Beschlussvorlage (FD 1 - Anlage WP9-6/2017 1. Ergänzung)

Fachdienst 1-Personal, Organisation und Ratsangelegenheiten- Personal allg. LOB- Zahlungen an Beamtinnen und Beamte Ausbildung Aus- und Fortbildung Sonstige freiwillige Leistungen Versicherungen Beschaffungen Mitgliedsbeiträge Aufwendungen für ehrenamtliche Tätigkeit Sonstige Geschäftsaufwendungen Bereich IT Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Hinweise der GPA ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Aufgabenkritik auf Basis der Produktgruppen Rechstlage 2 Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Auf die entsprechenden Ausführungen wird an dieser Stelle deshalb nur hingewiesen. Auf die allgemeine Rechtslage wurde bereits abschließend und ausführlich in der letzten Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 21.01.2017 durch den Fachdienst 2 –Finanzen- vorgetragen. Rechtslage 3 Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - ◦ Zunächst wird bei Konsolidierungsmaßnahmen immer an mögliche Einsparpotentiale im Bereich des Personals gedacht. ◦ Grundsätzlich ist hier zu unterscheiden zwischen Pflichtaufgaben und freiwilligen Aufgaben. ◦ Von Pflichtaufgaben spricht man, wenn die Kommune zur Erledigung der Aufgabe gesetzlich verpflichtet ist. Das genaue Gegenteil stellen freiwillige Aufgaben dar. ◦ Unter dem Aspekt der arbeitsvertraglichen Bindungen wurde folgende Tabelle erstellt, in der alle Beschäftigte mit einem befristeten Arbeitsvertrag aufgeführt sind. Dabei wird unterschieden zwischen pflichtigen und freiwilligen Aufgabenbereichen. ◦ Einsparpotential für freiwillige Aufgaben: bis zu 593.300 € jährlich (siehe nachfolgende Tabelle) Personal allg. Aufgabenkritik auf Basis der Produktgruppen je Budget 4 Stelle besetzt Stelle besetzt Stelle Stelle Stelle Stelle Stelle Stelle Stelle Stelle Stelle Stelle Stelle besetzt Stelle unbesetzt Stelle unbesetzt Stelle unbesetzt Stelle unbesetzt Stelle unbesetzt Stelle unbesetzt Stelle unbesetzt Stelle besetzt Stelle besetzt Stelle Stelle Stelle Stelle Stelle Stelle Stelle Stelle Stelle besetzt Stelle besetzt 4 5 6 7 8* 9* 10* 11 12 13 14 15 16 17 18 19* 20* 21* 22* 23 24* 25* 26 27 28 29 30 31 32 33 34* 35* Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - besetzt besetzt besetzt besetzt besetzt besetzt besetzt besetzt besetzt besetzt unbesetzt unbesetzt besetzt besetzt besetzt besetzt besetzt besetzt Stelle besetzt Stelle unbesetzt Stelle besetzt Name 1 2 3* Nr. FD4 (Schulsozialarbeit) FD4 (Jugendpfleger) FD4 ehem. Stabstelle soz. Stadt FD4 (ASD, Elternzeitvertretung) FD6 (Architektin) FD6 (Architektin) FD6 (Vertretung) FD6 Bauhof FD6 Bauhof FD6 Bauhof FD6 Bauhof FD6 Bauhof FD7 (Elternzeitvertretung) Kultur FD4 (Integrationshelfer) FD4 (dto.) FD4 (Schulsozialarbeit) FD4 (UVG) FD1 (Schul-IT) FD1 (Schul-IT) FD2 (Aushilfe) FD3 (Hausmeister Flüchtlingsunterkünfte) FD3 (Ordnungsbeh. Außendienst) FD3 (dto.) FD3 (dto.) FD3 (dto.) FD3 (dto.) FD4 (Betreuung UMA) FD4 (ASD) FD4 (Schulsekretariat) FD4 (ASD) FD4 (Beistandschaften) FD4 (Schulsekretariat) FD4 (Wirtschaftl. Jugendhilfe) FD4 (UVG) Fachdienst 5 8 30.09.2018 14.06.2018 9c 9c 11 Aushilfe 5 5 5 7 S 14 9c S 12 S 12 S 12 S 12 S 12 9c 9 5 5 5 oder 6 5 oder 6 S 12 S 14 5 S 14 9 5 5 5 6 8 5 Entgeltgruppe 31.12.2017 31.12.2017 31.10.2018 31.07.2017 31.08.2017 30.09.2017 19.06.2018 31.08.2018 14.02.2018 31.08.2018 2 Jahre 2 Jahre 2 Jahre 2 Jahre 2 Jahre zunächst 1 Jahr unbefristet 30.09.2018 30.09.2018 30.09.2018 2 Jahre 2 Jahre 31.07.2017 30.11.2017 06.01.2018 31.05.2018 03.07.2018 14.08.2018 15.12.2017 31.01.2019 06.09.2017 2 Jahre 31.08.2018 Ende Datum 19.212,62 € 45.459,01 € 35.011,04 € 35.011,04 € 49.655,42 € 5.627,16 € 41.854,06 € 41.830,99 € 38.465,91 € 47.024,40 € 57.654,36 € 43.280,64 € 51.143,61 € 51.143,61 € 51.143,61 € 51.143,61 € 51.143,61 € 48.000,00 € 48.563,69 € 40.268,25 € 35.714,76 € 35.714,76 € 35.714,76 € 51.143,61 € 53.665,00 € 18.829,94 € 69.771,49 € 50.244,89 € 17.214,43 € 41.876,00 € 34.652,58 € 41.711,92 € 45.000,00 € 39.141,13 € jährliche Personalkosten ca. 593.238,59 € 19.212,62 € 45.459,01 € 5.627,16 € 43.280,64 € 51.143,61 € 51.143,61 € 51.143,61 € 51.143,61 € 51.143,61 € 40.268,25 € 35.714,76 € 35.714,76 € 35.714,76 € 41.876,00 € 34.652,58 € jährliche Personalkosten freiwillige Leistungen ca. 5 Es