Beschlussvorlage (Gründung des gemeinsamen Zweckverbandes „Ostwestfalen-Lippe-IT“ durch das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe und die GKD Paderborn)

Gemeinde Leopoldshöhe Der Bürgermeister Beschlussvorlage - öffentlich Drucksache zur Sitzung des Rates 58/2017 der Gemeinde Leopoldshöhe Fachbereich: BdR Büro des Rates Auskunft erteilt: Herr Schemmel Telefon: 05208/991-400 Datum: 16. Juni 2017 Gründung des gemeinsamen Zweckverbandes „Ostwestfalen-Lippe-IT“ durch das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe und die GKD Paderborn Beratungsfolge Rat Termin 29.06.2017 Bemerkungen Sachdarstellung: Die GKD Paderborn (GKD) hat aufgrund der absehbaren Aufgabe des Technischen Rathauses in der Pontanusstraße in Paderborn, in dem das bisherige Rechenzentrum derzeit beherbergt ist, Alternativen zu einem notwendigen RZ-Neubau in Paderborn untersucht. Höhere Anforderungen an Verfügbarkeit (zweites RZ) und IT-Sicherheit (ISO 27001 Zertifizierung auf Basis von IT-Grundschutz) waren aus strategischer Sicht zwingend dabei zu berücksichtigen. Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) verfügt über sichere und erweiterbare Rechenzentrumskapazitäten an zwei Standorten in Lemgo. Das krz ist als erster kommunaler IT-Dienstleister in Deutschland seit dem Jahr 2007 durchgängig gemäß ISO 27007 auf Basis von IT-Grundschutz zertifiziert und erfüllt somit sehr hohe Anforderungen an die IT-Sicherheit. Die GKD und das krz streben an, ihre jeweiligen technischen Betriebe zusammenzuführen, um so erhebliche Synergien für beide Zweckverbände in OWL zu heben und beide - weiterhin bestehende Organisationen wirtschaftlich, technisch und organisatorisch auf die zukünftigen Herausforderungen an kommunale ITDienstleister landes- und bundesweit vorzubereiten. Die beiden Mutterzweckverbände GKD und krz verfolgen mit der Zusammenführung der technischen Betriebe insbesondere folgende Ziele: Ziel 1: Gemeinsames Rechenzentrum am Standort in Lemgo Das krz in Lemgo verfügt über verteilte Infrastrukturen, eine sogenannte „dual site infrastructure“. In ihr sind alle unternehmenskritischen IT-Komponenten redundant ausgeführt. Beide Rechenzentren sind ständig in Betrieb; Lasten werden über Clustertechnologien auf beide Standorte verteilt. Ein RZ kann somit innerhalb kürzester Zeit die Leistungen des anderen komplett übernehmen. Die Kunden bzw. Anwender spüren im Eintrittsfall nur geringe Auswirkungen auf die von ihnen genutzten IT-Services. -2- Ziel 2: Zwei-Standorte-Konzept beibehalten Die für moderne kommunale IT-Dienstleister zwingend notwendige Kundennähe soll durch die vollumfängliche Beibehaltung der beiden Zweckverbandsorganisationen aufrechterhalten werden. Die in beiden Organisationen seit Jahrzehnten entwickelten Kundenbeziehungen sind Basis und Garant für eine weitere erfolgreiche Aufgabenerledigung der Zweckverbände und müssen dauerhaft bestehen bleiben. Der Einfluss, die Kontrolle und auch alle vorhandenen Steuerungsmöglichkeiten der Mitglieder gegenüber ihrem Zweckverband bleiben bestehen und sichern somit die regionalen Einflussmöglichkeiten. Der Entfall eines physischen Rechenzentrums in Paderborn bedeutet für die dort im Bereich des RZ-Betriebes tätigen Mitarbeiter/-innen nicht den Wegfall ihres Arbeitsplatzes. Es besteht für die Mitarbeiter/-innen eine Arbeitsplatz- und Standortgarantie, da nahezu sämtliche Tätigkeiten per Remotezugriff aus Paderborn im gemeinsamen Rechenzentrum in Lemgo ausführbar sind. Ziel 3: Interkommunale Zusammenarbeit in OWL Nicht nur der Leistungsaustausch zwischen den kommunalen IT-Dienstleistern in OWL wird durch das gemeinsame Rechenzentrum institutionalisiert. Die Nutzung der gleichen IT-Infrastruktur in gemeinsamen Rechenzentren ermöglicht es auch Verwaltungen kreis- bzw. verbandsübergreifend viel besser zusammenzuarbeiten. Stellvertretungen, z. B. im Standesamtsbereich, bei der Erledigung von Melde- und Zulassungsangelegenheiten in Verwaltungen außerhalb des Wohnsitzes etc., werden durch eine gemeinsame IT erst ermöglicht. Ziel 