Beschlussvorlage (Schulsupport Merzenich_Entwurf)

Gemeinde Merzenich Kostenaufstellung Schulsupport erstellt durch die Ansprechpartner: Herr Böinghoff Telefon: 02422 / 90691120 E-Mail: t.boeinghoff@kreuzau.de 1. Personalkosten Kostenverteilung Schulsupport Südkreis Um den Aufwand der Kostenverrechnung im Südkreis zwischen den Beteiligten Kommunen Kreuzau und Nideggen (zukünftig voraussichtlich noch Merzenich und Vettweiß) so gering wie möglich zu halten, wird im Gegensatz zum Nordkreis mit einem festen Verrechnungsschlüssel gearbeitet. Den beteiligten Kommunen wird so eine Planungssicherheit gewährleistet und es muss am Ende des Jahres nicht mit Nachzahlungen aufgrund von schwankendem Supportaufwand (ausgenommen sind Schwankungen aufgrund von Fahrtkosten und Fortbildungen) gerechnet werden. Da der Verrechnungsschlüssel aus Erfahrungswerten und dem „Bauchgefühl“ heraus bestimmt wurde, wird im ersten Jahr der Supportaufwand pro Kommune nachgehalten, um am Ende des Jahres sagen zu können ob sich die Art der Verrechnung bewährt hat. Nach dem ersten Jahr haben die teilnehmenden Kommunen natürlich die Möglichkeit, einvernehmlich eine Verrechnung nach tatsächlicher Inanspruchnahme zu beschließen. Nach dem erarbeiteten Schlüssel werden die anfallenden Personalkosten gleichmäßig auf alle Schulen verteilt, wobei ein Verteilungsschlüssel von 1:4 zwischen Grundschulen und weiterführenden Schulen angesetzt wird, da die weiterführenden Schulen aufgrund der Menge der zu betreuenden Hard- und Software erfahrungsgemäß viermal so viel Aufwand beanspruchen. Daher ergibt sich für das Jahr 2018 folgende Verteilung der Personalkosten. Plankosten 2018 durch die KDVZ für den Südkreis: 72.500€ Diese setzen sich zusammen aus folgenden Punkten:  Personalkosten  Personalverwaltung kdvz  Ansatz Fortbildungskosten  Ansatz Fahrtkosten An Personalverwaltungs- und Fortbildungskosten werden jeweils 5% der Personalkosten angesetzt. Fahrtkosten ergeben sich aus Erfahrungswerten der Vorjahre. Die Fortbildungskosten und Fahrtkosten werden natürlich dann am Ende des Jahres nach den tatsächlich angefallen Kosten abgerechnet, so dass sich eine geringe Nach- oder auch Rückzahlung ergeben kann. Hinweis: Als aktuelle Berechnungsgrundlage wurden die Plankosten für 2018 für einen Mitarbeiter genommen. Die Plankosten können sich jedes Jahr - beispielsweise aufgrund von Tariferhöhungen, Personalzuwachs - verändern! Aktuelle Aufteilung der Kosten: Kreuzau % € Gymnasium 18 13.050,00 € Sekundarschule 18 13.050,00 € Grundschule Winden 4,5 3.262,50 € Grundschule Obermaubach 4,5 3.262,50 € Grundschule Kreuzau 4,5 3.262,50 € Grundschule Drove 4,5 3.262,50 € Grundschule Stockheim 4,5 3.262,50 € 42.412,50 € Nideggen Sekundarschule 19 13.775,00 € Grundschule Nideggen 4,5 3.262,50 € Grundschule Embken 4,5 3.262,50 € Grundschule Schmidt 4,5 3.262,50 € 23.562,50 € Vettweiß Grundschule Vettweiß 4,5 3.262,50 € Grundschule Kelz 4,5 3.262,50 € 6.525,00 € 100 Merzenich Grundschule Merzenich interne Kostenverrechnung zum Grundschule Golzheim spitz abgerechneten Stundensatz Nordkreis (39,73 € im Jahr 2016) nach tatsächlicher Inanspruchnahme Anmerkung: Zwischenzeitlich interessieren sich weitere Südkreiskommunen für die Dienstleistungen und wollen voraussichtlich dem Projekt beitreten. Damit ist die Chance verbunden, die im Nordkreis bereits erfolgreich praktizierte interkommunale Zusammenarbeit von 5 Kommunen unter dem Dach der kdvz RheinErft-Rur, auch im Südkreis von 