Beschlusstext (Strategische und operative Steuerung des Haushaltes der Stadt Bedburg sowie Einführung eines Dokumenten-Management-Systems a) Präsentation von Softwarelösungen durch newsystems infoma b) Beratung und Beschlussfassung)

STADT Bedburg Der Ausschussvorsitzende Beschluss zur 12. Sitzung des Ausschusses für Personal, Organisation und Finanzmanagement am Dienstag, den 28.10.2008. Sitzungsbeginn: 18:00 Uhr Sitzungsende: 20:30 Uhr TOP Betreff 2 Strategische und operative Steuerung des Haushaltes der Stadt Bedburg sowie Einführung eines Dokumenten-Management-Systems a) Präsentation von Softwarelösungen durch newsystems infoma b) Beratung und Beschlussfassung Nach der Begrüßung der Vertreter der Firma newsystems infoma und einleitenden Worten unterbricht Ausschussvorsitzender Dr. Kippels die Sitzung für die Präsentation durch die Herren Dr. Peters und Frick ab 18.05 Uhr. Die Herren Dr. Peters und Frick tragen zu beiden Themen – strategische und operative Steuerung des Haushaltes der Stadt Bedburg und Einführung eines DokumentenManagement-Systems - vor und geben den Ausschussmitgliedern anschließend die Gelegenheit, Fragen zu stellen. Ausschussmitglied Wassenberg erkundigt sich, ob die Möglichkeit einer elektronischen Bescheidversendung gegeben ist. Herr Frick bestätigt die Möglichkeit, weist aber darauf hin, dass eine Einverständniserklärung des Empfängers vorliegen müsse. Ausschussmitglied Sauer fragt nach der Anzahl der Installationen sowie nach vorliegenden Zertifikaten. Herr Frick führt aus, dass momentan drei Pilotanwender die Software testen und ab dem Jahr 2009 in den produktiven Betrieb gehen. Hinsichtlich der Revisionssicherheit der abgelegten Daten liegen bereits entsprechende Zertifikate vor. Ausschussmitglied Grau erkundigt sich nach dem entstehenden Pflegeaufwand hinsichtlich der Datenerfassung. Hierzu erklärt Herr Frick, dass nach einmaliger Einrichtung der Datenquellen die Informationen permanent und automatisch in das System einfließen. Sofern die Daten heute schon erhoben und vorgehalten werden entsteht hierdurch kein weiterer Pflegeaufwand. Nach diesen Ausführungen erkundigt sich Ausschussmitglied De Jong nach der Kompatibilität des Systems mit anderen Verfahren. Herr Frick führt aus, dass nahezu alle Datenquellen und –lieferanten (LDS, Prosoz) angebunden werden können. Da die Programmierung auf Microsoft basiere, sei die Anbindung von „Office-Programmen“ ohnehin völlig unproblematisch. Hinsichtlich des „Analyse- und Steuerungsmoduls“ fragt Ausschussmitglied Sauer nach der Definition der strategischen und operationalen Zielen und Kennzahlen. Herr Dr. Peters erklärt, dass Teil des Angebotes auch die Beratungsleistung ist. Er empfiehlt mit Hinweis auf die Sitzungsvorlage, sich auf wenige „strategische“ Handlungsfelder zu beschränken. Das Motto sollte seiner Auffassung nach „weniger ist mehr“ sein. Zumindest zu Anfang der Implementierung sollte man grob beginnen und später Verfeinerungen des Systems vornehmen. Ausschussvorsitzender Dr. Kippels bedankt sich bei den Referenten für den informativen Vortrag und verabschiedet die Herren. Um 19.20 Uhr wird die Sitzung wieder eröffnet. Ausschussmitglied Schnäpp fragt nach Vergleichsangeboten bzw. ob die Verwaltung sich ähnliche Systeme bei anderen Kommunen abgesehen hat. Stadtkämmerer