ist letztendlich darüber zu entscheiden, ob diese Aufgaben zukünftig wegfallen sollen oder vollumfänglich bzw. in leistungsreduzierter Form weiterhin wahrgenommen werden sollen. Die Stellungnahmen der betroffenen Fachdienste und Stabsstellen bleibt vor einer endgültigen Entscheidung abzuwarten. Nr. 35: Berücksichtigung bis max. Ende 2018 Nr. 34: Berücksichtigung bis max. Ende 2020 Nr. 26, 27: Berücksichtigung bis max. Ende 2021 Nr. 19-22: Berücksichtigung bis max. Ende 2019 Nr. 8,9: Berücksichtigung bis max. Ende 2020 Hinweise zu den weiteren mit * gekennzeichneten Nummern bzw. den übrigen freiwilligen Aufgaben: hier handelt es sich um freiwillige Aufgaben, wo grds. entschieden werden muss, ob diese weiter fortgeführt werden sollen. Hinweis zu lfd. Nummer 25: Berücksichtigung bis zum Ende der Vertragslaufzeit; hier handelt es sich um eine Elternzeitvertretung Hinweis zu lfd. Nummer 10: Berücksichtigung derzeit bis max. Ende 2018; diese Stelle ist abhängig von der Zahl der zu betreuenden unbegleiteten minderjährigen Flüchtlinge Hinweis zu lfd. Nummer 3: Berücksichtigung bis max. Ende 2019; hier werden Aufgaben von begrenzter Dauer wahrgenommen Die mit * gekennzeichneten Stellen mit den lfd. Nummern 3, 8-10, 19-22, 24, 25, 34-35 haben nur begrenzt in den Personalplanungen Berücksichtigung gefunden. Bei den nicht gekennzeichneten Stellen handelt es sich um Stellen, die grundsätzlich auf Dauer, d.h. unbefristet, angelegt sind. Die Befristung des Arbeitsverhältnisses wurde deshalb mit den Beschäftigten eingegangen, um in personeller Hinsicht über die sechsmonatige Probezeit hinaus flexibler auf personelle Situationen reagieren zu können. Hinweis zu der o.a. Tabelle bzw. zu den Personalausgaben allgemein: Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - ◦ Bereich Personal allg. (Fortsetzung) 6 Außerdem soll an dieser Stelle nicht unerwähnt bleiben, dass die Personalkosten spätestens ab dem Jahr 2019 lediglich mit einer Steigerungsrate von 1 % für Besoldungs/Entgelterhöhungen durchgerechnet wurden. Da aber die Erfahrungen der letzten (Tarif)-Abschlüsse zeigen, wird durchschnittlich mit einer Steigerungsrate von „2 Komma plus x“ zu rechnen sein. Um unter diesem Aspekt weiterhin im angenommenen Erhöhungsbereich zu bleiben, müssen die Personalkosten an anderer Stelle reduziert werden. Dies kann durch Stellenabbau bei gleichzeitiger Reduzierung der Leistungen geschehen. Hinweis zu der o.a. Tabelle bzw. zu den Personalausgaben allgemein: Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - ◦ Bereich Personal allg. (Fortsetzung) 7 Bei der Wiederbesetzung einer vakanten Stelle werden häufig Einsparpotentiale durch niedrigere Erfahrungsstufen und niedrigere Besoldungs/Entgeltgruppen generiert. Die Wiederbesetzung vakanter Stellen orientiert sich an der Notwendigkeit pflichtiger Aufgaben (z.B. werden im Bereich des Jugendamtes die Stellen zeitnah wieder besetzt). Überstunden werden durch die Einführung von Brückentagen reduziert. ◦ ◦ ◦ Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Im Bereich der allgemeinen Personalkosten könnten möglicherweise über die o.g. Bereiche hinaus Einsparpotentiale beziffert werden. Dazu ist es aber erforderlich, dass alle Organisationseinheiten ihre Aufgaben kritisch sowohl im Hinblick auf die Notwendigkeit der zu erledigenden Aufgaben als auch des jeweiligen Umfanges hinterfragen. Sofern sich im Rahmen der jetzt durchgeführten Konsolidierungsgespräche mit allen Fachdiensten Einsparpotentiale ergeben, wird die Budgetplanung des Fachdienstes 1 mögliche Einsparpotentiale berücksichtigen. ◦ Bereich Personal allg. (Fortsetzung) 8 Sollte diese Regelung weiterhin Bestand haben, könnten zumindest in diesem Umfang Urlaubstage und Mehrarbeitsstunden eingesetzt werden, die dann wiederum zu einer Verringerung der für diese Urlaubstage bzw. Mehrarbeitsstunden zu bildenden Rücklage und damit letztendlich zu einer Entlastung des städtischen Haushalts führen könnte. Die liquiden Mittel der Stadt Bedburg bleiben davon jedoch unberührt, d.h., eine Verbesserung wird dadurch nicht erreicht, da es lediglich um eine sog. „Rechengröße“ handelt. Das bedeutet, dass unter zugrunde Legung von 189,64 vollzeitverrechneter Stellen pro Jahr rd. 3.034 Stunden Dienstfrei gewährt wird. Unter Zugrundelegung eines durchschnittlichen Stundensatzes von 25 € einschl. Sozialzuschläge etc. ergibt das eine zumindest rechnerische Belastung von ca. 76.000 €. Demnach ist jede/r Mitarbeiter/in durch die Gewährung von insgesamt 2 freien Tagen (Weiberfastnacht: 0,5 Arbeitstage; Rosenmontag 1 Arbeitstag; Karnevalsdienstag 0,5 Arbeitstage) vom Dienst befreit. Ein weiteres Einsparpotential könnte sich aus der Reduzierung der seitens der Stadt Bedburg seit Jahrzehnten gewährten sog. Karnevalsregelung ergeben. Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - ◦ Bereich Personal allg. (Fortsetzung) 9 Eine rechtliche Verpflichtung besteht nicht. Einsparpotential: 43.000 € (ab 2018 bei Kündigung in 2017) Die Herausnahme der Beamtinnen und Beamten aus der bestehenden Dienstvereinbarung könnte sich als wenig motivationsfördernd erweisen und sollte auch im Hinblick darauf, dass Beamte und Beamtinnen bereits eine um 2 Stunden höhere Wochenarbeitszeit absolvieren, wohl überlegt sein. ◦ ◦ ◦ Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Die Beamtinnen und Beamten erhalten in Anlehnung an die tariflichen verpflichtenden Regelungen ebenfalls eine „Leistungsorientierte Bezahlung“ im Rahmen der Dienstvereinbarung über die leistungsorientierte Bezahlung, für den Beamtenbereich basierend auf § 60 Abs. 4 LBesG NRW. ◦ LOB-Zahlungen für die Beamtinnen und Beamten 10 60.000 € ab 2020 Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Auf Grund des demographischen Wandels gestaltet es sich jedoch zunehmend schwieriger, geeignetes Personal zu finden. Ausbildungen stellen Investitionen in die Zukunft dar und helfen zukünftig, Personalengpässe auf Grund des Ausscheidens von Beschäftigten zu vermeiden. Deshalb sollte von einer Reduzierung der Zahl der Auszubildenden abgesehen werden. ◦ 63.200 € 3.200 € ab 2017 Somit insgesamt ab 2020: Grundsätzliches Einsparpotential : Sollte die Entscheidung dahingehend getroffen werden, dass keine Ausbildungsplätze mehr zur Verfügung gestellt werden, fallen keine Kosten mehr für die Auswahlverfahren an. Grundsätzliches Einsparpotential : Die Stadt Bedburg ist grundsätzlich nicht verpflichtet, Ausbildungsplätze anzubieten. Es handelt sich um eine freiwillige Leistung. Derzeit werden 9 Ausbildungsplätze besetzt, darüber hinaus sollen 2 weitere Plätze für den Bereich des Bauhofes, Schwerpunkt Gärtner, angeboten werden. ◦ ◦ ◦ ◦ Ausbildung 11 48.000 € ab 2018 60.000 € Somit insgesamt ab 2018: Auf Grund des demographischen Wandels gestaltet es sich jedoch zunehmend schwieriger, geeignetes Personal zu finden. Die Mitarbeiter/innen müssen häufig erst "fit" für die neue Aufgabe gemacht werden. Darüber hinaus stellt gerade die derzeitige gute Fortbildungspolitik ein Entscheidungskriterium für einen Dienst bei der Stadt Bedburg dar. Auch sind gut ausgebildete Beschäftigte motivierter, die getroffenen Entscheidungen weniger fehleranfällig und dies kommt letztendlich dem Bürger zugute. Deshalb sollte von einer Reduzierung der Kosten für Aus- und Fortbildung abgesehen werden. 12.000 € ab 2018 Grundsätzliches Einsparpotential : Sollte die Entscheidung dahingehend getroffen werden, dass die Aus- und Fortbildung bis auf 20 % des bisherigen Wertes zurück geführt werden soll, fallen geringere Kosten für die Erstattung von Fahrtkosten zu den Fortbildungsmaßnahmen an. Grundsätzliches Einsparpotential : Die Stadt Bedburg ist grundsätzlich nicht verpflichtet, Aus- und Fortbildungen anzubieten Dennoch gibt es verpflichtenden Fortbildungsveranstaltungen, sodass insgesamt ein (geschätzter) Wert von 80 % als disponibel und somit freiwillig angesehen werden kann. Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - ◦ ◦ ◦ ◦ Aus- und Fortbildung 12 3.000 € Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Einsparpotential (60 %) 1.200 € Gästebewirtung („Bier nach vier“, sonstige Verpflegung bei dienstlichen Veranstaltungen) Einsparpotential (100 %) Jährliche Zahlung an den Personalrat zur Unterstützung von Veranstaltungen, die durch den Personalrat organisiert werden Sonstige freiwillige Leistungen 13 690 € 5. Unfallversicherung Mandatsträger: Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Deshalb sollte in diesen Fällen von Kündigungen der o.a. Versicherungen abgesehen werden. ◦ 73.480 € Diese Versicherungen dienen zur Absicherung der Stadt Bedburg vor nicht kalkulierbaren Risiken, die auch je nach Schadensfall in Millionenhöhe anfallen können. 