Dringlichkeitsentscheidung Stab (Anlage zur Dringlichkeitsentscheidung Stab D 60/2012)

Nordeifel Tourismus GmbH Kall, 09. Juli 2012 Die Nordeifel Tourismus GmbH als künftiges Tourismus-ServiceCenter (TSC) Stufe III - Gesamtkonzept – (ohne Berücksichtigung der Stadt Bad Münstereifel als Gesellschafter) Einführung Zielstellung: Weiterentwicklung zum Tourismus-Service-Center (TSC) Mit der Tourismusstrategie Eifel wird die touristische Zielrichtung der Region und damit auch der Teilregion des Gesellschafterraumes der Nordeifel Tourismus GmbH festgelegt. Mit der Umsetzung werden Strukturen und Aufgaben neu definiert. Die Eifel Tourismus GmbH hat in ihren Gremien beschlossen dazu den Leitfaden "Strukturen und Aufgaben der lokalen Ebene im Tourismus in Rheinland-Pfalz" von der Agentur PROJECT M eifelweit, also auch in der NRW-Eifel zur Grundlage zu machen. Die wesentlichen Kernaussagen von PROJECT M im Rahmen der Tourismusstrategie Eifel, um eine optimierte touristische Schlagkraft in 3-5 Jahren zu erzeugen, lauten: 1. Herstellung der Handlungsfähigkeit der lokalen Tourismusorganisationen durch Weiterentwicklung zu Tourismus Service Center (TSC). Dabei gilt es eine systematische Qualifizierung und Weiterentwicklung und damit Strukturverbesserung zu erzielen. 2. Nutzung von Synergien, Vermeidung von Doppelarbeiten und ineffizienten Abstimmungsbedarf, Professionalisierung, Schaffung klarer Zuständigkeiten. Ziel muss es sein, zu einer übergreifenden Festlegung klarer Aufgabenteilungen zu gelangen. 3. Vermeidung von Verzettelung und „Bauchläden“, Konzentration der Ressourcen und Mittel auf wenige Themen und eine stringente Marktbearbeitung. Eine eindeutige Zielgruppen- und Themendefinition ist erforderlich. Im eifelweiten Vergleich ist festzustellen, dass die Tourismusorganisationen in Nordrhein-Westfalen organisatorisch allesamt weiter entwickelt sind, als die überwiegend (noch) kleinteilig organisierten Tourismusorganisationen in Rheinland-Pfalz. 1 Eine Evaluierung der Nordeifel Tourismus GmbH als TSC sollte Anfang bis Mitte 2016 nach zwei vollen Betriebsjahren erfolgen. Dies ist auch eifelweit bei allen übrigen Tourismusorganisationen geplant. Ausgangslage der Nordeifel Tourismus GmbH mit ihren Gesellschaftern Nach einer eifelweiten Organisationsanalyse aller touristischen Einrichtungen in 2010 wurde die Nordeifel Tourismus GmbH im Rahmen der Tourismusstrategie Eifel wie folgt von PROJECT M eingestuft: "Die Organisationsstruktur der Nordeifel Tourismus GmbH entspricht - im Verbund mit den Gesellschafterkommunen der interkommunalen Kooperation (Stufe II) hinsichtlich der Ausstattung bezogen auf die Kernaufgaben eines Tourismus-Service-Centers (TSC) - den Empfehlungen eines TSC." Zur Erlangung der Endstufe III wird die Übertragung von BackofficeAufgaben der Verkehrsämter auf die Nordeifel Tourismus GmbH sowie der Betrieb der Tourist-Informationen durch die Nordeifel Tourismus GmbH empfohlen. Die TSC Stufe III bedeutet Vollintegration und stellt eine organisatorische Verflechtung unter Zusammenführung aller personellen und materiellen Ressourcen der Kooperationspartner dar. Beschlusslage der Gesellschafterversammlungen der Nordeifel Tourismus GmbH Die Gesellschafterversammlung der Nordeifel Tourismus GmbH hat am 27. September 2011 mehrheitlich das Modell der vollständigen Integration (TSC Stufe III) beschlossen. Die Geschäftsstelle wurde beauftragt, den Prozess zügig - zunächst ohne weitere Beauftragung eines Dritten - einzuleiten. Die Geschäftsführung hat das Vorhaben gegen Ende des Jahres 2011 in den Ausschüssen der Gesellschafter persönlich vorgestellt und einen weiteren Workshop mit Vertretern der Gesellschafter und Touristikern im Januar 2012 durchgeführt. Zudem wurden im Zeitraum Februar – April 2012 Einzelgespräche mit allen Gesellschaftern geführt, um die lokalen Bedürfnisse in einem Gesamtkonzept berücksichtigen zu können. Der Entwurf des Gesamtkonzeptes wurde in der 12. Gesellschafterversammlung vorgestellt. Als zentralen Arbeitsauftrag hat die Geschäftsführung die Lösung der Problematik „Finanzierung der Nordeifel Tourismus GmbH als TSC Stufe III“ erhalten. In einer Sitzung der Stimmführer am 05. Juli 2012 wurde hierzu ein Vorschlag unterbreitet und eine abgestimmte Vorgehensweise vereinbart. Erkenntnisse der Workshops im Juli 2011 und Januar 2012 Identifizierte Problemlagen der aktuellen touristischen Strukturen mit den Organisationen Nordeifel Tourismus GmbH und lokalen Verkehrsämtern / Tourist-Informationen (TI) zusammen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 2 Mehrfachwahrnehmungen von Aufgaben Geringe Budgets pro Organisation Unzureichende Personal- und Budgetausstattung Große Unterschiede hinsichtlich der Frequentierung der TIs Zu viele strategische Führungselemente Komplizierte Entscheidungs- und Abstimmungsstrukturen Wichtige Aufgaben werden nicht oder nicht richtig wahrgenommen Lösungsansatz: deutliche Aufgabenabgrenzungen und die Klärung von Zuständigkeiten in den Bereichen Konzeption, Vermarktung, Vertrieb und Verkauf, Angebots- und Produktentwicklung, Veranstaltungen, Infrastruktur, Qualitätsmanagement, Gästeinformation, Anbieterbetreuung und Binnenmarketing. Fazit: Eine präzise Aufgabenabgrenzung ist alternativlos. Zukünftig muss die Nordeifel Tourismus GmbH verantwortlich sein für die Aufgaben zentrale Konzeption, Planung, Koordination und Kontrolle in allen touristischen und tourismusrelevanten Fragestellungen (Stichwort back-office-Aufgaben). Zudem muss ein Durchgriff auf die TouristInformationen möglich sein, entweder durch den Betreib der TI durch die NET oder durch Verpflichtungsvereinbarungen über die Weiterbildung des TI-Personals, das Verkaufskonzept und die logistischen Abläufe. Dies hatte Konsens in den Workshops. Gemäß Umlaufbeschlussverfahren im März/April 2012 fand unter externer Begleitung der Agentur PROJECT M am 24. Mai 2012 ein 3. Workshop mit den Gesellschaftern statt, um die Ergebnisse und den Konzeptentwurf vorzustellen und möglichst abzuschließen. Ergebnisse 3. Workshop 24. Mai 2012: Grundsätzlich begrüßen alle Teilnehmer das entworfene Gesamtkonzept „Die Nordeifel Tourismus GmbH als künftiges Tourismus-Service-Center (TSC) Stufe III. Mit Stufe III soll erreicht werden, dass sich die Nordeifel nach innen und außen als touristische Teilregion der Eifel noch professioneller aufstellt. Damit einher gehen gleiche Qualitäts-, Service- und Informationsstandards bei der Gästeansprache im gesamten Gesellschafterraum. Persönlich besetzte Tourist-Informationen sollen zukünftig nur an touristischen Brennpunkten eingerichtet werden. Wichtig ist die Erarbeitung eines Kommunikationssystems, mit dem Gäste bedarfsgerecht informiert werden und der Trend berücksichtigt wird, dass sich die Ansprache von persönlich hin zu online in den nächsten Jahren grundlegend verschieben wird. Deutlich wurde im Workshop, dass sich umfangreiche Synergieeffekte für die Gesellschafter erst ergeben, wenn die Tourist-Informationen von der Nordeifel Tourismus GmbH betrieben werden. Erst dann ist es u.a. möglich das eingesetzte Counterpersonal in den TIs auch mit Back-office-Aufgaben zu beauftragen und einen flexibel einsetzbaren Pool an Counterkräften zu bilden. Nach derzeitigem Stand tritt dieser Fall nur im Stadtgebiet Schleiden auf, wo die Nordeifel Tourismus GmbH ab Anfang 2013 das Nationalpark-Tor Gemünd betreiben wird. Ziel sollte es sein, dies mittelfristig auch für andere Kommunen zu erreichen. Ein Problem sehen einige Gesellschafter in den finanziellen Auswirkungen. Zum einen erhöhen sich der Gesellschafterzuschuss und zum anderen die Kreisumlage. Da insbesondere touristisch schwächer positionierte Kommunen keine deutlichen Einspareffekte bei der Weiterentwicklung der Nordeifel Tourismus GmbH in der Stufe III sehen, soll im Folgenden noch einmal aufgezeigt werden, dass Entwicklungsschritte für diese Gesellschafter schon spürbar sind und in den nächsten Jahren auch deutlichere Auswirkungen auf den Haushalt der Kommunen haben werden. 3 Die Themen Radfahren und Wandern entlang von touristisch bedeutsamen Routen erfreuen sich weiterhin ungebrochener Beliebtheit. Exemplarisch ist zum einen der hochfrequentierte Erft-Radweg mit Einbindung in das Gesamtkonzept Drei-Flüsse-Tour genannt, auf dem sich Radfahrer überwiegend für Euskirchen oder Weilerswist als Übernachtungs- bzw. Einkehrstandort entscheiden. Zum anderen wird der gerade wieder eröffnete Römerkanal-Wanderweg insbesondere für die Gemeinden Nettersheim und Kall und die Städte Mechernich und Euskirchen zu spürbaren Effekten führen. Dies verdeutlichen die Zugriffszahlen auf der Homepage, die Bestellungen von Informationsmaterial und die ersten Vermittlungen von Übernachtungsbetrieben. Mit dem Thema Landesgartenschau 2014 und der verstärkten Vermarktung der Wasserburgen-Routen werden auch für die Stadt Zülpich, die Stadt Euskirchen und die Gemeinde Weilerswist weitere positive touristische Entwicklungen eintreten. Ferner wurde mit der Stadtverkehr Euskirchen GmbH (SVE) ein gemeinsames Projekt mit dem Ziel der Entwicklung von Tagestouren zu Fuß bzw. mit dem Rad angedacht. Abschließend lassen die umfangreichen Projekte des Erlebnisraums Römerstraße ebenfalls einen positiven Blick in die Zukunft zu. Wichtig bei allen genannten Produkten und Projekten ist eine bestmögliche Erzielung von Wertschöpfungseffekten durch attraktive Angebote, Arrangements und Bausteine. Dann sind auch Auswirkungen der touristischen Umsätze unter Berücksichtigung der 1. Umsatzstufe (direkte wirtschaftliche Effekte durch Ausgaben der Touristen), der 2. Umsatzstufe (Vorleistungen in anderen Branchen wie Handwerk und Dienstleistungen), touristisch bedingte Einkommensbeiträge, Arbeitsplatzeffekte und resultierende Steueraufkommen bei den Kommunen spürbar. (siehe hierzu das Gutachten Wirtschaftsfaktor Tourismus für den Kreis Euskirchen, Juni 2012) Ergebnisse 12. Gesellschafterversammlung 12. Juni 2012: Die Gesellschafterversammlung hat mehrheitlich bei einer Gegenstimme der Stadt Euskirchen beschlossen, dass grundsätzlich Konsens über das Gesamtkonzept herrscht. Zur Konkretisierung der Umsetzungsvorbereitung des Konzeptes „Weiterentwicklung der Nordeifel Tourismus GmbH als Tourismus-Service-Center“, hat die Gesellschafterversammlung mehrheitlich bei einer Gegenstimme beschlossen, die Geschäftsführung mit verschiedenen Arbeitsschritten zu beauftragen, um den TSC-Prozess der Stufe III ab 2013 umsetzen zu können. Von zentraler Bedeutung ist die Besprechung der Problematik Finanzierung des erhöhten Gesellschafterzuschusses und der erhöhten Kreisumlage vor dem Hintergrund der angespannten Haushaltssituation (u.a. Haushaltsicherungskonzept) der kommunalen Gesellschafter. Nach Gesprächen mit der Kommunalaufsicht hat die Geschäftsführung verschiedene Ausgestaltungsmodelle und Finanzierungsvarianten erarbeitet. Diese Vorschläge wurden in einer Sitzung der Stimmführer am 05. Juli 2012 vorgestellt. 4 Ergebnis Sitzung der Stimmführer der Gesellschafter inkl. der Bürgermeister der zukünftigen Gesellschafter Blankenheim & Nettersheim 05. Juli 2012: Nach Einschätzung der Geschäftsführung ist die Umsetzung des in der 12. Gesellschafterversammlung vorgestellten TSC-Modells mit einem Finanzierungsbedarf in Höhe von 432.800 €, d.h. 19.673 € pro Kommune und 255.743 € für den Kreis Euskirchen ab dem Jahr 2013 verfrüht. Dementsprechend wurden für die Sitzung der Stimmführer alternative TSCModelle herausgearbeitet. Die vollständige Integration könnte dann in einem zweiten Schritt bis zum Jahr 2015 vollzogen werden. Der gleiche zeitliche Horizont wird von der Nordeifel Tourismus GmbH für die Schaffung der Voraussetzungen im Bereich Tourist-Informationen des Typs I vorgeschlagen, damit die Kommunen ausreichend Zeit haben, die erforderlichen Maßnahmen durchzuführen. Das von der Geschäftsführung favorisierte Stufenmodell sieht vor: Die Nordeifel Tourismus GmbH wird zusätzlich zu den bereits getroffenen Beschlüssen (Personalübernahme Lena Assmann, Stundenerhöhung Petra Schumacher, Neueinstellung Auszubildende, Erhöhung Porto, Bezug neuer Räumlichkeiten, Erhöhung Kosten für externe Buchhaltung, Erhöhung Kosten für Prüfung Jahresabschluss …) zunächst folgende Maßnahmen zur Erreichung des Status TSC Stufe III unternehmen, wobei sich dadurch auch die Umsatzerlöse deutlich erhöhen werden: - Schaffung einer Stelle für den Bereich Kulturtourismus (notwendig durch die Erweiterung des Gesellschafterraumes) - Schaffung einer Stelle für den Bereich Marketing / PR Veranstaltungen - Betrieb Nationalpark-Tor Gemünd ab 01.01.2013 mit personellen Konsequenzen - Erhöhung Marketingbudget auf 80.000 € Das Modell hat für die Gesellschafter folgende Konsequenzen (Variante 1): 1. Finanzierungsanteil pro Kommune gemäß Gesellschaftervetrag: 17.405 € 2. Finanzierungsanteil des Kreises Euskrichen gemäß Gesellschaftervetrag: 226.255 € In Abstimmung mit der Kämmerei des Kreises Euskirchen wurden zwei weitere Fi nanzierungsvarianten ausgearbeitet. 