Beschlussvorlage (Anlage zur Beschlussvorlage WP9-59/2016)

Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bedburg (Stand 05.04.2016) INHALTSVERZEICHNIS §1 Aufgabe und Verfahren des Rechnungsprüfungsausschusses §2 Stellung des Rechnungsprüfungsamtes §3 Zusammensetzung des Rechnungsprüfungsamtes §4 Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes §5 Erteilung von Prüfaufträgen an das Rechnungsprüfungsamt §6 Befugnisse des Rechnungsprüfungsamtes §7 Mitteilungspflichten gegenüber dem Rechnungsprüfungsamt §8 Verfahren des Rechnungsprüfungsamtes bei der Durchführung seiner Aufgaben §9 Erstellung und Behandlung der Prüfberichte und Prüfvermerke § 10 Inkrafttreten Vorbemerkungen: Für die Durchführung der in den §§ 59 (3), 101 bis 104 und 105 (5) der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen enthaltenen Bestimmungen hat der Rat der Stadt Bedburg folgende Rechnungsprüfungsordnung beschlossen. 1 §1 Aufgabe und Verfahren des Rechnungsprüfungsausschusses (1) Die Aufgaben des Rechnungsprüfungsausschusses bestimmen sich nach §§ 59 (3), 101 und 105 (5) GO NRW einschließlich der hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften und dieser Rechnungsprüfungsordnung. (2) Vorlagen an den Rechnungsprüfungsausschuss werden von der Leitung des Rechnungsprüfungsamtes unterschrieben. (3) Der Rechnungsprüfungsausschuss tritt zusammen, wenn es die Geschäfte erfordern. Zu den Sitzungen lädt der/die Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses ein. Im Übrigen gilt die Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Bedburg in der jeweils gültigen Fassung sinngemäß. (4) Zu Beginn einer Wahlperiode bestellt der Rechnungsprüfungsausschuss einen/eine Mitarbeiter/in der Verwaltung zum/zur Schriftführer/in und eine/n weitere/n Mitarbeiter/in zum/zur stellvertretenden Schriftführer/in. (5) Zu jeder Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses ist eine Niederschrift zu fertigen, die von dem/der Ausschussvorsitzenden zu unterzeichnen ist sowie vom Bürgermeister mit einem Sichtvermerk zu versehen ist. §2 Stellung des Rechnungsprüfungsamtes (1) Die Stadt Bedburg unterhält ein Rechnungsprüfungsamt. (2) Das Rechnungsprüfungsamt ist dem Rat unmittelbar verantwortlich und in seiner sachlichen Tätigkeit ihm unmittelbar unterstellt. Es ist von fachlichen Weisungen frei. (3) Der Bürgermeister ist Dienstvorgesetzter der Dienstkräfte des Rechnungsprüfungsamtes. (4) In der Beurteilung der Prüfungsvorgänge ist das Rechnungsprüfungsamt nur Recht und Gesetz unterworfen. §3 Zusammensetzung des Rechnungsprüfungsamtes (1) Das Rechnungsprüfungsamt besteht aus der Leitung sowie den Prüfern/innen. (2) Die Leitung und die Prüfer/innen werden vom Rat bestellt und abberufen. (3) Die Leitung und die Prüfer/innen müssen persönlich und fachlich für die Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes geeignet sein und über die erforderlichen Rechtsund Verwaltungskenntnisse verfügen. (4) Das Rechnungsprüfungsamt kann sich mit Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschusses Dritter als Prüfer bedienen. 2 §4 Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes (1) Das Rechnungsprüfungsamt hat folgende durch Gesetz übertragene Aufgaben: a) die Prüfung des Jahresabschlusses der Gemeinde, b) die Prüfung der Jahresabschlüsse der in § 97 Abs. 1 Nrn. 1, 2 und 4 benannten Sondervermögen, c) die Prüfung des Gesamtabschlusses, d) die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zur Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses, e) die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung der Gemeinde und ihrer Sondervermögen sowie die Vornahme von Prüfungen, f) bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV-Buchführung) der Gemeinde und ihrer Sondervermögen die Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung, g) die Prüfung der Finanzvorfälle gemäß § 100 Abs. 4 der Landeshaushaltsordnung, h) die Prüfung von Vergaben, i) die Wahrnehmung der Aufgaben nach den §§ 12 und 13 des Korruptionsbekämpfungsgesetzes. (2) Der Rat überträgt dem Rechnungsprüfungsamt aufgrund des § 103 (2) GO NRW folgende weitere Aufgaben: a) die Prüfung der Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit, b) die Prüfung der Betätigung der Gemeinde als Gesellschafter, Aktionär