Beschlussvorlage (Anlage 1: Budgetrichtlinien aus dem Jahr 2006)

Richtlinien für die Bewirtschaftung des Schulbudgets (Stand 28.11.2006) 1. Allgemeines Im Rahmen der Haushaltsbudgetierung ist die Bewirtschaftung der unter Nr. 2 aufgeführten Erträge und Aufwandsarten auf die Schulen übertragen. Eine beispielhafte und nicht abschließende Beschreibung der zu nutzenden Konten, wird als Anlage beigefügt und regelmäßig aktualisiert. Aufgrund der Unterteilung der Produkte je Schule in jeweils zwei Unterprodukte, kann jede Zahlung des Schulbudgets auch auf das rechtlich zu verwendendende Sachkonto gebucht werden. Dies war in den Vorjahren nicht möglich, weil die Abrechnung mittels der Sachkonten erfolgte. Die jeweils aktuelle „Dienstanweisung über die Finanzbuchhaltung der Stadt Bedburg“ ist anzuwenden. 2. Bemessung des Schulbudget Das Budgetvolumen der einzelnen Schulen ist dem Fachbereichs- und Budgetplan des Haushaltsplans zu entnehmen. Die Mittel werden – vorbehaltlich des Beschlusses des Rates im Rahmen der Verabschiedung der Haushaltssatzung – anhand der Schülerzahlen (amtliche Zahlen aus September des Vorjahres – Berücksichtigung finden hierbei ab der jeweiligen Eingangsklasse zum Schuljahr 2007/2008 nur Bedburger Kinder, beim Gymnasium zuzüglich Elsdorfer Kinder und ausdrücklich genehmigte Aufnahmen) wie folgt zur Verfügung gestellt und aus dem Schulbudget zu bewirtschaften: a) für Grundschulen: Ertrag Aufwand Kontenbezeichnung Erstattung Telefongebühren Bemessungsgrundlage pauschal 50 € Aufwendungen für Hilfsstoffe Aufwendungen für Büromaterial Aufwendungen für Telefon Aufwendungen für Porto sonstige Geschäftsaufwendungen Aufwendungen für Reisekosten Aufw. für ehrenamtliche Tätigkeit Aufwendungen für Fachliteratur Aufwendungen für Unterhaltung BGA (z.B. IT-Support durch Dritte) -- Sonstige Aufw. für Dienstleistungen Sonstige Aufw. für Sachleistungen Abschreibung auf GWG Aufwendungen für Leasing pauschal 1.000 € zuzüglich 6 € je Schüler (verteilt auf die Konten entsprechend der Buchungen im Vorjahr) pauschal 200 € zuzüglich 500 € je Medienraum und 80 € je Klasse entsprechend dem Medienentwicklungsplan pauschal 100 € 10 € je Schüler pauschal 200 € zuzüglich 5,50 € je Schüler (Kosten für ca. 320 Kopien je Schüler/Jahr) Seite 1 von 5 Richtlinien für die Bewirtschaftung des Schulbudgets (Stand 28.11.2006) Seite 2 von 5 Investive Mittel Allgemein IT Ausstattung 4 € je Schüler pauschal 200 € je Klasse und 1.000 € je Medienraum (nach Medienentwicklungsplan). Nicht durch die Schulen, sondern durch die Stadt sind folgende Erträge / Aufwandsarten zu bewirtschaften: Konten Ertrag Aufwand Kontenbezeichnung Zuweisungen vom Land Erstattungen Dritter Abwicklung von Schadensfällen Erstattungen vom Land Aufwendungen für Aus- und Fortbildung Aufwendungen für Schülerbeförderung Aufwendungen für Lernmittel Aufw. für Inansp. von Rechte/Dienste Aufwendungen für Facility Aufwendungen für Schulleitung / Sekretariat Bemessungsgrundlage z.B. für die Offene Ganztagsschule im Primarbereich Elternbeiträge OGS pauschal 1 € gegenseitige Deckung bei 4421100 / 5412100 (zweckgebunden) incl. Schulsportfahrten Schulbuchbestellung gem. § 30 i.V. § 96 SchulG Aufwand für OGS Stühle, Tische, Schränke, mit „Mauer verbunden“ z.B. Wandtafel, Elektrik, Overheadprojektoren, ... Arbeitsausstattung, z.B. Rechner, Drucker, ... b) für weiterführende Schulen: Konten Ertrag Kontenbezeichnung Erstattung Telefongebühren Bemessungsgrundlage pauschal 50 € Aufwand Aufwendungen