7. Gesamt: 1.500 € 580 € 4. Schüler-Unfallversicherung: 6. Strafrechtsschutzversicherung: 110 € 11.800 € 2. Eigenschadensversicherung: 3. Unfallversicherung Betriebssport: 58.800 € 1. Allgemeine Haftpflicht: Die Stadt Bedburg ist grundsätzlich nicht verpflichtet, folgende Versicherungen abzuschließen: ◦ ◦ Versicherungen 14 Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Bei den Printmedien, derzeit werden drei verschiedene Tageszeitungen abonniert, die insbesondere dem Bürgermeister und den Mitgliedern des Verwaltungsvorstandes zur Verfügung gestellt werden. Mit einer zumindest teilweisen Umstellung auf eine digitale Form ergibt sich ein Mögliches Einsparpotential (Printmedien): 1.000 €. Maximales Einsparpotential bei völligem Verzicht: 1.800 € ◦ Tageszeitungen Printmedien Dazu zählen aktuelle Gesetzeskommentare einschließlich der erforderlichen Ergänzungslieferungen, Fachkommentare, Fachzeitschriften etc. Fachliteratur Im Bereich der Fachliteratur wird in unregelmäßigen Abständen eine Überprüfung bezüglich der Notwendigkeit der beschafften Medien durchgeführt. Für 2017 ist eine erneute Überprüfung vorgesehen. Davon ausgehend, dass in der Vergangenheit eine solche Überprüfung zu einer Reduzierung geführt hat, geht der Fachdienst 1 auch diesmal davon aus, dass mit einer durchschnittlichen Reduzierung des Ausgabevolumens für diesen Bereich von 10 % gerechnet werden kann. Mögliches Einsparvolumen Fachliteratur (10 % -100 %) 2.400 € -24.000 € 2. 1. Die Stadt Bedburg ist grundsätzlich nicht verpflichtet, folgende Beschaffungen vorzunehmen: ◦ ◦ ◦ Zu den Beschaffungen gehören insbesondere Büromaterial (Papier, Briefumschläge etc.), Fachliteratur einschließlich der Printmedien wie Tageszeitungen. Beschaffungen 15 Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Einsparpotential (max.): 17.000 € Da die zuvor aufgeführten Institutionen bzw. Vereine in der Regel entsprechende Beratungsleistungen in den jeweiligen Sachthemen für die Stadt zur Verfügung stellen und dadurch auch derzeit u.a . nicht bezifferbare Rechtsberatungsleistungen erbracht werden, wird von einer Kündigung der Mitgliedschaften grundsätzlich abgeraten. ◦ ◦ Eine Anfrage bzgl. der erforderlichen Aufrechterhaltung der einzelnen Mitgliedschaften an die zuständigen Fachdienste wurde gestartet. - Städte- und Gemeindebund NRW - Kommunale Gemeinschaftsstelle (KGST) - Kommunaler Arbeitgeberverband NRW (KAV) - Fachverband der Kämmerer - Fachverband der Kassenverwalter - Verband Bergbaugeschädigter Haus- und Grundeigentümer - Deutscher Verein für Wasserwirtschaft, Abwasser und Abfall -Bundesverband für Wohnen u. Stadtentwicklung - Schutzgemeinschaft Deutscher Wald - Landesverband EuropaUnion Deutschland - Weißer Ring - Selbsthilfegruppe ELSBED - Rhein-Erft-Tourismus e.V. Die Stadt Bedburg ist "Mitglied" in folgenden Institutionen bzw. Vereinen, zu denen es keine rechtliche Verpflichtung gibt: ◦ ◦ Mitgliedsbeiträge 16 ca. Somit ab 2020 jährlich max. Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Einsparpotential (max.) ab 2020: ◦ Höhe derzeit nicht bezifferbar Einsparungen im Bereich der Sitzungsgelder sind möglich infolge einer Reduzierung der Anzahl der freiwilligen Ausschüsse, lassen sich aber nicht seriös kalkulieren, da der Stadtrat dazu die entsprechenden Weichen setzen muss. Der Berechnung des Einsparpotentials liegt einerseits die die Anzahl der Ausschüsse sowie andererseits die Anzahl der durchgeführten Sitzungen zu Grunde. Das Sitzungsgeld beträgt je sachkundigem Bürger, Einwohner derzeit 25,30 € je stattgefundener Sitzung. 14.000 € 3.500 €, ◦ generieren. ca. Einsparungen bei der Aufwandsentschädigung sind realisierbar im Zuge der nächsten Kommunalwahl im Jahre 2020 durch die Reduzierung der Anzahl der Ratsmandate um 4 Ratsmandate (Reduzierung auf die Mindestzahl der gesetzlich vorgegeben Ratsmandate für Bedburg bisher 36 auf 32). ◦ Diese Maßnahme würde pro Ratsmandat ein Einsparpotential von jährlich Zu den Aufwendungen für ehrenamtliche Tätigkeiten zählen insbesondere die Aufwandsentschädigungen für die Mandatsträger einschließlich der Sitzungsgelder für sachkundige Bürger/innen und Einwohner/innen. ◦ Aufwendungen für ehrenamtliche Tätigkeiten 17 Einsparpotential : ◦ Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Inwieweit aber eine Kürzung im Hinblick auf die erbrachten Leistungen der Betroffenen zielführend ist, wird seitens des Fachdienstes 1 stark in Zweifel gezogen und sollte deshalb obsolet sein. ◦ 3.000 € Zu diesen Aufwendungen gehören z.B. die Kosten für Nachrufe verstorbener Ratsmitglieder, für eventuelle Ehrungen sowie die Verpflegung während der Sitzungen. ◦ Sonstige Geschäftsaufwendungen 18 bis zu 450 € je Arbeitsplatz Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Derzeit sind insgesamt 13 PC in den Standorten nicht dauerhaft personell besetzt. Meist werden die PC von Auszubildenden oder Praktikanten genutzt, so dass die tatsächliche Auslastung der Hardware gering ist. Es sollte daher, in Kooperation mit den Fachdiensten, geprüft werden, welche dieser N.N.-PC mittelfristig eingespart werden können, da auch die „überzähligen“ PC im Bedarfsfall kurzfristig als Ersatz defekter IT-Komponenten herangezogen werden. Sofern bei der Stadt Bedburg keine Ausbildungsplätze mehr bereit gestellt werden sollen, müssen diese PC zukünftig nicht mehr ersetzt werden. PC an nicht dauerhaft genutzten Arbeitsplätzen (sog. NN. PC): Zusätzlich zu den personenbezogenen Postfächern gibt es derzeit Sammelpostfächer und Postfächer für Externe (z.B. Fraktionen), die jedoch nicht von allen genutzt werden. bis zu 100 € je Postfach Darüber hinaus ergeben sich folgende Konsolidierungsmöglichkeiten: ◦ E-Mail Postfächer konsolidieren: Im Bereich der IT könnten grundsätzlich Kosten reduziert werden. Dazu ist es aber erforderlich, dass alle Organisationseinheiten z.B. nicht mehr benötigte Software melden, insbesondere wenn Aufgabenverlagerungen stattfinden. Sofern sich im Rahmen der jetzt durchgeführten Konsolidierungsgespräche mit allen Fachdiensten Einsparpotentiale ergeben, wird die IT diese in die Budgetplanungen für die Folgejahre mit einfließen lassen. ◦ Bereich IT 19 850 € 500 € Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Einsparpotential 2.100 € Jurion steht grundsätzlich allen Anwendern der Stadtverwaltung zur Verfügung. Derzeit haben sich 36 für das Verfahren freigeschaltet. Es ist nicht bekannt, inwieweit die Gesetzesauskunft tatsächlich genutzt wird. Im Zusammenhang mit der Abfrage zur Notwendigkeit der Fachliteratur wird geprüft, ob im Benehmen mit anderen Gesetzes-Auskunftswerken diese Möglichkeit noch erforderlich ist bzw. andere Gesetzeswerke ersetzen kann. Gesetzesauskunft Jurion: Einsparpotential Derzeit werden 2 Notebooks für Präsentationszwecke sowie 1 Notebook für die Durchführung von Submissionen vorgehalten. Derzeit wird das 3. Notebook für Submissionen nicht mehr benötigt. Die Vorhaltung von 2 Notebooks ist, nach Konsolidierung der Verleihstatistik, ausreichend. Einsparpotential Derzeit stehen für die Stadtverwaltung 2 portable Beamer und 1 festinstallierte Beamer (Sitzungssaal Kaster) für Präsentationszwecke zur Verfügung. Die Auslastung des 2. portablen Beamers beläuft sich derzeit auf unter 5 %. Präsentationsequipment Bereich IT (Fortsetzung) 20 Die Altersstrukturanalyse wurde auf dem Stand 31.12.2016 fortgeschrieben (siehe nachfolgende Seiten 10 und 11) und in Beamte/Beamtinnen und Beschäftigte in einem 5-Jahres-Zeitgraum untergliedert. Gleichzeitig wurde der Anteil der Frauen in der jeweiligen Altersgruppe im Vergleich zum Anteil der Männer ausgewiesen. Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - An dieser Stelle ist festzustellen, dass sich in den nächsten 5 Jahren im Bereich der Beamten/Beamtinnen 1 Mitarbeiter und im Bereich der Beschäftigten 13 Mitarbeiter in der Alterskategorie 60 bis 65 Jahre befinden. Diese Personengruppe ist die Gruppe, die als nächstes in den Ruhestand eintreten könnte. Da aber die Renteneintrittsregelungen mittlerweile ab dem 63. Jahr sehr flexibel sind (es besteht die Möglichkeit, auch über die individuelle Altersgrenze hinaus, die im übrigen dem Fachdienst 1 nicht bekannt ist, bis zum 67. Lebensjahr aktiv im Dienst zu bleiben), gestaltet sich eine genaue Prognose eher schwierig. ◦ ◦ ◦ Altersstrukturanalyse Hinweise der GPA 21 Anteil Mitarbeiter in % 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 202625 30 6,56 9,84 3640 6,56 4145 4,92 11,48 Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - 1,64 3135 4650 1,64 = männlich = weiblich Beamte 8,20 5155 4,92 3,28 5660 0,00 6165 1,64 11,48 9,84 8,20 1,64 3,28 4,92 22 Altersgruppen 2,01 2025 1,34 Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 3,36 2630 2,01 3135 4,70 3640 Beschäftigte 2,01 4145 3,36 4650 9,40 6,04 5,37 Anteil Mitarbeiter in % 20 14,77 5155 10,74 5660 4,70 6165 3,36 5,37 8,72 6,71 6,04 23 Altersgruppen (Fortsetzung) Weitere Fachdienste sollen folgen und einer Organisationsuntersuchung unterzogen werden. ◦ Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Ein Fachdienst wurde im Jahr 2016 einer Organisationsuntersuchung unterzogen. Derzeit wird daran gearbeitet, die Ergebnisse dieser Untersuchung für den untersuchten Fachdienst optimal umzusetzen. ◦ Verwaltungsorganisation optimieren Hinweise der GPA 24 (Fortsetzung) Ein Personalentwicklungskonzept, das im Spannungsfeld der leistungsbezogenen Weiterentwicklung des Personalbestandes einerseits und der haushaltsverantwortlichen Stellenbewirtschaftung andererseits stehen soll, befindet sich in Vorbereitung und wird schließlich mit dem Personalrat, der Gleichstellungsbeauftragten sowie der Schwerbehindertenvertretung abgestimmt werden. Die Eckpunkte werden derzeit in Zusammenarbeit mit allen Fachdiensten erarbeitet. Teil dieses Konzeptes soll vor dem Hintergrund des demografischen Wandels innerhalb der Verwaltung neben der zukunftsorientierten Ausbildung von Nachwuchskräften unter anderem die Durchführung sogenannter DevelopmentCenter zur Feststellung des Entwicklungspotentials möglicher Führungskräfte sein. Hier ist beabsichtigt, infrage kommende Mitarbeiter/innen gezielt für die spätere Übernahme von Führungsaufgaben zu befähigen. Auch die Mitarbeiterqualifizierung soll künftig einen besonderen Stellenwert einnehmen. Dabei soll insgesamt die Bindung des Personals an die Stadt Bedburg einen hohen Stellenwert genießen. Sofern jedoch eine Reduzierung der Aus- und Fortbildung erfolgen wird, sind die zumindest Teilziele bez. der Entwicklung der vorhandenen Mitarbeiter/innen obsolet! Erstellung eines Personalentwicklungskonzeptes In einem ersten Fachdienst wurde im April 2016 mit einer Organisationsuntersuchung durch eine externe Kommunalberatungsfirma begonnen. Die weiteren Fachdienste sollen anschließend ebenfalls einer Organisationsuntersuchung unterzogen werden. Aus den Ergebnissen der in diesem Zuge zu erstellenden Aufgabenbeschreibungen aller Mitarbeiter/innen lassen sich sodann entsprechende Anforderungsprofile– soweit noch nicht vorhanden – ableiten. Erstellung von Anforderungsprofilen Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - ◦ ◦ Personalbedarf planen und entwickeln Hinweise der GPA 25 (Fortsetzung) Fachdienst 1 - Personal, Organisation, Ratsangelegenheiten - Die Einführung einer Wissensdatenbank bzw. sogenannter „Verwaltungs-Wikis“ ist grundsätzlich positiv zu bewerten. Allerdings bedingen derartige Wikis ein ständiges Nachhalten bezüglich der Aktualität der Informationen und sind deshalb auch zeitintensiv. Bisher werden lediglich „lose“ Absprachen zum Beispiel mit in den Ruhestand ausscheidenden Mitarbeiter/innen getroffen, um ihr Schlüsselwissen auch nach ihrem Ausscheiden abfragen. Ein Einsparpotential- falls vorhanden- ist durch diese Maßnahme derzeit nicht bezifferbar. Die GPA NRW empfiehlt, ein „Verwaltungs-Wiki“ sowie Handbücher und Verfahrensdokumentationen bereitzustellen, da das wegfallende Wissen und die Erfahrungswerte hiermit erhalten werden können. Verwaltungs-Wiki Hinweise der GPA 26 Freiwillig Freiwillig Digitale Tageszeitung : 306,00€ Umwandlung nur auf Digital TZ: 764,40€ 80% Begründung siehe 8 als Annex 60% nur noch absolut notwendige Kosten Fortbildung der Mitarbeiter Reisekosten für Fortbildungen Gästebwirtung (Bier nach 4, Verpflegung bei dienstl. Veranstaltungen) 8 9 10 nur noch absolut notwendige Fortbildungen genehmigen. Auf Grund des demographischen Wandels gestaltet es sich jedoch zunehmend schwieriger, geeignetes Personal zu finden. Die Mitarbeiter/innen müssen häufig erst "fit" für die neue Aufgabe gemacht werden. Darüber hinaus stellt gerade 80% die derzeitige gute Fortbildungspolitik ein Entscheidungskriterium für einen Dienst bei der Stadt Bedburg dar. Auch sind gut ausgebildetet Beschäftigte motivierter, die getroffenen Entscheidungen weniger fehleranfällig und dies kommt letztendlich dem Bürger zugute. 