Beschlussvorlage (Ö.r.Archivvereinbarung 2018-2020 ENTWURF20170918)

Interkommunale Kooperation zum Archivwesen Bearbeitungsstand: 18.09.2017 Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts zwischen den Städten Barntrup, Horn-Bad Meinberg, Lügde, Oerlinghausen und Schieder- Schwalenberg, den Gemeinden Dörentrup, Leopoldshöhe und Schlangen sowie dem Kreis Lippe Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zwischen dem Kreis Lippe, Felix-Fechenbach-Straße 5 in 32756 Detmold, vertreten durch den Landrat, und der Stadt Barntrup, Mittelstraße 38 in 32683 Barntrup, vertreten durch den Bürgermeister, der Stadt Horn-Bad Meinberg, Marktplatz 4 in 32805 Horn-Bad Meinberg, vertreten durch den Bürgermeister, der Stadt Lügde, Am Markt 1 in 32676 Lügde, vertreten durch den Bürgermeister, der Stadt Oerlinghausen, Rathausplatz 1 in 33813 Oerlinghausen, vertreten durch den Bürgermeister, der Stadt Schieder-Schwalenberg, Domäne 3 in 32816 Schieder-Schwalenberg, vertreten durch den Bürgermeister, der Gemeinde Dörentrup, Poststraße 11 in 32694 Dörentrup, vertreten durch den Bürgermeister, der Gemeinde Leopoldshöhe, Kirchweg 1in 32818 Leopoldshöhe, vertreten durch den Bürgermeister, sowie der Gemeinde Schlangen , Kirchplatz 5-6 in 32189 Schlangen, vertreten durch den Bürgermeister (im Folgenden: Vereinbarungspartner) zur Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts. Der Kreis Lippe und die o.g. Kommunen schließen gemäß §§ 1 und 10 des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen - Archivgesetz Nordrhein-Westfalen (GV. NRW. S.188) sowie §§ 23 bis 26 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit vom 01.10.1979 (GV NW S. 621), zuletzt geändert durch Gesetz vom 15.12.2016 (GV. NRW. S. 1050), folgende öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts. Präambel Die Vereinbarungspartner kooperieren seit dem Jahr 2013 erfolgreich bei der Wahrnehmung der ihnen obliegenden Aufgaben nach dem Archivgesetz Nordrhein-Westfalen. Mit dieser nachfolgenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung wollen die Vereinbarungspartner weiterhin regeln, dass die den teilnehmenden Kommunen obliegenden Aufgaben nach dem Archivgesetz gegen Kostenerstattung durch den Kreis Lippe mit seinem Kreisarchiv wahrgenommen werden. Durch die Bündelung von Aufgaben der kommunalen Archive wollen die Vereinbarungspartner weiterhin die synergetischen Vorteile nutzen, die sich aus dieser interkommunalen Zusammenarbeit ergeben. Sie wollen damit einen konkreten Beitrag zum wirtschaftlichen Verwaltungshandeln leisten. §1 Gegenstand der Vereinbarung (1) Die Vereinbarungspartner sind sich darüber einig, dass der Kreis Lippe Aufgaben der kommunalen Archive im Sinne der §§ 1 und 10 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen für die beteiligten Kommunen übernimmt. Diese Übernahme erfolgt durch den Kreis Lippe in Form der delegierenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung (§ 23 Abs. 1 erste Alternative, Abs. 2 GkG). (2) Diese Aufgabe nimmt beim Kreis Lippe das Kreisarchiv wahr. Das Kreisarchiv ist als Team 100.3 Teil des Fachgebietes „IT und Infrastrukturmanagement“. §2 Umfang der Aufgabenwahrnehmung Das Kreisarchiv nimmt Aufgaben der kommunalen Archive der Vereinbarungspartner nach den §§ 1 und 10 des Archivgesetzes NordrheinWestfalen wahr. Der Umfang dieser Aufgabenwahrnehmung bestimmt sich nach den Vorschriften des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen. Der konkrete, zwischen den Vereinbarungspartnern abgestimmte Leistungskatalog ist dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung als Anlage beigefügt (Anlage 1). §3 Hinterlegen und Nutzung der Unterlagen (1) Die Kommunen hinterlegen unter Vorbehalt ihres Eigentums ihre Unterlagen im Kreisarchiv. Art und Umfang der zu hinterlegenden und künftig anzubietenden Unterlagen bestimmen sich nach den einschlägigen Regelungen der §§ 2, 10 Abs. 4 ArchivG NRW. Sie erklären, über diese Unterlagen verfügungsberechtigt zu sein. (2) Die Kommunen oder ihre Beauftragten können die übergebenen Unterlagen im Lesesaal des Kreisarchivs während der Öffnungszeiten nutzen. Außerhalb dieser Öffnungszeiten erfolgt die Nutzung der Unterlagen in Absprache mit dem Kreisarchiv. (3) Im Falle der