2 auf 4 Kommunen auszuweiten und zu besseren Vertretungsregelungen zu kommen. Bisher wurden Beitritte weiterer Kommunen immer noch durch das vorhandene Personal abgearbeitet und die Kosten für alle beteiligten Kommunen konnten erheblich reduziert werden. Dies war u.a. möglich, da durch den stetigen EDV-Ausbau auch optimierte Systeme mit geringerem Supportaufwand angeboten werden konnte. Nunmehr ist bzgl. der Personalausstattung ein Scheitelpunkt erreicht. In einer Übergangsphase werden die Kollegen aus dem Nordkreis den Kollegen aus dem Südkreis unterstützen und die Kosten werden intern verrechnet. Nachdem Merzenich und Vettweiß beigetreten sind und die neuen Schulen näher kennengelernt und grundeingerichtet wurden, wird der Personalbedarf für den Südkreis neu bemessen und ggfls. ein entsprechender Stellenanteil ausgeschrieben. Da auch noch weitere Kommunen Interesse bekundet haben, wäre die Option auf Aufstockung bis zu einer Vollzeitstelle gegeben. Deshalb kann es in einem zweiten Schritt zunächst, bis zu einem Beitritt weiterer Kommunen, zu einer Erhöhung der Gesamtkosten kommen. Interesse ist und bleibt, insgesamt die Kosten durch weitergehende Zusammenarbeit zu senken und für alle eine Win-Win-Situation herzustellen. Zusätzlich bezahlen die Stadt Nideggen und die Gemeinde Vettweiß eine Pauschale von jeweils 2.000€ im Jahr an die Gemeinde Kreuzau für die Bereitstellung von Räumlichkeiten (inkl. Mobiliar, Strom, Heizung, Wasser, Reinigung…), Arbeitsgeräten (Arbeits-PC, Notebook, Drucker, Diensthandy, Werkzeug…) sowie Büro-Utensilien und die Bereitstellung eines zentralen Speichersystems, welches aus dem Budget der Gemeinde Kreuzau angeschafft wurde, für eine zentrale Datensicherung aller wichtigen Verwaltungsdaten der Schulen. Da der Support perspektivisch von Personal im Südkreis erbracht werden soll, ist die anzupassende, anteilige Pauschale an die Gemeinde Kreuzau zu entrichten. 2. Anschaffungskosten EDV Die notwendigen Kosten für eine Ausstattung der Schulen mit „Standards“ des Schulsupports können erst genau nach einer Rücksprache mit dem Schulamt und den Schulen ermittelt werden. Grundsätzlich ist es aber so, dass pro Schule in Schulnetz und Verwaltungsnetz unterteilt werden soll, wobei die Verwaltungsdaten auf einem zentralen Speichersystem abgelegt und regelmäßig gesichert werden sollen. Die Schulnetze werden mit der kostenfreien Netzwerklösung MNS+ ausgestattet. Insgesamt umfassen diese „Standards“ folgende Punkte:  Firewall-Schutz gegen Zugriffe von „Außen“  Jugendschutzfilter für den Internetzugang  Internetzugriff während des Unterrichts überwachen (sperren/freigeben)  Proxy-Server mit optionaler Log-Funktion  Zentrale Datenablage  Datensicherung (Verwaltung/Schulnetz)  Virenschutz  Remotesupport über verschlüsselte VPN-Verbindung  USV (Unterbrechungsfreie Stromversorgung) für zentrale Server- und Netzwerkkomponenten  Wartungsarmes Schulnetz durch MNS+ und Administrationstools für Lehrer  Log-Dateien über Aktivitäten der Schüler  Optional: Geschütztes W-LAN 2.1 Hardware Clientgeräte: Um eine dauerhafte Funktionalität zu gewährleisten, sollten Geräte wie PCs, Monitore, Notebooks und Server nach 5 Jahren ausgetauscht werden. Gerade bei den PCs ist es so, dass diese mit 5 Jahren Garantie gekauft werden um während der Laufzeit keinerlei unvorhergesehene Reparaturkosten zu haben. Nach 5 Jahren sind die Geräte abgeschrieben, entsprechen meist nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik