Beschlusstext (Der Rat der Stadt Bedburg stellt den beigefügten Entwurf des Jahresabschlusses 2011 gemäß § 95 Abs. 3 Satz 2 GO NRW fest)

STADT Bedburg Der Ausschussvorsitzende Beschluss zur 5. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am Donnerstag, den 15.11.2012. Sitzungsbeginn: 18:00 Uhr Sitzungsende: TOP Betreff 2 Prüfung des Jahresabschlusses des Haushaltsjahres 2011 18:53 Uhr Herr Offergeld von der BDO trägt, unterstützt von einer „Power-Point“-Präsentation, eine Zusammenfassung der Prüfung unter Nennung der wesentlichen Eckpunkte vor (rd. 40 Minuten, bis 18:40 Uhr). Im Ausschuss herrscht Einigkeit, dass diese Präsentation der Niederschrift als Anlage beigefügt wird. Nach der Präsentation steht Herr Offergeld dem Ausschuss für Fragen zur Verfügung: Herr Bürgermeister Koerdt teilt mit, dass er kurz vor der Sitzung ein langes, ausgiebiges Telefonat mit dem Kreiskämmerer hatte. Dieses Telefonat veranlasst ihn – auch um sich selber abzusichern – Fragen zu stellen. Herr Koerdt bittet ausdrücklich, dies in der Niederschrift zu vermerken. Sodann stellt Herr Koerdt folgende – an Herrn Offergeld von der BDO gerichtete - Fragen: Bürgermeister Koerdt wörtlich: „Erstens: Ist die Aufgabenübernahme Jugendamt mit dem Rhein-Erft-Kreis umfassend abgewickelt? und zweitens: Können sie das auch ausdrücklich für die Übernahme von Forderungen und Verbindlichkeiten aus dem Jahre 2010 bestätigen – weil, wir unterhalten uns hier über den Jahresabschluss 2011“ Herr Offergeld, BDO, wörtlich: „Die Übernahme Jugendamt ist eine spannende Sache denn ich habe ja gerade gesagt dass wir uns das sehr genau angucken. Sie haben gerade die Forderungen und Verbindlichkeiten dargestellt. Im Grunde genommen ist es so – und ich sags jetzt einfach mal so wie ich es dann auch – wie wir es auch vorgefunden haben. Wir fragen natürlich schon, ´sind die Forderungen und Verbindlichkeiten lückenlos übernommen worden?´. Das heißt, wenn sie zum Beispiel Unterhaltsvorauszahlungen haben, wenn Väter / Mütter ihren Unterhaltsverpflichtungen nicht nachkommen und das Jugendamt tritt hier in Leistung dann ist es natürlich so dass vor dem 01.01.2011 das Kreisjugendamt das abgewickelt hat. So, das heißt also Zahlungen – das ist nur ein Beispiel für weitere – Zahlungen geleistet hat und natürlich dann auch eine Forderung gegenüber den Personen aufmachen muss und sagen muss das ist nur eine Unterhaltsvorauszahlung. Der Betroffene, der nicht gezahlt hat, da habe ich einen Anspruch gegen. Dem muss man dann auch gerecht werden. Diese Forderung – wenn sie nicht eingetrieben ist – besteht. Und wenn das Kreisjugendamt diese Forderung nicht eingetrieben hat, und man übergibt ihnen das Jugendamt, dann ist es natürlich eigentlich normal und zweckdienlich, wenn das Kreisjugendamt oder der Kreis ihnen mitteilt, also, ´Stadt Bedburg, ich hab hier noch eine Forderung, aus – in meinem Beispiel – Unterhaltsvorauszahlungen in Höhe von – ich sage mal ein Beispiel – einer halben Million. Hier hast du eine Liste, das ist Herr Müller, Frau Meier und so weiter. Dem kannst Du jetzt nachgehen. Du musst das übernehmen´. Theoretisch müsste man dann diesen Herrschaften auch mitteilen: ´Neuer Anspruchsnehmer ist jetzt die Stadt Bedburg und nicht mehr der Kreis´. Und wenn der Kreis das Geld bekommt, muss der Kreis eigentlich sicherstellen, dass das Geld zu ihnen kommt. Es ist schon so gewesen, dass der Kreis – ich sage das mal so offen – teilweise gar nicht in der Lage war, diese ganzen Forderungen und Verbindlichkeiten im Grunde genommen zu nennen, weil man hier in der Buchhaltung noch – ich sage mal, offensichtlich ein bisschen hinterherhinkt.