibt die Möglichkeit einer getrennten Abrechnung für jede Kommune erhalten ? Welche Einsparmöglichkeiten ergeben sich bei einer gemeinsamen Ausschreibung ? Zur Vorbereitung einer Entscheidungsfindung wurde im Dezember 2010 die Schmidt/Bechtle GmbH, Herdecke, mit der Erstellung einer entsprechenden gutachterlichen Stellungnahme beauftragt. Die Beantwortung der o.a. Fragen ergibt sich aus dem nachfolgenden Zwischenergebnis. Zwischenergebnis Als Ergebnis der gutachterlichen Stellungnahme kann folgendes festgehalten werden:  Eine gemeinsame Ausschreibung mehrerer Kommunen kann so gestaltet werden, dass sowohl eine gemeindespezifische Leistungsbeschreibung als auch Abrechnung gewährleistet wird.  Eine gemeinsame Ausschreibung bietet unter Berücksichtigung der heutigen Vertragspreise die Möglichkeit, günstige Angebotspreise zu erzielen. Der spätere Auftragswert hängt jedoch im Einzelnen noch von den auszuschreibenden Leistungsdetails je Kommune ab, insoweit auch die zu erwartende Kostenreduzierung der gemeinsamen Ausschreibung.  Der Verwaltungsaufwand zur Abwicklung der notwendigen Ausschreibungen kann bei einer Zusammenarbeit deutlich verringert werden. Vorlagen-Nr. 72/2011  Seite 3 Wesentlich für ein gutes Ausschreibungsergebnis sind zudem auch eine ausreichende Vertragslaufzeit (8 Jahre) sowie eine frühzeitige Durchführung eines Vergabeverfahrens (Beginn ca. 1,5 Jahre vor Leistungsbeginn). Zur Abwicklung eines entsprechenden Vergabeverfahrens ist vorab eine Regelung zur künftigen Zusammenarbeit zu finden. Hierbei muss eine der beteiligten Kommunen zumindest die operative Abwicklung des Vergabeverfahrens übernehmen. Hierzu hat sich zwischenzeitlich die Stadt Mechernich bereit erklärt. Handlungsvorschlag Die kommunale Zusammenarbeit bedarf eines formalen Rahmens und ist von den Räten der teilnehmenden Kommunen entsprechend politisch zu beschließen. Prinzipiell kommen zwei Formen einer kommunalen Zusammenarbeit in Frage: o Bildung einer kommunalen Arbeitsgemeinschaft zur Abwicklung des Vergabeverfahrens. Hierbei bleibt jede Kommune für sich Auftraggeber. Nur die Funktion der ausschreibenden Stelle wird stellvertretend durch eine Kommune wahrgenommen. o Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit formaler Aufgabenübertragung der Aufgaben auf einen Partner; in diesem Falle die Stadt Mechernich. Bei einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ist die übernehmende Kommune (Stadt Mechernich) Aufgabenträger für die ausgeschriebenen Leistungen und zusätzlich ausschreibende Stelle. Die Stadt Mechernich führt für alle teilnehmenden Kommunen die öffentliche Ausschreibung als eine Gesamtausschreibung durch und vergibt auch den entsprechenden Gesamtauftrag. Hinweis: Das Satzungsrecht sowie die Festsetzung bleiben weiterhin in der Entscheidungshoheit der jeweiligen Kommune. Dies wird auch noch mal in der örV dargestellt. Durch den Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung sind die Kommunen an das Verfahren gebunden; ein Ausscheiden ist nicht möglich. Bewertung Vergaberechtlich ist zu beachten, dass, unter Berücksichtigung mittelständischer Interessen der Bieter, eine Zusammenfassung von Leistungen nur den Ausnahmefall darstellen soll und entsprechend technisch und wirtschaftlich zu begründen ist. Diese Begründung ist einfacher bzw. der Begründungszwang entfällt in Teilen, wenn die Aufgabe auf einen Partner im Rahmen einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung übertragen wird. Aus diesem Grunde empfiehlt die Beraterfirma den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung, welche eine formale Aufgabenübertragung auf einen Partner vorsieht (sh. Anlage). Hierbei bleibt jedoch der Gebühreneinzug auf Grundlage der jeweiligen Satzung unverändert Aufgabe jeder einzelnen Gebietskörperschaft. Auch die Abrechnung der Unternehmerleistungen erfolgt mit jeder Kommune gesondert. Die örV wird nach Zustimmung der politischen Gremien, über den Kreis an die