Beschlussvorlage (Raumproblematik Rathaus)

Gemeinde Leopoldshöhe Der Bürgermeister Beschlussvorlage - öffentlich - Drucksache 104/2005 zur Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses der Gemeinde Leopoldshöhe Fachbereich: BM Bürgermeister Auskunft erteilt: Herr Schemmel Telefon: 05208/991-401 Datum: 24. November 2009 Raumproblematik Rathaus Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss Termin 8. Dezember 2005 Bemerkungen Sachdarstellung: Die bauliche und räumliche Situation des Rathauses ist zuletzt umfassend in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 20.10.2005 erörtert worden. Auf der Grundlage der Mitteilungsvorlage 64/2005 wurde in der zurückliegenden Diskussion mehrheitlich die Auffassung vertreten, bei den anstehenden Planungen weiterhin ausreichend große Raumressourcen für den Rat und die Ausschüsse im Rathaus vorzusehen. Außerdem sollte das Gesamtkonzept im Sinne einer mittel- bis langfristigen Planung auch den gegenwärtigen Sanierungsstau und den Renovierungsbedarf des Rathauses berücksichtigen. Bei den Planungsvarianten sollte alternativ auch eine Auslagerung der ARGE geprüft werden. Auf der Grundlage der vorgenannten „Rahmenvorgaben“ geht die Verwaltung mittel-/ langfristig davon aus, dass zukünftig im Rathaus rd. 60 Arbeitsplätze (Vollzeit-/Teilzeit-/ Ausbildungsplätze) vorgehalten werden müssen. Wenngleich auch in den zurückliegenden Jahren im Rahmen natürlicher Fluktuation wiederholt Arbeitsplätze abgebaut und letztendlich die Aufgaben verdichtet wurden, so ist an dieser Stelle festzustellen, dass ein weiterer Abbau von Arbeitsplätzen ohne eine gleichzeitige Aufgabenreduzierung bzw. -verlagerung nicht mehr möglich ist. Inwieweit im Rahmen einer anstehenden Verwaltungsstrukturreform ggf. neue und zusätzliche Aufgaben auf die untere Ebene übertragen werden, kann unter den gegenwärtigen Bedingungen nicht zur Grundlage einer seriösen Bedarfsermittlung gemacht werden. Im Wesentlichen sind es deshalb weiterhin die bekannten Gründe, die es aus Sicht der Verwaltung erforderlich machen, über räumliche Erweiterungen des Rathauses nachzudenken. Dabei handelt es sich im Einzelnen um folgende Punkte: 1) Verlagerung des nach Arbeitsstättenrichtlinien nicht genehmigten Büros (Hochbau: Prasse/Schmidt) in der 4. Etage. 2) Die aus Datenschutzgründen unbefriedigende Situation im Bürgerbüro, wo es aufgrund der offenen Gestaltung zwischen den Beratungsplätzen und der Wartezone immer wieder zu einer Verletzung der eigentlich zu schützenden Daten der Kunden kommt. 3) Der Platz-/Raumbedarf insbesondere für die zahlreichen Gäste anlässlich standesamtlicher Trauungen. -2- 4) Der zusätzliche Raumbedarf für die ARGE „Lippe pro Arbeit GmbH“ Die vg. Punkte wurden in der Mitteilungsvorlage 64/2005 bereits differenziert erläutert, so dass sich eine Wiederholung dieser Erläuterungen an dieser Stelle erübrigt. Den in der Sitzung besonders zu Punkt 3 und 4 formulierten Anregungen und Hinweisen ist die Verwaltung jedoch nachgegangen und gibt dazu die nachfolgende Stellungnahme ab.  Gegenwärtig werden im Jahresdurchschnitt in Leopoldshöhe ca. 90 standesamtliche Trauungen durchgeführt. Die Gemeinde ist verpflichtet, für diese standesamtlichen Trauungen geeignete Diensträume im würdigen Rahmen vorzuhalten. Wie bereits dargestellt, hat die Anzahl der Gäste an der Trauungszeremonie erheblich zugenommen. Trauungen mit 30 - 40 Personen sind keine Seltenheit mehr. Auch wenn die Kommune nicht allen Entwicklungen und Trends im vollen Umfang folgen kann, so ist es aus Sicht der Verwaltung auch ein Ausdruck von Bürgerfreundlichkeit, diese besonderen Anforderungen bei den anstehenden räumlichen Veränderungen zu berücksichtigen. Als eine junge und moderne Gemeinde sollte sich Leopoldshöhe diesen geänderten Anforderungen