Beschlussvorlage (Anlage 4: Aktenvermerk zu verschiedenen Geldbeträgen)

Geschäftsbereich 4.1 - Erziehung und Bildung Az.: 1. Aktenvermerk Gelder auf städtischen Schulkonten Vorweg muss festgestellt werden, dass Schulen keine eigene Rechtspersonen sind und sich gewisse Dinge rechtlich gar nicht so regeln lassen, wie es ggf. praktisch wäre. Selbst das Land NRW ist bekanntermaßen nicht in der Lage dies in ihren Bescheiden zu berücksichtigen. Trotzdem müssen Schulleiter mit diversen Finanzen umgehen und dabei immer erkennen, für wen und/oder als was sie tätig sind. Sie müssen wissen, welche Gelder, warum und aufgrund welcher Rechtsgrundlage möglicherweise auf einem Konto der Stadt Bedburg eingezahlt werden? Der beigefügte Vermerk sollte vorab mit dem FB I und anschließend mit den Schulleitern besprochen werden. Brunken 2. Herrn Fachbereichsleiter Kramer zur Kenntnisnahme brun780 C:\Users\brun780\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\C4RX8ERI\Gelder auf Schulkonten.docx Beschreibung Girokonto der Schule Der Förderverein überweist einen Betrag, um sich an der Beschaffung zu beteiligen. Einnahme / Ausgabe Die eigenverantwortliche Bewirtschaftung von Sachmitteln durch die Schulen richtet sich nach den für den Schulträger geltenden haushalts- und kassenrechtlichen Regelungen. Insoweit können Schulträger die Schulleiterin oder den Schulleiter ermächtigen, im Rahmen der von den Schule zu bewirtschaftenden Haushaltsmittel Rechtsgeschäfte mit Wirkung für den Schulträger abzuschließen und für diesen Verpflichtungen einzugehen. Schulträger können zur Erleichterung der Mittelbewirtschaftung durch die Schulen Schulgirokonten einrichten. Diesen Konten können auch zusätzliche eigene Einnahmen der Schulen zugeführt werden. Rechtsgrundlage § 95 Abs. 2 u 3 SchulG NRW Was eine eigene Einnahme sein soll, ist nicht klar. Bekanntermaßen ist das Land NRW nicht in der Lage zu erkennen, dass eine Schule keine juristische Person ist und keine „eigenen“ Einnahmen haben kann. Der Betrag wird als zweckgebundene Einnahme der BGB Stadt Bedburg angesehen und ist als Ertrag zu buchen. Er erhöht das Schulbudget. Die Ausgabe erfolgt nach den Regeln der Stadt Bedburg aus dem Schulbudget. Ein Filmproduzent zahlt für Der Betrag wird als zweckgebundene Einnahme der BGB die Nutzung des Schulge- Stadt Bedburg angesehen und ist als Ertrag zu buchen. ländes eine Pauschale. Er erhöht das Schulbudget. Die Ausgabe erfolgt nach den Regeln der Stadt Bedburg aus dem Schulbudget. Das Jobcenter zahlt die Es handelt sich um privates Geld des Schülers, wel- SGB II in Verbindung mit einer privaten Vereinbarung Kosten für eine Klassen- ches zweckgebunden verwendet wird. Die Einnahmen zwischen den Eltern und dem Lehrer. fahrt eines Schülers. und Ausgaben werden erfasst und müssen nach Abrechnung der Klassenfahrt ausgeglichen sein. Der Klassenlehrer sam- Es handelt sich um privates Geld der SchülerInnen, melt in der Klasse das welches zweckgebunden verwendet wird. Die EinnahGeld für eine Klassenfahrt. men und Ausgaben werden erfasst und müssen nach Abrechnung der Klassenfahrt ausgeglichen sein. brun780 C:\Users\brun780\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\C4RX8ERI\Gelder auf Schulkonten.docx Es handelt sich um eine private Vereinbarung zwischen den Eltern und dem Lehrer. Grundsätzlich ist es auch möglich, dass ein Elternteil die Gelder für eine Klassenfahrt sammelt. Sollte der „Sammler“ untertauchen / insolvent werden, wäre