Mitteilungsvorlage LIL/GM (Risikomanagement für die Leopoldshöher Immobilien- und Liegenschaftsverwaltung)

Leopoldshöher Immobilienund Liegenschaftsverwaltung und Kommunales Gebäudemanagement Leopoldshöhe Die Betriebsleitung Mitteilungsvorlage - öffentlich - Drucksache 104/2008 zur Sitzung des Betriebsausschusses Leopoldshöher Immobilien- und Liegenschaftsverwaltung und Kommunales Gebäudemanagement Leopoldshöhe der Gemeinde Leopoldshöhe Fachbereich: FB IV Gemeindebetriebe Auskunft erteilt: Frau Barthel Telefon: 05208/991-261 Datum: 24. November 2009 Risikomanagement für die Leopoldshöher Immobilien- und Liegenschaftsverwaltung Beratungsfolge Termin Betriebsausschuss Leopoldshöher 27.08.2008 Immobilienund Liegenschaftsverwaltung und Kommunales Gebäudemanagement Leopoldshöhe Bemerkungen Sachdarstellung: Gem. § 10 der Eigenbetriebsverordnung ist für eine dauernde technische und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit eines Eigenbetriebs zu sorgen. Dazu gehören Maßnahmen, die es ermöglichen, bestandsgefährdende Risiken frühzeitig zu erkennen. Aus diesem Grund hat die Betriebsleitung die Risiken beim Betrieb der LIL untersucht, erfasst und einer Analyse unterzogen. Die Ergebnisse dieser Untersuchung liegen dieser Vorlage bei und werden den Ausschussmitgliedern zur Kenntnis gegeben. Heidemann -2- Risikomanagement der Leopoldshöher Immobilien- und Liegenschaftsverwaltung -3- Inhaltsverzeichnis: Seite Einleitung ........................... 3 Aufgaben und Verständnis der LIL ........................... 4 Risiken der LIL ........................... 5 Risikoanalyse ........................... 7 Risikobewältigung ........................... 10 Fazit ........................... 13 -4- Einleitung Mit dem „Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich“, das zum 1. Mai 1998 in Kraft trat, sollte ein effizientes Controlling im Bereich von Unternehmen eingeführt werden. Ziel dabei ist die langfristige Sicherung des Unternehmensbestandes und die Unterstützung der Erreichung der Unternehmensziele. Dieses Gesetz, das unmittelbar nur für börsennotierte Aktiengesellschaften gilt, findet seine mittelbare Anwendung für alle Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen durch den § 53 Abs. 1 Nr. 1 des Gesetzes über die Grundsätze des Haushaltsrechtes des Bundes und der Länder. Danach findet eine Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung statt. In Konkretisierung Wirtschaftsprüfer dieser einen Vorschrift hat Prüfungsstandard Risikofrüherkennungssystem beinhaltet. das Institut entwickelt, Dieses der System der ein der Früherkennung von Risiken findet sich auch in § 10 Abs. 1 S. 2 der Eigenbetriebsverordnung NRW. Dadurch sollen frühzeitig bestandsgefährdende Risiken eines Betriebes erkannt werden. Im Rahmen des Risikomanagements geht es darum, zunächst eine Risikoidentifikation vorzunehmen, diese zu bewerten und danach Maßnahmen der Risikobewältigung Dokumentation vorzunehmen. einschließlich deren -5- In Erfüllung dieser Verpflichtung sollen auf den nachfolgenden Seiten die möglichen Risiken beim Betrieb der LIL und Maßnahmen zu deren Bewältigung aufgezeigt werden. Aufgaben und Verständnis der LIL Die Leopoldshöher Immobilien- und Liegenschaftsverwaltung (LIL) wurde zum 1. Juli 1996 als eigenbetriebsähnliche Einrichtung gegründet. Primäres Ziel der LIL ist es, der Verpflichtung der Gemeinde entsprechend den Vorschriften des Zweiten Wohnungsbaugesetzes, die Bevölkerung mit angemessenem Wohnraum zu versorgen, Rechnung zu tragen. In Umsetzung dieses