Beschlussvorlage (Zentralisierung der Verwaltung hier: Empfehlung zur Zustimmung zum Planungsstand (Raumprogramm) und Kostenstand)

Zu TOP:__________ Drucksache: WP9-18/2017 1. Ergänzung Fachdienst 6 - Hochbau, Tiefbau, Bauhof Sitzungsteil Az.: öffentlich Beratungsfolge: Sitzungstermin: Bauausschuss 14.02.2017 Rat der Stadt Bedburg 21.02.2017 Abstimmungsergebnis: Einstimmig, 1 Enthaltung durch Herrn Hoffmann Betreff: Zentralisierung der Verwaltung hier: Empfehlung zur Zustimmung zum Planungsstand (Raumprogramm) und Kostenstand Beschlussvorschlag: Der Rat der Stadt Bedburg stimmt auf einstimmige Empfehlung des Bauausschusses dem aktuellen Raumprogramm zur Zentralisierung der Verwaltung zu. STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 2 Begründung: Ausgangslage: In der 7. Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses der Stadt Bedburg am 06.12.2016 erläuterten Bürgermeister Solbach und Fachdienstleiter Naujock vor Eintritt in die Tagesordnung zunächst den Sachstand der Planungen zur Rathauszentralisierung und die Gründe, die zu einer Steigerung der Kostenschätzungen im Vergleich zur ersten Ursprungsplanung geführt haben. Einzelheiten sind der im Ratsinformationssystem hinterlegten öffentlichen Niederschrift zu entnehmen. Im Rahmen der Haushaltsberatungen unter TOP 2 der o.a. Sitzung wurde nochmals über das Thema Rathauszentralisierung beraten. Es bestand hierbei Einvernehmen darüber, auf Vorschlag von Bürgermeister Solbach weitere Einzelheiten in einem interfraktionellen Gespräch zu thematisieren. Mehrheitlich beschlossen wurde die grundsätzliche Bereitstellung von Haushaltsmitteln in Höhe von 9 Mio. Euro mit dem Ziel, die Kosten nach Möglichkeit im weiteren Verfahren zu reduzieren. In der 18. Sitzung des Rates der Stadt Bedburg am 20.12.2016 wurden mit einer Beschlussvorlage zu TOP 4 (WP 9-234/2016) die Unterlagen für die Raumplanung und der aktuelle Kostenstand des Generalplaners den Mitgliedern des Rates zur Kenntnis gegeben. Herr Fraktionsvorsitzender Olpen kündigte im Zuge der Diskussion unter TOP 4 der Ratssitzung an, dass seitens der CDU-Fraktion noch ein Fragenkatalog zur Beratung im Bauausschuss eingereicht werde. Der Fraktionsvorsitzende der SPD-Fraktion im Rat der Stadt Bedburg; Herr Coumanns, beantragte nach § 15 Abs. 1 der Geschäftsordnung abweichend vom Beschlussvorschlag der Sitzungsvorlage, den Planungs- und Kostenstand nicht nur zur Kenntnis zu nehmen, sondern diesem zuzustimmen. Diesem Antrag wurde mehrheitlich zugestimmt. Siehe hierzu auch die ebenfalls im Ratsinformationssystem hinterlegte öffentliche Niederschrift über die Ratssitzung vom 20.12.2017, TOP 4. II. a) Raumprogramm b) Fragenkatalog der CDU-Fraktion im Rat der Stadt Bedburg vom 23.01.2017 c) Interfraktionelles Gespräch am 25.01.2017 Zu a): Detaillierte Unterlagen sind der Sitzungsvorlage beigefügt. Zu b) Der am 23.01.2017 eingegangene Fragenkatalog der CDU-Fraktion liegt - versehen mit einer Stellungnahme der Verwaltung - ebenfalls an. Zu c) Interfraktionelles Gespräch am 25.01.2017 Am 25.01.2017 hat im kleinen Sitzungssaal des Rathauses Kaster, das von Bürgermeister Solbach vorgeschlagene interfraktionelle Gespräch stattgefunden. Teilnehmer waren: Herr CDU-Fraktionsvorsitzender Olpen, Herr SPD-Fraktionsvorsitzender Coumanns, Herr Fraktionsvorsitzender Giesen, Herr Fraktionsvorsitzender vom Berg, Beschlussvorlage WP9-18/2017 1. Ergänzung Seite 2 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 3 Herr FDP-Einzelmandatsträger Hoffmann, Herr Prof. Anderhalten (Generalplaner) Herr Bürgermeister Solbach Frau Brabender-Lipej, allgemeine Vertreterin des Bürgermeisters Herr Kämmerer Baum, Frau Fachdienstleiterin Leibl, Herr Fachdienstleiter Naujock, Herr stellv. Fachdiensteiter Koehl und Herr stellv. Fachdienstleiter Karren. Zum Gesprächsverlauf: Eingangs erläuterte Herr Prof. Anderhalten die aktuellen Planungen an Hand der Grundrisszeichnungen der einzelnen Geschosse. Fragen von den politischen Vertretern werden ausführlich und umfänglich beantwortet. Die Büroräume waren zur Darstellung des konkreten und zukünftigen Raumbedarfs auf der Basis des Stellenplanes 2017 mit Blick auf die jeweilige Nutzung