das Geld weg! Beschreibung Einnahme / Ausgabe Rechtsgrundlage Das Land zahlt den Schu- Der Betrag wird im Städtischen Haushalt als durchlau- Bescheid des Landes NRW len jährlich eine Pauschale fender Posten gebucht und an die Schulen weitergeleifür Lehrerfortbildungen. tet. Die Ausgabe wird bereits bei der Weiterleitung auf das Schulkonto gebucht. Tatsächlich bleibt es bis zur tatsächlichen Verwendung durch die Schule auf einem städtischen Konto. Es könnte auch erst zu diesem Zeitpunkt entsprechend gebucht werden. Die Mittelverwendung wird durch das Land geprüft, die Schulleiter haben entsprechende Belege vorzuhalten und ggf. dort vorzulegen. Das Land (oder andere Der Betrag wird im Städtischen Haushalt als durchlauDritte) fördern Projekte, fender Posten gebucht und an die Schulen weitergeleitet. Die Ausgabe wird bereits bei der Weiterleitung auf das Schulkonto gebucht. Tatsächlich bleibt es bis zur tatsächlichen Verwendung durch die Schule auf einem städtischen Konto. Es könnte auch erst zu diesem Zeitpunkt entsprechend gebucht werden. Bescheid des Landes NRW; Die Mittelverwendung wird durch das Land geprüft, die Schulleiter haben entsprechende Belege vorzulegen. (z.B. Kultur und Schule) Gebühren / Kostenerstat- Telefonkosten für private Gespräche, Beträge für pri- BGB und Gebührenordnung der Stadt tung für echte Leistungen vate Kopien oder Gebühren für Beglaubigungen werden regulär in den städtischen Haushalt gebucht und erhöhen das Budget der Schule. Durchführung von senfotoaktionen Klas- Fotografen bieten Fotos für Klassen und Portraits an. Die Durchführung des Fotografierens während der UnDie Schulleitung sucht einen Fotografen aus und sam- terrichtszeit ist unzulässig (Kommentar zu § 55 Ziffer melt anschließend die Bestellungen incl. den Geldern 1.1.(3) im Wingen Verlag Essen) Die Anfertigung des brun780 / C:\Users\brun780\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\C4RX8ERI\Gelder auf Schulkonten.docx Beschreibung Sammelbestellungen Einnahme / Ausgabe Rechtsgrundlage ein. Bereits aus Vergabegründen kann nur dringend von einer solchen Praxis abgeraten werden, da nicht sicher gestellt werden kann, dass die Vergabe nicht durch einen Fotografen beeinflusst wird. Im Zeitalter von Digitalkameras sollte es kostengünstiger möglich sein, jeder Klasse ein Klassenfoto in digitaler Form zukommen zu lassen. jährlichen Klassenfotos durch einen von der Schule beauftragten Fotografen und das Angebot der Fotos über die Schule kann geduldet werden. Die Schule muss in diesen Fällen sicherstellen, dass kein Kaufzwang ausgeübt wird. Sammelbestellungen für „Schulbücher“ werden an den Grundschulen in der Regel damit begründet, dass nur so sichergestellt ist, dass die Schulbücher rechtzeitig zum Schulbeginn vorliegen. Das dies nicht wirklich so ist, erkennt man daran, dass für die gleichen Eltern an den weiterführenden Schulen diese Praxis nicht die Regel darstellt. Die Praxis der Sammelbestellung unterläuft allerdings auch die Intention, dass sich Eltern mit gebrauchten Bücher oder von Geschwisterkindern eindecken können. Sammelbestellungen sind (Kommentar zu § 55 Ziffer 1.2 im Wingen Verlag Essen) zwar nicht mehr besonders erwähnt, aber weiterhin zulässig, wenn sie aus schulischen Gründen erforderlich sind. Ein Zwang an der Beteiligung darf nicht ausgeübt werden. Da es aber vom Land nicht nur toleriert, sondern rechtlich geregelt ist, kann diese Vorgehensweise nicht abgelehnt werden. Es handelt sich