Ziels werden entsprechend den Bedürfnissen der Bevölkerungsentwicklung Baugebiete ausgewiesen und durch eine attraktive Preisgestaltung wird dafür gesorgt, dass sich insbesondere junge Familien Grundstücke in Leopoldshöhe leisten können. Ging es zur Zeit der Gründung der LIL fast ausschließlich um die Versorgung der einheimischen Bevölkerung mit Grundstücken, so wurde dieses Ziel weitgehend erreicht. Heute kann jeder Leopoldshöher Familie kurzfristig ein Grundstück angeboten werden. Vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung liegt es mittlerweile auch im Interesse der weiteren Entwicklung Leopoldshöhes, für junge Familien von außerhalb interessant zu sein. Außerdem besteht ein wachsender Bedarf an Grundstücken für Menschen, die ein barrierefreies Haus für das Alter bauen wollen. Die Leopoldshöher Immobilien- und Liegenschaftsverwaltung ist also seit einiger Zeit einem gravierenden Änderungsprozess unterworfen, der eine flexible -6- Reaktion auf die veränderten Bedürfnisse der Bevölkerung notwendig macht. Neben der Vermarktung und Erschließung von Baugebieten gehört auch die Verwaltung der gemeindlichen Gebäude, die nicht für öffentliche Zwecke gebraucht werden, zu den Aufgaben der LIL. Risiken der LIL In den verschiedenen Handlungsbereichen der LIL gibt es eine Vielzahl von Risiken, deren wichtigste und wahrscheinlichste nachfolgend aufgeführt werden: 1.) Bereich Grundstücksvermarktung I.) II.) Entwicklung neuer Baugebiete: a. Kalkulation zu zahlender Preise beim Ankauf von Flächen unter Berücksichtigung der möglichen Entwicklung des Gebietes (Umfang Nettobauland, Einbeziehung sämtlicher Kosten) b. Zeitliche Verzögerungen bei der Bauleitplanung durch lange Verfahren, planerische Unwägbarkeiten z.B. bei Umfang der Ausgleichsflächen, eventuell Altlasten, etc. c. Preisentwicklung bei Erschließungsarbeiten, Unwägbarkeiten bei Ausschreibungen d. Kalkulation der Verkaufspreise: zu niedrig, dann werden die Kosten nicht gedeckt oder zu hoch, dann sind die Grundstücke nicht zu vermarkten e. Verkauf von Flächen: marktgerechte Grundstücksgrößen, geeignete Vermarktungsstrategien Kundengebundene Risiken: f. Mangelndes Kundeninteresse durch wirtschaftliche Lage oder Änderung gesetzlicher Vorgaben (z.B. Wegfall der Eigenheimzulage, Änderungen bei Gewährung öffentlicher Mittel) -7- g. 2.) 3.) Gesellschaftliche Veränderungen (z.B. demografische Entwicklung) und Änderung der Käuferstruktur Verwaltung der LIL-eigenen Immobilien a. Reparaturbedürftigkeit der Gebäude b. Leerstand durch Mieterwechsel c. Vandalismus durch Mieter d. Schadensfälle (Wasserrohrbruch, Brand) Allgemeine Risiken I.) II.) rechtlicher Art: a. Fehler bei Anwendung gesetzlicher Vorschriften b. Regressforderung durch falsche Beratung personeller Art: c. Krankheit d. Arbeitsauslastung III.) sonstige: e. Zinsentwicklung bei der Abwicklung von Krediten f. Liquiditätsprobleme g. Korruption h. Einhaltung des Wirtschaftsplanes -8- Risikoanalyse Aus den nachfolgenden Schematisierungen der einzelnen Risikogruppen gehen sowohl die Eintrittswahrscheinlichkeit als auch deren mögliche Schadensklassen für die LIL hervor. Zu 1.) Bereich Grundstücksvermarktung a) b) c) d) e) f) g) Preiskalkulation beim Ankauf Bauleitplanung Erschließungskosten Preiskalkulation beim Verkauf Vermarktung Kundeninteresse demografische Entwicklung Existenzbedrohend f Schwerwiegend a,d Mittel b, e Gering C Unbedeutend g Sehr wahrscheinlich Wahrscheinlich Möglich Unwahrscheinlich Unmöglich Eintrittswahrscheinlichkeit * Legende siehe Seite 