“ Einwurf von Herrn Bürgermeister Koerdt wörtlich: „Wir machen Wortprotokoll!“ Herr Offergeld, BDO, wörtlich: „Jetzt muss ich aber aufpassen, was ich sage (lacht). Jetzt weiß ich auch, wer der Buhmann ist (lacht; die Ausschussmitglieder und der Bürgermeister lachen ebenfalls). Nein, also, das ist dann einfach so. Nur, man muss aber sagen, in der Regel sind das Altfälle. So, das sind also ganz alte Forderungen wo der Kreis in jede einzelne Akte einsteigen müsste und müsste sagen, ´naja, das Ding ist fünf, sieben, acht Jahre alt´ und selbst wenn wir die Forderungen – diese Altforderungen – kennen würden, dann wär ich als Wirtschaftsprüfer hingegangen und hätte gesagt, naja, - in meinem Beispiel – setzen wir mal die halbe Million Forderungen an, aber sind die auch werthaltig? Denn ich kann ja nur werthaltige Forderungen bilanzieren. Und wenn ich der Meinung bin, dass sind alte Forderungen, dann muss ich diese theoretisch direkt wieder abschreiben. Damit wären sie nicht weg. Sie bestehen weiter. Aber sie sind werthaltig abgeschrieben. Deswegen ist der Abschluss – selbst wenn wir die Forderungen so sagen wir mal jetzt nicht kennen – richtig, weil wertmäßig 500 EURO Forderung 500 EURO Abschreibung ist immer noch – es passt immer noch. Aber wir sind immer noch da dran und dabei, lückenlos diese Dinge abzufragen. Ich selbst habe auch beim Kreis nachgefragt, habe gefragt, ob die uns mal helfen, geht doch bestimmt irgendwie, kriegen wir hin, wir wissen ja was wir wollen,´ ihr habt doch das gleiche Software-Programm, das kennen wir, wir wissen, wie wir die Abfragen machen´. Fakt ist natürlich – das ist aber bei anderen Kreisen und anderen Kommunen auch so – also, das sage ich auch mal – die Jugendämter haben so ein – das ist jetzt nicht bös gemeint, ne, - so ein Eigenleben. Das heißt, die haben ihre Fälle, die sie bearbeiten und ihre Kladden und die sind ja auch unglaublich emsig, da sind ja auch schwierige Fälle dabei und problematische Einzelfälle dabei. Das kann man nicht alles softwaremäßig dann erfassen. Dass heißt die haben unglaublich viele einzelne Akten und so weiter aber wenn dann solche Menschen wie ich kommen, so ein reiner Zahlenmensch, der sagt, ja, der Einzelfall – die Herrschaften kenne ich ja nicht, aber ich würde jetzt ganz gerne mal wissen, was heißt dass denn zahlenmäßig, dann ist das aus einer Buchhaltung teilweise gar nicht ableitbar, sondern dann wird das in mühsamer Einzelarbeit rausgefischt, da wird gesagt, der kann eigentlich gar nicht zahlen, der ist ja schon weggezogen, und der hat eine einstweilige Verfügung abgegeben und so weiter. Beschluss der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 15.11.2012 Seite 2 Das sind Dinge, die man in einer Software vielleicht mühsamst erarbeiten kann und aufarbeiten kann, und deswegen ist es schwierig gewesen diese Forderungen und Verbindlichkeiten – ich sag jetzt mal in Gänze – sicherlich zu bekommen. Wir haben das immer wieder mal nachgefragt. Wir haben auch Daten. So ist das ja nicht, ne. Aber speziell zu diesen Unterhaltsvorauszahlungen, da weiß ich, dass es schwierig ist, weil einfach eine Aktenführung gegeben ist und keine EDVFührung. Da ist es so dann in der Art und Weise noch nicht erfolgt. Da sind wir noch dabei. Inwiefern das möglich ist, weiß ich nicht. Dafür kenne ich den Kreis auch noch nicht gut genug.