Beschlussvorlage (Öffentlich-rechtliche Vereinbarung Gebührenkalkulation Entwurf Vorlage Rat)

Entwurf zur Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Interkommunale Zusammenarbeit in der Gebührenkalkulation zwischen der Kolpingstadt Kerpen vertreten durch den Bürgermeister und der Gemeinde Merzenich, vertreten durch den Bürgermeister Präambel Aufgrund stetig steigender Anforderungen, der höheren Komplexität und der sich ständig ändernden Rechtsprechung auf dem Gebiete der kommunalen Gebührenkalkulation sowie mit Blick auf den zukünftigen demographischen Wandel und optimalerer Ausnutzung von technischen Möglichkeiten verfolgen die Kolpingstadt Kerpen und die Gemeinde Merzenich gemeinsame Interessen und Ziele. Die Kommunen sind daher bzgl. der Wahrnehmung von Aufgaben der Gebührenkalkulation in Interkommunaler Zusammenarbeit übereingekommen. Mit der folgenden mandatierenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung, gemäß § 4 Abs. 8 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (SGV.NRW 2023) in der Fassung vom 14.07.1994 in Verbindung mit § 1 und §§ 23ff des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit (SGV.NRW 202) in der jeweils geltenden Fassung, soll der Grundstein für die Interkommunale Zusammenarbeit in der Gebührenkalkulation dieser beiden Kommunen gelegt und als ein Pilotprojekt angesehen werden. Diese soll zukünftig möglichst umfassend wahrgenommen und aus Sicht der Gemeinde Merzenich auf weitere Kommunen ausgeweitet werden, um Know-how zu bündeln und handlungsfähiger zu werden. §1 Allgemeines Mit dieser Vereinbarung wird ein umfangreiches Paket an Leistungen vereinbart, mit der Option dieses in Zukunft zu erweitern. Insbesondere die Einführung der elektronischen Aktenführung und ggf. eines Workflow – Systems sollen zukünftig verfolgt werden. §2 Beteiligte und Aufgaben Als Vertragskommune verpflichtet sich die Gemeinde Merzenich gegenüber der Kolpingstadt Kerpen, dass die Gemeinde Merzenich als vertragliche Erfüllungsgehilfin für die Kolpingstadt Kerpen tätig wird. Seite 1 Die Gemeinde Merzenich wird die in der Anlage 1 benannten Aufgaben für die Kolpingstadt Kerpen durchführen. Die Kolpingstadt Kerpen hat jederzeit das Recht, die ordnungsgemäße Aufgabenerledigung durch die Gemeinde Merzenich in geeigneter Weise zu kontrollieren. Festgestellte Unregelmäßigkeiten sind der Gemeinde Merzenich unverzüglich mitzuteilen. Weiterhin sollen bisher nicht berücksichtigte Leistungen in den Katalog aufgenommen werden können. Diese sind durch Abstimmungen zwischen den Kommunen zu vereinbaren. Zusätzliche Leistungen, die über das bestehende Kostenvolumen hinausgehen, können vereinbart werden und sind gesondert zu erstatten. §3 Personal Die Zeiten für den Bedarf von Personal für die Leistungen nach Anlage 1 dieser Vereinbarung sind von der Gemeinde Merzenich in Abstimmung mit der Kolpingstadt Kerpen ermittelt worden. Die Gemeinde Merzenich ist selbstverantwortlich für die sach- und fachgemäße Durchführung der ihr übertragenen Aufgaben. Somit stellt sie zudem sicher, dass eine termingerechte Bearbeitung erfolgt. Hierzu benötigtes Personal wird von der Gemeinde Merzenich gestellt. Die Unterbringung des Personals, die Dienstaufsicht über das Personal und die Schaffung der technischen Infrastruktur obliegen zudem der Gemeinde Merzenich. §4 Kosten Die vereinbarten Leistungen entsprechen nach der gemeinsamen Ermittlung aus § 3 dieser Vereinbarung einem Stellenanteil von 0,5 Vollzeitstellen der Entgeltgruppe 10 TVöD. Die Erstattung erfolgt auf der Basis des KGSt – Berichtes „Kosten eines Arbeitsplatzes“ (Verwaltung) in der jeweils aktuellen Fassung (z.Zt. KGSt – Bericht Nr. 07/2016). Der jährliche Kostenanteil wird neu vereinbart, wenn eine der Kommunen nachweist, dass der zu entrichtende Kostenanteil um mehr als 10 % von den tatsächlichen Kosten abweicht und/oder die quantitativen Anforderungen