10 -9- Zu 2.) a) b) c) d) Verwaltung der LIL-eigenen Immobilien Renovierungskosten Leerstand Vandalismus Schadensfälle Existenzbedrohend Schwerwiegend Mittel Gering c Sehr wahrscheinlich a, d Wahrscheinlich Unwahrscheinlich Unmöglich b Möglich Unbedeutend Eintrittswahrscheinlichkeit * Legende siehe Seite 10 - 10 - Zu 3.) a) b) c) d) e) f) g) h) Allgemeine Risiken Beachtung gesetzlicher Vorschriften Regress aufgrund falscher Beratung Krankheit Arbeitsauslastung Zinsentwicklung Liquidität Korruption Einhaltung des Wirtschaftsplanes Existenz bedrohend Schwerwiegend e b, g a, d, f, h Möglich Gering c Unwahrscheinlich Mittel Unbedeutend Sehr wahrscheinlich Wahrscheinlich Unmöglich Eintrittswahrscheinlichkeit * Eventuell minimaler Handlungsbedarf Unter Umständen Handlungsbedarf Handlungsbedarf - 11 - Risikobewältigung Bei den einzelnen Risikoklassen ergeben sich folgende Konsequenzen bzw. Möglichkeiten der Bewältigung und Minimierung: Minimaler Handlungsbedarf: Hierbei handelt es sich um Risiken und Ereignisse, die es zwar zu realisieren und minimieren gilt, die aber für die Funktionsfähigkeit der LIL von untergeordneter Bedeutung sind. Risiko Bestandsaufnahme 1c) Preisentwicklung bei Nach einigen Jahren der Erschließungsmaßnahmen sinkenden Ausschreibungsergebnisse steigen diese seit 2006 an. Sie nehmen derzeit an der allgemeinen Preisentwicklung teil und sind kaum zu beeinflussen. 2a) Reparaturbedürftigkeit der Alle Gebäude, die der LIL verwalteten Immobilien zugeordnet sind, sind älteren Datums. Gerade vor dem Hintergrund der Entwicklungen auf dem Energiesektor sind mittelbis langfristig Renovierungsmaßnahmen erforderlich. Um den Bedarf zu realisieren wurden vor Jahren alle Gebäude mit einer Wärmebildkamera untersucht. 2b) Leerstand der Immobilien In den vergangenen Jahren durch Mieterwechsel wurde der Leerstand bei Mieterwechsel genutzt, um anstehende Renovierungsarbeiten durchzuführen. Danach konnten alle Wohnungen zeitnah vermietet werden. 2c) Vandalismus durch Mieter Durch Vandalismus ist in den vergangenen Jahren kein wesentlicher Schaden eingetreten. Kosten für Schäden, die von Mietern angerichtet wurden, konnten fast ausnahmslos den Mietern auferlegt werden. 2d) Schadensfälle an Schäden durch Immobilien z.B. durch Wasserrohrbrüche / Brand oder Leitungswasser kommen ab und Wasserrohrbruch zu vor. 3a) Nichtbeachtung von Durch die Vielzahl von zu Konsequenz Die Erfahrung hat gelehrt, dass die Ausschreibungsergebnisse zu Beginn eines Jahres am günstigsten sind. Daher sollten Ausschreibungen größeren Umfangs möglichst früh im Jahr erfolgen. Für die Sanierung der Gebäude ist das vor Jahren erstellte Sanierungskonzept fortzuschreiben und auch jeweils an die sich ändernden gesetzlichen Vorgaben anzupassen. Keine Keine Es bestehen ausreichende Versicherungen, so dass kein zusätzlicher Handlungsbedarf besteht. Durch geeignete - 12 - gesetzlichen Vorschriften beachtenden Vorschriften können Fehler nicht ausgeschlossen werden. 3b) Konsequenzen aus falscher Durch falsche Beratung oder Beratung Auskünfte (z.B. Anliegerbescheinigungen, Nebenkosten beim Grundstückskauf) können finanzielle Nachteile für Baufamilien entstehen, die Regressansprüche auslösen können. 3c) Krankheit beim Personal Da die Geschäftsführung der LIL von einer Stelle durchgeführt wird, konnte es bei längerer Krankheit zu Engpässen führen. 3d) Arbeitsauslastung Bei der Grundstücksvermarktung hat es durch großen Arbeitsaufwand in der Vergangenheit Engpässe gegeben. 