Beschlussvorlage (Änderung der Rechnungsprüfungsordnung für die örtliche Rechnungsprüfung; Aufhebung der Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt)

Sitzungsvorlage Nr.: 4/2012 Federführender Bereich Beteiligte Bereiche Zentrales Management - 14 - Vorlage für Rat Betrifft: (ggf. Anlagen bezeichnen) Änderung der Rechnungsprüfungsordnung für die örtliche Rechnungsprüfung; Aufhebung der Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt Namenszeichen des federführenden Bereichs Sachbearbeiter/in Leiter/in Datum Namenszeichen Beteiligte Bereiche - 14 - 16.01.2012 Namenszeichen Verwaltungsdirektor/in Bearbeitungsvermerk Fachdezernent Kämmerer Bürgermeister STADT WESSELING Vorlagen-Nr.: 4/2012 Der Bürgermeister Sachbearbeiter/in: Datum: Herr Düffel 16.01.2012 X öffentlich nichtöffentlich Beratungsfolge: Rat Betreff: Änderung der Rechnungsprüfungsordnung für die örtliche Rechnungsprüfung; Aufhebung der Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt Beschlussentwurf: 1. Rechnungsprüfungsordnung für die örtliche Rechnungsprüfungsordnung: Aufgrund des § 59 Abs. 3 und §§ 101 bis 104 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) in der Fassung der Bekanntmachung vom 4. Juli 1994 (GV NRW S. 666/SGV NRW 2023), zuletzt geändert durch Gesetz vom 24. Mai 2011 (GV NRW S. 271/SGV NRW 2023), hat der Rat der Stadt Wesseling in seiner Sitzung am folgende Rechnungsprüfungsordnung beschlossen: Präambel Die Stadt Wesseling bedient sich für die Wahrnehmung der Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung derjenigen der Stadt Brühl. Grundlage ist die mit der Stadt Brühl geschlossene öffentlich-rechtliche Vereinbarung vom 25. Februar 2003. In Ergänzung dieser Vereinbarung gelten, sofern Angelegenheiten der Stadt Wesseling betroffen sind, für die örtliche Rechnungsprüfung die nachfolgenden Regelungen. §1 Rechtsstellung der örtlichen Rechnungsprüfung (1) Die örtliche Rechnungsprüfung ist, sofern Angelegenheiten der Stadt Wesseling betroffen sind, dem Rat der Stadt Wesseling unmittelbar verantwortlich und in ihrer sachlichen Tätigkeit ihm unmittelbar unterstellt. (2) Der Bürgermeister/die Bürgermeisterin der Stadt Wesseling ist Dienstvorgesetzter der Dienstkräfte der örtlichen Rechnungsprüfung, sofern diese Beschäftigte der Stadt Wesseling sind. (3) Die Geschäftsführung der örtlichen Rechnungsprüfung ist in einer von der Stadt Brühl erlassenen Dienstanweisung zu regeln. §2 Zusammensetzung der örtlichen Rechnungsprüfung (1) Die örtliche Rechnungsprüfung besteht aus der Leitung, den Prüfern/den Prüferinnen und den sonstigen Dienstkräften. (2) Der Rat der Stadt Brühl bestellt die Leitung und die Prüfer/innen der örtlichen Rechnungsprüfung und beruft sie ab. Die Bestellung und die Abberufung erfolgen nach Herstellung des Einvernehmens zwischen den Räten der Städte Brühl und Wesseling. (3) Die Leitung stellt den Prüfplan auf. Sie trägt neben den Prüfern/den Prüferinnen die Verantwortung für den Inhalt und die Durchführung der Prüfgeschäfte. §3 Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung (1) Die Pflichtaufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung ergeben sich aus § 103 Abs. 1 GO NRW. (2) Über die der örtlichen Rechnungsprüfung nach § 103 Abs. 1 GO obliegenden Pflichtaufgaben hinaus überträgt ihr der Rat gemäß § 103 Abs. 2 GO folgende weiteren Aufgaben: a) die Prüfung der Vorräte und Vermögensbestände, sofern diese nicht im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses erfolgt, b) die Prüfung von Anordnungen vor ihrer Zuleitung an die Stadtkasse und die Kassen der Eigenbetriebe (Visakontrolle) mit der Maßgabe, dass die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung die zu prüfenden Aufgabenbereiche nach pflichtgemäßem Ermessen bestimmt, c) die Prüfung der Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit, d) die Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens der Sondervermögen, wobei auf die Jahresabschlussprüfung nach § 106 GO mit abzustellen ist, e) die Prüfung der Betätigung der Stadt als Gesellschafter, Aktionär oder Mitglied in Gesellschaften und anderen Vereinigungen des privaten Rechts sowie die Kassen-, Buch- und Betriebsprüfung, die sich die Stadt bei einer