namentlich gekennzeichnet worden. Des Weiteren konnten den Planunterlagen die Veränderungen, die seit der Ursprungplanung sich in personeller Sicht ergeben haben, entnommen werden. Gesondert kenntlich gemacht waren auch die Büros, die zwar derzeit planerisch noch unbelegt sind, deren Bedarf sich aber bereits heute durch gesetzliche Änderungen (z.B. Ausbau des Unterhaltsvorschusses) oder politische Beschlüsse abzeichnet. Das aktuelle Raumprogramm verfügt hiernach als Flächenreserve noch über 4 freie Büros. Insgesamt sind 4 Besprechungszimmer vorgesehen. Am Sitzungssaal befinden sich noch zwei Konferenzräume, die bei Bedarf, z.B. veranstaltungsbedingt oder bei großem Publikumsandrang bei Sitzungen politischer Gremien,/ Erörterungsterminen/ Bürgerinformationsveranstaltungen diesem zugeschlagen werden können. Für Auszubildende sind entsprechend der gegebenen politischen Beschlusslage zur Bereitstellung von Ausbildungsplätzen 9 Arbeitsplätze vorgesehen. Im Rahmen der jederzeit sehr sachlichen Erörterung - auch von Detailfragen - bestand Einvernehmen bei allen Beteiligten, dass das Raumkonzept sinnvoll, bedarfsorientiert, zweckmäßig und nicht überdimensioniert ist. III. Kosteneinsparungen: Entsprechend der Beschlusslage zu TOP 2 der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses sind in Absprache mit dem Generalplaner und der Stadt Bedburg nachstehende Maßnahmen beabsichtigt, die zur einer Reduzierung der Kosten führen: a) Abriss, anstelle statischer Aufwertung, der Decke über und unter dem Sitzungssaal. b) Verzicht auf Unterkellerung des Anbaues am Sitzungssaal Das Einsparpotential zu a) und b) wurde mit ca. 160.000,00 € ermittelt. c) Verzicht auf Herstellung des Sitzungssaales als Versammlungsstätte. (Anmerkung: Als Versammlungsstätte wäre die brandschutz- und sicherheitsrechtlich höchstzulässige Personenkapazität von 199 auf 250 Besucher vergrößert worden). Die Kosten zu c) hätten Mehrkosten in Höhe von schätzungsweise 350.000,00 € verursacht. Beschlussvorlage WP9-18/2017 1. Ergänzung Seite 3 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 4 IV. Weitere Vorgehensweise: Wie oben unter I. ausgeführt, wurde ein Beschluss zum Fortgang der Rathauszentralisierung vom Rat mit Mehrheit am 20.12.2016 gefasst. Im Rahmen des interfraktionellen Gespräches am 25.01.2017 hat Bürgermeister Solbach mit Blick auf die Eingabe der CDU-Fraktion ausgeführt, dass er den vorgenannten Ratsbeschluss nicht beanstanden, aber derzeit auch nicht umsetzen werde. Mit Blick auf die grundsätzliche Bedeutung der Rathausfrage als Umsetzung des Ergebnisses des Ratsbürgerentscheides vom 22.09.2013 sowie der Relevanz „unseres Rathauses“ für Bürgerschaft, Politik und Belegschaft soll möglichst ein politischer Konsens erreicht werden, um die notwendigen weiteren Schritte mit breiter Zustimmung anzugehen. Die Verwaltung schlägt daher dem Bauausschuss vor, einen Empfehlungsbeschluss an den Rat der Stadt Bedburg zur Zustimmung zum vorliegenden, aktualisierten Raumprogramm zu fassen. Bezüglich des aktuellen Kostenstandes wird auf TOP 4 (WP9-234/2016) der Sitzung des Rates der Stadt Bedburg vom 20.12.2016 verwiesen. Vom Generalplaner werden die weiteren Planungen zur Erlangung der Baugenehmigung vorbereitet. Sofern Details zur Ausführungsplanung bekannt sind, wird die Verwaltung alle interessierten Unternehmen und Fachfirmen aus der Region einladen, an einer Infoveranstaltung teilzunehmen, in der über Art und Umfang der einzelnen, zu vergebenden Gewerke berichtet werden soll. V. Sitzung Bauausschuss 14.02.2017: Nach einer kurzen Diskussion beschloss der Bauausschuss der Stadt Bedburg einstimmig, dem Rat der Stadt Bedburg die Zustimmung zum aktuellen Raumprogramm zu empfehlen. Mögliche Auswirkungen im Zusammenhang mit dem demografischen Wandel: Finanzielle Auswirkungen: Nein Ja Bei gesamthaushaltsrechtlicher Relevanz im laufenden oder in späteren Haushaltsjahren Mitzeichnung oder Stellungnahme des Kämmerers: ----------------------------------Karren ----------------------------------Naujock ----------------------------------Solbach Stellv. Fachdienstleiter Fachdienstleiter Bürgermeister Beschlussvorlage WP9-18/2017 1. Ergänzung Seite 4