3f) mangelnde Liquidität Durch große Schwankungen bei der Vermarktung von Grundstücken gibt es bei der Liquidität ab und zu Engpässe. Da es bei der Erschließung von Baugebieten größere Bauaufträge gibt, ist eine Anfälligkeit für Korruption nicht ausgeschlossen. 3g) Korruption 3h) Einhaltung Wirtschaftsplanes des Durch die starken Schwankungen auf dem Grundstücksmarkt ist die Einhaltung des Wirtschaftsplanes schwer zu gewährleisten. Fortbildungsmaßnahmen wird versucht, das Fehlerpotential zu minimieren. Durch den Kommunalen Schadenausgleich besteht ein ausreichender Versicherungsschutz Es wird durch umfangreiche Aktenführung und Informationen dafür gesorgt, dass die Stelle im Falle einer längeren Krankheit kommissarisch weitergeführt werden kann. Es wurde eine zusätzliche Stelle geschaffen, die derzeit im Falle von Engpässen wieder besetzt werden könnte. Um Personalkosten zu sparen, erfolgt eine Besetzung nur nach Bedarf. Zur Kompensation der Engpässe sieht der Wirtschaftsplan die Aufnahme von Krediten zur Liquiditätssicherung vor. Durch die Beachtung der Dienstanweisung, die sich mit dem Thema Korruption auseinandersetzt und durch die Unterhaltung einer fachbereichsfremden Submissionsstelle ist das Korruptionsrisiko minimiert. Im Rahmen des Zwischenberichtes wird der Wirtschaftsplan zum 30.6. jeweils aktualisiert. Dabei wird ersichtlich, falls sich die Notwendigkeit eines Nachtragswirtschaftsplanes ergibt. Unter Umständen Handlungsbedarf: Hierbei handelt es sich um Risiken und Ereignisse, die zwar den Bestand der Leopoldshöher Immobilien- und Liegenschaftsverwaltung nicht in ihren Grundzügen betreffen, aber zu einer Einschränkung der Leistungsfähigkeit und Flexibilität führen können. Risiko 1a) Preiskalkulation Bestandsaufnahme Konsequenz beim Bei der Preiskalkulation sind in Zur Risikominimierung ist eine - 13 - Ankauf Grundstücksflächen von einem sehr frühen Stadium einer Planung alle Kostendetails bis zur Vermarktung hin zu berücksichtigen. Dabei ist eine große Sorgfalt walten zu lassen und eine intensive Recherche über alle Eventualitäten zu führen. 1b) Probleme bei Bauleitplanung der Bei der Aufstellung von Bebauungsplänen kann es im Rahmen von Abwägungsprozessen zu zeitlichen Verzögerungen oder auch gravierenden Planungsänderungen kommen, die sich negativ auf eine wirtschaftliche Vermarktung auswirken. 1d) Preiskalkulation beim Bei der Kalkulation sind neben Verkauf von Grundstücken den Buchwerten insbesondere sämtliche mögliche Vermarktungskosten (z.B. Förderung, Winddichtigkeitsmessung, Beratung, Ausgleich etc.) zu berücksichtigen. 1e) Grundstücksvermarktung Bei der Vermarktung besteht das Risiko darin, z.B. Grundstücksgrößen nicht marktgerecht zu bestimmen. In Abhängigkeit von der allgemeinen wirtschaftlichen Lage werden kleinere oder größere, Einzelhausoder Doppelhausgrundstücke nachgefragt. Darüber hinaus müssen geeignete Wege beschritten werden, die Baufamilien anzusprechen und für die Grundstücke zu interessieren 1g) Demografische Entwicklung Durch die demografische Entwicklung verändert sich die Struktur der Grundstückssuchenden. Neben jungen Familien sind dies mittlerweile vermehrt Menschen mittleren oder fortgeschrittenen Alters, die Wert auf einen barrierefreien Baustil legen. 