Info GB (Anlage zu Info 95/2011 - Teil 8 - Kreisbauhof)

Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen Kreisbauhof GPA NRW Heinrichstraße 1 · 44623 Herne Postfach 101879 · 44608 Herne Telefon (0 23 23) 14 80-0 Fax (0 23 23) 14 80-333 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Kreisbauhof _____________________________________________ 1 Inhalte, Ziele und Methodik _______________________________ 1 Strukturen ____________________________________________ 2 Managementübersicht ___________________________________ 3 Handlungsempfehlungen _______________________________ 3 Organisation und Steuerung ______________________________ 4 Aufgabenanalyse _______________________________________ 8 Produktivität _________________________________________ Arbeitsproduktivität __________________________________ Fluktuationsanalyse __________________________________ Maschinen und Fuhrpark_______________________________ 10 10 13 14 Gesamtbetrachtung Kreisbauhof __________________________ 17 i Kreisbauhof Kreisbauhof Inhalte, Ziele und Methodik Die Produktprüfung1 „Kreisbauhof“ erstreckt sich auf die aufbau- und ablauforganisatorische Betrachtung der Aufgabenwahrnehmung sowie einen ganzheitlichen Ansatz der Leistungserbringung in strategischer und operativer Hinsicht. Unsere Prüfung gliedert sich wie folgt: ƒ Steuerung und Organisation Abbildung der Organisation und Steuerung des Kreisbauhofes sowie seiner Leistungserbringung in betriebswirtschaftlicher Hinsicht unter strategischen und operativen Aspekten ƒ Aufgabenanalyse Darstellung des gesamten Aufgabenportfolios handwerklicher Gewerke und Identifikation der Kernprozesse ƒ Produktivität Darstellung von Arbeitsvolumen Ziel unserer Prüfung ist, in den Arbeitsabläufen und Prozessen der Kreisbauhöfe eine effiziente Aufgabenerledigung zu unterstützen. Methodisch liegt der Betrachtung eine Stärken-Schwächen-Analyse zugrunde, die neben einzelnen ausgewählten interkommunalen Kennzahlenvergleichen insbesondere individuelle Ansatzpunkte zur Optimierung aufzeigt. 1 Zur Definitionen von Aufgabenfeldern und Produkten sind allgemeine Ausführungen im Vorbericht. Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 1 Kreisbauhof Strukturen Der Kreis Euskirchen betreibt zur Unterhaltung des Kreisstraßennetzes einen Kreisbauhof am Standort Schleiden. Von hier aus wird ein Gebiet in Nord-Südausdehnung von ca. 47 km und Ost-Westausdehnung von ca. 42 km betreut. Ein wesentlicher Aufgabenschwerpunkt ist die Unterhaltung des Kreisstraßennetzes incl. des Winterdienstes. Insgesamt beträgt die Länge der Kreisstraßen derzeit ca. 320 km. Der Kreis Euskirchen besteht heute aus fünf Städten und sechs Gemeinden. Auf einer Fläche von ca. 1.250 km² leben hier 192.325 Einwohner (Stand 2009). Der Kreis Euskirchen gehört damit zu einem der größten Flächenkreise Nordrhein-Westfalens. Das Landschaftsbild des Kreises Euskirchen wird zum einen charakterisiert durch weite landwirtschaftlich genutzte Flächen, insgesamt ca. 590 km² sowie von Wäldern im Nationalpark Eifel ca. 480 km². In struktureller Hinsicht und aufgrund seiner geographischen Lage in Verbindung mit einer Bevölkerungsdichte von nur 154 EW je km² ist der Kreis Euskirchen als ländlich zu bezeichnen. Fachspezifische Strukturmerkmale werden durch diese, auf die Binnensicht gerichtete, Betrachtung überwiegend nicht tangiert. Sofern eine individuelle Analyse der Leistungsseite eine Korrelation zu Strukturmerkmalen bzw. –kennzahlen erkennen lässt, wird dies an entsprechender Stelle des Berichtes erläutert. 