an die Gebührenkalkulation sich gegenüber dem Ursprungsszenario maßgeblich verändert haben. Der Abrechnungszeitraum ist jeweils ein Haushaltsjahr. Die Erstattung der Kosten durch die Kolpingstadt Kerpen erfolgt in monatlichen Abschlagsbeträgen. Die jährliche Aufwandentschädigung beträgt zurzeit 45.200,- €. Der monatliche Abschlag beträgt zurzeit 3.766,67 € und soll jeweils zum 25. eines Monats auf das Konto der Gemeinde Merzenich Sparkasse Düren, IBAN: DE08 3955 0110 0001 8024 20, SWIFT BIC: SDUEDE33XXX unter Angabe des Verwendungszweckes „Interkommunale Zusammenarbeit Gebührenkalkulation Kerpen“ in einem Betrag überwiesen werden. Die Kosten für die Nutzung von Fachverfahren bei der kdvz Rhein-Erft-Rur werden direkt von der Kolpingstadt Kerpen an die kdvz Rhein-Erft-Rur erstattet. Seite 2 Die Kolpingstadt Kerpen trägt anteilig die Lizenz- und Wartungskosten für eine ggf. noch zu beschaffende DV-Fachanwendung für Gebührenkalkulationen. Diese Anwendung wird in Abstimmung mit der Kolpingstadt Kerpen beschafft. §5 Datenzugriff und Datenschutz Zum vereinbarungsgerechten Durchführen der in Anlage 1 genannten Leistungen ist es notwendig, dass die Gemeinde Merzenich Zugang zu den Daten der Beschäftigten der Gemeinde Merzenich erhält. Demnach wird der Gemeinde Merzenich durch die Kolpingstadt Kerpen eine Berechtigung auf erforderliche Fachverfahren zur Bearbeitung der notwendigen Daten eingeräumt. Der generelle Zugriff auf diese Daten durch die Kolpingstadt Kerpen bleibt erhalten. Die Gemeinde Merzenich verpflichtet sich auf die vertrauliche Behandlung der Daten der Kolpingstadt Kerpen gemäß Datenschutzgesetz NRW. §6 Datenaustausch Die Kolpingstadt Kerpen unterstützt die Gemeinde Merzenich bei Erbringung der vertraglichen Leistungen in angemessenem Umfang. Sie verpflichtet sich, alle zur Verarbeitung notwendigen Daten und Unterlagen möglichst frühzeitig und vollständig zur schnellstmöglichen Bearbeitung an die Gemeinde Merzenich weiterzuleiten und die in ihrer Zuständigkeit verbleibenden Vor-/Zuarbeiten rechtzeitig zu erledigen. Die Zurverfügungstellung kann auf dem Postweg, dem elektronischen Postweg, via E-Mail, durch digitalen Scan oder per Boten erfolgen. §7 Haftung Verursacht die Gemeinde Merzenich bei der ausgeübten Tätigkeit aufgrund dieser Vereinbarung für die Kolpingstadt Kerpen einen Schaden, so muss sich die Kolpingstadt Kerpen so stellen lassen, als ob ihr eigenes Personal gehandelt hätte. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Haftungsbestimmungen des BGB; insofern sind Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit nicht ausgeschlossen. Versicherungsrelevante Aspekte sind Eigenschadensversicherung abzustimmen. mit den jeweiligen Versicherungsträgern der Es entstehen zudem keinerlei nachteilige Rechtsfolgen für die Gemeinde Merzenich, sofern sie die vereinbarten Leistungen infolge von Arbeitskampf, höherer Gewalt oder anderer vergleichbarer Umstände (wie z.B.: Pandemie) nicht erbringen kann. Die Gemeinde Merzenich ist in diesem Fall jedoch verpflichtet der Kolpingstadt Kerpen unverzüglich schriftlich Mitteilung über den entsprechenden Sachstand zu geben. Die Gemeinde Merzenich ist in diesem Falle für die unterbrochene Zeit von der Zahlungspflicht nach § 4 dieser Vereinbarung befreit. Seite 3 §8 Informationsaustausch Die Kommunen arbeiten vertrauensvoll zusammen. Sie verpflichten sich, einen ständigen Informationsaustausch über den vollen Umfang des Entwicklungsprozesses der Durchführung der Vereinbarung zu wahren. Dieser soll in einem vierteljährlichen Turnus erfolgen. Auftretende Probleme sollen unverzüglich und einvernehmlich einer Lösung zugeführt werden. Die Gemeinde Merzenich und die Kolpingstadt Kerpen benennen jeweils eine Ansprechpartnerin/einen Ansprechpartner, welche/r als koordinierende Stelle in der Kommune fungiert. für die Gemeinde Merzenich: für die Kolpingstadt