nicht entziehen. Die Möglichkeit der standesamtlichen Trauung auf Gut Eckendorf stellt in diesem Zusammenhang auch nur eine begrenzte Alternative dar. Gegenwärtig nutzen im Jahresdurchschnitt in den Sommermonaten ca. 20 Paare diese besondere Möglichkeit. Wegen des höheren Aufwands wird dafür von dem Eigentümer ein Betrag i.H. von 150,00 € verlangt. Es wird gegenwärtig überlegt, das Angebot auch in den Wintermonaten vorzuhalten, dann allerdings zu dem doppelten Kostensatz. Unter Berücksichtigung der vorgenannten Rahmenbedingungen wird nunmehr vorgeschlagen, den Zuschauerbereich des Sitzungssaales multifunktional, sowohl für größere Sitzungen mit starker Publikumsresonanz, als auch für standesamtliche Trauungen zu nutzen. Dieses Lösungsmodell geht davon aus, dass anstelle der vorhandenen, allerdings altersbedingt nicht mehr funktionsfähigen Trennwand, eine neue mobile Trennwand eingebaut wird. Der jetzige Zuschauerbereich würde entsprechend renoviert und möbliert. Der Kostenaufwand für den Umbau und die Möblierung wird auf ca. 60.000 € geschätzt.  Der zusätzliche Raumbedarf für die ARGE vor dem Hintergrund gestiegener Fallzahlen wurde bereits erläutert. Auch wenn es sich bei den Aufgaben der ARGE nicht um kommunale Dienstleistungen handelt, so waren sich alle Beteiligten bei der Planung und Konzeptionierung dieser Dienstleistung einig, dass die sogenannte HARTZ IV-Reform nur mit nachhaltiger kommunaler Unterstützung gelingen kann. Die Einbindung kommunaler MitarbeiterInnen in dieses Aufgabengebiet und die enge Anbindung dieser Dienste an die jeweiligen Rathäuser verdeutlicht dieses Konzept. Auch in der täglichen Praxis hat sich die Nähe zum Rathaus bewährt, da es bei den jeweiligen Fallkonstellationen eine große Schnittmenge zwischen den Aufgaben des SGB XII (Rathaus) und SGB II (ARGE) gibt. Beide Hilfesysteme benötigen bei der Fallbearbeitung darüber hinaus vielfach Auskünfte aus dem jeweils anderen System, so dass im Sinne einer effektiven Aufgabenerledigung eine intensive Zusammenarbeit beider Institutionen notwendig ist. Eine Ausgliederung der ARGE aus dem Rathaus würde dieser Organisationsstruktur zuwiderlaufen und würde zudem die zuvor beschriebenen Arbeitsabläufe nicht nur für die Kunden, sondern auch für die MitarbeiterInnen deutlich erschweren. Wie bereits im interfraktionellen Gespräch berichtet, hat es, offensichtlich initiiert durch Presseberichte aus der letzten HFA Sitzung, zwischenzeitlich ein konkretes Mietangebot gegeben, welches auch mit der Geschäftsführung der ARGE erörtert wurde. Im Ergebnis wurde dazu mitgeteilt, dass es der ARGE gegenwärtig nicht möglich ist, eigenständig Büroräume anzumieten. Seitens der Geschäftsführung wurde diese Erklärung verbunden mit der deutlich formulierten Bitte, auch unter Berücksichtigung der seitens der ARGE erst vor wenigen Monaten vorgenommenen Investitionen, an der gegenwärtigen Unterbringungsform festzuhalten. Abschließend wird darauf hingewiesen, dass die ARGE gegenwärtig im Rahmen der Erstattung der Personalkosten auch einen Sachkostenanteil u.a. für die Nutzung der zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten i.H. von 400,- € pro Mitarbeiter/Monat zahlt. -3 Die Lösung der unter Punkt 1 und 2 vorgestellten Problembereiche wird seitens der Verwaltung jetzt durch eine bauliche Erweiterung (Aufstockung eines „Würfels“) empfohlen. Die reinen Baukosten für diese Aufstockung betragen 130.000,- €. Einschließlich der Umbaukosten im Sitzungssaal und der Einrichtungskosten für 4 neue Büros zzgl. der Möblierung im Trauzimmer ist bei dieser Variante von Gesamtkosten i.H. von 215.000,00 € auszugehen. Bezugnehmend auf die Diskussion im HFA am 20.10.05 liegen zwischenzeitlich auch weitergehende Kostenschätzungen für den umfassenden Sanierungs-/Renovierungsaufwand