Beteiligung, bei der Hingabe eines Darlehens oder sonst vorbehalten hat, f) die Prüfung, ob bei der Bewirtschaftung aller Personalausgaben die einschlägigen Bestimmungen beachtet werden, g) die stichprobenartige Prüfung von Aufträgen, insbesondere im technischen Bereich, vor ihrer Vergabe (Auftragskontrolle) mit der Maßgabe, dass die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung die zu prüfenden Aufgabenbereiche nach pflichtgemäßem Ermessen bestimmt, h) die Prüfung von Bauausführungen und Bauabrechnungen, i) die Prüfung der Ausführungsplanung bei Bauvorhaben vor der Zuleitung an den entscheidungsbefugten Ausschuss, j) die Prüfung der Verwendung städtischer Zuschüsse und sonstiger geldlicher Zuwendungen an Dritte. (3) Die Durchführung der gesetzlichen Pflichtaufgaben darf bei Durchführung der weiteren Aufgaben nach Absatz 2 nicht beeinträchtigt werden. §4 Zusätzliche Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung (1) Der Rat kann weitere Aufgaben (Prüfaufträge) übertragen. (2) Der Bürgermeister/die Bürgermeisterin kann innerhalb seines/ihres Amtsbereichs unter Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss der örtlichen Rechnungsprüfung Aufträge zur Prüfung erteilen (§ 103 Abs. 3 GO NRW). (3) Durch die Übertragung von zusätzlichen Prüfungsaufträgen dürfen gesetzliche Pflichtaufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung nicht beeinträchtigt werden. §5 Befugnisse der örtlichen Rechnungsprüfung (1) Die örtliche Rechnungsprüfung ist im Rahmen ihrer Aufgaben befugt, von allen städtischen Dienststellen, Eigenbetrieben und Sondervermögen jede für die Prüfung notwendige Auskunft zu verlangen, soweit nicht gesetzliche Bestimmungen oder allgemeine Rechtsgrundsätze entgegenstehen. Sie kann sich Schriftstücke, Akten und sonstige Unterlagen aushändigen oder vorlegen sowie Behälter und dergleichen öffnen lassen. Ferner ist den Prüfern der Zutritt zu allen (Dienst)räumen sowie die Entnahme von Materialproben gestattet. (2) Die örtliche Rechnungsprüfung kann auch von anderen, auch externen Stellen jede zweckdienliche Auskunft unmittelbar einholen. (3) Die Leitung und die Prüfer/die Prüferinnen sind berechtigt, die zu prüfenden Stellen aufzusuchen und Ortsbesichtigungen vorzunehmen. Sie weisen sich auf Verlangen durch einen vom Bürgermeister/von der Bürgermeisterin ausgestellten Dienstausweis aus. Die Leitung und die von ihr im Vertretungsfall zu benennenden Prüfer/Prüferinnen sind berechtigt, an den Sitzungen des Rates und der Ausschüsse teilzunehmen. Alle erforderlichen Einladungen mit Tagesordnung und Beschlussvorlagen sind der örtlichen Rechnungsprüfung rechtzeitig zuzuleiten. Sie erhält alle Niederschriften. (4) Die örtliche Rechnungsprüfung ist nicht berechtigt, selbst Verwaltungsgeschäfte vorzunehmen. (5) Für die mit der Prüfung gem. § 103 Abs. 5 GO NRW beauftragten externen Prüfern gelten ebenfalls die Absätze 1 bis 4. §6 Funktion und Stellung der örtlichen Rechnungsprüfung (1) Der örtlichen Rechnungsprüfung sind wichtige organisatorische Änderungen oder wesentliche Neueinrichtungen in der Verwaltung mitzuteilen. Sie soll sich gutachtlich unter dem Gesichtspunkt der Sicherheit äußern, wenn auf dem Gebiet des Haushalts- und Zahlungswesens Änderungen vorgesehen sind. (2) Die örtliche Rechnungsprüfung ist vom Bürgermeister/von der Bürgermeisterin einzuschalten, wenn Unregelmäßigkeiten und strafbare Handlungen mit Auswirkungen auf das Vermögen und den geordneten Geschäftsbetrieb der Stadt vorliegen oder wenn ein begründeter Verdacht hierzu besteht. Dies gilt auch für Verluste aus Diebstahl und Beraubung. Entsprechendes gilt für Kassenfehlbeträge und -überschüsse. (3) Der örtlichen Rechnungsprüfung sind die Namen, Amts- oder Dienstbezeichnungen und Unterschriftsproben der verfügungs-, anweisungs- und zeichnungsberechtigten Bediensteten mitzuteilen. Hierbei ist der Umfang der Befugnis zu vermerken und - soweit sie noch nicht vorliegen - Unterschriftsproben beizufügen. (4) Gutscheine und andere geldwerte Drucksachen dürfen nur nach Anhören der örtlichen Rechnungsprüfung eingeführt werden, die sich vor allem zu den Sicherheitsvorschriften äußert. (5) Der örtlichen Rechnungsprüfung sind alle Vorschriften