Beschlussvorlage (Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts zwischen den Städten Barntrup, Horn-Bad Meinberg, Lügde, Oerlinghausen und Schieder-Schwalenberg sowie den Gemeinden Dörentrup, Leopoldshöhe und Schlangen sowie dem Kreis Lippe („Interkommunale Kooperation zum Archivwesen“))

Gemeinde Leopoldshöhe Der Bürgermeister Beschlussvorlage - öffentlich Drucksache 71/2017 zur Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses der Gemeinde Leopoldshöhe Fachbereich: FB I Zentrale Dienste / Hauptund Personalverwaltung Auskunft erteilt: Frau Sunkovsky Telefon: 05208 / 991-100 Datum: 24. November 2017 Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts zwischen den Städten Barntrup, Horn-Bad Meinberg, Lügde, Oerlinghausen und Schieder-Schwalenberg sowie den Gemeinden Dörentrup, Leopoldshöhe und Schlangen sowie dem Kreis Lippe („Interkommunale Kooperation zum Archivwesen“) Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss Rat Termin 07.12.2017 Bemerkungen 14.12.2017 Sachdarstellung: Das Archivgesetz Nordrhein-Westfalen verpflichtet alle Kommunen, ihr Archivgut in eigener Zuständigkeit zu archivieren. Dies kann durch die Übergabe des kommunalen Archivguts zur Archivierung in einem anderen öffentlichen, nichtstaatlichen Archiv erfolgen. Die Gemeinde Leopoldshöhe arbeitet bereits seit dem Jahr 2011 eng mit dem Kreisarchiv des Kreises Lippe zusammen, seit 2013 gemeinsam mit weiteren lippischen Kommunen. Basis für diese interkommunale Zusammenarbeit ist die zwischen dem Kreis Lippe und den Städten Barntrup, Horn-Bad Meinberg, Lügde, Oerlinghausen und Schieder-Schwalenberg und den Gemeinden Dörentrup, Schlangen und Leopoldshöhe sowie dem Kreis Lippe geschlossene öffentlich-rechtlichen Vereinbarung „Interkommunale Kooperation zum Archivwesen“ (Drucksache 129/2012). Diese Vereinbarung regelt, dass die teilnehmenden Kommunen die gesetzlichen Archivierungsaufgaben gegen Kostenerstattung durch das Archiv des Kreises Lippe wahrnehmen lassen. Die Zusammenarbeit besteht im Wesentlichen darin, dass die archivwürdigen Unterlagen der Gemeinden in Räumlichkeiten des Kreises untergebracht sind und dort von Beschäftigten des Kreises verwaltet werden. Die o.g. Vereinbarung hat der Kreis Lippe form- und fristgerecht mit Ablauf des 31.12.2017 mit der Begründung gekündigt, dass die seinerzeit vereinbarte Kostenregelung, auch durch die Aufnahme weiterer Archive, nicht mehr kostendeckend sei. Die letzten Monate wurden genutzt, um mit dem Kreis Lippe über eine Fortsetzung dieser Kooperation für drei Jahre (2018-2020) zu verhandeln. Dabei wurden die Leistungen, die das Kreisarchiv für die Städte und Gemeinden erbringen soll, reduziert und in der Anlage 1 zum Entwurf der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung konkretisiert; der Kostendeckungsgrad für den Kreis Lippe erhöht sich deutlich. Ausdrücklich ausgeschlossen wurde in den Verhandlungen eine Regelung zum Umgang mit der Archivierung digitaler Daten, da hierzu noch zahlreiche technische, aber auch fachliche Fragen, ungeklärt sind. Auch aus diesem Grund wurde die Laufzeit für die öffentlich-rechtliche Vereinbarung auf drei Jahre beschränkt; eine darüber hinaus gehende Kooperation -2- sollte eine Regelung zum Umgang mit digitalen Daten beinhalten. Hierüber soll zu gegebener Zeit gesprochen und verhandelt werden. Die Kosten für die Unterbringung des Archivmaterials (§ 6 Abs. 2 der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung) verändern sich nicht; bei aktuell 25 laufenden Metern Archivgut betragen diese Kosten derzeit 300 € jährlich. Die Kosten für die personelle Betreuung steigen jedoch von etwa 2.400 € in 2016 auf 8.459 € in 2018. Künftig tragen die kooperierenden Kommunen die Personalkosten einer Archivkraft, während sie bisher lediglich 40% einer Stelle, unabhängig von der Anzahl der beteiligten Kommunen, getragen haben. Bei den kommunalen Aufgaben nach dem Archivgesetz Nordrhein-Westfalen handelt es sich um Pflichtaufgaben der Gemeinde, so dass hier wenig Gestaltungsspielraum verbleibt. Die Gemeinde Leopoldshöhe kann den gesetzlichen Archivierungsauftrag nicht in Eigenregie mit gleichen oder niedrigeren Kosten vornehmen. Trotz einer spürbaren finanziellen Mehrbelastung schlägt die Verwaltung vor, auch künftig mit dem Kreisarchiv zu kooperieren, da sich durch die Bündelung der Aufgaben der kommunalen Archive Synergien ergeben. Ziele der Zusammenarbeit sind eine effektivere Aufgabenwahrnehmung und eine Reduzierung des Aufwands. Die Übergabe kommunalen Archivguts an das Kreisarchiv Lippe hat für die Vereinbarungspartner Vorteile hinsichtlich der Sicherung und der archivischen Quantität und Qualität der Datenbestände, zudem wird das gebündelte Archivgut für einen größeren Interessentenkreis nutzbar gemacht. Beschlussvorschlag: 1. Der Rat der Gemeinde Leopoldshöhe stimmt dem Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zur Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts zwischen den Städten Barntrup, Horn-Bad Meinberg, Lügde, Oerlinghausen und Schieder-Schwalenberg, den Gemeinden Dörentrup, Leopoldshöhe und Schlangen sowie dem Kreis Lippe zu. 2. Der Bürgermeister wird beauftragt, die der Drucksache als Anlage beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung mit den Städten Barntrup, Horn-Bad Meinberg, Oerlinghausen, Schieder-Schwalenberg und Lügde sowie den Gemeinden Dörentrup, Leopoldshöhe, Schlangen sowie des Kreises Lippe zu schließen. Schemmel Anlage Entwurf öffentlich-rechtliche Vereinbarung „Archivwesen“