für Hilfsstoffe Aufwendungen für Büromaterial Aufwendungen für Telefon Aufwendungen für Porto sonstige Geschäftsaufwendungen Aufwendungen für Reisekosten Aufw. für ehrenamtliche Tätigkeit Aufwendungen für Fachliteratur Aufwendungen für Unterhaltung BGA (z.B. IT-Support durch Dritte) -- Sonstige Aufw. für Dienstleistungen Sonstige Aufw. für Sachleistungen Abschreibung auf GWG Aufwendungen für Leasing pauschal 1.500 € zuzüglich 8 € je Schüler (verteilt auf die Konten entsprechend der Buchungen im Vorjahr) pauschal 400 € zuzüglich 500 € je Medienraum und 100 € je Fachraum bzw. mobile Einheit für IT Ausstattung entsprechend dem Medienentwicklungsplan -10 € je Schüler pauschal 200 € zuzüglich 4,50 € je Schüler (Kosten für ca. 260 Kopien je Schüler/Jahr) Richtlinien für die Bewirtschaftung des Schulbudgets (Stand 28.11.2006) Seite 3 von 5 Investive Mittel Allgemein IT Ausstattung 4 € je Schüler pauschal 200 € je Fachraum/mobile Einheit und 1.000 € je Medienraum (nach Medienentwicklungsplan). Nicht durch die Schulen, sondern durch die Stadt sind folgende Erträge / Aufwandsarten zu bewirtschaften: Konten Ertrag Aufwand Kontenbezeichnung Zuweisungen vom Land Erstattungen von Gemeinden Abwicklung von Schadensfällen Erstattungen vom Land Aufwendungen für Aus- und Fortbildung Aufwendungen für Schülerbeförderung Aufwendungen für Lernmittel Erstattungen an übrige Entsorgung Chemikalien Aufw. für Inansp. von Rechte/Dienste Aufwendungen für Facility Aufwendungen für Schulleitung / Sekretariat Bemessungsgrundlage z.B. Ganztagshauptschule Kostenerstattung Kooperation Gymnasien pauschal 1 € gegenseitige Deckung bei 442110 / 5412100 (zweckgebunden) incl. Schulsportfahrten Schulbuchbestellung gem. § 30 i.V. § 96 SchulG Schulsozialarbeiter/in Stühle, Tische, Schränke, mit „Mauer verbunden“ z.B. Wandtafel, Elektrik, Overheadprojektoren, ... Arbeitsausstattung, z.B. Rechner, Drucker, ... 3. Mittelverwendung Beim Schulbudget handelt es sich um Haushaltsmittel im Bereich des Fachbereiches II. Grundsätzlich sind die Schulleiter frei in der Mittelbewirtschaftung; die Mittel dürfen aber nur für die schulischen Belange eingesetzt werden. Auf die unterschiedliche Zuständigkeit der Fachbereiche innerhalb der Stadt Bedburg wird hingewiesen. Die Einzelansätze innerhalb des Budget sind gegenseitig deckungsfähig (es sei denn es liegt eine Zweckbindung der Mittel vor). Mehreinnahmen berechtigen zu Mehrausgaben im Budget. Insofern ist der ausgewiesene Zuschussbedarf maßgebend. 4. Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Die Haushaltsmittel sind wirtschaftlich und sparsam einzusetzen. Grundsätzlich erhalten die Schulen 50% der im jeweiligen Haushaltsjahr eingesparten Mittel im nächstemn Jahr zur freien Verwendung. Die investiven Mittel werden zu 80 % gutgeschrieben. (diese unterschiedliche Bemessungsgrundlage soll den Schulen Richtlinien für die Bewirtschaftung des Schulbudgets (Stand 28.11.2006) Seite 4 von 5 ermöglichen, eine größere Austauschaktion bei der IT Ausstattung längerfristig zu planen und umzusetzen) Die Mittel werden grundsätzlich als Haushaltsreste auf die Sachkonten 5711800 – Abschreibungen GwG – bzw. 7231000 – Auszahlungen GwG – übertragen. Diese Übertragungen erhöhen grundsätzlich die Budgetmittel, fließen aber nicht in den automatischen Deckungskreis mit den übrigen Budget-Sachkonten ein. Nicht verwendete Ersparnisse werden weiterhin jedes Jahr fortgeschrieben. Auf Anforderung der jeweiligen Schule können allerdings die Mittel (zur Deckung laufender Mehraufwendungen) ins Budget des Folgejahres einfließen. Grundsätzlich dürfen die Budgets nicht überschritten werden. Budgetüberschreitungen mindern die Budgetmittel des Folgejahres. Rechnungen, die aus der Ersparnis geblichen werden sollen, sind dem FB II zur Anweisung in zweifacher Ausfertigung mit eindeutiger Kennzeichnung „aus Ersparnis“ zuzusenden. 