Auflösung eines Eigentümers als juristische Person geht das Eigentum an den im Kreisarchiv hinterlegten Unterlagen auf den Kreis Lippe über, sofern vom Eigentümer vorher nichts anderes bestimmt worden ist. §4 Behandlung der Unterlagen (1) Das Kreisarchiv übernimmt die Unterlagen der Kommunen als Archivgut, um sie nach den Bestimmungen des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen sicher zu verwahren und der Nutzung zugänglich zu machen. (2) Das Kreisarchiv trifft die für die Erhaltung der Unterlagen erforderlichen präventiven Maßnahmen. Darüber hinaus gehende Maßnahmen zur Konservierung oder Restaurierung der übernommenen Unterlagen nimmt das Kreisarchiv nach vorheriger Einwilligung und auf Kosten der berechtigten Kommune vor. (3) Das Kreisarchiv bestimmt den Ort, an dem die übernommenen Unterlagen verwahrt werden. Es verwahrt die Unterlagen als eine Einheit und vermischt sie nicht mit Unterlagen anderer Herkunft. (4) Das Kreisarchiv Lippe macht Dritten die übernommenen Unterlagen, Filme der Unterlagen oder deren digitale Konversionsformen mit Hilfe von konventionellen und elektronischen Findmitteln in offenen Netzen zur Nutzung zugänglich. (5) Soweit übernommenen Unterlagen bei näherer Prüfung kein bleibender Wert zukommt, kann das Kreisarchiv die Unterlagen auf eigene Kosten vernichten, wenn kein Grund zu der Annahme besteht, dass durch die Vernichtung schutzwürdige Interessen des Eigentümers oder Dritter beeinträchtigt werden. §5 Archivierung aus IT-Verwaltungsverfahren, digitale Langzeitarchivierung (1) Archivrelevante digitale Informationen werden dem Kreisarchiv (aus ITVerwaltungsverfahren) nicht übergeben, ihre archivische Betreuung verbleibt in der Zuständigkeit der Kommunen. (2) Eine Auskunftserteilung über Informationen aus diesen ITVerwaltungsverfahren durch das Kreisarchiv an berechtigte Dritte ist daher nicht möglich. (3) Die organisatorische und technische Umsetzung einer ggf. erforderlichen digitalen Langzeitarchivierung über ein entsprechendes, noch zu beschaffendes Archivverfahren (z.B. DIPS) ist nicht Gegenstand dieser öffentlich-rechtlichen Kooperationsvereinbarung. Hierzu sollen zu gegebener Zeit ergänzende Kooperationsgespräche geführt werden. §6 Kostenerstattung (1) Die Kommunen erstatten für die Aufgabenwahrnehmung nach § 2 dieser Vereinbarung durch das Kreisarchiv dem Kreis Lippe die Personalkosten einer Archivkraft in Vollzeit der Entgeltgruppe 8 TVöD einschl. der Verwaltungsgemeinkosten und der Arbeitsplatzkosten und tragen auch die tariflichen Steigerungen (Anlage 2) in Höhe von pauschal 2% jährlich. Für die Laufzeit dieser Kooperationsvereinbarung beträgt die Personalkostenerstattung je teilnehmender Kommune demnach 8.459 € für das Jahr 2018; 8.591 € für das Jahr 2019 und 8.739 € für das Jahr 2020. (2) Für die Miet- und Nebenkosten der benötigten Archivfläche erstatten die Kommunen dem Kreis Lippe jährlich einen Betrag i.H.v. 12 (in Worten: zwölf) Euro je laufenden Meter hinterlegter Unterlagen (Stichtag ist jeweils der 01.07. eines Kalenderjahres). (3) Wenn der Vermieter des Magazingebäudes die Miete für das Kreisarchiv erhöht, kann der Kreis Lippe von den Kommunen eine anteilige Anpassung des Grundpreises verlangen. (4) Die Abrechnung der Kosten für Bedarfe an Archivmaterial (Kartons, Mappen, Pergaminhüllen etc.) bei der Archivierung größerer, neu hinzukommender kommunaler Archivbestände sowie für die Restaurierung feuchtigkeits- und schimmelbelasteten Archivgutes erfolgt im Einzelfall nach Materialaufwand im Rahmen der jährlichen Kostenabrechnung. Über diese Bedarfe findet eine frühzeitige Abstimmung zwischen dem Kreisarchiv und der jeweiligen Kommune statt. (5) Die Kostenerstattung nach den Absätzen 1 bis 4 werden jährlich abgerechnet und sind zum 01.10. des Kalenderjahres fällig. Das Kreisarchiv stellt diese Kosten den Kommunen im vierten Quartal des Kalenderjahres in Rechnung. §7 Haftung Das Kreisarchiv schützt im Rahmen seiner Möglichkeiten und der eigenüblichen Sorgfalt die übernommenen Unterlagen vor unbefugter Nutzung, Beschädigung oder Vernichtung. Veränderungen oder Verschlechterungen, die durch die vereinbarungsgemäße Behandlung oder Nutzung herbeigeführt werden, hat das Kreisarchiv nicht zu vertreten. §8 Geltungsdauer und Kündigung (1) Die Geltungsdauer dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ist bis zum 31.12.2020 befristet. Über eine Fortsetzung der Kooperation und deren Rahmenbedingungen ab dem Jahr 2021 soll rechtzeitig verhandelt werden. (2) Die Vereinbarungspartner können diese Vereinbarung aus wichtigem Grund außerordentlich kündigen. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Fortsetzung dieser Zusammenarbeit bis zur Beendigung nach Absatz 1 nicht zugemutet werden kann. (3) Im Falle der außerordentlichen Kündigung trägt der Kündigende die Kosten für den Rücktransport der hinterlegten Unterlagen. (4) Sollte die Kooperation insgesamt oder von einzelnen Kommunen nicht fortgesetzt werden, tragen die einzelnen Vereinbarungspartner die Kosten des Rücktransportes Ihrer hinterlegten Archivunterlagen. §9 Salvatorische Klausel Sollte eine Bestimmung dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung unwirksam sein oder werden, so berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen in dieser Vereinbarung enthaltenen Regelungen. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine solche zu ersetzen, die dem beabsichtigten Sinn und Zweck der Vereinbarung und dem Willen der Vereinbarungspartner am nächsten kommt. Gleiches gilt, soweit die Vereinbarung lückenhaft sein sollte. § 10 Form, Nebenabreden und Ausfertigung (1) Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform. (2) Nebenabreden zu dieser Vereinbarung bestehen nicht. (2) Diese Vereinbarung wird neunfach ausgefertigt. Jeder Vereinbarungspartner erhält eine Ausfertigung. § 11 In Kraft treten Diese öffentlich-rechtliche Vereinbarung tritt am nach der Bekanntmachung im Amtsblatt für den Regierungsbezirk Detmold ab dem 01.01.2018 in Kraft. Detmold, den ______________ Kreis Lippe Kreis Lippe Dr. Axel Lehmann Landrat Rainer Grabbe Kreiskämmerer Stadt Barntrup Stadt Horn-Bad Meinberg Jürgen Schell Bürgermeister Stefan Rother Bürgermeister Stadt Lügde Stadt Oerlinghausen Heinz Reker Bürgermeister Dirk Becker Bürgermeister Stadt Schieder-Schwalenberg Gemeinde Dörentrup Jörg Bierwirth Bürgermeister Friedrich Ehlert Bürgermeister Gemeinde Leopoldshöhe Gemeinde Schlangen Gerhard Schemmel Bürgermeister Ulrich Knorr Bürgermeister Anlage 1 zur öffentlich-rechtlichen Vereinbarung "Interkommunale Kooperation Archivwesen" Kooperationszeitraum 2018 bis 2020 Das Kreisarchiv Lippe übernimmt im Rahmen der Kooperation folgende Aufgaben für die Stadt- bzw. Gemeindearchive:       Sichtung der von den Kommunen bereitgestellten Aktenkontingente (Akten, Bücher, Karten, Druckschriften und Plakate), Prüfung der Archivwürdigkeit sowie kenntlich machen des zu vernichtenden Registraturgutes Organisation des Transports der archivwürdigen Unterlagen von den Kommunen in das Kreisarchiv Lippe Erfassung der archivwürdigen Registraturakten in der Archivsoftware ACTApro, Überprüfung auf gesetzlich vorgeschriebene Schutzfristen, entmetallisieren und Umlagerung in alterungsbeständige Archivmappen und -kartons nach ISO 9706 und ISO 16245 Übernahme des in den Stadt- bzw. Gemeindearchiven vorhandenen analogen Bildmaterials sowie ggf. Digitalisierung des Bildmaterials, Neuverzeichnung und nach Prüfung der Rechtslage (Urheberrecht, Recht am eigenen Bild) Aufnahme in das Medienportal Lippe, nicht enthalten ist die Übernahme digitalen Bildmaterials sowie die archivische Bearbeitung desselben Versicherungsschutz und fachgerechte Lagerung für das im Kreisarchiv Lippe aufbewahrte Archivgut Bearbeitung von Kundenanfragen inklusive Recherche und Beantwortung Digitales Archiv:   Beratung der Kommunen in Fragen der digitalen Langzeitarchivierung Veröffentlichung der verzeichneten Bestände auf dem Portal Archive.nrw.de. Nicht enthalten ist die Sicherung archivwichtiger Informationen aus elektronischen Fachverfahren wie z.B.:  Ratsinformationssystem  Personenstandswesen  Einwohnermeldedaten  Gewerbean-, um- und –abmeldungen  Bauakten  Kommunale Webseite Nicht enthalten ist außerdem die organisatorische und technische Umsetzung der ggf. erforderlichen digitalen Langzeitarchivierung über ein entsprechendes, noch zu beschaffendes Archivverfahren (z.B. DIPS). Hierüber sollen zu gegebener Zeit ergänzende Kooperationsgespräche geführt werden.