1. 2. 1. 2. Variante 2: Finanzierungsanteil pro Kommune mit einer gedeckelten Summe in Höhe von 15.632 €, die sich an dem Modell der gefassten Beschlüsse zuzüglich der Schaffung einer Stelle für den Bereich Kulturtourismus (notwendig durch Erweiterung des Gesellschafterraumes) sowie der Erhöhung des Marketingbudgets auf 80.000 ergibt Finanzierungsanteil des Kreises Euskirchen: 242.212 € Variante 3: Finanzierungsanteil pro Kommune bleibt gleich wie im Wirtschaftsplan 2012 bei 10.845 € Finanzierungsanteil des Kreises Euskirchen: 285.295 € Bei der Betrachtung bleibt die Stadt Bad Münstereifel außen vor, da der Gesellschafterstatus für 2013 zum Zeitpunkt der redaktionellen Bearbeitung des Konzeptes nicht geklärt ist. 5 Bei der Abstimmung über das Modell und die Finanzierungsvarianten wurde folgendes Ergebnis erzielt: Die Städte Euskirchen und Mechernich sowie die Gemeinde Weilerswist stimmen für Variante 1, die Gemeinde Kall stimmt für Variante 3 und die Kommunen Schleiden, Hellenthal, Blankenheim und Zülpich enthalten sich, zeigen sich aber mit Variante 1 einverstanden. Die Gemeinde Nettersheim enthält sich der Abstimmung sowie der Aussage über eine favorisierte Variante. Als Konsequenz wird die Geschäftsführung eine Vorlage zur Info für die lokalen Gremien erstellen, die die Inhalte und Finanzierungsanteile der Variante 1 enthält. Zudem enthält die Vorlage den Passus, den Bereich TI-Koordination ab dem Jahr 2015 zu ergänzen. Diese Vorlage wird mit allen Gesellschaftern abgestimmt. Ein Beschluss ist nur bezüglich der Änderung des Gesellschaftervertrags notwendig, da dort der Beitritt neuer Gesellschafter sowie der maximale jährliche Zuschuss des Gesellschafters Kreis Euskirchen erhöht werden muss. Der Vollständigkeit halber sind noch einmal die Leistungen aufgeführt, die die Nordeifel Tourismus GmbH bereits ohne Weiterentwicklung als TSC der Stufe II für ihre Gesellschafter erbringt: 1. Herausgabe von Printprodukten zu den Leitlinien „Aktiv“, „Familienspaß“ und „Höhepunkte“ inkl. Gästejournal 2. Dateneingabe Deskline 3.0 und Produktion monatlicher Veranstaltungskalender 3. Entwicklung und Vertrieb von Tages- und Mehrtagesarrangements 4. Zentraler Prospektversand 5. Anzeigenschaltungen in Medien Dritter wie Weiss-Verlag und Eifel Tourismus GmbH, z. B. Radmagazin = 1.300 € pro Kommune, Wandern = 1.600 € pro Kommune 6. Intensive Anbieterbetreuung mit derzeit 146 aktiven Übernachtungsbetrieben 7. Qualitätsmanagement mit Klassifizierungen, Zertifizierungen und Beratungsgesprächen 8. Betrieb einer markt- und konkurrenzfähigen Homepage inkl. monatlichem Newslettersystem und Maßnahmen Web 2.0 9. Initiierung und Mitarbeit an Projekten (Familienspaß, eifel.bahn.steig, KlimaTour, Römerkanal-Wanderweg, Erlebnisraum Römerstraße LAGA 2014) 10. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 11. Beteiligung an Messen und Präsentationen An dieser Stelle ist darauf hinzuweisen, dass gemäß dem Jahresabschluss für das Jahr 2011, der in der 13. Gesellschafterversammlung behandelt wird, die Umsatzerlöse von 2010 auf 2011 um insgesamt über 26 % von 39.468,68 € auf 53.451 € angestiegen sind. Hier wird deutlich, dass die Geschäftsstelle auch kontinuierlich ihren betriebswirtschaftlichen Erfolg erhöht. 6 Angemerkt sei, dass die Geschäftsstelle der Nordeifel Tourismus GmbH nicht detailliert die Einspareffekte für ihre Gesellschafter berechnen kann. Das bislang im back-office-Bereich der Kommunen eingesetzte Personal sollte für die verbleibenden back-office-Aufgaben bei den Kommunen eingesetzt werden. Hier nimmt der Bereich der touristischen Infrastruktur eine Schlüsselrolle ein. Abschließend ist erwähnt, dass neben der Gesellschafterversammlung folgende Gremien bei der Nordeifel Tourismus GmbH auf Empfehlung von project m für die zukünftige Arbeit eingerichtet werden sollen. 1. Verkleinerter Marketingbeirat mit 5-10 Schlüsselbetrieben 2. Verkehrsamtsleiter-Beirat mit touristischen Ansprechpartnern der Kommunen, Nationalpark und Naturparken 3. TI-Leiterrunde I. Übertragung von back- office - Aufgaben an die Nordeifel Tourismus GmbH Die zukünftige Aufgabenabgrenzung im Bereich Back-office zwischen Nordeifel Tourismus GmbH und Kommunen gemäß Konzept der Geschäftsstelle und den Ergebnissen von zwei Workshops, nach den Einzelgesprächen mit den Gesellschaftern im März/April 2012 und der Sitzung der Stimmführer im Juli 2012 soll wie folgt aussehen: a. Bereits umgesetzte Back-Office-Aufgaben durch die Nordeifel Tourismus GmbH Zentralisierter Prospektversand Vertrieb Produktentwicklung Marketing (teilweise) Gästeinformation / Reservierung (teilweise) Touristische Infrastrukturkonzeption in Kooperation mit Funktionalpartnern Kreis Euskirchen, zwei Naturparke, Nationalpark Eifel etc. und nach Abstimmung mit Eifel Tourismus GmbH (aktuell: eifel.bahn.steig, Crossing Nature, Römerkanal-Wanderweg,…) 7 b. In Vorbereitung: Künftige Übernahme der Back-office-Aufgaben durch Nordeifel Tourismus GmbH ab 2013 für folgende Bereiche Außenmarketing : Die Nordeifel Tourismus GmbH führt sämtliche mit Bezug auf touristische Großveranstaltungen und kommunale Infrastruktureinrichtungen sowie Spezialthemen verbundene Marketingaktivitäten