und Verfügungen, durch die die Bestimmungen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens erlassen, geändert, erläutert oder aufgehoben werden, bei Erscheinen umgehend zuzuleiten. Dies gilt auch für alle übrigen Vorschriften und Verfügungen, die sie als Prüfungsgrundlagen benötigt, sowie alle von der Stadt bezogenen sonstigen Fachzeitschriften. (6) Der örtlichen Rechnungsprüfung sind ferner Prüfungsberichte übergeordneter und sonstiger Behörden sowie von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zuzuleiten. §7 Schriftverkehr der örtlichen Rechnungsprüfung (1) Die örtliche Rechnungsprüfung führt den mit den Prüfgeschäften verbundenen Schriftverkehr selbständig. (2) Städtische Dienststellen, Eigenbetriebe und Sondervermögen, denen Berichte oder Prüfungsbemerkungen der örtlichen Rechnungsprüfung zugehen, haben sich hierzu innerhalb der von der örtlichen Rechnungsprüfung im Einzelfall vorgegebenen Frist zu äußern. §8 Jahresabschluss, Gesamtabschluss (1) Der Jahresabschluss gem. § 103 Abs. 1 Ziffer 1 GO NRW ist der örtlichen Rechnungsprüfung unverzüglich zuzuleiten. (2) Die örtliche Rechnungsprüfung prüft den Abschluss. Ihr obliegt auch die Prüfung der Entscheidungen und Verwaltungsvorgänge aus delegierten Aufgaben gemäß § 103 Abs. 1 Satz 2 GO NRW. (3) Das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses ist in einem Schlussbericht zusammenzufassen, der dem Rechnungsprüfungsausschuss, zusammen mit einer schriftlichen Stellungnahme des Bürgermeisters/der Bürgermeisterin zum Bericht, zur Beratung vorzulegen ist. (4) Der Rechnungsprüfungsausschuss gibt den Bericht mit seiner Stellungnahme an den Rat weiter, der über die Entlastung entscheidet. (5) Die Absätze 1 - 4 gelten sinngemäß für die Abschlüsse nach § 103 Abs. 1 Ziffern 2 und 3 GO NRW. §9 Rechnungsprüfungsausschuss (1) Die Aufgaben und Befugnisse des Rechnungsprüfungsausschusses bestimmen sich nach den §§ 59 Abs. 3 und 4, 101 - 103 GO NRW sowie nach dieser Rechnungsprüfungsordnung. (2) Der Rechnungsprüfungsausschuss tritt zusammen, wenn es die Geschäfte erfordern. Soweit nichts anderes bestimmt ist, gilt die Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Wesseling sinngemäß. § 10 Prüfberichte Die örtliche Rechnungsprüfung legt Berichte über wichtige Prüfungen sowie über Prüfungen, die sie in besonderem Auftrag des Rates oder des Bürgermeister/der Bürgermeisterin durchgeführt hat, dem Rechnungsprüfungsausschuss und dem Bürgermeister/der Bürgermeisterin vor. Im übrigen gilt § 8 Abs. 3 sinngemäß. § 11 Besondere Befugnisse der Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung Wenn dringende dienstliche Gründe es erfordern, ist die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung berechtigt, bei der Anwendung der Vorschriften der Rechnungsprüfungsordnung und der Dienstanweisung über Art und Umfang der Prüfungen vorübergehend Einschränkungen anzuordnen oder einzelne Gebiete von der Prüfung auszunehmen, soweit dies im Rahmen des Gesetzes zulässig ist. § 12 Inkrafttreten (1) Diese Rechnungsprüfungsordnung tritt, mit Ausnahme des § 3 Abs. 2 und des § 4, sofort in Kraft. (3) § 3 Abs. 2 und § 4 treten in Kraft, wenn der Rat der Stadt Brühl hierzu einen Beitrittsbeschluss gefasst hat. (3) Die Rechnungsprüfungsordnung vom 16. Dezember 1998 tritt sofort außer Kraft. 2. Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Wesseling Die Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Wesseling vom 15. Dezember 1998 wird aufgehoben. Sachdarstellung: 1. Problem Seit dem 19. März 2003 führt auf Grund einer entsprechenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung die örtliche Rechnungsprüfung der Stadt Brühl für die Stadt Wesseling die in dieser Vereinbarung genannten Aufgaben durch. In der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 10. Dezember 2009 fand unter TOP 8 - Stellung der örtlichen Rechnungsprüfung der Stadt Wesseling - Öffentlich-rechtliche Vereinbarung mit der Stadt Brühl (Vorlagen-Nr. 223/2009) zu diesem Thema eine ausführliche Erläuterung und Aussprache statt. Abschließend zur Aussprache wurde u. a. beschlossen, dass die noch bestehende Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Wesseling aus dem Jahr 1998 durch die Verwaltung überarbeitet und auf einen aktuellen Stand gebracht werden soll, über die der Rat der Stadt Wesseling anschließend beschließt. 