5. Auftragsvergabe Die grundsätzliche Mittelbewirtschaftung erfolgt im Fachbereich II der Stadt Bedburg. Die Schulleiterinnen und Schulleiter sind berechtigt, einzelne Aufträge soweit es sich nicht um investive Ausgaben handelt - bis maximal 2.500,00 € im Rahmen der oben genannten Aufgaben unter Berücksichtigung der Richtlinien über die Vergabe von Aufträgen der Stadt Bedburg (Vergaberichtlinien) sowie des Katalogs der Ausnahmetatbestände gem. Ziffer 4.2 der Vergaberichtlinien in der jeweils gültigen Fassung eigenständig zu vergeben. Investive Ausgaben sind generell über den FB II abzuwickeln. 6. Handvorschuss Zum flexiblen Mitteleinsatz werden den Schulen für Barkäufe Handvorschüsse zur Verfügung gestellt. Die Handvorschüsse sind zum Ende jeden Haushaltsjahrs abzurechnen. Weiterhin sind diese zum Ende eines jeden zweiten Schulhalbjahres (Beginn der Sommerferien) abzurechnen. Der jeweilige Handvorschuss darf den Betrag in Höhe von 10% des Haushaltsansatzes des jeweiligen Budgets nicht überschreiten. Zur Überwachung des Handvorschusses ist eine Überwachungsliste zu führen. Die dort eingetragenen Zahlungen sind auf den Belegen mit den Unterschriften zu „sachlich und rechnerisch richtig“ berechtigten Personen zu bescheinigen. Weiteres wird in der Dienstanweisung zur Regelung von Entscheidungsbefugnissen und Unterzeichnungsbefugnissen der Stadt Bedburg in der jeweils gültigen Fassung geregelt. Zur sicheren Aufbewahrung des Handvorschusses ist für jede Schule ein Girooder Sparkonto eingerichtet. Richtlinien für die Bewirtschaftung des Schulbudgets (Stand 28.11.2006) Seite 5 von 5 Im übrigen ist die Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Bedburg in der in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden. Eingehende Rechnungen und/oder Zahlungsverpflichtungen, welche nicht sofort bar gezahlt werden müssen, sind über den Fachbereich II zur Zahlung zu bringen. 7. Buchungen Zahlungen, welche nicht über den Handvorschuss abgewickelt werden, sind nach folgendem Muster durch die Schulsekretärin auf „sachlich und rechnerische Richtigkeit“ festzustellen und unverzüglich an den FB II zur Anordnungserteilung weiter zu leiten. Haushaltsjahr: Orga.-Einh. Fälligkeit: Unter-Produkt: S-Kto. ER S-Kto. FR Vormerkung 2006 FB II 1) 2) 3) 4) Betrag 6) Handz. FBL 5) sachl. richtig 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) rechn. richtig 7) Datum der Fälligkeit der Rechnung bzw. „sofort“ Angabe des Produktes (siehe Anlage) eindeutig für jede Schule! Angabe des Kontos (siehe Anlage) Wie 3) aber die erste Ziffer um 2 erhöht (aus 4 mach 6 / aus 5 mach 7) Unterschrift Schulsekretärin (erfolgt in der Schule) Brutto Betrag ( immer ohne Abzug Skonto/Rabatt/...) Erfolgt im Fachbereich II Grundlagen: a) Dienstanweisung über die Finanzbuchhaltung der Stadt Bedburg b) Haushaltssatzung des laufenden Jahres c) Richtlinien über die Vergabe von Aufträgen der Stadt Bedburg (Vergaberichtlinien) d) Katalog der Ausnahmetatbestände gem. Ziffer 4.2 der Vergaberichtlinien e) Dienstanweisung zur Regelung von Entscheidungsbefugnissen und Unterzeichnungsbefugnissen der Stadt Bedburg