“ Herr Bürgermeister Koerdt wörtlich: „Eine weitere Nachfrage. Die Erläuterung war ja erhellend für mich. Nach dem Gespräch erhellt sich mir jetzt etwas und ich möchte die Frage noch weiter konkretisieren: Halten sie es für möglich, nee, fangen wir anders an: Am 05.07. hat der Rhein-Erft-Kreis angeblich – so wie mir heute gesagt wurde – seine Eröffnungsbilanz beschlossen endgültig. Diese Eröffnungsbilanz ist aus mir nicht nachvollziehbaren Gründen bis heute nicht veröffentlicht und wir haben auch keine weitere Nachricht dazu erhalten. Halten sie es für möglich, dass wir aus dieser Eröffnungsbilanz zu einem Zeitpunkt X, den ich heute noch überhaupt nicht vorhersehen kann, auf einmal nicht werthaltige und bisher nicht bekannte angebliche Forderungen des Rhein-Erft-Kreises gegen uns erleben können?“ Herr Offergeld, BDO, wörtlich: „Herr Bürgermeister, ich kenne ja die Eröffnungsbilanz des Kreises nicht. Also, das ist natürlich jetzt für mich schwierig. Die Eröffnungsbilanz wird, nehme ich an, zum 01.01.2009 aufgestellt worden sein – letzter möglicher Termin. Das heißt, es sind ja alte Jahre. Wir sind jetzt hier in elf. Zum 01.01.2011 haben sie es übernommen. Im Grunde genommen müsste der Kreis ja hingegangen sein, wenn er seine Eröffnungsbilanz aufgestellt hat, und muss sich natürlich schon überlegt haben, welche Forderungen, welche Verbindlichkeiten habe ich gegenüber den handelnden Personen die jetzt bei diesem Jugendamt betroffen sind und müsste daher im Grunde auch eine Erfassung vorgenommen haben. Ob die das gemacht haben oder nicht, weiß ich nicht. Ich nehme an dass auch hier wahrscheinlich gewisse Schwierigkeiten gegeben sind. Da gibt es natürlich Begrifflichkeiten wie Wesentlichkeit und Wirtschaftlichkeit bei einer Aufstellung, das darf man auch nicht außer Acht lassen. Ich will da jetzt niemanden treten, dass ist gar nicht meine Aufgabe. Aber das kann ich natürlich nicht sagen, ob noch was kommt. Im Grunde genommen gehe ich jedoch davon aus, dass der Kreis das was er weiß und was er nachhalten kann sicherlich mitgeteilt hat. Das ist mir zumindest am Telefon so gesagt worden und mehr kann ich dazu eigentlich gar nicht sagen. Ich mein´, hinterher gewesen sind wir, weil es einfach nicht uninteressant ist, wenn man ein Jugendamt übernimmt, dass man alle Daten, alle Fakten übernimmt. Ich meine, man wird ja sicherlich auch die Mitarbeiter des Jugendamtes die dann – ich nehme an – mitgekommen sind, mitübernommen worden sind, die müssen ihre Fälle ja auch mitgebracht haben. Ich meine, die lassen ja nicht die Aktenlage – gehe ich mal davon aus – beim Kreishaus und fangen hier bei Null an. Man muss ja die Arbeit fortsetzen. Möglicherweise muss man dann hingehen und diese Aktenlage noch mal durchschauen. Aber, ich muss wirklich sagen, meine Einschätzung – ohne die Zahlen zu kennen – deswegen, diese Einschränkung muss ich dann auch machen – denke