um privates Geld der SchülerInnen, welches zweckgebunden verwendet wird. Die Einnahmen und Ausgaben werden erfasst und müssen nach Abrechnung ausgeglichen sein. Sammlung für Kopien als Schulen sammeln Kopiergeld ein, welches zur Deckung Lernmittel von Lernmittel verwendet werden soll. Die Summe des festgesetzten Elternanteils und des Kopiergeldes übersteigt hierbei nicht die rechtlich zulässige Höhe. Die Einzahlung wird als zweckgebunden Einnahme der brun780 / C:\Users\brun780\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\C4RX8ERI\Gelder auf Schulkonten.docx (BASS 16-01 Nr. 5) Zur Erstattung der Kosten für Kopien von Lernmitteln, sind Eltern bzw. volljährige Schülerinnen und Schüler verpflichtet, soweit der nach der VO zu § 96 Abs. 5 SchulG (BASS 16 – 01 Nr. 1) festgesetzten Betrag nicht insgesamt überschritten wird. Beschreibung Einnahme / Ausgabe Rechtsgrundlage Stadt Bedburg angesehen und ist als Ertrag zu buchen. Es erhöht das Schulbudget. Diese Praxis unterläuft allerdings auch die Intention des Gesetzgebers, dass sich Eltern mit gebrauchten Bücher Die Ausgabe erfolgt nach den Regeln der Stadt Be- oder von Geschwisterkindern eindecken können. dburg aus dem Schulbudget. Hierbei muss die Zweckbindung aber gesondert kontrolliert werden. Dies kann aber auch so ausgelegt werden, dass von vornherein Lernmittel in Form von „Papiergeld / Kopierkosten“ anstelle des Elternbeitrages gesammelt wird. Geldsammlungen Dies betrifft häufig Sammlungen des Fördervereins, mit Geldsammlungen dürfen (Kommentar zu § 55 Ziffer 2.1 dem Ziel die Schule aber auch SchülerInnnen bei di- im Wingen Verlag Essen) nur ausnahmsweise durchgeversen Belangen zu unterstützen. Die Mittel sind ein- führt werden. deutig kein Eigentum der Stadt und sind kurzfristig an den Förderverein zu übermitteln. In den Exceltabellen der Schulen ist dies ausweisbar. Gelder dürfen nicht von der Schulsekretärin gesammelt oder für Rechnungen, schon gar nicht Barzahlungen etwa für einen „St. Martin“ verwendet werden, da dies originäre Aufgabe des Sammlers (Förderverein) ist und der dortige Verantwortliche über den Vorstand zu prüfen ist. brun780 / C:\Users\brun780\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\C4RX8ERI\Gelder auf Schulkonten.docx Beschreibung Einnahme / Ausgabe Rechtsgrundlage Einzahlungen von Eltern Eine Schule kann Mittel für eine Klasse etwa zur De- Gebrauchs- und Übungsmaterial ist durch die Eltern zu für Gebrauchsund ckung der Kosten für Verbrauchsmaterial im Fach beschaffen (BASS 16-01 Nr. 5). Sammelbestellungen Übungsmaterial Kunst sammeln. sind (Kommentar zu § 55 Ziffer 1.2 im Wingen Verlag Essen) zwar nicht mehr besonders erwähnt, aber weiKopien im Zusammenhang mit der Ausstattung der terhin zulässig, wenn sie aus schulischen Gründen erSchülerinnen und Schüler ersetzen Arbeitsmaterialien forderlich sind. und Gegenstände, die für den regelmäßigen Unterricht benötigt werden (z. B. Schreibmaterial, Hefte) und Ein Zwang an der Beteiligung darf nicht ausgeübt wermüssen von den Eltern bzw. volljährigen Schülerinnen den. und Schülern grundsätzlich auf eigene Kosten beschafft werden. Dies gilt insbesondere für Kopien, die dafür eingesetzt werden, die Schülerinnen und Schüler davon zu entlasten, komplexere Informationen von der Tafel in ihre eigenen Hefte übertragen zu müssen, und für Kopien, die Mitteilungen an Eltern enthalten, die ansonsten ins Heft diktiert würden. Insoweit entstehende Kopierkosten sind der Ausstattung