Bezirksregierung Köln sowie an den Städte- und Gemeindebund zur Prüfung weitergereicht. Vorlagen-Nr. 72/2011 Seite 4 Leistungskatalog Abfallentsorgung: Kall bisher geplante Ausschreibung 14-tägige Leerung der grauen Restabfallgefäße wie bisher wie bisher 14-tägige Leerung der braunen Bioabfallgefäße wie bisher wie bisher Vierwöchentliche Leerung der PPK – Tonnen und zusätzliche Bündel unter Mitwirkung der örtlichen Vereine –Ladertätigkeit- wie bisher wie bisher 3-mal jährlich Entsorgung von Grünabfällen (Hecken-, Baumu. Strauchschnitt) gebündelt sowie kleinere Äste u. Blätter in neutralen Papiersäcken) Sammlung – Frühjahr und Herbst wie bisher 2 x jährlich Entsorgung von Sperrmüll (auf Abruf) wie bisher wie bisher Entsorgung von Elektrogroßgeräten (auf Abruf) wie bisher wie bisher Entsorgung von Elektrokleingeräten (auf Abruf) (oder andere organisatorische Sammlung durch Entsorger) wie bisher wie bisher wie bisher wie bisher Entsorgung von Schadstoffen / Sondermüll mittels Schadstoffmobil 2-mal jährlich nach Bezirke Aufteilung der zu vergebenden Leistungen in Lose Los 1: Sammlung und Transport von Restmüll, Biomüll und PPK Gebietslos 1 Los 2: Sammlung und Transport von Restmüll, Biomüll und PPK Gebietslos 2 Los 3: Sammlung und Transport von Sperrmüll (inkl. Altholz und Elektrogeräte) und Grüngut Fachlos 1 Los 4: Schadstoffsammlung Fachlos 2 Los 5: Verwertung von PPK aus der „Blauen Tonne“ (unter Vorbehalt auf den Beschluss des Kreistages zur Übertragung der PPK – Verwertung auf die Kommunen, Sitzung am 08.06.2011). Welche Kommunen in die jeweiligen Gebietslose eingeordnet werden, steht zur Zeit noch nicht endgültig fest. Die Bestrebungen der Verwaltungen gehen dahin, gemeinsame Gebietslose für die Kommunen Weilerswist, Mechernich und Zülpich (insgesamt ca. 64.000 Einwohner), und für die Kommunen Bad Münstereifel, Blankenheim, Dahlem, Kall, Hellenthal und Schleiden ( ca. 65.000 Einwohner) zu bilden. Die Angelegenheit wird in der Sitzung des Ausschusses für Liegenschaften, Forst und Umwelt am 12.05.2011 - TOP 3 - vorberaten. Über das Ergebnis wird in der Sitzung berichtet. Vorlagen-Nr. 72/2011 Seite 5 Vorlagen-Nr. 72/2011 Seite 6 Gemeinde Kall Vorlagen-Nr. Sitzungstermin Der Bürgermeister 72/2011 12.05.2011 FBL: SB: Federführung: Fachbereich I An den Ausschuss für Liegenschaften, Forst und Umwelt mit der Bitte um X öffentliche Sitzung Herr Heller Herr Monschau Beschlussfassung Mitzeichnung durch Fassung eines Empfehlungsbeschlusses an den Rat Bürgermeister Kenntnisnahme Beigeordneter Haushaltsmäßige Auswirkungen: Fachbereichsleiter Vorlage berührt nicht den Haushalt. X Mittel verfügbar bei PSK 110537000 / 528 1240 über-/außerplanmäßige Aufwendungen/ Auszahlungen erforderlich bei PSK Deckung erfolgt durch PSK 469.200 Euro Sachbearbeiter Euro Kämmerer, wenn haushaltsrechtl. Auswirkungen: TOP 3 Interkommunale Zusammenarbeit „Abfallentsorgung“ hier: EU-weite öffentliche Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen zum 01.01.2013 und Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung Beschlussvorschlag: Der Ausschuss für Liegenschaften, Forst und Umwelt empfiehlt dem Rat, a) die mit der Fa. Schönmackers Umweltdienste GmbH & Co. KG bestehenden Verträge zur Abfallentsorgung bis zum 30.06.2012 mit Wirkung zum 31.12.2012 zu kündigen, b) die Abfallentsorgungsdienstleistungen zum 01.01.2013 europaweit im Rahmen der beiliegenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen den Städten und Gemeinden Bad Münstereifel, Blankenheim, Dahlem, Hellenthal, Kall, Mechernich, Schleiden, Weilerswist und Zülpich über gemeinsame Regelungen bei der Abfallsammlung und –beförderung öffentlich auszuschreiben, c) Die Durchführung der gemeinsamen Ausschreibung wird der Unternehmensberatung Schmidt/Bechtle GmbH, Herdecke, übertragen. Die entstehenden Kosten werden auf die teilnehmenden Kommunen (ca. 5.000,-- bis 6.000,-- € je Kommune) aufgeteilt. Sachdarstellung: Mit Beschluss des Rates vom 07.11.2000 wurde