Beschlussvorlage (Änderung der Rechnungsprüfungsordnung)

Zu TOP:__________ Drucksache: WP9-31/2016 Rechnungsprüfungsamt Sitzungsteil Az.: öffentlich Beratungsfolge: Rechnungsprüfungsausschuss Sitzungstermin: Abstimmungsergebnis: 10.03.2016 Betreff: Änderung der Rechnungsprüfungsordnung Beschlussvorschlag: Der Rechnungsprüfungsausschuss schließt sich den Änderungsvorschlägen zur Rechnungsprüfungsordnung an und empfiehlt dem Rat der Stadt Bedburg, die in der Anlage beigefügte Rechnungsprüfungsordnung zu beschließen. STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 2 Begründung: Der Rat der Stadt Bedburg hat mit Wirkung zum 01.09.2007 eine Rechnungsprüfungsordnung erlassen. Auf Grund der veränderten Aufbauorganisation der Verwaltung sowie einer Ergänzung in der 6. Handreichung zum Neuen Kommunalen Finanzmanagement sind einige Anpassungen in der Rechnungsprüfungsordnung erforderlich geworden. Diese sehen wie folgt aus: § 6 Abs. 1 Aus „Fachbereiche und das Ratsbüro“ wird „Fachdienste“ sowie einer redaktionellen Änderung. Alte Fassung Dazu gehört, dass alle städtischen Fachbereiche und das Ratsbüro den Zutritt zu allen Diensträumen, die Einsichtnahme, Aushändigung und Einsendung von Akten, Schriftstücken und sonstigen Unterlagen sowie den Zugang zu Einrichtungen der Informationstechnologie zu gewähren bzw. durchführen haben, soweit gesetzliche Bestimmungen nicht entgegenstehen. Neue Fassung Dazu gehört, dass alle städtischen Fachdienste den Zutritt zu allen Diensträumen sowie den Zugang zu Einrichtungen der Informationstechnologie zu gewähren, die Einsichtnahme von Akten, Schriftstücken und sonstigen Unterlagen zu dulden und deren Übersendung zu gewährleisten haben, soweit gesetzliche Bestimmungen nicht entgegenstehen. § 6 Abs. 3 Durch die Umbenennung der Ausschüsse ist eine Änderung notwendig. Alte Fassung Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes ist verpflichtet an den Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses und berechtigt, an den Sitzungen des Rates, des Hauptausschusses und des Ausschusses für Personal, Organisation und Finanzmanagement teilzunehmen bzw. durch einen/eine Stellvertreter/in vertreten zu lassen. Sie ist berechtigt, an den Sitzungen aller übrigen Ausschüsse teilzunehmen oder sich vertreten zu lassen. Neue Fassung Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes ist verpflichtet an den Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses und berechtigt, an den Sitzungen des Rates und seiner Ausschüsse teilzunehmen bzw. sich durch einen/eine Stellvertreter/in vertreten zu lassen. § 8 Abs. 3 Aus „Fachbereiche I und III“ wird „Fachdienste 5 und 6“. Alte Fassung Eine Ausnahme hiervon bilden die von den technischen Mitarbeitern der Fachbereiche I und III durchzuführenden sachlichen und rechnerischen Feststellungen, die ebenfalls in grünfarbigen Schriftzeichen dokumentiert werden. Beschlussvorlage WP9-31/2016 Neue Fassung Eine Ausnahme hiervon bilden die von den technischen Mitarbeitern der Fachdienste 5 und 6 durchzuführenden sachlichen und rechnerischen Feststellungen, die ebenfalls in grünfarbigen Schriftzeichen dokumentiert werden. Seite 2 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 3 § 8 Abs. 4 Aus „Fachbereiche und des Ratsbüros“ wird „Fachdienste“. Alte Fassung Die Leitungen der Fachbereiche und des Ratsbüros sind über den Prüfauftrag zu unterrichten, soweit es der Prüfungszweck zulässt. Neue Fassung Die Leitungen der Fachdienste sind über den Prüfauftrag zu unterrichten, soweit es der Prüfungszweck zulässt. § 8 Abs. 5 Aus „Fachbereich Finanzen, Personal und Organisation“ wird „Fachdienste 1 und 2“ und aus „diesen Fachbereich“ wird „diese Organisationseinheiten“. Alte Fassung Soweit personelle, organisatorische oder wirtschaftliche Gesichtspunkte berührt werden, die für den Fachbereich Finanzen, Personal und Organisation von Bedeutung sein können, unterrichtet das Rechnungsprüfungsamt auch diesen Fachbereich. Neue Fassung Soweit personelle, organisatorische oder wirtschaftliche Gesichtspunkte berührt werden, die für die Fachdienste 1 und 2 von Bedeutung sein können, unterrichtet das Rechnungsprüfungsamt auch diese