Beschlussvorlage (Digitale Gremienarbeit hier: Festlegung der Rahmenbedingungen)

Gemeinde Leopoldshöhe Der Bürgermeister Beschlussvorlage - öffentlich - Drucksache 94/2015 zur Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses der Gemeinde Leopoldshöhe Fachbereich: BdR Büro des Rates Auskunft erteilt: Frau Sunkovsky / Frau Patruck Telefon: 05208/991-114 Datum: 20. November 2015 05208/991-105 Digitale Gremienarbeit hier: Festlegung der Rahmenbedingungen Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss Termin 03.12.2015 Rat 10.12.2015 Bemerkungen Sachdarstellung: Der Rat der Gemeinde Leopoldshöhe hat in seiner Sitzung am 10.09.2015 den Umstieg auf die digitale Gremienarbeit zum 01.01.2016 beschlossen. Des Weiteren wurde vereinbart, dass die näheren Modalitäten im Ältestenrat beraten werden. Zunächst ist festzuhalten, dass die Grundlage für den Umstieg auf eine digitale Gremienarbeit die Erweiterung des bisherigen Ratsinformationssystems SD.Net um die Softwarelösung „RICH-Client“ ist. Hierdurch kann allen Mandatsträgern/innen der Zugriff auf die digitale Gremienarbeit auf privaten –systemkonformen- Endgeräten kostenlos ermöglicht werden. Sofern keine privaten Endgeräte genutzt werden wollen oder können, hat sich der Ältestenrat alternativ hierzu für die Anschaffung von TERRA PADS 1061 ausgesprochen. Die Produktbeschreibung für das Tablet „TERRA PAD 1061“ kann der Anlage zur Niederschrift über die Sitzung des Ältestenrates am 24.09.2015 entnommen werden. Im Übrigen bleibt zu entscheiden, ob die Geräte den Mandatsträgern/innen kostenfrei oder mit Kostenbeteiligung zur Verfügung gestellt werden sollen. Vor dem Hintergrund der finanziellen Situation der Gemeinde Leopoldshöhe wird seitens der Verwaltung vorgeschlagen, dass für die Nutzung des Tablets von dem/der Mandatsträger/in ein monatlicher Betrag in Höhe von 10 € gezahlt wird und das Gerät nach Ablauf von 36 Monaten in das Eigentum des/der Nutzers/in übergeht. Hierbei ist auch eine private Nutzung möglich. Ergänzend wurde im Ältestenrat vereinbart, dass den beratenden Mitgliedern keine Tablets zur Verfügung gestellt werden sollen. Versicherungstechnisch können die Tablets über die vorhandene Elektronikversicherung der Gemeinde Leopoldshöhe abgedeckt werden. Hierfür würden für alle Tablets insgesamt Mehrkosten in Höhe von ca. 400 € / Jahr anfallen, der Selbstbehalt beläuft sich dabei auf 150 € / Gerät. Diese Versicherung würde z.B. folgende Schäden abdecken: - Bedienungsfehler, Ungeschicklichkeit oder Vorsatz Dritter - Kurzschluss, Überstrom oder Überspannung - Brand, Blitzschlag, Explosion, Schwelen, Sengen, Glimmen, Glühen - Wasser, Feuchtigkeit - Überschwemmung – nur unter bestimmten Voraussetzungen - Konstruktions-, Material- oder Ausführungsfehler -2- Mit E-Mail vom 06.10.2015 wurden die Fraktionsvorsitzenden gebeten, die Akzeptanz der Einführung der digitalen Gremienarbeit mittels eines Fragebogens innerhalb ihrer Fraktion abzuklären. Der Rücklauf der Umfrage (insgesamt 72 Mandatsträger/innen) hat folgendes Ergebnis ergeben (Stand: 19.11.2015): Personenkreis Nutzung eines privaten Endgeräts Nutzung des TERRA PAD 1061 mit Eigenbeteiligung 5 4 Keine Teilnahme an der digitalen Gremienarbeit 3 6 Nutzung des TERRA PAD 1061 ohne Eigenbeteiligung 9 4 Ratsmitglieder Sachkundige Bürger/innen Gesamt 9 13 9 2 -2 Bei der Auswertung der Übersicht sollte berücksichtigt werden, dass diese -von 72 möglichen- lediglich auf 33 abgegebenen Erklärungen basiert. Beschlussvorschlag: (1) Die Teilnahme an der digitalen Gremienarbeit ist verbindlich von den Mandatsträgern/innen schriftlich zu erklären; die Teilnahme bedingt gleichzeitig den Verzicht auf die Zusendung von Sitzungsunterlagen in Papierform. Die entsprechende Abfrage erfolgt seitens der Verwaltung. (2) Das Ratsinformationssystem SD.Net wird für die Umstellung auf den papierlosen Sitzungsdienst um die Softwarelösung „RICH-Client“ erweitert. (3) Mandatsträger/innen, die verbindlich ihre Teilnahme an der digitalen Gremienarbeit erklären und somit auf die Zusendung von Sitzungsunterlagen in Papierform verzichten, wird ermöglicht, den „RICH-Client“ auf bereits vorhandenen privaten mobilen Endgeräten (z.B. Laptops, Tablets, Notebooks) zu nutzen. (4) Allen Mandatsträgern/innen, mit Ausnahme der beratenden Mitglieder, die verbindlich ihre Teilnahme an der digitalen Gremienarbeit erklären und somit auf die Zusendung von Sitzungsunterlagen in Papierform verzichten, jedoch kein privates mobiles Endgerät nutzen möchten oder können, wird leihweise ein Tablet „TERRA PAD 1061“ zur Verfügung gestellt. Hierfür ist von den Mandatsträgern ein monatlicher Betrag in Höhe von 10 € zu entrichten. Das Gerät geht nach Ablauf von 36 Monaten in das Eigentum des/der Mandatsträgers/in über. Die private Nutzung des Geräts ist möglich. (5) Die für die Anschaffung der Tablets benötigten Mittel sind im Haushalt 2016 zu veranschlagen und bereitzustellen. (6) Der Umstieg auf die digitale Gremienarbeit erfolgt unverzüglich nach Verabschiedung des Haushalts 2016. (7) Die Gemeinde Leopoldshöhe übernimmt weder laufende Kosten für Strom oder Mobilfunkverträge, noch für Druck, Papier oder Sonstiges. Schemmel