im Marketing- und Mediaplan zusammen. Eine wichtige Grundlage des Außenmarketings ist das durchgängige Design der Nordeifel Tourismus unter Berücksichtigung des Eifel ´e `. Es sollen keine kommunalen Werbeflyer mehr zu den u. g. Veranstaltungen entwickelt werden. Das professionelle Auftreten der Nordeifel dem Gast gegenüber wird insbesondere über eine gemeinsame Homepage zum Ausdruck gebracht. Bei den folgenden Gesellschaftern besteht die Bereitschaft für eine einheitliche Einstiegsseite im Corporate Design der Nordeifel Tourismus GmbH und auf eigene Seiten zu verzichten: Hellenthal, Kall, Zülpich, Euskirchen, Nettersheim, Weilerswist, Blankenheim, Mechernich und Kreis Euskirchen. Ausnahme: Schleiden erhält derzeit eine neue touristische Homepage, die zukünftig von der Stadt gepflegt wird. Die NET wird prominent berücksichtigt. Die eigene Tourismusseite kann allerdings nur eine Übergangssituation darstellen. Auf jeweiliger Startseite werden nach Wunsch nur die Übernachtungsbetriebe aus der Kommune dargestellt. Zudem werden lokalspezifische Besonderheiten dargestellt und verlinkt. Bei der informierenden Vermarktung spielt das touristische Kommunikationsnetzwerk eine wichtige Rolle. Besonderer Betrachtung im Außenmarketing bedürfen dabei die Bereiche Deskline 3.0, PRKoordination und Marketing für touristische Großveranstaltungen, kommunale Infrastruktureinrichtungen und Spezialthemen. Deskline 3.0 - Pflege des Datenbanksystems Das seit 1999 eifelweit betriebene Informations- und Reservierungssystem TKN wurde in 2010 von der gegenwärtigen Version Deskline 3.0 abgelöst. Die Pflege des Systems übernimmt für die Gesellschafterkommunen künftig die Nordeifel Tourismus GmbH: diese umfasst die Eingaben von Veranstaltungen, Points of Interest, Kontingentpflege, Betriebsdaten. Ausnahme bildet die Broschüreneingabe bei Bestellungen durch die TI. Auf die bisherigen kommunalen Gastronomielisten sollte verzichtet werden, da die NET eine komplette Einpflege der Betriebe als POI in Deskline 3.0 vorschlägt. Gemäß der Ergebnisse der Einzelgespräche übernimmt die Nordeifel Tourismus GmbH ab 2013 die Leistungen PR-Koordination für touristisch relevante Themen, Veranstaltungen und Infrastruktureinrichtungen und das Marketing für tour. Großveranstaltungen der Gesellschafter, für kommunale Infrastruktureinrichtungen und Spezialthemen (thematische Bündelung oder nach Jahreszeiten denkbar): Die folgende Zusammenstellung basiert auf den Einzelgesprächen mit den Kommunen. Es wird darauf hingewiesen, dass die Auflistung nicht abschließend ist und vor einer Bearbeitung weiter präzisiert und sortiert wird. 8 Narzissenwanderungen und Narzissenfest (Hellenthal) Anno-Pief Spektakel (Hellenthal) Burgfest Reifferscheid (Hellenthal) Weihnachtsmarkt auf der Burg Reifferscheid (Hellenthal) Archäologietour Nordeifel (Hellenthal, Zülpich, Nettersheim, Kall, Mechernich, Schleiden, Blankenheim) Tour de Tolbiac (Zülpich) Triathlon (Zülpich) Chlodwiglauf (Zülpich) Eifeler Kräutertag (Nettersheim und Bad Münstereifel) Veranstaltungsreihe archäologischer Landschaftspark (Nettersheim) LiteraTour (Nettersheim) Eifeler Musikfest (Kall) Ginsterblütenfest Dreiborn (Schleiden) Historischer Jahrmarkt Olef (Schleiden) Gastspiele des Grenzlandtheaters im Kurhaus Gemünd (Schleiden) Genießerwochen (Schleiden – ggf. Ausweitung auf NET-Raum) Eifeler Crossduathlon (Schleiden) Jährliches Großevent (wird von Stadt Schleiden maßgeblich vermarktet) Kurkonzerte (von Stadt Schleiden hauptsächlich vermarktet) Ferienprogramme Schleiden (wird reduziert, da vor allem Angebot an einheimische Bevölkerung) Geisterzug (Blankenheim) Sommer am See (Blankenheim) Tour de Ahrtal (Blankenheim) – nicht viel Unterstützung erforderlich Seefest am Freilinger See (Blankenheim) Wacholderfest (Blankenheim) Seenachtsfest (Blankenheim) Greenhell-Triathlon (Blankenheim) Erntedankfest Dollendorf (Blankenheim) Gleiches gilt - als Ergänzungsleistung - für folgende Infrastruktureinrichtungen Bergbaumuseum (Mechernich) Wintersportgebiete (Hellenthal) Salentin-Museum (Zülpich) Naturzentrum Eifel (Nettersheim) Jugendgästehaus Nettersheim (Entstehende) Römerprojekte in Zülpich, Mechernich, Kall, Nettersheim und Blankenheim 9 Oleftalbahn (Kall, Schleiden, Hellenthal) Kunstforum Eifel (Schleiden) Eifelmuseum (Blankenheim) Rad- und Wanderbahnhöfe (aus Projekt Eifel.Bahn.Steig) Mountain-Bike-Park (aus Projekt Crossing Nature) ebenso für folgende Spezialthemen: Nordic Walking in Hellenthal, Mechernich, Schleiden (geplant), Euskirchen, Zülpich und Blankenheim Archäologie (Zülpich, Nettersheim, Blankenheim und Mechernich) Landesgartenschau 2014 und Folgenutzung (Zülpich) Stadtführungen (Zülpich ) => Weiterentwicklung zu Tagesarrangements mit LAGA-Gelände und Römerthermen Euskirchen als Einkaufsstadt Wellnessbad Euskirchen Gesundheit (Nettersheim, Blankenheim, – Grundlagen müssen erst geschaffen werden) und Schleiden Bärlauch (Kall) Bergbau (Kall und Mechernich) Historische Orte (Blankenheim, Olef, Kommern) Rotwildbeobachtung Vernetzung von erlebbaren Naturschutzgebieten, z.B. Sistig-Kreler-Heide Wichtige Kooperationspartner Weitere wichtige Kooperationspartner innerhalb des Gesellschafterraums der Nordeifel Tourismus GmbH für die touristische Bearbeitung sind: Nationalpark Eifel, Naturpark Nordeifel, Naturpark Rheinland, Eifelverein, vogelsang ip, LVR-Freilichtmuseum Kommern, LVRIndustriemuseum Euskirchen, Greifvogelstation Hellenthal, Hochwildpark Rheinland, Grube Wohlfahrt, Römerthermen Zülpich, Burg Satzvey, Atombunker Kall, Kloster Steinfeld und der Ardenner Kultur Boulevard 10 Binnenmarketing Das Binnenmarketing soll auch künftig einen hohen Stellenwert einnehmen, um das Vertrauen der lokalen Auftraggeber, der Politik und der Verwaltung des TSC bzw. der Nordeifel Tourismus GmbH zu gewinnen, zu pflegen und zu sichern. Auch zukünftig wird sich die Nordeifel Tourismus GmbH der Aufgabenstellung widmen, die internen Partner und Gesellschafter in Planungen und Entwicklungen laufend einzubinden. Dabei wird es darauf ankommen, auch das