der Vertrag über die Durchführung der öffentlichen Abfallentsorgung in der Gemeinde Kall mit der Fa. Elsen Entsorgung GmbH, Blankenheim, - jetzt Schönmackers Umweltdienste GmbH & Co KG in Kempen - bis zum 31.12.2006 verlängert. Der Vertrag verlängert sich seitdem weiter jeweils um ein Jahr, wenn er nicht 6 Monate vorher gekündigt wird. Vorlagen-Nr. 72/2011 Seite 7 Über eine Kündigung des Vertrages und eine neue Ausschreibung ist zu beraten und zu beschließen. Um möglichst günstige Preise zu erreichen, wurde von mehreren Kommunen des Kreises Euskirchen in Erwägung gezogen, eine gemeinsame Ausschreibung durchzuführen. Die im Jahre 2006 geplante interkommunale Ausschreibung ist durch den Ausstieg von beteiligten Kommunen bisher gescheitert. Interkommunale Zusammenarbeit Zwischenzeitlich wurde die Möglichkeit der Interkommunalen Zusammenarbeit in mehreren Bürgermeisterkonferenzen nochmals erörtert. Letztmalig wurde in der Bürgermeisterkonferenz am 28.03.2011 die Vorgehensweise von allen Teilnehmern bekräftigt. An dieser Interkommunalen Zusammenarbeit nehmen neben der Stadt Zülpich die Kommunen Bad Münstereifel, Blankenheim, Dahlem, Hellenthal, Kall, Mechernich, Schleiden und Weilerswist teil. Insbesondere wurde darüber beraten, ob es zweckmäßig und wirtschaftlich ist, künftig bei der Ausschreibung von Entsorgungsdienstleistungen (Sammlung und Transport von Abfällen) zusammenzuarbeiten. In diesem Zusammenhang sollte Folgendes sichergestellt bzw. geprüft werden: Können Kommunen die jeweiligen Leistungen gemeinsam ausschreiben ? Kann bei einer gemeinsamen Ausschreibung sichergestellt werden, dass die jeweiligen Besonderheiten einer Kommune (Leistungsangebot, Nähe zur Deponie) Berücksichtigung finden? Kann sichergestellt werden, dass diese spezifischen Leistungen/Besonderheiten einzelner Kommunen, welche ggfs. kostensteigernd wirken, nicht durch andere mitgetragen werden ? Bleibt die Möglichkeit einer getrennten Abrechnung für jede Kommune erhalten ? Welche Einsparmöglichkeiten ergeben sich bei einer gemeinsamen Ausschreibung ? Zur Vorbereitung einer Entscheidungsfindung wurde im Dezember 2010 die Schmidt/Bechtle GmbH, Herdecke, mit der Erstellung einer entsprechenden gutachterlichen Stellungnahme beauftragt. Die Beantwortung der o.a. Fragen ergibt sich aus dem nachfolgenden Zwischenergebnis. Zwischenergebnis Als Ergebnis der gutachterlichen Stellungnahme kann folgendes festgehalten werden:  Eine gemeinsame Ausschreibung mehrerer Kommunen kann so gestaltet werden, dass sowohl eine gemeindespezifische Leistungsbeschreibung als auch Abrechnung gewährleistet wird.  Eine gemeinsame Ausschreibung bietet unter Berücksichtigung der heutigen Vertragspreise die Möglichkeit, günstige Angebotspreise zu erzielen. Der spätere Auftragswert hängt jedoch im Einzelnen noch von den auszuschreibenden Leistungsdetails je Kommune ab, insoweit auch die zu erwartende Kostenreduzierung der gemeinsamen Ausschreibung.  Der Verwaltungsaufwand zur Abwicklung der notwendigen Ausschreibungen kann bei einer Zusammenarbeit deutlich verringert werden. Vorlagen-Nr. 72/2011  Seite 8 Wesentlich für ein gutes Ausschreibungsergebnis sind zudem auch eine ausreichende Vertragslaufzeit (8 Jahre) sowie eine frühzeitige Durchführung eines Vergabeverfahrens (Beginn ca. 1,5 Jahre vor Leistungsbeginn). Zur Abwicklung eines entsprechenden Vergabeverfahrens ist vorab eine Regelung zur künftigen Zusammenarbeit zu finden. Hierbei muss eine der beteiligten Kommunen zumindest die operative Abwicklung des Vergabeverfahrens übernehmen. Hierzu hat sich zwischenzeitlich die Stadt Mechernich bereit erklärt. Handlungsvorschlag Die kommunale Zusammenarbeit bedarf eines formalen Rahmens und ist von den Räten der teilnehmenden Kommunen entsprechend politisch zu beschließen. Prinzipiell kommen zwei Formen einer kommunalen Zusammenarbeit in Frage: o Bildung einer kommunalen Arbeitsgemeinschaft zur Abwicklung des Vergabeverfahrens. Hierbei bleibt jede Kommune