zuzurechnen und daher von den Eltern bzw. den volljährigen Schülerinnen und Schülern selbst zu tragen. Werden von einer Schule derartige Kopien hergestellt, die der Ausstattung zu zurechnen sind, sind diese Kosten unabhängig vom Eigenanteil an den Kosten der Lernmittel umlagefähig. Kopierkosten sollen in der Regel nur einmal pro Schulhalbjahr mit Eltern abgerechnet werden. Ein pauschaler Ansatz, der annähernd den tatsächlichen Kosten entspricht, ist zulässig. Es ist kein städtisches Geld und kann in den Exceltabellen der Schulen ausgewiesen werden. (alternativ) Die Einzahlung wird als zweckgebunden Einnahme der brun780 / C:\Users\brun780\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\C4RX8ERI\Gelder auf Schulkonten.docx Beschreibung Einnahme / Ausgabe Rechtsgrundlage Stadt Bedburg angesehen und ist als Ertrag zu buchen. Es erhöht das Schulbudget. Die Ausgabe erfolgt nach den Regeln der Stadt Bedburg aus dem Schulbudget. Hierbei muss die Zweckbindung aber gesondert kontrolliert werden. Erstattung von verlorenen Bei verlorenen Büchern hat ein entsprechender Ersatz BGB / beschädigten Büchern (in Form eines Buches) zu erfolgen. Soweit der Ersatz durch eine Zahlung erfolgt, ist dies ein Ertrag für die Stadt Bedburg. Da Lernmittel nicht aus dem Schulbudget erstanden werden, wäre eine Buchung unter der jeweiligen Kostenstelle 001 richtig. Sinnvoll erscheint aber der prüfenden Schule den Ertrag budgeterhöhend zuzurechnen, um deren Nachverfolgung zu unterstützen. Die teilweise praktizierte Vorgehensweise, einen Werteverlust zu berechnen und geltend zu machen kann kontrovers diskutiert werden. Aber auch in diesem Fall handelt es sich um einen Ertrag für den Schulträger. Spendenläufe Als erstes wäre zu klären, ob die „Schule“ oder der För- Es ist ein Beschluss der Schulkonferenz erforderlich. derverein die Veranstaltung durchführt und für welchen Zweck Spenden gesammelt werden. Es handelt sich hierbei um ein besondere Form der Geldsammlung (s.o.). Soweit als Ziel die Unterstützung einer Fachschaft angegeben wird, müsste der Ertrag zweckgebunden an die Stadt Bedburg eingezahlt/gebucht werden. Sommerfest (z.B. Essen- Wirtschaftliche Betätigung ist sowohl SchülerInnen und verkauf) Lehrkräften als auch außenstehenden Gewerbetreibenden untersagt. (§55 SchulG). Soweit der Förderverein Geld einnimmt, hat dies über brun780 / C:\Users\brun780\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\C4RX8ERI\Gelder auf Schulkonten.docx Beschreibung Einnahme / Ausgabe Rechtsgrundlage die Bücher des Fördervereins zu laufen. Klassenkasse Immer noch ist es an einigen Schulen üblich, dass eine Es handelt sich um eine private Vereinbarung zwischen Klassenkasse gebildet wird. den Eltern. Die Führung der Klassenkasse sollte nicht bei einer Lehrkraft, sondern bei einem Elternteil angesiedelt werden. Sollte der „Sammler“ untertauchen / insolvent werden, wäre das Geld weg! Eine Verwaltung durch das Schulsekretariat ist ausgeschlossen. SV Kasse Die „Schule“ sammelt jährlich 2 € je Schüler und verwaltet die Mittel durch zwei Lehrer mit eigenem Konto. Finanziert wird hierdurch z.B. ein Weckmann und eine Karnevalsfeier; brun780 / C:\Users\brun780\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\C4RX8ERI\Gelder auf Schulkonten.docx Erneut eine „Geldsammlung“ die gem. § 55 SchulG nur im Ausnahmefall erfolgen sollte. Eine Sammlung durch die „Schule“ ist nicht sinnvoll. Alternativ wäre dies eine Aufgabe des Fördervereins.