ich schon, dass das Fälle sind, die sowieso vermutlich nicht werthaltig sind. Ich kann aber – das ist aber jetzt was ich im Kopf habe, muss ich ehrlich sagen, sind die Unterhaltsvorauszahlungen. Wenn da noch irgendwelche anderen Dinge wären, die nicht bekannt sind, - was ich nicht annehme – dann mag das dann anders sein. Aber man kann natürlich auch nur mit dem arbeiten, was man hat. Unsere Einschätzung war natürlich, hat das eine Auswirkung auf den Jahresabschluss. So sind wir vorgegangen. Und das ist das, was wir auch zu testieren haben, was wir zu beurteilen haben. Und da haben wir schon gesagt – das war unsere Einschätzung – dass im Großen und Ganzen die wesentlichen Dinge alle enthalten sind und drin sind und wenn es hier und da eine Forderung, eine Verbindlichkeit gäbe, dann stellt sich die Frage, ob die werthaltig ist und ob sie dann bilanziell zu einer – irgendeine Auswirkung hat, und da Beschluss der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 15.11.2012 Seite 3 haben wir gesagt, nein, da gehen wir grundsätzlich von aus, dass das keine werthaltigen Forderungen sind. Wenn sie eine Forderung hätten, dann könnten sie diese natürlich auch eintreiben. Aber da bin ich der Meinung, dass ist relativ schwierig. Bei den Unterhaltsvorauszahlungen da gibt es ja unterschiedliche Zahlen das wird man dann in Bedburg dann auch irgendwann erleben wie erfolgreich so eine Eintreibung gerade in dem Bereich ist. Die sind nämlich gar nicht erfolgreich. Ich habe einen Kreis, der hat da extra für Mitarbeiter eingestellt, die liegen dann irgendwo bei 20 Prozent, so 23 Prozent, und rühmen sich – das ist positiv gemeint – dass sie so erfolgreich sind. Andere haben Grenzen, die sind so bei zehn. Also, da ist jetzt auch nicht so viel zu holen. Das sind in der Tat schwierige Einzelfälle und deswegen muss man sich auch bewusst sein. Aber ihre Anfrage kann ich nicht zur vollsten Zufriedenheit beantworten, weil ich deren Daten gar nicht kenne.“ Bürgermeister Koerdt wörtlich: „Doch, aber wir haben jetzt dokumentiert, das wir das Menschenmögliche getan haben. Dankeschön!“ Herr Offergeld (BDO) wörtlich: „Da haben wir drauf geachtet! (lacht verschmitzt)“ Da keine weiteren Fragen mehr gestellt werden, dankt Herr Vogelsang Herrn Offergeld im Namen des Ausschusses und verabschiedet ihn. Hierauf lässt Herr Vogelsang entsprechend dem Beschlussvorschlag abstimmen. Beschluss: Der Rechnungsprüfungsausschuss schließt sich dem Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Bedburg für das Haushaltsjahr 2011 der mit der Prüfung beauftragten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft BDO Deutsche Warentreuhand Aktiengesellschaft an. Als Ergebnis seiner Prüfung beschließt der Rechnungsprüfungsausschuss den den Sitzungsunterlagen als Anlage beigefügten uneingeschränkten Bestätigungsvermerk. Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Bedburg • den Jahresabschluss 2011 festzustellen, • dem Bürgermeister die Entlastung zu erteilen und • den Jahresfehlbetrag in Höhe von 7.388.379,92 € in Höhe von 5.852.565,83 Euro der Ausgleichsrücklage und in Höhe von 1.535.814,09 Euro der Allgemeinen Rücklage zu entnehmen. Abstimmungsergebnis: Einstimmig, 0 Enthaltung(en) Beschluss der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 15.11.2012 Seite 4