für sich Auftraggeber. Nur die Funktion der ausschreibenden Stelle wird stellvertretend durch eine Kommune wahrgenommen. o Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit formaler Aufgabenübertragung der Aufgaben auf einen Partner; in diesem Falle die Stadt Mechernich. Bei einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ist die übernehmende Kommune (Stadt Mechernich) Aufgabenträger für die ausgeschriebenen Leistungen und zusätzlich ausschreibende Stelle. Die Stadt Mechernich führt für alle teilnehmenden Kommunen die öffentliche Ausschreibung als eine Gesamtausschreibung durch und vergibt auch den entsprechenden Gesamtauftrag. Hinweis: Das Satzungsrecht sowie die Festsetzung bleiben weiterhin in der Entscheidungshoheit der jeweiligen Kommune. Dies wird auch noch mal in der örV dargestellt. Durch den Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung sind die Kommunen an das Verfahren gebunden; ein Ausscheiden ist nicht möglich. Bewertung Vergaberechtlich ist zu beachten, dass, unter Berücksichtigung mittelständischer Interessen der Bieter, eine Zusammenfassung von Leistungen nur den Ausnahmefall darstellen soll und entsprechend technisch und wirtschaftlich zu begründen ist. Diese Begründung ist einfacher bzw. der Begründungszwang entfällt in Teilen, wenn die Aufgabe auf einen Partner im Rahmen einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung übertragen wird. Aus diesem Grunde empfiehlt die Beraterfirma den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung, welche eine formale Aufgabenübertragung auf einen Partner vorsieht (sh. Anlage). Hierbei bleibt jedoch der Gebühreneinzug auf Grundlage der jeweiligen Satzung unverändert Aufgabe jeder einzelnen Gebietskörperschaft. Auch die Abrechnung der Unternehmerleistungen erfolgt mit jeder Kommune gesondert. Die örV wird nach Zustimmung der politischen Gremien, über den Kreis an die Bezirksregierung Köln sowie an den Städte- und Gemeindebund zur Prüfung weitergereicht. Vorlagen-Nr. 72/2011 Seite 9 Leistungskatalog Abfallentsorgung: Kall bisher geplante Ausschreibung 14-tägige Leerung der grauen Restabfallgefäße wie bisher wie bisher 14-tägige Leerung der braunen Bioabfallgefäße wie bisher wie bisher Vierwöchentliche Leerung der PPK – Tonnen und zusätzliche Bündel unter Mitwirkung der örtlichen Vereine –Ladertätigkeit- wie bisher wie bisher 3-mal jährlich Entsorgung von Grünabfällen (Hecken-, Baumu. Strauchschnitt) gebündelt sowie kleinere Äste u. Blätter in neutralen Papiersäcken) Sammlung – Frühjahr und Herbst wie bisher 2 x jährlich Entsorgung von Sperrmüll (auf Abruf) wie bisher wie bisher Entsorgung von Elektrogroßgeräten (auf Abruf) wie bisher wie bisher Entsorgung von Elektrokleingeräten (auf Abruf) (oder andere organisatorische Sammlung durch Entsorger) wie bisher wie bisher wie bisher wie bisher Entsorgung von Schadstoffen / Sondermüll mittels Schadstoffmobil 2-mal jährlich nach Bezirke Aufteilung der zu vergebenden Leistungen in Lose Los 1: Sammlung und Transport von Restmüll, Biomüll und PPK Gebietslos 1 Los 2: Sammlung und Transport von Restmüll, Biomüll und PPK Gebietslos 2 Los 3: Sammlung und Transport von Sperrmüll (inkl. Altholz und Elektrogeräte) und Grüngut Fachlos 1 Los 4: Schadstoffsammlung Fachlos 2 Los 5: Verwertung von PPK aus der „Blauen Tonne“ (unter Vorbehalt auf den Beschluss des Kreistages zur Übertragung der PPK – Verwertung auf die Kommunen, Sitzung am 08.06.2011). Welche Kommunen in die jeweiligen Gebietslose eingeordnet werden, steht zur Zeit noch nicht endgültig fest. Die Bestrebungen der Verwaltungen gehen dahin, gemeinsame Gebietslose für die Kommunen Weilerswist und Mechernich (insgesamt ca. 64.000 Einwohner), und für die Kommunen Bad Münstereifel, Blankenheim, Dahlem, Kall, Hellenthal und Schleiden ( ca. 65.000 Einwohner) zu bilden. Für Fragen und zu weiterem Informationsbedarf wird ein leitender Mitarbeiter der Unternehmensberatung Schmidt/Bechtle in der Sitzung anwesend sein.