und sind auch sehr viel anfälliger für Ausfälle. Bei Monitoren ist es beispielsweise auch so, dass das Bild mit der Zeit sehr langsam an Schärfe und an Leuchtkraft verliert. Dies fällt beim täglichen Arbeiten mit den Geräten nicht auf, aber auch um Augenschäden bei den Schülern vorzubeugen, sollte ein Austausch der Monitore ebenfalls nach spätestens 5 Jahren geprüft werden. Server sollten nach 5 Jahren Dauerbetrieb ausgetauscht werden um Ausfälle zu vermeiden, da natürlich bei einem Serverausfall sämtliche EDV nicht mehr nutzbar ist. USV: In jeder Schule ist im jeweils zentralen Serverschrank eine USV (Unterbrechungsfreie Stromversorgung) vorgesehen um die Geräte vor Stromausfall und Überspannungsschäden zu schützen. Bei den Geräten sollten alle 2 Jahre die Akkus durch ein zertifiziertes Elektrounternehmen geprüft und bei Bedarf ausgetauscht werden. Router: Grundsätzlich wird bei den Internetroutern auf die kostenfreie Open-Source Lösung IPCop zurückgegriffen. Sollten bereits entsprechende Router mit eingebauter Firewall, Webfilter und VPN (z.B. von der Firma Time-for-Kids) vorhanden sein, können diese selbstverständlich weiter verwendet werden. Netzwerk und Peripherie: Switche, Beamer und Drucker werden grundsätzlich nach Bedarf bzw. bei Ausfall ausgetauscht, wobei gerade bei Beamern und Druckern erfahrungsgemäß auch von einer durchschnittlichen Lebensdauer von 5 Jahren ausgegangen werden kann. Um gerade im Netzwerkbereich eine einheitliche und gut funktionierende Infrastruktur zu gewährleisten, wird bei Switchen grundsätzlich nur HP Technik eingesetzt. Smartboards: Bei den Smartboards ist es schwierig Angaben zur Lebensdauer zu machen, da ein Smartboard immer aus dem Board mit elektrischer Höhenverstellung, einem Beamer und einem Mini-PC besteht. Der PC sollte grundsätzlich nach 5 Jahren ersetzt werden. Der Beamer verliert natürlich durch den täglichen Einsatz, ähnlich wie ein Monitor auf Dauer an Leuchtkraft und Bildschärfe, was zwischenzeitlich durch den Tausch der Beamerlampe wieder „verbessert“ werden kann. Aber nach einer gewissen Zeit sollte auch das komplette Gerät ersetzt werden. Bei der elektrischen Höhenverstellung und dem Board mit den integrierten Kameras können leider noch keine Aussagen über die Lebensdauer getroffen werden. Abschließend kann man sagen, dass eine Haushaltsplanung für alle Geräte eine durchschnittliche Lebensdauer von 5 Jahren berücksichtigen sollte um unvorhergesehene Mehrkosten aufgrund von Ausfällen zu vermeiden. Grundsätzlich wird aber natürlich individuell geprüft, inwieweit Geräte nicht doch eventuell ein oder zwei Jahre länger genutzt werden können um bei der derzeit angespannten Haushaltslage Kosten zu sparen. Um für die Gemeinde Merzenich ein jährlich notwendiges Budget für Hardware zu ermitteln um die vorhandene EDV möglichst ausfallfrei betreiben zu können, wird eine Übersicht über alle vorhandenen Geräte benötigt. 2.2 Software Über die Kosten für Software kann noch keine genaue Aussage getroffen werden, da noch nicht bekannt ist, welche Softwareprodukte in den Schulen eingesetzt werden. Darunter fallen aber vor allem Kosten für MS Windows und MS Office, Datensicherungssoftware, Antivirensoftware, sowie kostenpflichtige Lernsoftware für die Schülerarbeitsplätze. 3. Verkabelung Für eine funktionierende EDV ist eine professionelle, strukturierte Verkabelung unerlässlich. Die bestehende Verkabelung muss dementsprechend überprüft und ggfls. angepasst werden.