Tourismusbewusstsein der einheimischen Bevölkerung weiter zu schärfen. Aber auch die Einbeziehung von Schlüsselbetrieben und speziellen Anbietergruppen dienen der lokalen Stärkung und Vernetzung. Der vorhandene Marketingausschuss muss einer Modifizierung unterzogen und zu einer arbeitsfähigen Plattform reduziert werden. Betriebliches Qualitätsmanagement Die Nordeifel Tourismus GmbH übernimmt ab 2013 das komplette Qualitätsmanagement bei touristischen Leistungsträger/Betrieben. Einzige Ausnahme bildet der (Erst-)Kontakt der Leistungsträger bei den Tourist-Informationen. Die NET führt künftig folgende Qualitätsüberprüfungen und -zertifizierungen in den Betrieben durch: DTV-Klassifizierung, DEHOGA-Klassifizierung, Zertifizierung Regionalmarke Eifel, Wanderbares Deutschland, Bett&Bike, Motorradfreundliche Betriebe, Beratungstage, Betriebsbesuche, Seminarangebot für tour. Leistungsträger mit Lehrfahrten usw. Es ist zu überlegen, ob bei DTV-Klassifizierungen in Kommunen mit TI-Standort ein Kollege der Kommunen den Mitarbeiter der Nordeifel Tourismus GmbH begleitet, um diese Betriebe kennenzulernen und die Informationen über die Betriebe z.B. im Beratungs- und Verkaufsgespräch mit Gästen nutzen zu können. Ein weiterer Baustein ist das TI-Qualitätsmanagement (Logistik, Weiterbildung, einheitliches Verkaufskonzept), d.h. die Professionalisierung der Tourist-Informationen (Details dazu unter Kapitel II). Dieser Bereich soll in einem zweiten Schritt der Konzeptumsetzung ab dem Jahr 2015 vollständig bearbeitet werden. Zu übernehmende Aufgaben von der Eifel Tourismus GmbH gemäß der Tourismusstrategie Eifel: Nach derzeitigem Sachstand der Tourismusstrategie Eifel 2015 ist davon auszugehen, dass keine Aufgaben von der Regionalagentur Eifel Tourismus GmbH auf die Tourismus-ServiceCenter wie die Nordeifel Tourismus GmbH übertragen werden. c. Aufgabe, die erst ab dem Jahr 2015 übernommen wird Professionelle Koordination der Tourist-Informationen Zur Bewältigung der zusätzlichen Back-Office-Aufgaben sind die personellen und sachlichen Ressourcen zu erhöhen und im Wirtschaftsplan 2013 einzuplanen. 11 d. Aufgaben, die bei den Kommunen verbleiben: Unterhaltung der Tourist-Information (in Eigenregie oder per Dienstleistungsvertrag mit der NET) bzw. Prospektauslage Organisation und Durchführung von tour. Veranstaltungen in jeweiliger Kommune Mitarbeit, Umsetzung, Pflege und Instandhaltung touristischer Infrastrukturprojekte / Trägerschaft bei tour. Infrastrukturprojekten Erstkontakt zu tour. Leistungsträgern Schnittstelle von Nordeifel Tourismus GmbH zu Verwaltung, Bauhof bei Veranstaltungen und tour. Infrastrukturprojekten Kurwesen und Fremdenverkehrsabgabe (Schleiden) Zukünftige Ansprechpartner der Kommunen für o.g. Aufgaben und Vertreter im Verkehrsamtsleiter-Beirat: Herr Dick (Stadt Zülpich) Frau Danz (Stadt Euskirchen) Frau Schmitz (Gemeinde Hellenthal) Frau Mießeler (Gemeinde Nettersheim) Herr Reichwaldt (Gemeinde Weilerswist) Herr Auel (Gemeinde Kall) Frau Eckerle (Stadt Schleiden) Herr Schell (Gemeinde Blankenheim) Frau Wahlen (Stadt Mechernich) Ansprechpartner weitere Organisationen für Verkehrsamtsleiter-Beirat: Michael Lammertz (Nationlpark Eifel) Jan Lembach (Naturpark Nordeifel) Harald Sauer (Naturpark Rheinland) 12 II . Neuausrichtung und Strukturierung der Tourist-Informationen Anlaufstellen für Gäste im Gesellschafterraum der Nordeifel Tourismus GmbH Ist-Situation: Es bestehen große Unterschiede hinsichtlich der Frequentierung und räumlichen Situation von Anlaufstellen für Gäste im Gebiet der Nordeifel Tourismus GmbH. PROJECT M hat einen neutralen Blick auf die Standortsituation geworfen. Die Vorstellungen der Gesellschafter werden bei den nachfolgenden Ausführungen ebenso dargestellt wie die mit project m abgestimmte Empfehlungen der Nordeifel Tourismus GmbH mit dem Ziel eines optimierten Standortkonzeptes. Soll-Situation – 3 Kategorien von Anlaufstellen für Gäste Ziel: Die Tourist-Informationen sollen ab dem Jahr 2015 folgende Voraussetzungen erfüllen. Definitionen Tourist Information Typ 1 mit Ausstellung und max. Öffnungszeiten 10 - 17 Uhr tägl., Heiligabend + Neujahr 10-13 Uhr + Rüstzeit tägl. 15 Min., Gesamtstundenkontingent 3.914 Std. jährlich (Einfachbesetzung an 365 Tagen à 7,75 Stunden und Doppelbesetzung in frequenzstarken Zeiten an 155 Tagen à 7 Std., Einbeziehung von Minijobs), Einbindung in Deskline 3.0 (einmalige Einrichtungskosten 599 € und mtl. 50 € Hotline) und damit Buchungsstelle mit Provisionseinnahmen; Einnahmen aus Verkaufsaktivitäten/Shop Tourist Information Typ 2 bei pers. Besetzung mit max. Öffnungszeiten vom 1.4. 31.10. werktags mind. 6 Std. im Zeitraum 9-18 Uhr und je nach Standort am Wochenende mind. 3 Std. und vom 01.11. – 31.3. werktags mindestens 4 Stunden im Zeitraum 9-18 Uhr und am Wochenende max. 3 Std., (wenn personell besetzt maximal Einfachbesetzung, auch mit Fremdpersonal möglich), Einbindung in Deskline 3.0 (Buchungsstelle) ist optional TYP 3 Prospektauslagestellen, in einheitlichem Design, ohne personelle Betreuung. Belieferung durch Nordeifel Tourismus GmbH, Bestückung durch Nordeifel Tourismus GmbH bzw. durch Kommune in kommunalen Einrichtungen. 13 Künftige Organisation der Tourist-Informationen Tourist Information können künftig entweder von den Gesellschaftern oder von der Nordeifel Tourismus GmbH betrieben werden. In beiden Fällen muss eine regelmäßige Evaluation hinsichtlich der Frequentierung erfolgen. Hierzu ist eine permanente Besucherzählung notwendig. 1. Betrieb der TI in Eigenregie des Gesellschafters: Gesellschafter trägt die Verantwortung zur Einrichtung der TI gemäß o.g. Definition; NET und Gesellschafter schließen Verpflichtungsvereinbarung über den Durchgriff auf das Personal der TI, zwecks Weiterbildung, Verkaufskonzept und logistischer Abläufe, Einrichtung wird standardisiert. Gesellschafter trägt die vollen Kosten, erzielt jedoch auch Einnahmen durch Buchungsprovisionen und Verkaufserlöse Shop. Der Gesellschafter benennt einen hauptverantwortlichen Leiter der TI. Anmerkung aus dem 3. Workshop: Ziel des TSC-Prozesses ist auch eine Steigerung der Erlöse in den TIs durch Shopverkauf und erzielte Buchungsprovisionen. Die Erlöse können dafür verwendet werden, um den entstehenden Aufwand der Kommune bei der Weiterentwicklung ihrer Auskunftsstelle zu einer TI gemäß Konzept zu refinanzieren. 