oder Mitglied in Gesellschaften und anderen Vereinigungen des privaten Rechts oder in einer Rechtsform der Anstalt des öffentlichen Rechts gemäß § 114 a GO NRW sowie die Buch- und Betriebsprüfung, die sich die Gemeinde bei einer Beteiligung, bei der Hingabe eines Darlehens oder sonst vorbehalten hat, c) die Prüfung der Gebührenbedarfsberechnungen einschließlich der Kostenund Leistungsrechnung, d) die Prüfung von Architekten- und Ingenieurverträgen, e) Stellungnahme zu beabsichtigten wichtigen organisatorischen Änderungen und wesentlichen Neueinrichtungen, f) Stellungnahme zur Einführung, zu wesentlichen Änderungen und zum wirtschaftlichen Einsatz der Informationstechnologie. (3) Der/Die Leiter/in des Rechnungsprüfungsamtes übernimmt die Aufgaben des/der Antikorruptionsbeauftragten der Stadt Bedburg. (4) Wenn dringende dienstliche Gründe es erfordern, ist die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes ermächtigt, sowohl hinsichtlich Art und Umfang der Prüfungen vorübergehend Einschränkungen anzuordnen oder einzelne Gebiete von der Prüfung auszunehmen, soweit dadurch keine gesetzlichen Vorschriften verletzt werden. §5 Erteilung von Prüfaufträgen an das Rechnungsprüfungsamt (1) Der Rat der Stadt kann dem Rechnungsprüfungsamt Prüfaufträge erteilen. (2) Der Rechnungsprüfungsausschuss kann im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgaben dem Rechnungsprüfungsamt Prüfaufträge erteilen. 3 (3) Der Bürgermeister kann unter Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss dem Rechnungsprüfungsamt Prüfaufträge erteilen. (4) Zu Beginn eines jeden Haushaltsjahres ist durch die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes ein jährlicher Prüfplan aufzustellen. Dieser ist mit dem Bürgermeister und dem/der Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses abzustimmen. §6 Befugnisse des Rechnungsprüfungsamtes (1) Die Prüfer/innen können für die Durchführung ihrer Prüfung Aufklärung und Nachweise verlangen, die für eine sorgfältige Prüfung notwendig sind. Die Prüfer/innen haben diese Rechte auch gegenüber den Abschlussprüfern der verselbstständigten Aufgabenbereiche. Dazu gehört, dass alle städtischen Fachdienste den Zutritt zu allen Diensträumen sowie den Zugang zu Einrichtungen der Informationstechnologie zu gewähren, die Einsichtnahme von Akten, Schriftstücken und sonstigen Unterlagen zu dulden und deren Übersendung zu gewährleisten haben, soweit gesetzliche Bestimmungen nicht entgegenstehen. (2) Die Leitung und die Prüfer/innen des Rechnungsprüfungsamtes sind befugt, Ortsbesichtigungen vorzunehmen. Sie weisen sich durch Dienstausweis aus. (3) Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes ist verpflichtet an den Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses und berechtigt, an den Sitzungen des Rates und seiner Ausschüsse teilzunehmen bzw. sich durch einen/eine Stellvertreter/in vertreten zu lassen. §7 Mitteilungspflichten gegenüber dem Rechnungsprüfungsamt (1) Das Rechnungsprüfungsamt ist von den betroffenen Dienststellen unverzüglich von allen Unregelmäßigkeiten, die festgestellt oder vermutet werden, unter Darlegung des Sachverhaltes zu unterrichten. Das Gleiche gilt für alle Verluste durch Diebstahl, Unterschlagung usw. sowie für Kassendifferenzen, die einen Betrag von 20 € übersteigen. (2) Das Rechnungsprüfungsamt ist von der Absicht, wichtige Änderungen auf dem Gebiet der Finanzbuchhaltung vorzunehmen, so rechtzeitig in Kenntnis zu setzen, dass eine Stellungnahme vor der Umsetzung möglich ist. Dies gilt insbesondere bei der Einführung und Änderung von Verfahren im Einsatz der Informationstechnologie. Wesentliche Änderungen in der Organisation der Verwaltung sind dem Rechnungsprüfungsamt mitzuteilen. (3) Bei der Entwicklung und Beschaffung von IT-Programmen im Bereich der Finanzwirtschaft ist das Rechnungsprüfungsamt so rechtzeitig einzubeziehen, dass die Programme vor ihrem Einsatz geprüft werden können. Das Gleiche gilt für Programmänderungen und die Schaffung von Schnittstellen. (4) Dem Rechnungsprüfungsamt sind alle Vorschriften und Verfügungen, durch die Bestimmungen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens erlassen, geändert, erläutert oder aufgehoben werden, zeitnah zuzuleiten. Des Weiteren sind Vorschriften und