Beschlusstext (Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum 01.01.2013)

STADT Bedburg Der Ausschussvorsitzende Beschluss zur 20. Sitzung des Rates am Dienstag, den 22.05.2012. Sitzungsbeginn: 18:00 Uhr Sitzungsende: 20:05 Uhr TOP Betreff 2 Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes zum 01.01.2013 hier: Antrag des Ortsverbandes Bedburg von Bündnis 90/DIE GRÜNEN vom 25.01.2012 und ergänzende Anträge vom 22.03.2012 Vor Eintritt in den Tagesordnungspunkt gibt Bürgermeister Koerdt Herrn Matthias Pick von der KDVZ die Gelegenheit, im Rahmen einer Sitzungsunterbrechung das Verfahren des papierlosen Sitzungsdienstes sowie die Handhabung des iPad’s mittels der Applikation (App) iRich zu erläutern. Anschließend korrigiert Herr Pick das in der Sitzungsvorlage auf Seite 3 unterbreitete Angebot der KDVZ zum Mietkauf ‚SaaS’ dahingehend, dass die dort aufgeführten Pflege- und Wartungsgebühren i. H. v. 270,60 € bereits in den vorgenannten Beträgen enthalten seien und daher von der Gesamtsumme - 837,60 € - in Abzug zu bringen seien, so dass sich das Angebot hierzu insg. auf 567 € belaufe. Ergänzend hierzu führt er aus, dass die Testphase für fünf Personen und die Dauer von drei Monaten kostenfrei sei. Herr Zöphel lobt das Verfahren, da die App auch auf einem Laptop angewendet werden könne. Insgesamt seien die Kosten allerdings sehr hoch, so dass er dafür plädiere, nochmals mit dem Hersteller zu verhandeln. Herr Dr. Kippels erkundigt sich danach, ob es eine Preisstaffelung je nach Anzahl der Nutzer gebe und wie hoch die Kosten des Papierverbrauchs sowie der Hardwarekosten derzeit seien, um eine mögliche Einsparung beziffern zu können. Er schlägt vor, entsprechendes Zahlenmaterial dem Arbeitskreis für Haushaltskonsolidierung zu seiner 1. Sitzung am 24.05.2012 vorzulegen, um dann über die weitere Vorgehensweise zu entscheiden. Weiterhin regt er an, die Testphase ggf. auch mittels Laptops durchzuführen. Herr Pick erläutert, dass pro 5 Nutzer monatlich 10,18 € hinzukommen. Die restlichen Kosten blieben gleich. Nach entsprechender Abfrage erklären in der Sitzung 15 Ratsmitglieder, zukünftig den papierlosen Sitzungsdienst nutzen zu wollen. Frau Steinhäuser fragt nach den datenschutzrechtlichen Gefahren, die die Nutzung eines solchen Systems berge. Herr Pick erläutert, dass die Daten entsprechend verschlüsselt und die Software wie bei dem bisherigen Verfahren auch mittels Benutzerkennung und Passwort gesichert sei. Im übrigen gelten auch hier dieselben Sicherheitsmaßnahmen wie bei den Unterlagen in Papierform, wonach diese so aufzubewahren seien, dass sie keinem Unbefugten zugänglich sind. Herr Köhlen plädiert für die Durchführung der kostenlosen Testphase. Später könne dann über die weitere Vorgehensweise nach Vorlage entsprechenden Zahlenmaterials zu den Kosten und möglichen Einsparungen entschieden werden. Sodann lässt Bürgermeister Koerdt über folgenden Beschluss abstimmen: Beschluss: Der Rat der Stadt Bedburg beauftragt die Verwaltung, eine kostenlose Testphase des papierlosen Sitzungsdienstes zum nächstmöglichen Zeitpunkt (frühestens nach der Sommerpause) für fünf Mandatsträger/innen, die über die entsprechenden technischen Geräte verfügen, zu ermöglichen. Pro Fraktion und Einzelmandatsträger wird ein Mitglied des Rates an der Testphase teilnehmen. Die entsprechenden Personen werden noch benannt. Im Anschluss an die Testphase wird eine abschließende Bewertung der Teilnehmer/innen als Grundlage der Entscheidung für den papierlosen Sitzungsdienst genommen und ein entsprechender Beschluss gefasst. Abstimmungsergebnis: Einstimmig, 0 Enthaltung(en) Beschluss der Sitzung des Rates vom 22.05.2012 Seite 2