2. Betrieb der TI durch Nordeifel Tourismus GmbH: NET und Gesellschafter schließen einen Dienstleistungsvertrag über die zu führende TI. Der Gesellschafter trägt die laufenden Miet-, Betriebs- und Instandhaltungskosten der TI. Es werden befristete Verträge abgeschlossen. Die NET trägt die Verantwortung des Betriebs der TI mit eigenem Personal, darunter eine hauptverantwortliche Leitung der TI. Einrichtung wird standardisiert. Gesellschafter trägt die Kosten des Dienstleistungsvertrages inkl. MwSt. Die Finanzierung der TI erfolgt außerhalb des sonstigen Gesellschafterzuschusses über einen Dienstleitungsvertrag. 14 TI- Umsetzungskonzept Definiton der TI-Typen (Abkürzung VZÄ = Vollzeitäquivalente) Typ 1 Schleiden-Gemünd (Nationalpark-Tor Gemünd) Vorstellung Stadt Schleiden Empfehlung NET in Abstimmung mit project m TODO Betrieb TI durch NET Betrieb TI durch NET Ist idealtypische Variante Erarbeitung und Abschluss eines Dienstleistungsertrags vom 01.01.2013-31.12.2017 Zweckbindungsfrist bis 31.10.2020 TI gemäß THV-Leitfaden Hohes Tourismusaufkommen, hoher persönlicher Infobedarf Zielgruppe: Tages- und Übernachtungstouristen Finanzierung 1,75 VZÄ über DL-Vertrag, 0,25 % durch NET wegen Übernahme von back-officeAufgaben. Personalübernahme 2 VZÄ mit Verträgen zu ähnlichen Konditionen Personalübernahme Vorbereitung Personalverträge und Einstellung von 2 x 400 €-Kräften Öffnungszeiten täglich 10-17 Uhr Müssen aus fördertechnischen Gründen Bestand haben, ggf. Ausweitung bei Event 2 Arbeitsplätze mit Zugang zu Deskline 3.0, Einbeziehung in Weiterbildungsprogramm und Verkaufskonzept NET Zertifizierung I-Marke bis 2015 15 Annähernd dem Typ 1 entsprechen die TIs in Blankenheim und Nettersheim Nettersheim (Naturzentrum Eifel) Vorstellung Gemeinde Nettersheim Betrieb TI durch Gemeinde Nettersheim Empfehlung NET in Abstimmung mit project m TODO Betrieb TI durch NET ist Idealtypische Variante Unterzeichnung einer Verpflichtungserklärung TI gemäß THV-Leitfaden Hohes Tourismusaufkommen, hoher persönlicher Infobedarf Zielgruppe: Tages- und Übernachtungstouristen Einsatz von 2 VZÄ und mehreren Aushilfskräfte Idealerweise Personalübernahme Hauptverantwortliche TILeitung muss benannt werden Einbeziehung in Weiterbildungsprogramm und Verkaufskonzept NET Fluktuation soll verhindert werden Öffnungszeiten: Mo-Fr. 9-16 Uhr Vom 01.05.-31.10. bis 18 Uhr Sa-So. 10-16 Uhr Vom 01.05.-31.10. bis 18 Uhr Ggf. anpassen bei Events Weiterentwicklung zum Buchungsstützpunkt Deskline 3.0 599 € Einrichtung Deskline 3.0 pro Stützpunkt (2 Arbeitsplätze), 50 € / Monat Support Zertifizierung Service Q und I-Marke durch Gemeinde Nettersheim bis 2015 16 Blankenheim (Eifelmuseum) Vorstellung Gemeinde Blankenheim Betrieb TI durch Gemeinde Blankenheim Empfehlung NET in Abstimmung mit project m TODO Betrieb TI durch NET ist Idealtypische Variante Unterzeichnung einer Verpflichtungserklärung TI gemäß THV-Leitfaden Hohes Tourismusaufkommen, hoher persönlicher Infobedarf Zielgruppe: Tages- und Übernachtungstouristen Einsatz von 2 VZÄ , Auszubildende, FÖJlerin Idealerweise Personalübernahme Ggf. weitere 400-€-Kräfte Einbeziehung in Weiterbildungsprogramm und Verkaufskonzept NET Hauptverantwortliche TILeitung muss benannt werden Öffnungszeiten: Mo. - So. 9-16 Uhr ab 1.4. Mo. - So. 10-14 ab 1.11 Ggf. anpassen bei Events Weiterentwicklung zum Buchungsstützpunkt Deskline 3.0 599 € Einrichtung Deskline 3.0 pro Stützpunkt (2 Arbeitsplätze), 50 € / Monat Support Zertifizierung Service Q und I-Marke durch Gemeinde Blankenheim bis 2015 Hinweis: Die TIs am Standort Vogelsang und in Bad Münstereifel müssen noch ergänzt werden. 17 Typ 2 Mechernich (ARAL-Tankstelle Kommern, neuer Standort) Vorstellung Stadt Mechernich Empfehlung NET in Abstimmung mit project m TODO Betrieb TI durch Stadt Mechernich oder NET, ggf. Einsatz einer Mitarbeiterhin der Stadt, Anmietung eines Nebenraumes als TI Keine personell betriebene TI, nur Prospektauslagestelle oder Auskunftsstelle (mit Personal ARAL) an Kasse Ggf. Unterzeichnung einer Verpflichtungserklärung Buchungsstelle nicht notwendig Standort für Tagestourismus Ansprechpartner benennen 18 Sofern Auskunftsstelle Einbeziehung in Weiterbildungsprogramm und Verkaufskonzept NET und Vertrag zwischen Stadt Mechernich und Betreiber ARAL Hellenthal (Nationalpark-Infopunkt Rathaus) Vorstellung Gemeinde Hellenthal / Nordeifel Tourismus GmbH Empfehlung von project m TODO Betrieb TI durch Gemeinde Hellenthal Keine personell betriebene TI, nur Prospektauslagestelle oder Auskunftsstelle (mit Personal) Unterzeichnung der Verpflichtungserklärung Zweckbindungsfrist ohne Personal bis 2020 Übernachtungs- und Tagestourismus Besetzung bei Wintersport oder Events denkbar Einsatz Mitarbeiter Gemeinde, gleichzeitig Anlaufstelle für Besucher Rathaus Ansprechpartner benennen Einbeziehung in Weiterbildungsprogramm und Verkaufskonzept NET Öffnungszeiten Mo-Fr. 08.30 Uhr bis 17.00 Uhr sowie an allen Samstagen, Sonntagen und Feiertagen von 10.00 Uhr bis 12.00 Uhr geöffnet. Wenn personell besetzt, max. Öffnungszeiten Typ 2 Deskline 3.0 ist bereits in voller Funktion vorhanden und nutzbar Telefonische Weiterleitung am Wochenende nach 12:00 Uhr zu Nationalpark-Tor Gemünd 19 Euskirchen (SVE-Kundencenter und Infopunkt am Bahnhof in Euskirchen) Vorstellung Stadt Euskirchen Empfehlung NET in Abstimmung mit project m TODO Betrieb einer Auskunftsstelle in Räumlichkeiten SVE Keine personell betriebene TI, nur Prospektauslagestelle oder Auskunftsstelle (mit Personal) Ggf. Unterzeichnung einer Verpflichtungserklärung Standort für Tagestourismus Einsatz Mitarbeiter SVE Beteiligung an Deskline 3.0 Ggf. Einrichtung Buchungsstelle in Rathaus Ansprechpartner benennen Buchungsstelle nicht notwendig Sofern Auskunftsstelle