Anleitungen für den Bereich der Informationstechnologie sowie alle Regelungen (z.B. Satzungen, Gebührenordnungen, Ar- 4 beitsanweisungen usw.), die das Rechnungsprüfungsamt zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, vorzulegen. (5) Dem Rechnungsprüfungsamt sind die Einladungen (mit Tagesordnung und Beratungsunterlagen) sowie die Sitzungsniederschriften des Rates und der Ausschüsse zur Kenntnis zuzuleiten. (6) Dem Rechnungsprüfungsamt sind die Namen, Amts- oder Dienstbezeichnungen und Unterschriftsproben der verfügungs- und anweisungsberechtigten städtischen Mitarbeiter/innen, die berechtigt sind, für die Stadt Bedburg Erklärungen verpflichtenden Inhaltes abzugeben, mitzuteilen. Der Umfang der Vertretungsbefugnis ist anzugeben. (7) Dem Rechnungsprüfungsamt sind Prüfberichte anderer Prüfungsorgane (z.B. Bundesrechnungshof, Landesrechnungshof, Gemeindeprüfungsanstalt, Finanzamt, Wirtschaftsprüfer) sowie Gutachten Dritter unverzüglich zuzuleiten. (8) Die kostenrechnenden Einrichtungen legen ihre Betriebsabrechnungen einschließlich der Auswertungs- und Erläuterungsberichte sowie die Gebührenbedarfsberechnungen unverzüglich nach Fertigstellung dem Rechnungsprüfungsamt vor. §8 Verfahren des Rechnungsprüfungsamtes bei der Durchführung seiner Aufgaben (1) Für die Durchführung der Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes erlässt der Rat eine Dienstanweisung. (2) Das Rechnungsprüfungsamt führt den mit den Prüfungsgeschäften verbundenen Schriftwechsel selbstständig. (3) Die Prüfer/innen des Rechnungsprüfungsamtes verwenden bei allen Prüfbemerkungen und –zeichen auf Belegen, in Kassenbüchern, Bestandsnachweisen usw. grünfarbige Schriftzeichen. In allen anderen Dienststellen der Stadt ist deshalb die Benutzung derartiger Schriftzeichen untersagt. Eine Ausnahme hiervon bilden die von den technischen Mitarbeitern der Fachdienste 5 und 6 durchzuführenden sachlichen und rechnerischen Feststellungen, die ebenfalls in grünfarbigen Schriftzeichen dokumentiert werden. (4) Die Leitungen der Fachdienste sind über den Prüfauftrag zu unterrichten, soweit es der Prüfungszweck zulässt. Das vorläufige Prüfungsergebnis soll vor Abschluss eine Prüfung mit dem geprüften Bereich besprochen werden. (5) Den geprüften Bereichen werden die endgültigen Prüfungsergebnisse schriftlich zugestellt. Soweit personelle, organisatorische oder wirtschaftliche Gesichtspunkte berührt werden, die für die Fachdienste 1 und 2 von Bedeutung sein können, unterrichtet das Rechnungsprüfungsamt auch diese Organisationseinheiten. (6) Zu Berichten und Prüfungsbemerkungen des Rechnungsprüfungsamtes ist fristgerecht Stellung zu nehmen. 5 (7) Werden vom Rechnungsprüfungsamt im Rahmen seiner Tätigkeit wesentliche Unregelmäßigkeiten festgestellt oder werden ihm Sachverhalte bekannt, die zu einem Anfangsverdacht auf eine strafbare Handlung führen, so hat in beiden Fällen die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes unverzüglich den Bürgermeister sowie die/den Vorsitzende/n des Rechnungsprüfungsausschusses zu unterrichten. §9 Erstellung und Behandlung der Prüfberichte und Prüfvermerke (1) Das Rechnungsprüfungsamt erstellt über jede durchgeführte Prüfung einen Prüfbericht. Führt eine Prüfung zu keinen Beanstandungen und liegen keine bedeutenden Prüfungsfeststellungen vor, kann das Ergebnis der Prüfung in einem Prüfvermerk festgehalten werden. (2) Das Rechnungsprüfungsamt legt den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses und dem Verwaltungsvorstand jeweils ein von der Leitung unterschriebenes Berichtsexemplar vor. (3) Den Mitgliedern des Rates werden die Prüfberichte bzw. –vermerke in elektronischer Form übersandt. Auf Anforderung eines Ratsmitgliedes ist das Rechnungsprüfungsamt verpflichtet, ein unterschriebenes Berichtsexemplar auszuhändigen. (4) Alle Prüfberichte dienen der Information der Ratsmitglieder und sind nach Behandlung im Rechnungsprüfungsausschuss durch den Rat zu beschließen. (5) Prüfberichte und -vermerke sind vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe des Inhaltes an Dritte, die weder dem Rat noch der Stadtverwaltung angehören, ist nicht gestattet. § 10 Inkrafttreten Diese Rechnungsprüfungsordnung tritt am 05.04.2016 in Kraft. Bedburg, den 05.04.2016 Solbach Bürgermeister 6