Beschlussvorlage (2. Änderung der Geschäftsordnung des Rates)

2. Änderung der Geschäftsordnung des Rates der Gemeinde Merzenich vom 01.07.1997 Der Rat der Gemeinde Merzenich hat am 19.03.2015 die nachstehende 2. Änderung der Geschäftsordnung vom 01.07.1997 beschlossen: §1 § 1 der Geschäftsordnung erhält folgende Fassung: Einberufung der Ratssitzung (1) Der Bürgermeister beruft den Rat ein, so oft es die Geschäftslage erfordert, jedoch soll er den Rat wenigstens alle zwei Monate einberufen. Der Rat ist unverzüglich einzuberufen, wenn mindestens ein Fünftel der Ratsmitglieder oder eine Fraktion unter Angabe der zur Beratung zu stellenden Gegenstände dies verlangen. (2) Die Einberufung und die Übermittlung der Beratungsunterlagen (Vorlagen, Mitteilungen) an alle Ratsmitglieder erfolgt ausschließlich auf elektronischem Wege (Bereitstellung im Ratsinformationssystem). Die näheren Einzelheiten regeln die Leitlinien "papierloser Sitzungsdienst" (Anlage). Auf schriftlichen Antrag können anstelle der elektronischen Übermittlung die Sitzungsunterlagen auch in Papierform zur Verfügung gestellt werden. (3) In der Einladung ist Zeit, Ort und Tagesordnung anzugeben. Ihr sollen in der Regel Erläuterungen zu den einzelnen Verhandlungsgegenständen (Vorlagen) beigegeben werden. §2 § 24 Abs. 5 der Geschäftsordnung erhält folgende Fassung: (5) Die Niederschrift über die in öffentlicher und nichtöffentlicher Sitzung behandelten Gegenstände ist allen Ratsmitgliedern auf dem elektronischen Weg (Bereitstellung im Ratsinformationssystem) zuzuleiten. Auf schriftlichen Antrag können anstelle der elektronischen Übermittlung die Niederschriften auch in Papierform zur Verfügung gestellt werden. §3 Die näheren Einzelheiten zur Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes regeln die „Leitlinien papierloser Sitzungsdienst" – Anlage zur Geschäftsordnung des Rates der Gemeinde Merzenich Anlage Leitlinien papierloser Sitzungsdienst Grundsätze: Die Gemeindevertreter der Gemeinde Merzenich nehmen grundsätzlich am papierlosen Sitzungsdienst teil. Es erfolgt der sitzungsbezogene Unterlagentransfer (Einladungen, Vorlagen, Mitteilungen und Niederschriften) ausschließlich auf elektronischem Wege durch Bereitstellung im Ratsinformationssystem. Ausnahme: Übermittlung dieser Unterlagen auf schriftlichen Antrag in Papier. Verfahren: Ab Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes werden das Einlegen der Sitzungsunterlagen in das Postfach und der postalische Versand eingestellt. Sofern die Verwaltung in Ausnahmefällen (z.B. umfangreiche Anlage o.ä.) Sitzungsunterlagen nicht in elektronischer Form zur Verfügung stellen kann oder die Übermittlung der Sitzungsunterlagen in Papier schriftlich beantragt wurde, werden diese in die Postfächer eingelegt oder ggfls. postalisch übersandt. Elektronische Ausrüstung: Für die Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes ist ein IPad erforderlich. Ratsvertretern sowie sachkundigen Bürgern wird für die Nutzung des elektronischen Sitzungsdienstes verwaltungsseitig kostenfrei ein IPad zur Verfügung gestellt. Alternativ kann auch mit einem eigenen Notebook (Laptop), Netbook oder IPad an dem elektronischen Sitzungsdienst teilgenommen werden. Technische Details (z.B. Betriebssystem, Internetverbindung) sind im Einzelfall mit der Verwaltung zu erörtern. Die Lizenzkosten für die Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes (SD.NET) trägt die Verwaltung. Weitere Ausrüstung (z.B. Drucker, Toner, Papier) wird verwaltungsseitig nicht zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus ist seitens der Teilnehmer am papierlosen Sitzungsdienst für den Datenempfang (Download) eine Internetverbindung vorzuhalten. Hierfür anfallende Kosten werden nicht erstattet. Unabhängig davon wird in den Sitzungsräumen der Gemeindeverwaltung Merzenich für die Teilnehmer am papierlosen Sitzungsdienst eine drahtlose Internetverbindung zur Verfügung gestellt. Die Benutzer des elektronischen Sitzungsdienstes tragen im Rahmen ihrer Möglichkeit Gewähr dafür, dass eine unbefugte Benutzung ausgeschlossen wird. §4 Diese Geschäftsordnung tritt mit dem Tage nach der Beschlussfassung durch den Gemeinderat in Kraft. 52399 Merzenich, den 19.03.2015 Der Bürgermeister (Harzheim)