des gesamten Rathauses vor. Die ermittelten Gesamtkosten in Höhe von 1,8 Mio. € teilen sich dabei auf in einen Betrag i.H. von 1,3 Mio. € für die Sanierung der Fenster und der Fassaden, sowie für einen zeitgemäßen Vollwärmeschutz der Flachdächer. Weitere 500.000,-- € müssen nach dieser Berechnung bereitgestellt werden für die Sanierung der Toiletten/Abflüsse, Sanierung der Kanäle, Einbau von Brandschutztüren, Brandschutz der Verkabelungen im Deckenbereich, Sanierung des Fahrstuhls etc. Nachdem in mehreren Wortbeiträgen seitens der Politik die Bereitschaft signalisiert wurde, sich auch dieser kostenträchtigen Herausforderung grundsätzlich anzunehmen, wird seitens der Verwaltung nicht nur unter architektonischen, sondern maßgeblich auch unter energetischen Gesichtspunkten die Durchführung eines Architektenwettbewerbs empfohlen. Dabei sollten bei der Erstellung der Auslobungsunterlagen die besonderen Anforderungen im Hinblick auf die Energiebilanz zum Ausdruck gebracht werden. Von den Teilnehmern des Wettbewerbes sollten darüber hinaus sinnvolle Bauabschnitte gebildet werden, da die Gesamtmaßnahme unter Berücksichtigung der finanziellen Begrenzungen der Kommune nur abschnittsweise realisiert werden kann. Zwischenzeitlich wurden auch die Kosten für die Durchführung eines Wettbewerbes ermittelt. Dabei ergeben sich auf der Grundlage von 1,3 Mio. € Baukosten (Fenster/Fassade) bei 5 Teilnehmerbüros insgesamt Wettbewerbskosten i.H. von 21.000,00 €. Die Verwaltung ist der Auffassung, dass sich diese Kosten durch entsprechend optimierte Planungen schon bald amortisieren könnten. Noch einmal klarstellend wird darauf hingewiesen, dass sich die Finanzierung des vg. Projektes nicht als sogenannte PPP-Maßnahme empfiehlt. Nach übereinstimmender Auffassung von Fachleuten (u.a. PPP-task force d. Finanzministeriums NW) setzen PPP-Projekte ein Mindestinvestitionsvolumen von ca. 10 Mio. € voraus. Unabhängig hiervon müssen weitere alternative Finanzierungsmöglichkeiten mit den nach wie vor günstigen Kommunalkrediten, zu denen es trotz leicht gestiegener Zinssätze keine Alternative gibt, konkurrieren (erst vor wenigen Tagen hat die Verwaltung im Rahmen der Haushaltssatzung 2005 einen langfristigen Kommunalkredit zu 3.8 % p. a. – Laufzeit = 15 Jahre – aufgenommen). Auch das immer wieder in das Gespräch gebrachte „Contracting“, nach dem ein Investitionsprojekt von einem privaten Auftragnehmer (Contractor) projektspezifisch vorfinanziert und dann über die Vertragslaufzeit partiell amortisiert wird, ist unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten für das Projekt „Rathaus“ aus Sicht der Verwaltung kein geeignetes Finanzierungsmodell; der private Investor hat nicht die Möglichkeit, auch nur annähernd die Konditionen, welcher der Kreditmarkt den Kommunen einräumt, zu erreichen. Die Vewaltung empfiehlt daher, die erforderlichen Umbau- und Sanierungsarbeiten des Rathauses mit den eigenen zur Verfügung stehenden Finanzierungsmitteln durchzuführen und dabei alle Möglichkeiten, die das Schuldenund Zinsmanagement bietet, auszuschöpfen. Am Rande sei noch erwähnt, dass private Finanzierungsmodelle in jedem Falle den unerwünschten Nebeneffekt haben, den Verwaltungs- also lfd. Haushalt zusätzlich zu belasten, umsomehr sogar noch vor dem Hintergrund der neuen Haushaltssystematik, die bekanntermaßen am 1. Januar 2008 in der Gemeinde Leopoldshöhe eingeführt werden soll. Beschlussvorschlag: Mit dem Ziel einer umfassenden Sanierung der Fassade und der Fensterflächen des Rathauses empfiehlt der Haupt- und Finanzausschuss eine möglichst zeitnahe Durchführung eines Architektenwettbewerbs. Die Verwaltung wird darüber hinaus beauftragt, zur Finanzierung der ersten Bauabschnitte im Entwurf des Haushaltes 2006 entsprechende Mittel einzuplanen. -4- Schemmel