2. Lösung 2.1 Rechnungsprüfungsordnung Bedingt durch Personalwechsel, vor allem in der örtlichen Rechnungsprüfung, und die deswegen notwendigen Einarbeitungen des neuen Personals, insbesondere der Leitung, wurde die Erarbeitung einer neuen durch den Rat zu beschließenden Rechnungsprüfungsordnung erst im Herbst 2011 in Angriff genommen. Der jetzige Entwurf einer neuen Rechnungsprüfung ist vollständig im Beschlussentwurf wiedergegeben. Basis ist die bisherige Wesselinger Rechnungsprüfungsordnung; Veränderungen erfolgten dort, wo sie wegen der geltenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen den Städten Brühl und Wesseling notwendig sind. In einer Synopse (s. Anlage) sind die Texte der bisherigen Wesselinger Rechnungsprüfungsordnung (links) und des neuen Entwurfs (rechts) gegenübergestellt. Zu einzelnen Veränderungen werden folgende Erläuterungen gegeben: § 3 Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung § 4 Zusätzliche Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung Der § 103 Abs. 1 GO NRW regelt die Pflichtaufgaben abschließend; sie sind dort unter den Ziffern 1- 8 und im folgenden Nachsatz aufgeführt. § 103 Abs. 2 und 3 GO NRW legitimieren nur den Rat und den Bürgermeister/die Bürgermeisterin zur Zuweisung zusätzlicher Aufgaben an die örtliche Rechnungsprüfung. Hinweis: Die in § 3 Abs. 2 sowie in § 4 der neuen Rechnungsprüfungsordnung getroffenen Regelungen der Übertragung zusätzlicher Aufgaben auf der Grundlage des § 103 Abs. 2 GO NRW treten erst in Kraft, wenn der Rat der Stadt Brühl wegen der Bestimmung des § 1 Abs. 2 der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung diesen (Wesselinger) Regelungen beigetreten ist. Der Text der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ist als Anlage beigefügt. § 6 Funktion und Stellung der örtlichen Rechnungsprüfung Die gutachtliche Stellung zu (vorgesehenen) Erschließungs-, Architekten-, Ingenieur- und Festpreisverträgen ist auf Grund der vorhandenen Personalkapazität nicht möglich. Im Rahmen der Prüfung von Vorgängen sowie ggf. bei der Prüfung des Jahresabschlusses erfolgt im Einzelfall auch eine Prüfung der genannten Verträge. Die Abgabe von Verpflichtungserklärungen ist durch § 64 GO NRW geregelt. Im Rahmen von Prüfungen ist die örtliche Rechnungsprüfung berechtigt, beim Zentralen Management die aktuellen verwaltungsinternen Regelungen für die Abgabe von Erklärungen verpflichtenden Inhalts zu erfragen. § 9 Rechnungsprüfungsausschuss Bei den Beratungen in den Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses ist die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung aktiv beteiligt. Daher ist es wenig praktikabel, die Leitung auch mit der Schriftführung zu betrauen. Gemäß der für Rat und sonstige Ausschüsse angewandten Regelung sollte daher auch in den Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses eine von der Leitung der örtlichen für die Sitzung vorgeschlagene Person (in der Regel ein Prüfer/eine Prüferin), die durch den Ausschuss per Beschluss bestätigt wird, die Schriftführung erledigen. Gemäß § 52 Abs. 1 GO NRW werden Niederschriften lediglich vom Bürgermeister (bzw. Ausschussvorsitzenden) und der zur Schriftführung bestellten Person unterzeichnet. 2.2 Wesselinger Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt Die Stadt Wesseling hat in Folge der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Stadt Brühl seit März 2003 faktisch keine eigene örtliche Rechnungsprüfung mehr. Deswegen ist die - bisher noch bestehende „Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Wesseling“ seit dieser Zeit obsolet. Sie sollte daher aufgehoben werden In § 1 Abs. 3 des Entwurfs der neuen Rechnungsprüfungsordnung ist geregelt, dass die Geschäftsführung der örtlichen Rechnungsprüfung, also deren Dienstbetrieb, in einer von der Stadt Brühl erlassenen Dienstanweisung zu regeln ist. Diese Dienstanweisung der Stadt Brühl besteht bereits. 3. Alternativen Entfällt (s. Ziffer 1). 4. Finanzielle Auswirkungen Keine. Anlage Synopse Öffentlich-rechtliche Vereinbarung mit der Stadt Brühl