2 Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Kreisbauhof Managementübersicht Der Kreisbauhof des Kreises Euskirchen ist dem Geschäftsbereich IV / Abteilung 66 (Tiefbau und Abfallentsorgung) als Regiebetrieb organisatorisch zugeordnet und im Wesentlichen für den Betrieb der Kreisstraßen zuständig. Eine Betrachtung der Organisation und Steuerung lässt erkennen, dass eine umfangreiche Grundlage zur operativen und strategischen Steuerung gegeben ist. Verbesserungspotenzial ist in Teilbereichen vorhanden. Das Aufgabenportfolio des Kreisbauhofes ist im positiven Sinn auf die Kernkompetenzen reduziert. 90 Prozent der Leistungsmerkmale stehen in direktem Zusammenhang mit der Unterhaltung der Kreisstraßen. Die Betrachtung des Arbeitszeitvolumens je Mitarbeiter bezogen auf das Jahr 2009 führte im interkommunalen Vergleich zu einem überdurchschnittlichen Ergebnis. Im Rahmen einer Fluktuationsbetrachtung Personalkonzept erarbeitet werden. sollte ein langfristiges Die Investitionsquote sowie der Anlagenabnutzungsgrad orientieren sich an den finanziellen Ressourcen und lassen eine sinnvolle finanzwirtschaftliche Steuerung erkennen. Zur weiteren Einschätzung sollten die bestehenden Kennwerte in einer Zeitreihenbetrachtung aufbereitet werden und in einem Berichtswesen ablesbar sein. Handlungsempfehlungen Handlungsempfehlungen Handlungsfelder Steuerung Handlungsempfehlung Seite Weiterentwicklung der Kostenstellenrechnung zur Kostenträgerrechnung. 7 Ausbau des bestehenden Berichtswesens 7 Einführung von Produktivitätskennzahlen 7 Weiterentwicklung einer differenzierten Zeiterfassung in Anlehnung an weitere Kennzahlen. 13 Fluktuationsanalyse Erstellung eines langfristigen Personalkonzepts 14 Maschinen und Fuhrpark Langzeitbetrachtung der Investitionsquote und die Integration der Ergebnisse in ein Berichtswesen 15 Produktivität Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 3 Kreisbauhof Organisation und Steuerung Die Organisation und Steuerung analysieren wir komprimiert auf der Grundlage der Kennzahl „Erfüllungsgrad optimierter Kreisbauhof“. Die Kennzahl zeigt auf, in welchem Umfang und welcher Ausprägung die aktuelle Situation innerhalb des Kreisbauhofes des Kreises Euskirchen einem aus unserer Sicht optimierten Betrieb entspricht. Der Erfüllungsgrad beruht auf einer Nutzwertanalyse, deren Basis ein standardisierter Fragebogen bildet. Die jeweiligen Antworten werden auf einer Skala von 0 bis 22 bewertet und im Nachgang mit einem festgelegten Gewichtungsfaktor multipliziert. Die Gewichtung erfolgt im Rahmen von Faktoren (eins bis drei) entsprechend ihrer Bedeutung für eine wirtschaftliche und erfolgreiche Steuerung der Kreisbauhöfe. Der Kreisbauhof ist in Geschäftsbereich IV / Abteilung 66 (Tiefbau und Abfallentsorgung) integriert. Die Leistungserbringung für andere Ämter oder Abteilungen geschieht nur ausnahmsweise bzw. ist so gering, dass der Kreisbauhof nicht als interner Dienstleister geführt wird. Die Fragen 1 und 6 des Erfüllungsgrades sowie der Fragenanteil zum Auftraggeber und Auftragnehmerverhältnis entfallen daher beim Kreis Euskirchen. Erfüllungsgrad „optimierter Kreisbauhof“ j/n Punktwert Skalierung Gewichtung Finanzwirtschaftliche Steuerung Ist die Kreisstraßenmeisterei als interner Dienstleister im Haushalt im Produktbereich 01 geführt? 0 2 Ist die Produktverantwortung vollständig auf die Leitung der Kreisstraßenmeisterei übertragen? j 2 2 1 Verfügt die Kreisstraßenmeisterei über ein internes Rechnungswesen?(Kostenrechnung) j 6 2 3 j 6 2 3 j 6 2 3 entfällt 0 3 3 1 3 Werden die betriebsbedingten Kosten vollständig erfasst? Werden die Kosten in der Kostenstellenrechnung verursachungsgerecht aufgeteilt? Erfolgt die Abrechnung der Leistungen des Kreisbauhofes verursachungsgerecht gegenüber den Produktverantwortlichen Haushaltsstellen? Führt das interne Rechnungswesen folgerichtig zu einer Kostenträgerrechnung? 