100% freiwillige Unterstützungsleistung für Betriebsfeste etc. Wegfall von Freizeitgewährung (Karnevalsregelung) jährliche Zahlung an den Personalrat 6 7 100% Wegfall der sog. Karnevalsregelung x x x x x x nach Ablauf der Dienstvereinbarung, da keine 100% gesetzliche Verpflichtung. Kündigung der DV zum Jahresende möglich LOB Zahlung Beamte x Rechtliche Absicherung bei Eröffnung eines Ermittlungsverfahrens x Verbesserte Leistungen bei einem Unfall. Von einem 100% Wegfall der Versicherung sollte jedoch im Hinblick auf nicht zu kalkulierende Risiken abgesehen werden. Unfallv-Vers. -Ratsmitglieder 100% x Von einem Wegfall der Versicherung sollte jedoch im 100% Hinblick auf nicht zu kalkulierende Risiken abgesehen werden. Schüler -Unfallversicherung Straf-Rechtschutz -Versicherung x 100% Kameradschaftspflege Unfall -Vers.Betriebssport: x Schutz gegen Vermögensschäden, die der Kommune unmittelbar selbst durch deren Vertrauenspersonen entsteht. Regressverzicht - Ausnahme vorsätzliches Verhalten ((Unterschlagung oder Untreue). Von einem Wegfall der Versicherung sollte jedoch im Hinblick auf nicht zu kalkulierende Risiken abgesehen werden. 100% x x x Schadensersatzansprüche Dritter, welche aufgrund dienstlicher Versäumnisse kommunal Beschäftigter geltend gemacht und auf gesetzliche Haftpflichtbestimmungen privatrechtlichen Inhaltes gestützt werden. Der Versicherungsschutz beinhaltet 100% neben der Regulierung der Schäden auch die Abwehr unbegründeter Ansprüche einschließlich der Kosten einer damit verbundenen Prozessführung. Von einem Wegfall der Versicherung sollte jedoch im Hinblick auf nicht zu kalkulierende Risiken abgesehen werden. 0-100 % GV -N nur 1 Nutzer möglich; Dumont bis 4 Nutzer 0-100 % Preis nur durch Bezug von Print - Ausgabe 0-100 % Aktualität x Wegfall Eigenschaden Allgemeine Haftpflicht Versicherungen Freiwillig Print -Zeitungen: KR, KSta, Neuss-GV 1.399,2 € Aktuelle Rechtsprechung , Fachwissen. Das bereitstellen entsprechender Literatur ist für eine sachund fachgerechte Sachbearbeitung notwendig 0-100 % (Handwerkszeug). Ein Wegfall könnte zu fehlerhaften Bescheiden etc. führen. Seitens der Verwaltung wird jedoch geprüft, ob Einsparpotentiale in Form von ITgestützten Lösungen tec. möglich sind. 0% Bürotätigkeit ohne Material nicht möglich Begründung 5 4 3 Freiwillig Beschaffung von Literatur 2 Pflicht davon disponibel Bücher, Ergänzungen 23.888 Beschaffung v.Büromaterial : 14.918€ Aufgabenbeschreibung 1 Nr.: x Veränderung x x Abbau von Standards Konsoldierungsmöglichkeiten Hinweise der GPA 1000,00 1.200,00 € 12.000,00 € 48.000,00 € 3.000,00 € 76.000,00 € 43.000,00 € 1.507,09 € 688,59 € 577,15 € 109,52 € 11.716,74 € 58.748,52 € 10 %, 2400 € Konsolidierungsbeitrag 2018 2018 2018 2018 2018 BM, VV sportliche Beschäftigte BM, VV 2017 alle Mitarbeiter 2018 alle Mitarbeiter 2018 alle Mitarbeiter 2018 alle Mitarbeiter 2018 alle Mitarbeiter 2018 alle Beamten 2018 wer wird tangiert alle Mitarbeiter/innen in der Sachbearbeitung Auswirkungen früheste Umsetzung Sonstige keine Verlängerung von befristeten Verträgen 13 15 Kostenstelle 501.010 Sachkonto 5421000 (Aufwandsentschädigung Ratsmitglieder, Sitzungsgelder für sachkundige Bürger/Einwohner) Aufwendungen für ehrenamtliche Tätigkeit Kostenstelle 501.010 Sachkonto 5291300 Mitgliedsbeiträge Auswahlverfahren Ausbildung 12 14 Ausbildung 11 100% wenn nicht ausgebildet wird, fallen diese Kosten nicht an Einsparungen im Bereich der Sitzungsgelder sind möglich infolge einer Reduzierung der Anzahl der freiwilligen Ausschüsse und der Anzahl der sachkundigen Bürger/Einwohner. Pro SB/SE ergibt sich ein Einsparpotential von derzeit 25,30€ je stattgefundener Sitzung. Einsparungen bei der Aufwandsentschädigung sind realisierbar im Zuge der nächsten Kommunalwahl im Jahre 2020 durch die Reduzierung der Anzahl der Ratsmandate. Der Gesamtaufwand beträgt derzeit 247.000 €. Einsparpotential ab 2020 mind. 14.000 € jährlich Da die zuvor aufgeführten Institutionen bzw. Vereine in der Regel entsprechende Beratungsleistungen in den jeweiligen Sachthemen für die Stadt zur Verfügung stellen, wird von einer Kündigung der Mitgliedschaften grundsätzlich abgeraten. Derzeit beträgt der Gesamtaufwand 17.000 €. Eine Anfrage bzgl. der erforderlichen Aufrechterhaltung