Mitteilungsvorlage (Raumproblematik Rathaus)

Gemeinde Leopoldshöhe Der Bürgermeister Mitteilungsvorlage - öffentlich - Drucksache 64/2005 zur Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses der Gemeinde Leopoldshöhe Fachbereich: BM Bürgermeister Auskunft erteilt: Herr Schemmel Telefon: 05208/991-401 Datum: 24. November 2009 Raumproblematik Rathaus Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss Termin 20. Oktober 2005 Bemerkungen Sachdarstellung: Über die bauliche und räumliche Situation des Rathauses ist in der Vergangenheit wiederholt berichtet worden ( u.a. Ratsklausur 14.01.05). Dabei handelt es sich einerseits um einen beträchtlichen Sanierungsaufwand der unter energetischen Gesichtspunkten inzwischen völlig veralteten Bausubstanz und um einen zusätzlichen Raumbedarf unter Würdigung zusätzlicher Anforderungsprofile und neuer Aufgaben. Aus Sicht der Verwaltung hat die Raumproblematik im Rathaus eine solche Dynamik erlangt, dass inzwischen ein dringender Handlungsbedarf gegeben ist. Die Dringlichkeit wird dabei an den nachfolgenden Handlungsfeldern besonders deutlich:  Beachtung datenschutzrechtlicher Belange im Bürgerbüro Die gegenwärtige Raumsituation im Bürgerbüro, d.h. eine fehlende Wartezone für die wartenden Bürgerinnen und Bürger lässt die Abfrage persönlicher Daten unter ausreichender Würdigung der datenschutzrechtlichen Belange nur eingeschränkt zu. Auf diesen Mangel wird regelmäßig von dem zuständigen Datenschutzbeauftragten, aber auch vereinzelt von unzufriedenen Bürgern hingewiesen.  Vielzahl von Besuchern bei Trauungen und Eheschließungen Mit zunehmender Tendenz wird die standesamtliche Trauung zu dem zentralen Ereignis für zahlreiche Familienangehörige, Freunde und Bekannte der Eheschließenden. Während in zurückliegender Zeit bei der standesamtlichen Trauung lediglich der engste Familien- bzw. Freundeskreis anwesend war, sind inzwischen Trauungen mit Teilnehmerzahlen von 30 – 50 Personen keine Ausnahme. Der sprichwörtlich „schönste Tag im Leben“ der Eheschließenden wird unter diesen Bedingungen dann schnell zu einem Gedränge, weil die Kapazität des Trauzimmers enge Grenzen setzt.  Zusätzlicher Raumbedarf für die ARGE „Lippe pro Arbeit GmbH“ Die ARGE hat im Frühsommer in den ehemaligen Räumlichkeiten der Polizei und des Wasserwerkes die Tätigkeit aufgenommen. Entgegen der ursprünglichen Kalkulation ist das Aufgabenfeld jedoch durch stark ansteigende Fallzahlen gekennzeichnet, die wiederum den Einsatz weiteren Personals erforderlich machen. Die Geschäftsführung der ARGE hat die Verwaltung davon in Kenntnis gesetzt, dass zusätzlich zu den 2 Mitarbeiterinnen des Servicebüros noch eine weitere Sachbearbeiterin für die Gewährung der -2- Passivleistungen und ein Fallmanager eingesetzt werden. Dabei wird für die Beratungstätigkeit des Fallmanagers, voraussichtlich ab Januar 2006, noch ein weiteres Büro benötigt. Ausgehend von diesem zwingenden Handlungsbedarf, aber auch unter Berücksichtigung der schon bekannten Raumnöte ( fehlende Arbeitsplätze für Referendare / Auszubildende, z.T. unzumutbare Arbeitsbedingungen in „Großraumbüros“, Nutzung nicht genehmigter Arbeitsräume im Turm etc.) haben alle Fachbereichsleiter, Bürgermeister und Personalrat im Konsens das nachfolgende Raumkonzept vereinbart. Im Wesentlichen wird dabei der Sitzungssaal in seiner bisherigen Funktion auf ein multifunktionales Besprechungs- u. Trauzimmer reduziert. Im bisherigen Zuschauerbereich werden insgesamt 3 neue Büros ausgebaut. Die Sitzungen der Fachausschüsse und sonstige kleinere Versammlungen können in dem vg. Besprechungszimmer stattfinden. Ratssitzungen und Veranstaltungen mit größerem Publikumandrang müssen hingegen in anderen Veranstaltungsräumen durchgeführt werden. Zusammenfassend orientiert sich das neue Raumkonzept an den nachfolgenden Vorgaben: - Es soll eine bürger-/kundenfreundliche Lösung gefunden werden: Fachbereiche mit hoher Besucherfrequenz sollen zentral untergebracht werden. - Barrierefreiheit u. Beachtung besonderer datenschutzrechtlicher Belange in den Bereichen mit viel Publikum. - Die gesuchte Lösung soll mitarbeiterinnenorientiert sein, d.h. funktionale Arbeitsplätze an denen die jeweilige Leistungsfähigkeit entwickelt / gefördert wird. - Die Fachbereiche sollen organisatorisch weitestgehend zusammengelegt werden / die jeweilige interne Kommunikations- u. Produktstruktur soll berücksichtigt werden. - Die Fachbereichsleiter sollen in der Nähe der jeweiligen Fachbereiche angesiedelt werden. - Es soll auf eine wirtschaftliche / kostengünstige Lösung geachtet werden. - Eine Auslagerung einzelner Sachgebiete (einschl. ARGE) aus dem Rathaus sollte vermieden werden. Für die notwendigen Umbauarbeiten sind Kosten i.H. von rd. € 45.000,00 zzgl. der Kosten für eine Neumöblierung des bisherigen Sitzungssaals und der Einrichtungskosten für die Büros ermittelt worden. Die Verwaltung beabsichtigt diese Kosten im Entwurf des Haushaltsplans 2006 darzustellen! Zusammenfassend wird noch einmal darauf hingewiesen, dass es sich bei der Lösung um eine Minimallösung handelt, die unter Berücksichtigung der eingangs geschilderten Problembereiche keinerlei Abstriche zulässt. In einem intensiven Diskussionsprozess wurden im Vorfeld auch Lösungsalternativen diskutiert, die sicherlich komfortablere und unter Würdigung der funktionalen Zusammenhänge in den jeweiligen Fachbereichen etwas großzügigere Raumressourcen bereit gestellt hätten. Maßgeblich unter Beachtung der weiterhin angespannten Haushaltssituation wird deshalb die in der Anlage beigefügte Lösungsalternative vorgeschlagen Schemmel