Einbeziehung in Weiterbildungsprogramm und Verkaufskonzept NET Deskline 3.0 optional 599 € Einrichtung Deskline 3.0 pro Stützpunkt (2 Arbeitsplätze), 50 € / Monat Support Öffnungszeiten Mo-Fr 7:00-18:30 Uhr, Samstag 8:00-13:30 Uhr, Infopunkt Mo - Fr: 07:00 18:00 Uhr in Sommerferien NRW Mo-Fr. 9-15 20 Vertrag zwischen Stadt Euskirchen und SVE Kall (Bahnhof Kall) Vorstellung Gemeinde Kall Empfehlung NET in Abstimmung mit project m TODO Betrieb TI durch Gemeinde Kall Keine personell betriebene TI, nur Prospektauslagestelle oder Auskunftsstelle (mit Personal) Ggf. Unterzeichnung einer Verpflichtungserklärung Zweckbindungsfrist ohne Personal bis 2020 Übernachtungs- und Tagestourismus Einsatz Mitarbeiter RVK und Gemeinde im Rahmen einer Kooperationsvereinbarung Öffnungszeiten: Mo-Fr. 6-18 Uhr, Sa. 8-18 Uhr, So. 9-18 Uhr Ansprechpartner benennen Sofern Auskunftsstelle Einbeziehung in Weiterbildungsprogramm und Verkaufskonzept NET Deskline 3.0 optional 599 € Einrichtung Deskline 3.0 pro Stützpunkt (2 Arbeitsplätze), 50 € / Monat Support In Zülpich und Weilerswist sind keine Tourist-Informationen geplant. 21 Übersichtskarte zu TI-Standorten und Prospektauslagestellen 22 ƒ Prospektauslagestellen Standorte: Greifvogelstation Hellenthal, Grube Wohlfahrt, Ardenner Cultur Boulevard, Wintersportgebiete Hellenthal Rathaus Zülpich, LAGA-Gelände, Römerthermen, Landesburg Rathaus Euskirchen, Altes Rathaus, LVR-Industriemuseum, SVE-Pavillon, Kulturhof Wilhelmstraße, Kaufhof Euskirchen Rathaus Weilerswist und Bahnhof Weilerswist Rathaus Kall, Atombunker Kall und Kloster Steinfeld Rathaus Schleiden, Infopunkt Reisebüro Linden in Schleiden und vogelsang ip (ggf. auch eigene TI) Rathaus Mechernich, Bahnhof Mechernich, Eifel-Therme Zikkurat, Burg Satzvey, Bergbaumuseum, Erlebniswelt Eifeltor, Café Kakushöhle, LVR-Freilichtmuseum Kommern, Hochwildpark Rheinland, Altes Rathaus Kommern Kreisverwaltung Euskirchen Nationalparkforstamt Eifel Außerhalb der Region: KVB, Globetrotter, ASEAG, RVK-Kundencenter, Naturparkzentrum Himmeroder Hof in Rheinbach Verkaufskonzept: NLP-Design, einheitliches Erscheinungsbild Ferienregion Nordeifel durch Einbau von Elementen wie Displays, Prospektständer, Beach-Flags. Die Bestückung der TIs und der Prospektauslagestellen übernimmt die Nordeifel Tourismus GmbH. Außen- und Innengestaltung der TI Die Sicherstellung der Erreichbarkeit der TI ist von wesentlicher Bedeutung. Neben der Erreichbarkeit über alle Kommunikationswege unterliegen Innen- und Außengestaltung funktionalen Anforderungen. Hierzu wird die Nordeifel Tourismus GmbH nach Umsetzung der TSC-Schritte Handlungsempfehlungen (einfache Hinweisbeschilderung im Außenbereich oder Ähnliches) geben. Dieser Schritt soll nachrangig erfolgen. 23 1. Weiterbildung Um die Anforderungen an eine TI zu erfüllen, müssen die hauptamtliche Leitung sowie die Counterkräfte neben der charakterlichen Eignung für den Umgang mit Gästen und Grundkenntnissen der englischen Sprache eine entsprechende touristische Weiterbildung erfahren. Diese Weiterbildung wird über die Nordeifel Tourismus GmbH voraussichtlich in Kooperation mit dem Weiterbildungspartner vogelsang ip gemeinnützige GmbH mit folgenden Bausteinen organisiert Folgende Seminarinhalte sind vorgesehen: Frühjahr + Herbst, ganztägig: Regionalschulung jährl. (Aufteilung Theorie und Tour), (Teilnahme: Leitung und/oder optional weitere Mitarbeiter) Frühjahr, halbtägig max.: Produktschulung jährl. (inkl. wichtige Projekte + Veranstaltungen), (Teilnahme: Leitung und/oder optional weitere Mitarbeiter) Winter, 2-tägig: Verkaufs- und Beratungsschulung (Teilnahme: Leitung und/oder optional weitere Mitarbeiter, die regelmäßig und mit entsprechender Arbeitszeit tätig sind und längerfristig in der TI beschäftigt sind) Frühjahr, 1-tägig: Grundschulung Nationalpark Eifel jährl. (Teilnahme: Leitung und/oder optional weitere Mitarbeiter) Je nach Bedarf und Entwicklung Zusatzschulung zu neu entstehenden Projekten (Teilnahme: Leitung und/oder optional weitere Mitarbeiter) Winter, 1-tägig: Schulung Deskline für alle Counterkräfte, die mit dem System Deskline 3.0 arbeiten (einmalig, danach nach Bedarf), Informeller Austausch Deskline nach Bedarf Herbst/Winter, 1,5-tägig, einmalig: Service Q-Seminar (geschlossen) (Teilnahme: zukünftiger Q-Coach und optional weitere Mitarbeiter) Herbst/Winter, Infoveranstaltung DTV I-Marke (einmalig, Teilnahme: Leitung) Englischschulung „Crash-Kurs“ (Grundkenntnis ist Voraussetzung, Schulung spezifisch auf touristische Belange ausgerichtet -> Fachwörter etc.) – Abendseminar (max.2 Std., 4 Einheiten, 18.30Uhr, 2 Gruppen), Nebensaison, Teilnahme: alle Mitarbeiter mit Gästekontakt Wie zu erkennen ist, nehmen die hauptamtlichen Kräfte als Leiter der TouristInformationen eine entscheidende Rolle als Multiplikator ein. Dabei ist es von zentraler Bedeutung, dass alle Counterkräfte von der jeweiligen TI-Leitung über die o.g. Schulungsinhalte informiert werden. Einige Schulungen sind jedoch auch verpflichtend für Counterkräfte, da die spezifischen persönlichen Kenntnisse und Eigenschaften im Umgang mit dem Gast gefördert werden. 24 Bewusst findet das Weiterbildungsprogramm in den auslastungsschwächeren Zeiten ein, um das Counter-Personal nicht zusätzlich zu belasten und professionell auf die jeweils anstehende Saison vorzubereiten. Deshalb gilt folgende zeitliche Orientierung mit Fokus auf den Monaten Januar und Februar: Ö Hauptamtliche Kräfte (TI-Leitung) haben Multiplikatorfunktion Definition der Schulungszeiträume: Ö Herbst = nach Herbstferien NRW Ö Winter = nach Herbstferien NRW – vor Osterferien NRW Ö Frühjahr = vor Ostern Auf Wunsch werden ins das Weiterbildungsprogramm auch Counterkräfte (u.a. Fremdpersonal) von TIs Typ II einbezogen. Die Finanzierung des Weiterbildungsprogramms erfolgt über die Nordeifel Tourismus GmbH, da ein Nutzen für die Gesamtregion entsteht. Ausgeschlossen sind Kosten für Verpflegung, Zertifizierung, die o.g. infrastrukturellen und baulichen Maßnahmen sowie technischen Einrichtungen wie Deskline 3.0. Nach dem ersten Schulungszyklus im Jahr 2013 wird das Konzept überprüft und ggf. modifiziert. 