Beschlussvorlage (Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts zwi-schen den Städten Barntrup, Horn-Bad Meinberg, Lügde und Schieder-Schwalenberg, den Gemeinden Leopoldshöhe und Schlangen sowie dem Kreis Lippe (Interkommunale Kooperation zum Archivwesen))

Gemeinde Leopoldshöhe Der Bürgermeister Beschlussvorlage - öffentlich - Drucksache 129/2012 zur Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses Fachbereich: FB I Innerer Service / Personal / Finanzen der Gemeinde Leopoldshöhe Auskunft erteilt: Herr Sommer Telefon: 05208 / 991-101 Datum: 16. November 2012 Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts zwischen den Städten Barntrup, Horn-Bad Meinberg, Lügde und Schieder-Schwalenberg, den Gemeinden Leopoldshöhe und Schlangen sowie dem Kreis Lippe (Interkommunale Kooperation zum Archivwesen) Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss Termin 29.11.2012 Rat 13.12.2012 Bemerkungen Sachdarstellung: Das Archivgesetz Nordrhein-Westfalen verpflichtet alle Kommunen, ihr Archivgut in eigener Zuständigkeit zu archivieren. Dies kann durch die Übergabe des kommunalen Archivguts zur Archivierung in einem anderen öffentlichen, nichtstaatlichen Archiv erfolgen. Mit der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung „Interkommunale Kooperation zum Archivwesen“ wird geregelt, dass die teilnehmenden Kommunen die Archivierungsaufgabe gegen Kostenerstattung durch den Kreis Lippe mit seinem Kreisarchiv wahrnehmen lassen. Durch die Bündelung der Aufgaben der kommunalen Archive wollen die Vereinbarungspartner die synergetischen Vorteile nutzen, die sich aus dieser interkommunalen Zusammenarbeit ergeben. Insbesondere die komplexen Herausforderungen durch die anstehende IT-Langzeitarchivierung lassen sich nur noch in einem Verbund lösen. Ziele der Zusammenarbeit sind eine effektivere Aufgabenwahrnehmung und eine Reduzierung des Aufwandes, der bisher mit der Archivierung vor Ort verbunden ist. Vorteile: Durch die Übergabe kommunalen Archivguts an das Kreisarchiv Lippe ergeben sich folgende Vorteile für die Vereinbarungspartner:  Die Gefahr voreiliger Entsorgung archivrelevanten Verwaltungsschriftguts durch einen steten Beratungs- und Übernahmeservice durch das Kreisarchiv wird deutlich reduziert.  Vom technisch anspruchsvollen Aufbau digitaler Langzeitarchivdatenbänke in textlicher und bildlicher Form und von ihrer Online-Nutzung profitieren alle Vereinbarungspartner. -2 Archivische Quantität und Qualität analoger und digitaler Datenbestände werden vermehrt, da der Datenbankaufbau professionell vom Kreisarchiv durchgeführt wird.  Das derart gebündelte Archivgut wird einem größeren Interessentenkreis nutzbar gemacht.  Analoges und digitales Archivgut wird adäquat und auf Dauer gesichert. Finanzielle Folgen: Die teilnehmenden Kommunen beteiligen sich an den Kosten für die interkommunale Archivkraft des Kreisarchivs und tragen ebenso die Kosten für die Lagerung ihres analogen Archivguts wie für die Schaffung sogenannter elektronischer Altdatenarchive mit Informationen aus archivrelevanten ITVerwaltungsverfahren. Einspareffekte für alle Vereinbarungspartner werden vor allem bei der anstehenden gemeinsamen Nutzung von Langzeitspeichersystemen generiert. Beschlussvorschlag: 1. Der Gemeinderat stimmt der Einigung der Gemeinde Leopoldshöhe mit dem Kreis Lippe und den Städten Barntrup, Horn-Bad Meinberg, Lügde und Schieder-Schwalenberg sowie der Gemeinde Schlangen zur interkommunalen Zusammenarbeit im Bereich des kommunalen Archivwesens zu. 2. Der Bürgermeister wird beauftragt, die der Vorlage als Anlage beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung mit dem Kreis Lippe und den Städten Barntrup, Horn-Bad Meinberg, Lügde und SchiederSchwalenberg sowie der Gemeinde Schlangen zu schließen. Schemmel