der einzelnen Mitgliedschaften an die zuständigen Fachdienste wurde gestartet. Die Stadt Bedburg ist "Mitglied" in folgenden Institutionen bzw. Vereinen: - Städte- und Gemeindebund NRW - Kommunale Gemeinschaftsstelle (KGST) - Kommunaler Arbeitgeberverband NRW (KAV) - Fachverband der Kämmerer - Fachverband der Kassenverwalter - Verband Bergbaugeschädigter Haus- und Grundeigentümer - Deutscher Verein für Wasserwirtschaft, Abwasser und Abfall -Bundesverband für Wohnen u. Stadtentwicklung - Schutzgemeinschaft Deutscher Wald - Landesverband EuropaUnion Deutschland - Weißer Ring - Selbsthilfegruppe ELSBED - Rhein-Erft-Tourismus e.V. siehe gesonderte Tabelle; bei den gesondert gekennzeichneten Beschäftigten handelt es sich um Mitarbeiter, die sog. freiwillige Leistungen erbringen. Aber gerade diese Leistungen zeichnen die Stadt ??? Bedburg aus, so dass hier ebenfalls von einer Reduzierung dieser Leistungen abgesehen werden sollte. Der Großteil der befristete Beschäftigten bekleidet Arbeitsplätze, die unbedingt erforderlich sind. 100% wenn auf Ausbildung (Investition in die Zukunft der Stadt) verzichtet würde (2017 2 mal mD und 2 mal gD). Auf Grund des demographischen Wandels gestaltet es sich jedoch zunehmend schwieriger, geeigentes 100% Personal zu finden. Ausbildungen stellen Investitionen in die Zukunft dar und helfen zukünftig, Personalengpässe auf Grund des Ausscheidens von Beschäftigten zu vermeiden. Deshalb sollte von einer Reduzierung der Zahl der Auszubildenen abgesehen werden. x x x x x mindestens 14.000 € ab 2020, Gesamtumfang derzeit nicht bezifferbar 17.000 € 3.200,00 € 60.000,00 € 2020 2018 siehe Anlage 2018 2020/2021 Politische Vertreter Fachdienste Bürger/innen, befristet Beschäftigte Bürger/innen Bürger/innen Gesetzesauskunft Jurion (Online-Verfahren) 19 20 Siehe Ausführungen zu den Vorschlägen in der Präsentation "Beratung über Konsolidierungsmöglichkeiten" Hinweis: Präsentationsequipment 18 Derzeit werden 2 Notebooks für Präsentationszwecke sowie 1 Notebook für die Durchführung von Submissionen vorgehalten. Derzeit wird das 3. Notebook für Submissionen nicht mehr benötigt. Die Vorhaltung von 2 Notebooks ist, nach Konsolidierung der Verleihstatistik, ausreichend. Jurion steht grundsätzlich allen Anwendern der Stadtverwaltung zur Verfügung. Derzeit haben sich 36 für das Verfahren freigeschaltet. Es ist nicht bekannt, 100% inwieweit die Gesetzesauskunft tatsächlich genutzt wird. Es sollte daher mittelfristig überprüft werden, ob Jurion - im Benehmen mit anderen GesetzesAuskunftswerken - noch erforderlich ist. 100% Derzeit stehen für die Stadtverwaltung 2 portable Beamer und 1 festinstallierte Beamer (Sitzungssaal Kaster) für Präsentationszwecke zur Verfügung. Die 100% Auslastung des 2. portablen Beamers beläuft sich derzeit auf unter 5 %. Das Gerät kann derzeit eingespart werden. Derzeit sind insgesamt 13 PC in den Standorten nicht dauerhaft personell besetzt. Meist werden die PC von Auszubildenden oder Praktikanten genutzt, so dass die 100% tatsächliche Auslastung der Hardware gering ist. Es sollte daher, in Kooperation mit den Fachdiensten, geprüft werden, welche dieser N.N.-PC mittelfristig eingespart werden können. PC an nicht dauerhaft besetzten Arbeitsplätzen (sogenannte N.N. PC) Zusätzlich zu den personenbezogenen Postfächern gibt es derzeit 36 Sammelpostfächer und 6 Postfächer für Externe (z.B. Fraktionen). Es sollte seitens der Fachdienste und Anwender kritisch eruiert werden, ob weiterhin Bedarf besteht. Aus diesem Sachkonto werden z. B. die Kosten für Nachrufe verstorbener Ratsmitglieder, für eventuelle Ehrungen sowie für die Verpflegung während der Ratssitzungen beglichen. 100% 100% E-Mail-Postfächer konsolidieren Kostenstelle 501.010 Sachkonto 5431900 Sonstige Geschäftsaufwendungen 17 16 x x x x x x 03/2017 Externe Dritte (z.B. Fraktionen) und Anwender, die die Sammelpostfächer nutzen 2.085,00 € (Jahresbetrag) ca.515 € ca. 850 € 2018 03/2017 03/2017 Alle JurionAnwender der Stadtverwaltung Personenkreis, der Präsentationen durchführen möchte Personenkreis, der Präsentationen durchführen möchte 2018 ff. Hauptsächlich ca. 450 € (abhängig von Ablauf Auszubildende des jeweiligen pro PC/Monitor und Praktikanten Mietscheins) zwischen 53 € und 100 € (abhängig vom Kontotyp) pro Jahr und Postfach 3.000 €