Beschlussvorlage (Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes bei der Gemeinde Merzenich)

Beschlussvorlage Drucksache 26/2011 - öffentlich - Abteilung: 1 Datum: 05.12.2011 Haupt- und Finanzausschuss Gemeinderat Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes bei der Gemeinde Merzenich Nachdem das Rats- und Bürgerinformationssystem bei der Gemeinde Merzenich eingerichtet wurde, welches über die Internetseiten vom Bürger und von den Mandatsträgern angewählt werden kann, soll bei der Gemeinde Merzenich antragsgemäß nun auch der „papierlose Sitzungsdienst“ eingeführt werden. Das bereits jetzt über das Internet nutzbare Ratsinformationsmanagement (RIM) dient als Auskunftssystem aller im Sitzungsmanagement veröffentlichten Informationen. Hierzu gehören: Stammdaten, Termine, Vorlagen, Anlagen, Anträge, Tagesordnungen, Protokolle, Beschlüsse, Beschlusskontrolle und enthält auch eine umfassende Recherchemöglichkeit. Den Mandatsträgern stehen zusätzliche individuelle Funktionen für Interaktionen und zur Abstimmung (berufliches und privates Profil, Notizen, Favoriten, Abrechnungsdaten, usw.) zur Verfügung, wie in der letzten Ratssitzung durch einen Mitarbeiter der KDVZ RheinErft-Rur aufgezeigt wurde. Alle Informationen und Dokumente lassen sich im „RIM“ in Abhängigkeit der Kennung öffentlich / nicht öffentlich einzelnen Benutzerprofilen zuordnen. Die Ratsvertreter haben Zugriff auf öffentliche und nichtöffentliche Informationen. Die sachkundigen Bürger haben ein eingeschränktes nichtöffentliches Benutzerrecht. Für Mitglieder in Ausschüssen ist für den betreffenden Ausschuss ein Vollzugriff möglich. Die Bürger haben nur Zugriff auf öffentliche Inhalte. Das System ist in der Gestaltung durchgängig barrierefrei ausgelegt. Zur Einführung des „papierlosen Sitzungsdienstes“ ist allerdings ein weiteres Modul, welches auf einem „persönlichen“ Rechner des Mandatsträgers zu installieren ist, erforderlich. Das so genannte „RICH-Modul“ (Rats Info Compact Home) erweitert die Software um weitere Funktionalitäten. Unterlagen, die mit SD.NET erstellt worden sind, können beispielsweise auf ein Notebook oder einen Tablet-PC heruntergeladen werden. Anschließend sind die Unterlagen auch ohne Internetzugang (offline) verfügbar und können mit Markierungen und Notizen an diesem PC für die persönliche Arbeit ergänzt werden. Dies ermöglicht eine optimale Sitzungsvorbereitung und -begleitung. Mit dem RICH-Client steht ein komfortables System für die digitale Übermittlung der Sitzungsunterlagen zur Verfügung. Alles, was für den RICH-Client benötigt wird, ist ein handelsübliches Notebook oder ein Tablet-PC sowie ein Internetzugang. Drucksache 26/2011 Seite - 2 - Mit den für das RIM bekannten Zugangsdaten wird auch der Zugang zum Webserver des SD.NET RIM gesteuert. Hierbei ist es unerheblich, ob bereits mit RICH-Client gearbeitet wurde oder nicht. SD.NET RIM prüft die Zugangsberechtigung, ermittelt den verfügbaren Datenbestand und baut das lokale Auskunftssystem auf. SD.NET RICH kann sowohl Online als auch Offline genutzt werden. Im Online-Modus erfolgt ein stetiger Abgleich mit den veröffentlichten Daten und Dokumenten. Sie bestimmen dabei den Umfang des lokalen Archivs. Alle Daten werden selbstverständlich verschlüsselt abgelegt. Zentrale Funktion ist die Sitzungsvorbereitung. Die Ratsvertreter (sowie die sachkundigen Bürger) bekommen die Tagesordnung zu den Sitzungen mit allen verfügbaren Dokumenten angeboten. Innerhalb oder außerhalb der PDF-Dateien können beliebige Notizen angelegt werden und damit kann eine optimale Vorbereitung auf Sitzungen erfolgen. Derzeit kann das SD.NET RICH-Modul nur auf Rechnern (Notebook, Netbook, PC´s, Tablet PC´s) mit einem Windows Betriebssystem betrieben werden. Eine App für die Benutzung eines iPad´s ist in der Entwicklung und soll Anfang des nächsten Jahres zur Verfügung stehen. Im Anschluss hieran soll die Entwicklung für Rechner mit AndroidBetriebssystemen erfolgen. Nach Rücksprache mit der KDVZ Rhein-Erft-Rur stellt die Fa. Sternberg für einen Probebetrieb 5 Testlizenzen der SD.NET RICH-Software für die Dauer von regelmäßig 3 Monaten zur Verfügung. Wenn die (Test-)Mandatsträger entsprechende Endgeräte für die Dauer der Teststellung nutzen könnten bzw. bereit wären diese hierfür einzusetzen, könnte das RICH-Modul auf diesen Geräten installiert werden. Sollten eigene Geräte nicht zur Verfügung stehen, sollen diese durch die Verwaltung wenn möglich vorzugsweise im Rahmen von Mietgeräten- für die Testphase beschafft werden. Nach Einholung von fachkundigen Meinungen scheint die Verwendung von windowsbasierenden Tablet-PC´s nicht zielführend zu sein. Demnach könnten Note- oder Netbooks oder iPad´s (Tablet-PC´s der Marke Apple Macintosh) aus heutiger Sicht gleichermaßen empfehlenswert sein. Hierbei ist ein Preisunterschied zu Gunsten eines Notebooks (mit 15,4“ Monitor) von rd. 150,00 € je Gerät zu veranschlagen. Nach der Fertigstellung der Software für das iPad wird von der Fa. Sternberg eine „App“ für das Betriebssystem „Android“ entwickelt. Damit könnten dann Tablet-PC´s in gleichem Kostenrahmen wie Notebook´s angeschafft werden. Nach überschläglicher Berechung verhält sich die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes kostenmäßig gegenüber der bisherigen Praxis kostenneutral. Beschlussvorschlag: Drucksache 26/2011 Seite - 3 - Der Haupt- und Finanzausschuss empfahl, Die Verwaltung wird beauftragt, 5 Lizenzen für eine 3-monatige Teststellung des „SD.NET-RICH Modules“ über die KDVZ Rhein-Erft-Rur zu bestellen. Der Test soll mit der nächsten Sitzungsrunde beginnen. Die „Tester“ werden dem Hauptamt benannt. Der Testbetrieb soll für die Nutzung von a) Note- oder Netbook´s oder b) iPad´s (Apple-Macintosh) (oder soweit möglich Android-Tabelt PC´s) erfolgen. Die notwenigen Geräte sollen -vorzugsweise zur Miete- beschafft werden. (Harzheim) (Weingartz)