Kerpen: Herr Lothar Klein Telefon: 02421/399-126 Fax: 02421/399-299 E-Mail: lklein@gemeinde-merzenich.de Herr Thomas Schaaf Telefon: 02237/58-351 Fax: 02237/58-509 E-Mail: thomas.schaaf@stadt-kerpen.de Ein Wechsel der Ansprechpartnerin/des Ansprechpartners ist dem Vertragspartner unverzüglich und unaufgefordert mitzuteilen. §9 Dauer, Anpassung und Kündigung Die vorliegende Vereinbarung wird ab dem 01.10.2017 zunächst befristet auf drei Jahre geschlossen. Zum Ende der Laufzeit soll ein Evaluierungsgespräch zwischen der Gemeinde Merzenich und der Kolpingstadt Kerpen geführt werden und einvernehmlich über die Fortführung der Vereinbarung entschieden werden. Die Vereinbarung verlängert sich immer automatisch um zwei Jahre, wenn sie nicht sechs Monate vor Vertragsablauf gekündigt wird. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Im Falle einer Kündigung sind von der Gemeinde Merzenich alle vorhandenen Dokumente an die Kolpingstadt Kerpen zu übergeben und eventuell vorhandene Kopien (auch elektronischer Art) zu vernichten. Des Weiteren ist der Zugang zum Fachverfahren für die Gemeinde Merzenich von der Kolpingstadt Kerpen zu deaktivieren. Änderungen, Erweiterungen der Vereinbarungen und Nebenabreden bedürfen der Schriftform; bloße Textform genügt nicht. § 10 Salvatorische Klausel Die Kolpingstadt Kerpen und die Gemeinde Merzenich verpflichten sich, die Inhalte dieser Vereinbarung auch vor Ablauf der Gültigkeitsdauer erneut zu verhandeln, wenn wesentliche Änderungen der in Anlage 1 beschriebenen Leistungen in qualitativer oder quantitativer Hinsicht Seite 4 absehbar oder eingetreten sind und das Festhalten an der ursprünglichen Regelung für eine Vertragspartei nicht zuzumuten ist. Jede Vertragspartei kann somit eine Anpassung jedes Vereinbarungsinhaltes an die geänderten Verhältnisse verlangen. Die Änderungen müssen in beiderseitigem Einverständnis erfolgen. Falls Regelungen oder Absprachen ungültig werden oder rechtswidrig sein sollten, ist eine Anpassung der Vereinbarung vorzunehmen. Im Falle von Streitigkeiten über die Anpassung durch die beiden Kommunen ist stets im Sinne einer gedeihlichen Zusammenarbeit, die wirtschaftlich sinnvollste Lösung zu wählen. Die Vereinbarung wird durch Teilunwirksamkeit nicht im Gesamten unwirksam. § 11 Inkrafttreten Die Vereinbarung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft, frühestens jedoch am 01.10.2017. Merzenich, den _______________ __________________________________________________________________________________ für die Gemeinde Merzenich für die Kolpingstadt Kerpen Georg Gelhausen Dieter Spürck Bürgermeister Bürgermeister Seite 5 Anlage 1 Zu erledigende Aufgaben: Aufgabenstellungen für folgende gebührenrechnenden Einrichtungen:     Abwasserbeseitigung (Schmutzwasser, Niederschlagswasser, Grundstücksentwässerungsanlagen) Abfallbeseitigung Bestattungswesen Straßenreinigung und Winterdienst Aufgabenstellungen für die v. g. Einrichtungen jeweils im Einzelnen:  Erstellung der Gebührenbedarfsberechung/Gebührenkalkulation  Erstellung der Nachkalkulation zu Ermittlung der Über-/Unterdeckung  Beratungsreife Erstellung der Vorlagen für Rat und Ausschuss betreffend die Gebührenbedarfsberechnungen/Gebührenkalkulationen  Ermittlung der Verwaltungskostenerstattungen aller gebührenrechnenden Einrichtungen (auch für den Bereich Rettungsdienst)  Unterschriftsreife Bearbeitung von schriftlichen BürgerInnenanfragen betreffend die Gebührenermittlung  Beantwortung von telefonischen BürgerInnenanfragen betreffend die Gebührenermittlung  Unterschriftsreife Bearbeitung von Anfragen der politischen Gremien/Ratsfraktionen betreffend die Gebührenermittlung; dazu zählen auch Modellrechnungen, Nachfragen zur Weiterentwicklung der Kalkulation, Vorbereitung von und Teilnahme an Arbeitskreisen, Workshops u. ä.  Mitwirkung bei Rechtsbehelfsverfahren betreffend die Gebührenermittlung Seite 6