4: IT-Sicherheit Das krz ist seit 2007 nach ISO 27001 auf der Basis von IT-Grundschutz zertifiziert. Es handelt sich hierbei um einen sogenannten „Full-Scope-Ansatz“, d.h. der Informationsverbund erstreckt sich über das vollständige Unternehmen. Es wurden keine Prozesse, Anwendungen, Systeme, Netze oder Infrastrukturen ausgelassen. Dieses BSI-Zertifikat muss durchgängig erhalten bleiben. Das strategische Ziel der GKD ist die Unterbringung ihrer Anwendungen/Services in einer zertifizierten RZUmgebung. Das Vorprojekt mit den Phasen 1. Analyse und 2. Grobkonzept ist nach vielen Monaten intensiver Arbeit nunmehr abgeschlossen. Das Ziel der Erarbeitung einer Entscheidungsvorlage für die Gremien über die Durchführung bzw. Umsetzung des RZ-Projektes wurde erreicht. Die Ergebnisse der Abstimmungsprozesse zwischen dem krz und der GKD sind in ein Grobkonzept incl. fünf Anlagen eingeflossen. Die gemeinsame Analyse und das erstellte Grobkonzept ergeben im Wesentlichen folgende Ergebnisse: Technische Machbarkeit Der Aufbau eines gemeinsamen technischen Betriebes in den beiden in Lemgo vorhandenen Rechenzentren setzt zwingend zwei doppelt ausgelegte und hoch performante Glasfaserverbindungen Paderborn <-> Lemgo mit komplett getrennter Trassenführung voraus. Dieses kann entsprechend einer Marktsichtung zumindest durch einen Carrier technisch mit einer Vorlaufzeit von ca. sechs Monaten realisiert werden. Der notwendige technische Ausbau von zwei Netzknotenpunkten in Paderborn und der Einsatz entsprechender WDMTechnologie sind ebenfalls möglich. Wirtschaftlichkeit Durch den gemeinsamen Betrieb werden - nach erfolgreichem Abschluss des Umsetzungsprojektes voraussichtlich ab dem Wirtschaftsjahr 2020 erhebliche wirtschaftliche Synergien gehoben. Die jährlich prognostizierten Einsparungen belaufen sich auf ca. 1,8 Mio. € p.a. allein für den gemeinsamen technischen Betrieb am Standort Lemgo. Die Kosten des gRZ werden gegenüber der GKD und dem krz nach tatsächlicher Inanspruchnahme abgerechnet. Die vom krz eingebrachten Leistungen und die zur Verfügung gestellte Infrastruktur werden somit entsprechend der Inanspruchnahme anteilig durch GKD und krz refinanziert. Basierend auf einer Hochrechnung des jetzigen Nutzungsgrads können die GKD ca. 920.000 € und das krz ca. 880.000 € gegenüber den jeweiligen Kosten eines weiterhin isolierten Inselbetriebes einsparen. -3- Dieses Synergiepotential wird zur Entlastung Mutterzweckverbände zur Verfügung stehen. der jeweiligen Verbandsmitglieder der beiden Mehraufwände im Umsetzungsprojekt 2017 - 2019 werden paritätisch (Netzkopplung PB <-> LE, externe Unterstützungsleistungen etc.) bzw. durch die GKD (zusätzlich erforderliche HW/SW-Komponenten etc.) getragen. Gründung Zweckverband „Ostwestfalen-Lippe-IT“ und Entwurf einer Verbandssatzung Für eine mögliche Zusammenführung der Betriebe in einer gemeinsamen Organisationsform wurden im Vorfeld verschiedene Modelle und Rechtsformen untersucht. Insbesondere wurde das Modell eines gemeinsamen Zweckverbandes analog des Kooperationsmodells „Südwestfalen-IT“ der KDVZ Citkomm und der KDZ Westfalen-Süd geprüft. Um aus einem klassischen „Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis“ in eine gemeinsame Steuerung des lfd. Betriebes und der zukünftigen Ausrichtung des RZ-Betriebes zu kommen, bedarf es einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Die Organisationsform eines gemeinsamen Zweckverbandes bietet dafür die besten Voraussetzungen. Ein gemeinsamer Zweckverband schafft die besten Grundlagen für eine dauerhaft wirtschaftliche, technische und strategische Zusammenarbeit. Der neue Zweckverband positioniert sich dabei als Anbieter von Betriebsleistungen ausschließlich für seine beiden „Mütter“-Zweckverbände GKD und krz. Durch die klare Fokussierung auf die jeweiligen Kernkompetenzen (Betrieb im gemeinsamen Rechenzentrum, Anwendungsbetreuung weiterhin in den jeweiligen Zweckverbänden) wird die jeweilige Organisation in der Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerfüllung gestärkt. Ziel ist es, dass der Zweckverband „OWL-IT“ zum 01.01.2018 seine Tätigkeit aufnimmt. Der neue Zweckverband wird dabei aktuell ausschließlich für seine beiden Zweckverbandsmitglieder tätig und rechnet nur diesen beiden direkt gegenüber ab. Eine Rechnungsstellung gegenüber Endkunden ist aktuell nicht Gegenstand der Planungen, da die Kundenbeziehung vollumfänglich bei GKD und krz verbleiben. Mit dem gemeinsamen Betrieb der Rechenzentren werden hohe Synergiepotentiale erschlossen, die Zukunftsfähigkeit der kommunalen IT in der Region OWL gesichert und hohe Einsparungen für die bestehenden Zweckverbände und damit auch den angeschlossenen Kommunen generiert. Die Ergebnisse der dazu durchgeführten Wirtschaftlichkeitsberechnungen wurden in den Konferenzen der Hauptverwaltungsbeamten der Mitgliedskommunen sowie der Sitzung des Verwaltungsrates am 7. 6. 2017 vorgestellt und werden erneut im Beirat am 26.06.2017 und in der Verbandsversammlung am 5. 7. 2017 erläutert. Die für eine Zweckverbandsgründung erforderliche Satzung wurde im Vorfeld zwischen der GKD Paderborn und dem krz erarbeitet und mit der Bezirksregierung abgestimmt. In den HVB-Konferenzen der beteiligten Mitgliedsverwaltungen wurde der Arbeitsstand der Projektgruppen dargestellt und ausführlich über den Stand der Arbeiten informiert. Dabei wurde auch die Frage der Beteiligungsnotwendigkeit der Räte und Kreistage der an krz und GKD beteiligten Kommunen thematisiert. Verbandsvorsteher und Geschäftsleitung des krz wurden daher aus dem Kreis der Mitglieder beauftragt, die Klärung dazu mit der Kommunalaufsicht durchzuführen. Dazu hat die Geschäftsleitung – zuletzt am 31. 5. 2017 – Gespräche geführt, nachdem die Bezirksregierung auch eine Stellungnahme des MIK NRW eingeholt hat. In der Zusammenfassung ergibt sich daraus folgender Sachverhalt: "Das Gesetz über kommunale Gemeinschaftsarbeit (GkG NRW) ermöglicht es grundsätzlich auch Zweckverbänden, ihrerseits neue Zweckverbände zu gründen. Die Zweckverbände können hierbei jedoch nur solche Aufgaben übertragen, die ihnen selbst durch die Gemeinden bzw. Gemeindeverbände übertragen werden. Auch können sie nicht sämtliche Aufgaben übertragen, da sie andernfalls als „leere Hülle“ zurückblieben. (Anmerkung: Eine vollständige Aufgabenübertragung ist nicht vorgesehen, daher kann diese Befürchtung ohnehin ausgeschlossen werden). „Das Selbstverwaltungsrecht des Zweckverbandes nach § 5 GkG NRW, seine Angelegenheiten im Rahmen der Gesetze unter eigener Verantwortung zu verwalten, berechtigt ihn – ohne Beteiligung der Körperschaften, die ihn gebildet haben – nicht, einen neuen Zweckverband zu bilden. Hierzu bedarf es einer Ermächtigung der beteiligten Kommunen, die entweder durch eine Regelung in der Satzung oder durch Beschluss der Kommunalparlamente erfolgt. Die Satzung des Kommunalen -4- Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe sieht eine solche Ermächtigung nicht vor. Daher ist ein Beschluss der Kommunalparlamente notwendig. Der Verwaltungsrat des krz hat in der Sitzung am 7. Juni 2017 eine einstimmige Beschlussempfehlung getroffen, den neuen Zweckverband OWL-IT gemeinsam mit der GKD Paderborn zu gründen und die vorliegende Satzung (Anlage) zu beschließen. Der Verwaltungsrat hat gleichsam die Verwaltung des krz beauftragt, die Verbandskommunen über eine schnellstmögliche Beschlussfassung in den Räten bzw. Kreistagen zu informieren. Ziel ist eine Beschlussfassung über die Verbandsgründung wie geplant am 5. 7. 2017 zu ermöglichen. Beschlussvorschlag: Der Rat der Gemeinde Leopoldshöhe beschließt als Mitglied des Zweckverbandes Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe: 1. Der Gründung des gemeinsamen Zweckverbandes „Ostwestfalen-Lippe-IT“ des Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe und der GKD Paderborn wird zugestimmt. Kommunalen 2. Dem dieser Beschlussvorlage anliegende Entwurf der Satzung des Zweckverbandes „Ostwestfalen-LippeIT“ wird zugestimmt. Schemmel Anlage Entwurf der Satzung des Zweckverbandes „Ostwestfalen-Lippe-IT“