3e) Zinsentwicklung Kreditmarkt auf dem Das Zinsniveau ist nach einer langen niedrigen Phase seit einiger Zeit erheblich gestiegen. Für den Abschluss neuer Kredite sehr sorgfältige Prüfung des gesamten Projektes in seiner gesamten Ausdehnung vorzunehmen. Eine eventuelle Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer ist nur bedingt möglich, weil diesem die fachliche Kompetenz in Bezug auf bau- und planungsrechtliche Belange fehlt. Bereits im Vorfeld der Planaufstellung sind Risiken möglichst zu erkennen und durch geeignete Maßnahmen (Klärung von Unwägbarkeiten) zu minimieren. Für eine Preiskalkulation ist eine sehr sorgfältige Abwägung aller in Frage kommenden Kosten erforderlich. Durch die ständige Beobachtung des Grundstücksmarktes sowie ausführliche Gespräche mit Bauwilligen kann den aktuellen Bedürfnissen Rechnung getragen werden. Die Ausrichtung der LIL fast ausschließlich auf junge Familie als Zielgruppe ist grundsätzlich zu überdenken. Eine Anpassung der Tätigkeiten der LIL an die durch die Bevölkerungsentwicklung entstehenden veränderten Situationen ist in den vergangenen Jahren durch entsprechende Überarbeitungen der Richtlinien zur preiswerten Bereitstellung von Wohnbauland in Leopoldshöhe jeweils erfolgt. Es ist in Abhängigkeit der Grundstücksverkäufe eine konsequente Entschuldung anzustreben, um Zinszahlungen - 14 - sowie Verlängerung bestehender Verpflichtungen wirkt sich das Zinsniveau direkt auf den Erfolg aus. zu minimieren. Die Festlegung der Laufzeit der Kredite hat unter Abwägung der Zinsentwicklung zu erfolgen. Handlungsbedarf: Bei diesen Risiken kann die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Leopoldshöher Immobilien- und Liegenschaftsverwaltung und damit die Existenz gefährdet sein. Es ist von existentieller Bedeutung, die Risiken zu minimieren und unter Beobachtung zu halten. Risiko 1f) Kundeninteresse Bestandsaufnahme Konsequenz In Abhängigkeit von der allgemeinen wirtschaftlichen Lage kann ein sehr schwankendes Interesse an Wohnbaugrundstücken festgestellt werden. Nach dem Wegfall der Eigenheimzulage sowie der Erhöhung der Mehrwertsteuer verlief der Verkauf von Grundstücken zu Beginn des Jahres 2007 sehr schleppend. Politische Entscheidungen wirken sich hier direkt auf den wirtschaftlichen Erfolg der LIL aus. Um den Bestand der LIL langfristig zu sichern, ist eine genaue Beobachtung des Grundstücksmarktes, der Zinsentwicklung, politischer Vorgaben und der Bevölkerungsentwicklung unerlässlich. Nur durch angemessene Reaktion auf geänderte Vorgaben und flexible Vermarktungsstrategien kann der wirtschaftliche Erfolg der LIL positiv beeinflusst werden und die Aufgabenerfüllung zur Versorgung der Bevölkerung mit angemessenem Wohnraum dauerhaft gewährleistet werden. Fazit Die Auflistung und Analyse der wichtigsten und wesentlichsten Risiken zeigt, dass das gravierendste Problem die Entwicklung geeigneten der Nachfrage Grundstücken der darstellt. Bevölkerung Die Erfüllung nach der - 15 - gemeindlichen Aufgabe, die Bevölkerung entsprechend den Vorgaben des Zweiten Wohnungsbaugesetzes mit angemessenem Wohnraum zu versorgen, kann dauerhaft nur gewährleistet werden, wenn auf Änderungen des Marktes flexibel reagiert wird. Hier stellt neben politischen und wirtschaftlichen Vorgaben auch die demografische Entwicklung mit einer stark veränderten Altersstruktur der Menschen die Herausforderung der nächsten Jahre dar. Um die Zukunft der LIL langfristig zu sichern, ist ein beständiger Evaluationsprozess unter Berücksichtigung der Fortschreibung des Risikohandbuches notwendig. Der Bericht über Eintritt und Bewältigung der Risiken ist jährlich im Rahmen des Lageberichtes der LIL vorzunehmen. Leopoldshöhe, den 10. April 2008 Leopoldshöher Immobilienund Liegenschaftsverwaltung - Die Betriebsleitung - _________________ _________________________ Heidemann Oortman