Beschlusstext (Satzung für das Archiv der Stadt Wesseling)

Stadt Wesseling Wesseling, den 27.03.2009 Der Bürgermeister BESCHLUSS aus der 19. Sitzung des Kultur- und Partnerschaftsausschusses vom Dienstag, den 10.03.2009 um 18:04 Uhr im Ratssaal, Neues Rathaus, 1. Obergeschoss. 6. Satzung für das Archiv der Stadt Wesseling Vorlagennummer: 24/2009 Der Kultur- und Partnerschaftsausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Wesseling folgenden Beschluss zu fassen: Satzung für das Archiv der Stadt Wesseling Aufgrund des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande NordrheinWestfalen vom 16. Mai 1989 (GV NW S 302), zuletzt geändert durch Artikel 69 des Gesetzes vom 5. April 2005 (GV NW S 306) und der §§ 7 und 41 Abs. 1 Buchstabe f) der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV NW S 666) zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 24. Juni 2008 (GV NW S. 514) hat der Rat der Stadt Wesseling in seiner Sitzung am folgende Satzung beschlossen: §1 Aufgaben des Stadtarchivs (1) Das Archiv hat die Aufgabe, zur Dokumentation der Geschichte der Stadt Wesseling wie zur Wahrung ihrer Rechte beizutragen und das bei den Dienststellen (künftig als Organisationseinheiten bezeichnet) angefallene Registraturgut, das zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt wird, zu bewerten und solches von bleibendem Wert zu übernehmen, zu verwahren, zu erhalten, zu erschließen und allgemein nutzbar zu machen. Das Archiv berät die Dienststellen bei der Verwaltung und Sicherung des Registraturgutes. (2) Das Archiv fördert die Erforschung und Darstellung der Geschichte, insbesondere der Geschichte des Wesselinger Raumes. Innerhalb dieser Aufgabe kann es Vereinbarungen mit Einzelpersonen, Verbänden und Vereinen sowie wissenschaftlichen Institutionen abschließen. (3) Das Archiv übernimmt auch Belegstücke sämtlicher Veröffentlichungen und amtlicher Druckschriften der Stadt Wesseling. Ihm sind die aus den Bibliotheken der einzelnen Organisationseinheiten ausgesonderten Bücher anzubieten. (4) Das Archiv übernimmt als ergänzende Dokumentationen zu den amtlichen Beständen auch Archivalien privater Herkunft und sammelt andere Schrift-, Druck-, Bild- und Tondokumente, soweit ein Sachzusammenhang mit dem Registraturgut der Stadt Wesseling besteht. §2 Registraturgut (1) Registraturgut im Sinne dieser Satzung sind insbesondere sämtliche bei der Erledigung der Dienstgeschäfte entstehenden analogen und digitalen Daten- und Informationsträger wie Dienstakten, Karteien, Amtsbücher, Magnetbänder und -platten, CDs, ADV-Ausdrucke, Fotos, Bilder, Pläne, Karten, Risse, Zeichnungen, Ton- und Bildaufzeichnungen einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme oder vergleichbare Hilfsmittel. (2) Nach erfolgter Abgabe an das Archiv gemäß § 3 wird das Registraturgut zu Archivgut. (3) Archivgut ist unveräußerlich. §3 Abgabe von Registraturgut (1) Die Organisationseinheiten prüfen in regelmäßigen Abständen, welche Teile ihres Registraturgutes für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen haben sie dieses Registraturgut dem Archiv vollständig anzubieten, eine Vernichtung oder eine Entnahme einzelner Vorgänge ist ohne Einwilligung des Archivs nicht zulässig. Die Entscheidung über den bleibenden Wert trifft das Archiv. Registraturgut, das dauerhaft aufzubewahren ist, kann als Archivgut ins Archiv übernommen werden, wenn es zur Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt wird. Es gilt die Dienstanweisung zu Aufbewahrung und Archivierung von Registraturgut bei der Stadt Wesseling in der jeweils gültigen Fassung. (2) Die Organisationseinheiten können in Sonderfällen mit dem Archiv ein anderes Verfahren vereinbaren. (3) Auch alle ausschließlich elektronisch geführten Unterlagen sind vor ihrer Löschung ebenfalls dem Archiv anzubieten. Bei elektronisch geführtem Registraturgut ist die Form der Darstellung bzw. Übernahme zwischen Archiv und Organisationseinheit abzustimmen. §4 Benutzung (1) Das Schriftgut ist in den ersten 30 Jahren nach Aktenschließung nur der abgebenden Organisationseinheit zugänglich. Über eine Verkürzung oder Verlängerung dieser Sperrfrist für die Benutzung durch Dritte entscheidet das Archiv, bzw. in strittigen Fällen der Bürgermeister. Diese Sperrfrist gilt nicht für solche Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren. (2) Nach Ablauf der Schutzfristen können die Archivalien im Rahmen der Benutzungsordnung des Archivs der Stadt Wesseling benutzt werden. §5 Inkrafttreten Diese Satzung tritt am Tage nach der Bekanntmachung im Amtsblatt der Stadt Wesseling in Kraft. Gleichzeitig tritt die Satzung für das Archiv der Stadt Wesseling vom 28. Oktober 1985 außer Kraft. Einstimmig, 0 Enthaltung(en) Beschluss der Sitzung des Kultur- und Partnerschaftsausschusses vom 10.03.2009 Seite 2