Baum führt aus, dass es kaum Kommunen in vergleichbarer Situation gebe. Weiterhin sei die Vewaltung daran interessiert ein integriertes Verfahren einzusetzen, dass nur die Firma newsystems infoma liefern kann. Für die SPD-Fraktion stellt Ausschussmitglied De Jong fest, dass eine Verschiebung der Einführung um ein oder zwei Jahre aufgrund der Personalsituation und der evtl. noch bestehenden „Kinderkrankheiten“ des Systems sinnvoll wäre. Ratsmitglied Steinhäuser zitiert die Ausführungen auf der Homepage der Firma newsystems kommunal infoma: „Auch wenn Bedburg weiterhin die Abschreibung auf die ab dem Umstieg auf newsystem® kommunal nicht mehr genutzte alte Software zahlen muss, rechnet sich die Anschaffung der INFOMA®-Lösung dennoch. Allein durch das Einsparen der Folgekosten für Personal und Wirtschaftsprüfung sowie die entfallenden KDVZProduktionskosten wird die Bilanz positiv ausfallen, sind sich Bürgermeister Gunnar Koerdt und Kämmerer Herbert Baum sicher. In spätestens drei bis vier Jahren sollen sich die Einsparungen deutlich bemerkbar machen“. Sie erkundigt sich nach den Beträgen, die noch für die alte Software an die KDVZ zu zahlen sind. Stadtkämmerer Baum sagt dies zu. Mit Schreiben vom 21.04.2008 bzw. 16.04.2009 teilte die KDVZ Rhein-Erft-Rur mit, dass die Bindungsfrist für alle Bestandskunden bis zum Jahre 2010 bestehen. Im Schreiben vom 21.04.2008 teilte die KDVZ folgende Mindestbeträge für die Jahre 2009 bis 2011 mit: ¾ 2009 ¾ 2010 ¾ 2011 30.885 € 22.370 € 20.020 € Weiterhin werden für die ausstehenden Jahresabschlüsse, je nach Grad der Inanspruchnahme, weitere Beträge zu zahlen sein, die aber weder von der Stadt Bedburg, noch von der KDVZ derzeit beziffert werden können. Aufgrund dieses Tatbestandes wurde im Zuge des Jahresabschlusses 2007 eine Verpflichtungsrückstellung in Höhe von 100.000 € gebildet Ausschussmitglied Wassenberg meint, dass die personelle Situation im Jahre 2011 voraussichtlich auch nicht besser sein werde. Daher werde die CDU-Fraktion der Verwaltungsvorlage zustimmen. Im Übrigen sieht er die Einführung dieses innovativen Systems als Motivationsinstrument für die Bediensteten. Dem Stadtkämmerer Baum stellt Ausschussmitglied Grau die Frage, ob er die Einführung verantworten kann, da eine Pilotierung meist auch mit Schwierigkeiten behaftet sei. Stadtkämmerer Baum erkärt daraufhin, dass man auch die Gestaltungschancen einer Pilotierung beachten solle. Ausschussvorsitzender Dr. Kippels stellt unwiedersprochen fest, dass es prinzipell nur noch um das „Wann“ nicht mehr um das „Ob“ geht. Ausschussmitglied De Jong formuliert eine dritte Alternative, über die abgestimmt werden solle: „Der Ausschuss für Personal, Organisation und Finanzmanagement“ beschließt, die Einführung beider Systeme in den Jahren 2010 und 2011 vorzunehmen.“ Ausschussmitglied Grau schließt sich dieser Meinung an. Ausschussvorsitzender Dr. Kippels stellt fest, dass Alternative 2 der Verwaltungsvorlage der weitgehendste Antrag ist und lässt hierüber abstimmen. Beschluss: Der Ausschuss für Personal, Organisation und Finanzmanagement beschließt, den Vertrag und die Anfinanzierung noch im Haushaltsjahr 2008 abzuwickeln. Die Restfinanzierung soll dann im Haushaltsjahr 2009 erfolgen. Abstimmungsergebnis: 8 Ja-Stimme(n), 5 Gegenstimme(n), 0 Stimmenthaltung(en)