Öffentliche Niederschrift (Sanierungs- und Entwicklungsausschuss)

NIEDERSCHRIFT über die 10. Sitzung des Sanierungs- und Entwicklungsausschusses der Gemeinde Kreuzau vom 11.05.2016 Mitgliederzahl: 17 stellv. Ausschussvorsitzender: Prof. Meurer, Erik Anwesend sind: a) die stimmberechtigten Ausschussmitglieder: 1. Bach-Hoverath, Gert 2. Böcking, Paul 3. Döring, Bettina 4. Gunkel, Dirk ab TOP 3 5. Heidbüchel, Rolf 6. Heinrichs, Dirk 7. Hüttl, Detlef, vertritt Thiele, Ingrid 8. Kammer, Jürgen 9. Kaptain, Johannes 10. Kern, Karl-Heinz 11. Marx, Simon 12. Prof. Dr. Meurer, Erik 13. Scharfen, Volker 14. Schmidt, Stefan 15. Stoffels, Björn, vertritt Iven, Axel 16. Stoffels, Manfred, vertritt Prof. Dr. Steffens, Karl-Georg 17. Winter, Heinrich b) von der Verwaltung: 1. Herr Eßer 2. Herr Steg 3. Herr Stirnberg 4. Herr Drewes-Janssen 5. Frau Mey 6. Frau Pottkämper Es fehlen 1. Iven, Axel 2. Prof. Dr. Steffens, Karl-Georg 3. Thiele, Ingrid Tagungsort: Rathaus Kreuzau, großer Sitzungssaal Beginn der Sitzung: 19:00 Uhr Ende der Sitzung: 21:50 Uhr Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt Herr Meurer fest, dass zur heutigen Sitzung form- und fristgerecht eingeladen ist. Es wird angefragt, ob Änderungs- oder Ergänzungswünsche zur Tagesordnung gestellt werden. Dies ist nicht der Fall. -2- TAGESORDNUNG: A. Öffentliche Sitzung 1. Einwohnerfragestunde 2. Mitteilungen 3. Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bei der Gemeinde Kreuzau Vorlage: 19/2016 4. Aufstellung eines Integrierten Handlungskonzeps für den Zentralort Kreuzau Hier: Festlegung der Inhalte Vorlage: 15/2016 1. Ergänzung 5. Anfragen B. Nichtöffentliche Sitzung 6. Mitteilungen 7. Aufstellung eines integrierten Handlungskonzeps für den Zentralort Kreuzau Hier: Auftragsvergabe Vorlage: 16/2016 8. Maßnahmen zur Verbesserung der Gemeindefinanzen; Produktbereich 36 - Kinder, Jugend- und Familienhilfe 9. Anfragen -3A. Öffentliche Sitzung 1. Einwohnerfragestunde Frau H. erkundigt sich, ob Einsparungen bei den Friedhöfen geplant seien, da ihr speziell der Untermaubacher Friedhof ungepflegt erscheint. BM Eßer erläutert, dass keine Reduzierung der Pflegegänge geplant sei und erklärt den Zustand mit dem Wetter der letzten Tage. Aktuell arbeitet die Fa. Schneider auf einem anderen Friedhof, in den nächsten Tagen werden die anderen Friedhöfe abgearbeitet. 2. Mitteilungen Es liegen keine Mitteilungen vor. 3. Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bei der Gemeinde Kreuzau Vorlage: 19/2016 Vortrag von Herrn Höhner, KDVZ Frechen über die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems. Im Anschluss erfolgt eine rege Diskussion zu den Punkten: Suchfunktionen, Abspeicherung, Emails, Datensicherheit, Anpassung an das System der Kommune, finanzielle Vorteile, Archivsystem. Die KDVZ hat aktuell kein langfristiges Archivsystem. Mehrere AM erörtern, dass die Gemeinde Kreuzau sich aktuell ein DMS noch nicht leisten könne. AM Heidbüchel fragt nach Risiken des DMS. AM Heinrichs erkundigt sich nach den Wirtschaftslichkeitspotentialen beim DMS. Es wird ein einheitliches Konzept erarbeitet für mehrere Verwaltungen. Spezielle Anforderungen können seitens der KDVZ geleistet werden, müssen aber extra bezahlt werden, wie Server und Client. Enthalten sind sämtliche administrativen Tätigkeiten. Benutzerrechte werden seitens der KDVZ vergeben. Eine Übersicht über die geplanten Kosten für die nächsten Jahre wird als Anlage 1 der Niederschrift beigefügt. In der Verwaltung gibt es seit mehreren Jahren Überlegungen zum Thema DMS und auch eine Arbeitsgruppe, die das Thema DMS vorbereitet hat. In der Diskussion taucht die Frage auf, dass im Angebot der KDVZ steht: „Kommt es aufgrund von Programmänderungen zu erheblichen Aufwendungen bei der Anpassung zum Betrieb der Schnittstelle, müssen diese gesondert berechnet werden.“ Der Ausschuss bittet die Verwaltung, in den Verhandlungen mit der KDVZ den Begriff „erheblich“ zu konkretisieren, so dass man weiß, wo die Schwelle ist. Die SPDFraktion ist grundsätzlich dafür, das DMS einzuführen und die Einführung auch mit der KDVZ zu machen, allerdings aus Kostengründen nicht in diesem Jahr. Dem stimmt AM Kern zu. AM Kaptain weist darauf hin, dass eine zeitliche Verzögerung zur Folge hätte, dass eine Einführung dann erst zum 01.01.2018 stattfinden könnte. AM Heidbüchel sagt zu, bis zur Sitzung des Hauptausschusses ein Einführungsdatum zu benennen. Der Ausschuss vertritt folgende grundsätzliche Haltung: Beschlussvorschlag: Die Verwaltung wird beauftragt, ein Dokumentenmanagementsystem zu einem späteren Zeitpunkt einzuführen. Beratungsergebnis: 4. einstimmig Aufstellung eines Integrierten Handlungskonzeps für den Zentralort Kreuzau Hier: Festlegung der Inhalte Vorlage: 15/2016 1. Ergänzung Der AV weist darauf hin, dass das angepasste Angebot der Firma erst am 11.05.2015 den Ausschussmitgliedern zur Verfügung gestellt werden konnte. Die CDU möchte dem Beschlussvorschlag zustimmen. -4BM Eßer erläutert, dass fraktionsübergreifend bereits eine Abstimmung erfolgte. Das vorliegende Angebot enthält bereits alle Anregungen, die von den Fraktionen eingebracht wurden. Er schlägt vor, dem Beschlussvorschlag mit einer redaktionellen Änderung unter Punkt 1 („zu berücksichtigen“ statt“ „ist berücksichtigt“)zuzustimmen. Der Beschlussvorschlag wird abgeändert: Beschlussvorschlag: 1. Das integrierte Handlungskonzept hat sämtliche Inhalte gemäß des Angebots der Planungsgruppe MWM zum Inhalt. Die Anregungen der Fraktionen sind vollumfänglich darin zu berücksichtigen. 2. Der Sperrvermerk zu den im Haushalt 2015 bereitgestellten Mitteln in Höhe von 40.000,00 € unter Kostenstelle 5110101, Sachkonto 529109, wird aufgehoben. Beratungsergebnis: 5. einstimmig Anfragen Es ergehen keine Anfragen. B. Nichtöffentliche Sitzung