Beschlussvorlage GB (Einführung papierloser Sitzungsdienst)

Kreis Euskirchen Der Landrat V 346/2012 28.11.2012 Datum: X Öffentliche Sitzung Nichtöffentliche Sitzung Beratungsfolge: Kreisausschuss 05.12.2012 Kreistag 19.12.2012 Einführung papierloser Sitzungsdienst Sachbearbeiter/in: Herr Klein Tel.: 02251 - 15 319 Abt.: 13 Die Vorlage berührt nicht den Etat des lfd. Haushaltsjahres. Die Vorlage berührt den Etat auf der Ertrags- und/oder Einzahlungsseite. Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung. Produkt: Zeile: Mittel stehen haushaltsrechtlich nicht zur Verfügung. Mittel werden über-/außerplanmäßig bereitgestellt. Deckungsvorschlag: Produkt:111 17 Zeile:26 gez. Hessenius Kreiskämmerer Liquide Mittel Es entstehen Folgekosten - siehe Begründung Beschlussempfehlung der Verwaltung: Der Kreistag beschließt, ab 2013 den papierlosen Sitzungsdienst wie folgt einzuführen: 1. Der Kreis stellt allen Kreistagsmitgliedern auf Wunsch ein iPad mit oder ohne Mobilfunkkarte zur Verfügung. Hierüber werden Nutzungsvereinbarungen abgeschlossen. 2. Ebenfalls können (auch weiterhin) eigene Geräte genutzt werden. Hierfür zahlt der Kreis eine monatl. Entschädigung in Höhe von 3,50 € an die Nutzer. 3. Der Versand von Vorlagen in Papierform wird für die Teilnehmer am papierlosen Sitzungsdienst sowie stellvertretende sachkundige Bürger ab 2013 eingestellt. -24. Jede Kreistagsfraktion erhält wie bislang jeweils eine Papierausfertigung der Unterlagen. 5. Für die Möglichkeit der Privatnutzung sind dem Kreis folgende Kosten pauschal zu erstatten: Nutzung eines iPads ohne Mobilfunkkarte: monatl. 3,50 € Nutzung eines iPads mit Mobilfunkkarte: monatl. 12,50 € 6. Zur Verwaltungsvereinfachung werden die zu zahlenden bzw. zu erstattenden Beträge einmal jährlich abgerechnet. 7. Die gegenüber dem Pilotversuch ergänzend zu beschaffenden iPads sollen umgehend beschafft werden. 8. Die Mittel werden im Haushaltsjahr 2012 überplanmäßig bereitgestellt. Begründung: Seit Mai 2012 wird der Pilotversuch "papierloser Sitzungsdienst" durchgeführt. Dabei stellt der Kreis den Teilnehmern 25 iPads zur Verfügung. Insgesamt 14 Personen nutzen ihr eigenes Gerät (iPad oder Laptop). Aufgrund der positiven Resonanz sowie der zu erzielenden Prozessoptimierung und wirtschaftlichen Vorteile schlägt die Verwaltung die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes ab 2013 vor. Um diese angestrebten Effekte möglichst schnell zu erreichen, soll die Beschaffung zeitnah erfolgen. Daher werden die notwendigen Mittel zur Ergänzungsbeschaffung von (max. 29) iPads nebst Lizenzen und ggf. Mobilfunkkarten im Haushaltsjahr 2012 überplanmäßig zur Verfügung gestellt. Neben der Abschreibung des Anschaffungsbetrages für die iPads entstehen Folgekosten für Lizenzen, Hosting und eventuelle Mobilfunkkarten. Unter Berücksichtigung der Erstattungen und des ersparten Druckaufwandes kann ein wirtschaftlicher Vorteil von bis zu 20.000 € / p. a. erreicht werden. Die Verwaltung beabsichtigt, diesen in folgenden Stufen zu verwirklichen: 1. Stufe ab 2014: 2. Stufe in 2017: Ersatz einer Druckmaschine durch ein kleineres, günstigeres Gerät Reduzierung des Stellenumfanges in der Hausdruckerei (nach Ausscheiden des jetzigen Stelleninhabers) Nur die Kreistagsmitglieder, die auf eine Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst verzichten, erhalten künftig noch Papierunterlagen. Die (insgesamt 111) sachkundigen Bürger (inkl. Stellvertreter/innen) werden nicht mit iPads ausgestattet, da sie lediglich die Vorlagen für ihren spezifischen Ausschuss erhalten und in Relation zu den iPad-Kosten die Papiereinsparung zu gering ist. Ihnen wird jedoch die Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst mit einem eigenen Gerät (ohne Kostenerstattung) ermöglicht. Im Hinblick auf die Möglichkeit, sich auch ohne iPad oder Laptop im elektronischen Sitzungsdienst zu informieren, und die nur gelegentliche, vertretungsweise Teilnahme an Ausschusssitzungen wird der Papierversand an stellvertretende sachkundige Bürger ab 2013 eingestellt. Nicht zuletzt aus steuerlichen Gründen ist der Abschluss einer Nutzungsvereinbarung sinnvoll. Diese wird bei Übergabe eines kreiseigenen Gerätes abgeschlossen (siehe Anlage). Die notwendige Anpassung der Geschäftsordnung des Kreistages erfolgt durch eine entsprechende Vorlage für die Sitzung des Kreistages im März. -3- Um die Stromversorgung in (langen) Sitzungen sicherzustellen, werden entsprechende Tischfeldanschlüsse angeschafft (Beschaffungskosten in Höhe von ca. 1.600 €). Das Notwendige wird im Rahmen des Geschäftes der laufenden Verwaltung veranlasst. Sicherheitsrelevante Aspekte werden durch den Einsatz von iPads nicht tangiert, da hierdurch keine Verbindung zum Kreisnetz hergestellt wird. An den in den Fraktionsräumen vorhandenen Rechnern, die im Kreisnetz integriert sind, wird die Nutzung von iTunes untersagt. Alles weitere regelt die Nutzungsvereinbarung. Um eine zeitnahe Beschaffung zu gewährleisten, werden - vorbehaltlich der Entscheidung des Kreistages - die Bedarfe der Kreistagsmitglieder bereits im Vorfeld der Sitzung des Kreistages abgefragt. gez. Rosenke Landrat Geschäftsbereichsleiter/in: Abteilungsleiter/in: Sachbearbeiter/in: Kreistagsbüro: ___________________ (Unterschrift) ___________________ (Unterschrift) ___________________ (Unterschrift) ___________________ (Unterschrift)