Organisationseinheiten. § 9 Abs. 2 Auf Seite 1346 der 6. Handreichung zum Neuen Kommunalen Finanzmanagement wird ausgeführt, dass der Rat als „Auftraggeber“ der Prüfungen des Rechnungsprüfungsamtes anzusehen ist. Hieraus ist abzuleiten, dass allen Ratsmitgliedern die Prüfungsergebnisse mitzuteilen sind. Aus diesem Grunde hat bereits im Jahr 2014 der Rechnungsprüfungsausschuss beschlossen, dass allen Ratsmitgliedern die Prüfberichte des Rechnungsprüfungsamtes in elektronischer Form zuzusenden sind. Die Kommunalaufsicht des Rhein-Erft-Kreises hat mit Verfügung vom 09.03.2015 mitgeteilt, dass es zur Information des Rates im Sinne der Vorgaben der 6. Handreichung einer förmlichen Behandlung mit einem eigenen Tagesordnungspunkt auf der Tagesordnung des Rates bedarf. Nach Ansicht der Kommunalaufsicht genügt die bisher praktizierte Vorgehensweise nicht, da hierdurch nur eine Kenntnisnahme der Prüfberichte durch die Ratsmitglieder erfolgt. Eine Befassung, sprich Beratung und Entscheidung über die aus der Prüfung abzuleitenden örtlichen Umsetzungsmaßnahmen sowie über den Umgang mit dem Prüfbericht ist dem Rat selbst dann nicht möglich. Dies wäre nur über die Aufnahme eines entsprechenden Tagesordnungspunktes für eine Ratssitzung zu erreichen. Aus diesem Grunde entfällt der komplette alte Absatz 2 und die Absätze 2 – 5 werden neu eingeführt. Alte Fassung 1. Das Rechnungsprüfungsamt erstellt über jede durchgeführte Prüfung einen Prüfbericht. Führt eine Prüfung zu keinen Beanstandungen und liegen keine bedeutenden Prüfungsfeststellungen vor, kann das Ergebnis der Prüfung in einem Prüfvermerk festgehalten werden. 2. Das Rechnungsprüfungsamt legt Berichte Beschlussvorlage WP9-31/2016 Neue Fassung 1. Das Rechnungsprüfungsamt erstellt über jede durchgeführte Prüfung einen Prüfbericht. Führt eine Prüfung zu keinen Beanstandungen und liegen keine bedeutenden Prüfungsfeststellungen vor, kann das Ergebnis der Prüfung in einem Prüfvermerk festgehalten werden. 2. Das Rechnungsprüfungsamt legt den Seite 3 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage über die Prüfung des Jahresabschlusses und des Gesamtabschlusses sowie Berichte bzw. Vermerke der Prüfungen, die es im Auftrag des Rates durchgeführt hat, dem Rechnungsprüfungsausschuss und dem Bürgermeister vor. Die Vorsitzenden der Ratsfraktionen erhalten ebenfalls eine Berichtsausfertigung. Für nicht fraktionsgebundene Ratsmitglieder besteht die Möglichkeit der Einsichtnahme in den Bericht beim Rechnungsprüfungsamt. Berichte und Vermerke über Prüfungen nach Prüfplan und Prüfungen, die es im Auftrag des Rechnungsprüfungsausschusses oder des Bürgermeisters durchgeführt hat, legt das Rechnungsprüfungsamt dem Rechnungsprüfungsausschuss und dem Bürgermeister vor. Prüfberichte und –vermerke sind vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe des Inhaltes an Dritte, die weder dem Rat noch der Stadtverwaltung angehören, ist nicht gestattet. Seite: 4 Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses und dem Verwaltungsvorstand jeweils ein von der Leitung unterschriebenes Berichtsexemplar vor. 3. Den Mitgliedern des Rates werden die Prüfberichte bzw. –vermerke in elektronischer Form übersandt. Auf Anforderung eines Ratsmitgliedes ist das Rechnungsprüfungsamt verpflichtet, ein unterschriebenes Berichtsexemplar auszuhändigen. 4. Alle Prüfberichte dienen der Information der Ratsmitglieder und sind nach Behandlung im Rechnungsprüfungsausschuss durch den Rat zu beschließen. 5. Prüfberichte und -vermerke sind vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe des Inhaltes an Dritte, die weder dem Rat noch der Stadtverwaltung angehören, ist nicht gestattet. Eine neue Fassung der Rechnungsprüfungsordnung ist im SD-Net und dieser Vorlage als Anlage beigefügt. Mögliche Auswirkungen im Zusammenhang mit dem demografischen Wandel: Finanzielle Auswirkungen: Nein X Ja Bei gesamthaushaltsrechtlicher Relevanz im laufenden oder in späteren Haushaltsjahren Mitzeichnung oder Stellungnahme des Kämmerers: ----------------------------------Thißen ----------------------------------Solbach Leiter des Rechnungsprüfungsamtes Bürgermeister Beschlussvorlage WP9-31/2016 Seite 4