Mitteilungsvorlage (Antrag der Fraktionen der CDU, des Bündnis 90/Die Grünen und der FDP vom 04.11.2009 hier: Vorlagenstandards)

Gemeinde Leopoldshöhe Der Bürgermeister Mitteilungsvorlage - öffentlich - Drucksache 156/2009 zur Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses der Gemeinde Leopoldshöhe Fachbereich: BM Bürgermeister Auskunft erteilt: Herr Schemmel Telefon: 05208/991-400 Datum: 24. November 2009 Antrag der Fraktionen der CDU, des Bündnis 90/Die Grünen und der FDP vom 04.11.2009 hier: Vorlagenstandards Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss Termin 10.12.2009 Rat 16.12.2009 Bemerkungen Sachdarstellung: Im Rahmen der Ratssitzung am 05.11.2009 haben die Fraktionen der CDU, des Bündnis 90/Die Grünen und der FDP einen Antrag gestellt, wonach für Verwaltungsvorlagen ein Standard definiert werden soll. Dieser Antrag wurde vom Rat zur Beratung in die Fraktionen verwiesen. Zu diesem Antrag nehme ich wie folgt Stellung: (Die kursiv geschriebenen Textpassagen wurden aus dem Antrag übernommen.) - Vorlagen sind deutlich als „Informations-/Mitteilungsvorlage“ oder als „Beschlussvorlage“ zu kennzeichnen. Diesem Erfordernis wird spätestens seit Einführung des Ratsinformationssystem Rechnung getragen. - Beschlussvorlagen sind so frühzeitig vorzulegen, dass sie nach einer ersten Beratung im Ausschuss oder im Rat noch einmal an die Fraktionen zurückverwiesen werden und dort eingehend beraten werden können. Die Vorlagen werden zusammen mit der Sitzungseinladung versandt. Hierfür gilt die Frist nach § 2 Abs. 1 der Geschäftsordnung des Rates (7 volle Tage vor dem Sitzungstag). Da die Fraktionssitzungen durch die Fraktionen auf der Grundlage des Sitzungskalenders festgelegt werden, ist gewährleistet, dass die für eine Sitzung übersandten Unterlagen zuvor in der Fraktion beraten werden können. - Allen Vorlagen der Verwaltung ist grundsätzlich eine (ggf. tabellarische) Stellungnahme beizufügen, die differenzierte Aussagen zu den finanziellen, sozialen und ökologischen Folgen (Nutzen und Kosten inkl. Folgekosten) der Maßnahmen und Entscheidungen enthalten. Bei Investitionen mit Erlös- oder Einspareffekten ist darzustellen, wie hoch die Erlöse/Einsparungen eingeschätzt werden und in welcher Zeit eine Amortistion erwartet wird. Grundsätzlich werden die haushaltsrechtlichen bzw. finanziellen Auswirkungen in der Vorlage genannt, soweit diese für die Entscheidungsfindung erheblich sind. -2- Zu den geforderten Festschreibungen für Vorlagenstandards ist nach den Kommentaren zur GO NW (Rehn/Cronauge/von Lennep/Knirsch und Held/Becker/Decker/Kirchhof/Krämer/Wansleben) Folgendes festzustellen: Nach § 62 Abs. 2 S. 1 GO NW bereitet der Bürgermeister die Beschlüsse des Rates und der Ausschüsse vor. Diese Norm beinhaltet nicht nur ein Recht des Bürgermeisters, sondern auch die Pflicht, alle erforderlichen Vorbereitungen für die Beschlüsse des Rates zu treffen. Welche Vorbereitungen der Bürgermeister treffen will, liegt in seinem Ermessen. Für eine pflichtgemäße Ausübung des Ermessens sind folgende Punkte von wesentlicher Bedeutung: - Die Vorbereitungstätigkeit soll dazu dienen, dem Vertretungsorgan eine sachangemessene Beratung und Beschlussfassung zu den in der Sitzung anstehenden Tagesordnungspunkten zu ermöglichen. Die Erfüllung dieser Pflicht kann es erfordern, den Mitgliedern des Vertretungsorgans geeignete Verwaltungsunterlagen schon vor der Sitzung zur Verfügung zu stellen (§ 48 GO NW). Ein grundsätzlicher Anspruch auf Zusendung von Vorlagen besteht nach den Bestimmungen der GO NW jedoch nicht. Lediglich für den Fall, dass eine Angelegenheit umfangreich und schwierig ist, erkennt die Rechtsprechung an, dass Vorabinformationen in schriftlicher Form übersandt werden müssen (OVG NRW, Urt. vom 29.04.1988). - Des Weiteren muss die Information dem Umfang und dem Schwierigkeitsgrad des Verhandlungsgegenstandes angepasst sein, d.h. zwischen der Bedeutung der Entscheidung und der sachgemäßen Vorbereitung eines Beschlusses muss die Verhältnismäßigkeit gewahrt werden. Somit sind dem Rat Grenzen dahingehend gesetzt, soweit es um die Inanspruchnahme der hauptamtlichen Verwaltung selbst, um Leistungen bestimmter Dienstkräfte oder die Arbeitsweise und Arbeitseinteilung geht. Da § 62 Abs. 1 S. 3 GO NW dem Bürgermeister unentziehbar das alleinige Recht zusteht, die Geschäfte zu leiten und zu verteilen, kann der Rat den Bürgermeister insoweit nur auffordern, das für die bevorstehende Entscheidung gewünschte Material vorzulegen; über Art und Weise, wie die Verwaltung diese Arbeit erfüllt, kann er nicht bestimmen. Daraus ergibt sich, dass eine generelle Vorgabe für den Aufbau von Verwaltungsvorlagen für die Ratsund Ausschussarbeit durch den Rat nicht gefordert werden kann. Schemmel