2. Verkaufskonzeption Aufgrund der erst kürzlich neu ausgestatteten und attraktiven Tourist-Informationen in der Nordeifel soll die Verkaufskonzeption eine nachrangige Stellung einnehmen. Wichtig ist jedoch eine dezente Sichtbarmachung des Logos des Nordeifel Tourismus GmbH in Form von Beach-Flags, Roll-ups und Prospektständern. Zudem müssen alle Printprodukte der Nordeifel Tourismus GmbH in ansprechender Art und Weise präsentiert werden. Die Ausstattung der TIs Typ I und II mit Prospektständern kann zeitnah erfolgen. Mit der Neuausrichtung und Strukturierung der Tourist-Informationen soll eine zunehmende Vertriebsorientierung erreicht werden. Daher ist es zwingend erforderlich, dass alle TIs Typ I Deskline-Buchungsstützpunkt werden. Die Kosten für die Einrich tung von Deskline 3.0 und die Hotline sind von dem jeweiligen Betreiber der TI aufzubringen. Zur Refinanzierung sollen Erlöse durch Buchungsvermittlungen erzielt werden. Ziel für die Einführung von Deskline 3.0 ist das Jahr 2015. Es sei angemerkt, dass der zeitliche Aufwand für die Suche und Buchung einer einfachen Unterkunft einen geringeren Aufwand einnimmt als die telefonische Recherche wie bislang praktiziert. Weitere Erlöse können durch den Betrieb sog. Shops erzielt werden , in denen Wander- und Radkarten, Literatur, Bekleidung etc. vorgehalten werden. Das Sortiment ist jeweils von der TI zu bestimmen, ebenso der Einkauf und die Verwaltung. 25 3. Logistik Eine wichtige Voraussetzung, um die dauerhafte Versorgung der Tourist-Informationen mit Printprodukten sicherzustellen, ist ein funktionierendes Logistiksystem. Damit einher geht die regelmäßige Abfrage der Tourist-Informationen durch die Nordeifel Tourismus GmbH bzw. die Meldung von Bedarf an die Nordeifel Tourismus GmbH. Neben den Printprodukten der Nordeifel Tourismus GmbH gilt dies auch für die Produkte der Eifel Tourismus GmbH. Das gleiche System gilt auch für die TIs Typ II und die Prospektauslagestellen, wobei hier auch die Kommunen mit unterstützend wirken müssen. Sonstiges: Zur Kommunikation zwischen den Counterkräften und der Geschäftsstelle Nordeifel Tourismus GmbH über Neuigkeiten etc. soll auf der Homepage www.nordeifel-tourismus.de ein interner Bereich angelegt werden. Jede TI-Leitung erhält ein individuelles Passwort und ist für die Kommunikation an die jeweiligen Counterkräfte zuständig. Zur Erfassung des Gästeaufkommens ist eine permanente Besucherzählung, auch mit Unterscheidung von Einheimischen und Gästen, erforderlich. Auf Grundlage von ServiceQualität Deutschland wird zwischen den TIs und der Nordeifel Tourismus GmbH ein Beschwerdemanagementsystem eingerichtet. Alle TIs Typ I sollen bis zum Jahr 2015 als I-Marke den Kriterien des Deutschen Tourismusverbandes und als Betrieb ServiceQualität Deutschland der Stufe I zertifiziert sein. Die Finanzierung des Weiterbildungsprogramms erfolgt über die Nordeifel Tourismus GmbH, da ein Nutzen für die Gesamtregion entsteht. Ausgeschlossen sind Kosten für Verpflegung, Zertifizierung, die o.g. infrastrukturellen und baulichen Maßnahmen sowie technischen Einrichtungen wie Deskline 3.0. 26 III. Konsequenzen aus der vollständigen Übernahme von back-office-Aufgaben und der Neustrukturierung der TIs bzw. Professionalisierung der Prospektauslegestellen: Die Übernahme zusätzlicher Aufgaben von den Kommunen auf die Nordeifel Tourismus GmbH führt einerseits zu einer Entlastung der kommunalen Seite und andererseits, verbunden mit dem Ziel einer Professionalisierung und Bündelung von Aufgaben, zu einem Ressourcenbedarf bei der Nordeifel Tourismus GmbH, sowohl hinsichtlich des Personals wie auch des Marketingbudgets und der Overheadkosten. Wie vorne bereits ausgeführt, werden die back-office-Aufgaben der Nordeifel Tourismus GmbH über den allgemeinen Zuschuss der Gesellschafter abgedeckt und der Betrieb der TI außerhalb des Gesellschafterzuschusses individuell per Dienstleistungsvertrag (bei Betrieb der TI durch NET) oder Verpflichtungserklärungen (bei Betrieb durch Gesellschafter) vereinbart. Anlagen: Anlage 1: touristische Kennzahlen Anlage 2: Entwurf Personalkonzept ab 2013 Anlage 3: Entwurf Wirtschaftsplan ab 2013. Bei den vorgenannten Entwicklungen und Rahmenbedingungen wird ab 2013 ein Gesellschafterbeitrag in Höhe von 17.405 € je Kommune und 226.255 € durch den Kreis Euskirchen kalkuliert. Der Betrieb der TI in Gemünd durch die NET wird separat über einen Dienstleistungsvertrag abgerechnet. Weitere Vorgehensweise 1. Vorstellung des Gesamtkonzeptes in den lokalen Gremien der Gesellschafter mit einer einheitlichen Infovorlage (ab Sommer – Herbst) - Zeitschiene siehe unten 2. Um eine Umsetzung ab 01.01.2013 sicherzustellen, sind sämtliche Vertragswerke, Personalverträge und Verpflichtungserklärungen bis zur letzten Gesellschafterversammlung, ggf. unter Einbeziehung von externem Sachverstand durch die Geschäftsstelle vorzubereiten 3. Beschluss Gesamt-Konzept in der 14. Gesellschafterversammlung am 05.November 2012 mit notarieller Änderung des Gesellschaftervertrags 4. ab 01.01.2013 Umsetzung 27 Zeitplan: Information bzw. Beschlussfassung in politischen Gremien der (neuen) Gesellschafter: Stadt Zülpich: Ausschuss für Stadtentwicklung am 13.09., Stadtrat am 27.09. und 18.12.2012 Stadt Mechernich: Stadtrat am 23.10.2012 Stadt Euskirchen: Haupt- und Finanzausschuss am 11.09, Stadtrat am 02.10.2012 Gemeinde Hellenthal: Hauptausschuss am 20.09., Gemeinderat am 02.10.2012 Gemeinde Nettersheim: Entwicklungsausschuss am 11.09., Hauptausschuss am 18.09., Gemeinderat am 25.09.2012 Gemeinde Weilerswist: Ausschuss für Wirtschaftsförderung am 30.08., Gemeinderat am 04.10.2012 Gemeinde Kall: Ausschuss für Wirtschaftsförderung am 04.09., Gemeinderat am 11.09.2012 Stadt Schleiden: Ausschuss für Tourismus am 13.09., Stadtrat am 27.09.2012 Gemeinde Blankenheim: Gemeinderat am 27.09.2012 Kreis Euskirchen: Ausschuss für Wirtschaftsförderung, Tourismus und Konversion Vogelsang am 28.08.2012., Kreistag am 19.12.2012 28