Beschlussvorlage (Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die interkommunale Zusammenarbeit in der Personalverwaltung)

Beschlussvorlage Drucksache 57/2016 - öffentlich - Abteilung: 1 Datum: 28.06.2016 Gemeinderat Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die interkommunale Zusammenarbeit in der Personalverwaltung Ausgangslage: Mit dem Vorbericht zum Haushalt 2016 hat die Verwaltung zum Ausdruck gebracht, dass sie sich als moderne und aufgeschlossene Verwaltung gegenüber ihren Bürgern und Unternehmen präsentieren will (siehe Ziffer 2.2.3 des Vorberichts). Der Bürgermeister hat im Rahmen der Haushaltsverhandlungen mehrfach zugesichert, alle Anstrengungen für das Gelingen der Haushaltskonsolidierung zu unternehmen und bei freiwerdenden Stellen durch konsequente Aufgabenkritik und Vakanzenprüfung die Erforderlichkeit einer Nachbesetzung zu hinterfragen. Erster Fall: Aus dem Personalamt wird zum 01.10.2016 eine Sachbearbeiterin zur Gemeinde Vettweiß wechseln. Damit sind die Aufgabenbereiche „Personaladministration inkl. Abrechnung, Beschaffungen sowie Vergabe von Kita-Plätzen“ neu zu vergeben. Lösung nach durchgeführter Aufgabenkritik: Die Aufgaben Beschaffung und Vergabe von Kita-Plätzen werden durch Zuständigkeitsverlagerung verwaltungsintern gelöst. Als klassische Querschnittsaufgabe (verwaltungsinterne Dienstleistung) bietet sich die Aufgabe „Personaladministration inkl. Abrechnung“ für interkommunale Zusammenarbeit an. Auf allen föderalen Ebenen gibt es dafür entsprechende Projektbeispiele. Vorteile der Aufgabenbündelung in einem interkommunalen Dienstleistungszentrum: • • • • Die Qualität der Dienstleistung wird verbessert. (gleichmäßige Rechtsanwendung durch Konzentration von Fachwissen) Die Qualität der Prozesse wird durch Optimierung, Standardisierung und Automatisierung) verbessert. Die Mitarbeiterkapazitäten können besser genutzt werden (höhere Flexibilität in den Querschnittsfunktionen, Konzentration auf fachliche Kernaufgaben („Front-Office“)) Die Transparenz der Kosten wird verbessert. Drucksache 57/2016 Seite - 2 - Suche nach einem geeigneten Partner: Im Rahmen seiner Antrittsbesuche bei den Nachbarkommunen hat der Bürgermeister das Interesse an interkommunaler Zusammenarbeit mit seinen Amtskollegen sondiert. Die Kolpingstadt Kerpen hat sich in diesen Gesprächen sowohl auf Bürgermeisterebene als auch später auf Arbeitsebene sehr offen und entschlossen gezeigt. In der Personalverwaltung der Kolpingstadt Kerpen werden derzeit ca. 950 Personalabrechnungsfälle betreut (vergleichbare Größenordnung wie die Kreisverwaltung Düren). Des Weiteren sind die Gemeinde Merzenich und die Kolpingstadt Kerpen an demselben Rechenzentrum (KDVZ Frechen) angeschlossen und nutzen die gleichen Softwareplattform für die Personaladministration inkl. Abrechnung. Für die Begründung einer interkommunalen Zusammenarbeit mit der Kolpingstadt Kerpen sprechen außerdem: • • • • Verbundenheit in der neuen Tagebauinitiative Hambach Ausbaupotenzial der Partnerschaft Größe der Verwaltungsstruktur und damit Teilhabe an weiteren Optimierungsprozessen Ausbildungsverbund und Personalentwicklung Die kreisübergreifende Kooperation begreifen wir als zusätzliche Chance und weniger als Hemmnis. Öffentlich-rechtliche Vereinbarung und Finanzierung: Die Zusammenarbeit soll auf Basis einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung begründet werden (abgestimmter Entwurf ist als Anlage beigefügt). Die Vereinbarung soll ab dem 01.09.2016 zunächst befristet auf drei Jahre geschlossen werden. Zum Ende der Laufzeit soll ein Evaluierungsgespräch stattfinden und einvernehmlich über die Fortführung der Vereinbarung entschieden werden. Dann verlängert sich die Vereinbarung immer automatisch um zwei Jahre, wenn sie nicht sechs Monate vor Vertragsablauf gekündigt wird. Auf Basis der vereinbarten Leistungen wird ein Stellenanteil von 0,83 Vollzeitstellen der Entgeltgruppe 8 TVÖD finanziert (52.445,- € p.a.). Der Anteil wurde auf Basis eines Schlüssels „112 Personalfälle pro Vollzeitäquivalent“ berechnet. Zugrunde gelegt wurden dabei 121 Personalfälle in der Gemeinde Merzenich. Angemessenheit des Verrechnungssatzes: Die Gemeinde Merzenich nimmt seit April aktiv an dem Vergleichsring „Kleine Kommunen NRW“ der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt) teil. Drucksache 57/2016 Seite - 3 - Aus dieser Vergleichsringarbeit konnten Erfahrungswerte für eine optimale Personalquote im Bereich Personaladministration inkl. Personalabrechnung gezogen werden. Diese liegen zwischen 91,50 Personalfällen im Landesvergleich und 108 Personalfällen im Bundesvergleich. Wie der Auswertung der Vergleichsringarbeit zu entnehmen ist, wird die Personalbetreuung in der Gemeinde Merzenich derzeit zwar mit einem geringen Personalschlüssel und somit mit geringen Standards ausgeführt. Dies ist, auch im Sinne der Belegschaft, nicht weiter zielführend. Aufgrund stetig steigender Anforderungen und nachvollziehbar gestiegener Ansprüche der Beschäftigten, der höheren Komplexität der Themen, des sich ständig ändernden Tarifrechts und der Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung, sowie mit Blick auf den zukünftigen demographischen Wandel und optimalerer Ausnutzung von technischen Möglichkeiten, muss hier eine Qualitätssteigerung erfolgen. Die Verwaltung ist der Ansicht, dass dies nur mit einer externen Aufgabenverlagerung möglich ist. Mit vorhandenem Personal können die erforderlichen Standards nicht erreicht werden. Geplante Ausbaustufe: Gemeinsam mit der ÖPP Deutschland AG haben wir eine Projektskizze erarbeitet, die im Bereich elektronische Rechnungsbearbeitung die interkommunale Zusammenarbeit mit Kerpen aufbauen soll. Der Förderantrag (Vollfinanzierung der Beratungsleistung) wird in den nächsten Tagen beim Bundesministerium der Finanzen (BMF) eingereicht. Zeitplan: Vorbehaltlich der Zustimmung der politischen Gremien in Merzenich und Kerpen sowie der Kommunalaufsichten ist folgende Migration bzw. gestufte Aufgabenübernahme geplant: • • • Erste Personalkostenabrechnung durch Kerpen für September 2016 Übernahme der Personalakten, Zugriff für Merzenich über eAkte (als Pilot für Kerpen) im Laufe des Septembers Sprechstunde eines Kerpener Personalsachbearbeiters im Merzenicher Rathaus (1 Tag pro Woche) ab September 2016 Beschlussvorschlag: Der Gemeinderat beschließt, Der Gemeinderat begrüßt die Initiative der Verwaltung zur interkommunalen Zusammenarbeit und stimmt dem Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Kolpingstadt Kerpen auf Basis des als Anlage beigefügten Entwurfs zu. (Gelhausen) (Höhn)