2 4 entfällt j nicht erfüllt = 0; teilweise erfüllt = 1; vollständig erfüllt = 2 Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Kreisbauhof Erfüllungsgrad „optimierter Kreisbauhof“ j/n Punktwert Skalierung Gewichtung Können im Wege der Kostenträgerrechnung arbeitszeitunabhängige Leistungspreise ermittelt werden? j 2 1 2 Werden Kostenverläufe unterjährig mit Hilfe von Plan-Ist-Vergleichen ausgewertet? j 4 2 2 Nimmt die Betriebsleitung bei Abweichungen gezielt Einfluss auf die Kostenentwicklung? j 4 2 2 Ist ein Berichtswesen vorhanden? j 2 1 2 Wird die Wirtschaftlichkeit von InvestitionsEntscheidungen durch Wirtschaftlichkeitsberechnungen nachgewiesen? j 4 2 2 Zwischensumme: 39 Punkte von 46 = 85% Produktivität Sind Pausen- und Rüstzeiten optimiert? j 6 2 3 Sind flexible Arbeitszeiten vereinbart? j 6 2 3 Erfolgt die Einsatzplanung langfristig auf der Grundlage auskömmlicher Tourenpläne? j 2 2 1 Werden Kennzahlen zur Produktivität gebildet? n 0 0 2 Werden Leistungsdaten ausgewertet? n 0 0 2 Nimmt die Betriebsleitung gezielt Einfluss auf die Produktivität und das Leistungsvermögen? j 4 2 2 Ist der Kreisbauhof interkommunale Kooperationen mit den kreisangehörigen Kommunen eingegangen j 2 1 2 Zwischensumme: 20 Punkte von 30= 67% Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis Erhält die Kreisstraßenmeisterei schriftliche Aufträge durch andere Organisationseinheiten? entfällt 0 2 Werden die Leistungen der Kreisstraßenmeisterei über die Aufträge abgerechnet? entfällt 0 2 Sind wiederkehrende Aufgaben als Daueraufträge standardisiert? entfällt 0 2 Erfolgen Aufträge nur durch die Stelle, die für die Bewirtschaftung der entsprechenden Haushaltsstelle verantwortlich ist? entfällt 0 1 Erfolgt durch den Auftraggeber eine vollständige Leistungsbeschreibung? entfällt 0 2 Steuert der Auftraggeber über Leistungsbeschreibungen? entfällt 0 2 Gesamtergebnis Ermittelte Gesamtpunkte 59 Maximal mögliche Punkte 76 Erfüllungsgrad: 59 Punkte von 76= Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 78% 5 Kreisbauhof Da bei dieser Kennzahl der Zielwert naturgemäß nur bei 100 Prozent liegen kann, ist ein interkommunaler Vergleich wenig zielführend. Gleichwohl stellen wir aus statistischen Gründen nachfolgend die Klassierung dar. Erfüllungsgrad „optimierter Kreisbauhof“ in Prozent Ergebnisse in Klassen bis 25 26 bis 50 51 bis 75 über 75 3 8 6 6 Aktuelle Situation (Stärken-Schwächen-Analyse) Der Kreisbauhof in Schleiden ist ein Teil der Abteilung 66 (Tiefbau und Abfallentsorgung). In der Organisationsstruktur steht auf oberster Ebene der Abteilungsleiter gefolgt vom Bauhofleiter und seinem Stellvertreter. Unterstützend ist eine Verwaltungskraft tätig. Das tägliche Geschäft wird derzeit von 28 Straßenwärtern geführt, 2009 waren es 27 Straßenwärter weil eine Stelle nicht besetzt war. Hinzu kommen in der Regel zwei Auszubildende. Somit sind insgesamt 33 Mitarbeiter beim Kreisbauhof beschäftigt. Es besteht eine sechsfache Gruppeneinteilung (A Werkstatt, B Schwarzdecken Nebenanlagen, C Straßenreinigung Fahrbahnsanierung, D Grünflächen Gehölzarbeiten, E Verkehrszeichen Leiteinrichtungen, F Bauwerke Maurer u. Betonarbeiten). Kerngeschäfte des Kreisbauhofes sind die betriebliche Straßenunterhaltung incl. Winterdienst sowie Teile der baulichen Unterhaltung im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht. Innerhalb der Unterhaltung wird am Straßenkörper gearbeitet aber auch an Bestandteilen der Entwässerung sowie an Straßen- und Entwässerungsbauteilen. Straßeninstandsetzung wird durch Fremdunternehmen durchgeführt. Finanzwirtschaftliche Steuerung 6 ƒ Die Produktverantwortung im Rahmen der gegebenen Finanzund Personalressourcen obliegt der Abteilungsleitung. ƒ Der Kreisbauhof verfügt über eine umfängliche Kostenrechnung, in der die betriebsbedingten Kosten den Kostenstellen verursachungsgerecht zugeordnet werden können. ƒ Ein Betriebsabrechnungsbogen ist vorhanden. ƒ Bei Bedarf können einzelne Leistungspreise ermittelt werden. Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Kreisbauhof ƒ Flächen und Einheiten sind weitgehend vorhanden. ƒ Im Rahmen des Haushalts-Controllings sind halbjährliche Budgetberichte, in denen eine Produktbetrachtung vorgenommen wird, vorhanden. ƒ Die Wirtschaftlichkeit von Investitionsentscheidungen wird nachgewiesen. Hierzu lag die Betrachtung der Investition zur Beschaffung einer Sole-Zubereitungsanlage vor. Handlungsempfehlungen ƒ Wir empfehlen die Weiterentwicklung der Kostenstellenrechnung hin zur Kostenträgerrechnung. Hierdurch könnten arbeitszeitunabhängige Preise in den Wettbewerb gestellt als auch verglichen werden. Bisher werden Leistungspreise nur bei Bedarf ermittelt. ƒ Das bestehende Berichtswesen kann noch weiter ausgebaut werden. Produktivität ƒ Die Organisation der verschiedenen Sommerund Winterarbeitseinsätze ist aufgrund langjähriger Erfahrungen in angepassten Tourenplänen gebietsweise aufgeteilt. Dies gilt auch für die über das ganze Jahr durchgeführten Streckenkontrollen. Der Winterdienst wird organisiert über eine angemessene Einsatzplanung incl. einer Rufbereitschaft. ƒ Das Personal ist je nach Einsatzschwerpunkt eingeteilt in sechs Gruppen. ƒ Den Arbeitsanforderungen, als auch der Jahreszeit folgend besteht eine flexible Arbeitszeitregelung. Zum einen sind die Arbeitszeiten den Jahreszeiten angepasst, zum anderen besteht ein Zweischichtbetrieb für die Ausführung der sommerlichen Mäharbeiten. ƒ Kennzahlen zur Produktivität werden derzeit nicht erhoben. Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 7 Kreisbauhof Handlungsempfehlungen ƒ Wir empfehlen die Einführung verschiedener Produktivitätskennzahlen. ƒ Zur Definition der eigenen Leistungserbringung aber auch zur Dokumentation möglicher Veränderungen ist es notwendig, über ein Portfolio an Produktivitätskennzahlen zu verfügen. Werden beispielsweise veränderte Standards in der Ausführung und Pflege von Straßenbegleitgrün angewendet, so hat dies sehr oft auch direkte Auswirkungen auf die Produktivität und somit auch auf den benötigten Aufwand. Ebenso nimmt die Frage der Maschinen- und Geräteausstattung direkten Einfluss auf die Produktivität. Diese Veränderungen lassen sich mittels Kennzahlen darstellen und betriebswirtschaftlich bewerten. Aufgabenanalyse Im Rahmen der Aufgabenanalyse erfassen wir alle Tätigkeitsbereiche der Kreisstraßenmeisterei und analysieren diese hinsichtlich ihrer Priorität. Aufteilung der Stunden 2009 in Prozent Winterdienst 12% Brückenbauwerke 1% Verw altung 2% Leistungen Dritte 1% Baumaßnahmen 1% Bauhof 4% Straß- / Grünflächenunterhaltung 65% Werkstatt 13% 8 Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Kreisbauhof Stundenvolumen 2009 Kreisbauhof Euskirchen Tätigkeit Straßen- / Grünflächenunterhaltung Winterdienst Brückenbauwerke Verwaltung Leistungen Dritte Baumaßnahmen Bauhof Werkstatt Stunden 26.841 5.142 125 822 454 400 2.035 5.567 Der Kreisbauhof des Kreises Euskirchen verfügt über zahlreiche Tätigkeitsmerkmale, auf die jeweils erbrachte Zeitanteile aufgeteilt werden können. In der oben dargestellten Tabelle sind in der Zusammenfassung die angefallenen Stunden nach Untergruppen für das Jahr 2009 dargestellt. Das insgesamt aufgebrachte Stundenvolumen verteilt sich entsprechend der Prioritäten. Die Straßen- und Grünflächenunterhaltung in Höhe von 65 Prozent nimmt dabei den wesentlichen Anteil ein. Der Anteil für den Winterdienst und die Werkstattarbeiten liegen ungefähr gleich bei ca. 12 Prozent. Der Kreisbauhof verfügt mit der Stundenaufzeichnung über ein sehr gutes Instrument, um die einzelnen Tätigkeitsfelder entsprechend zu steuern. Der Kreisbauhof ist in erster Linie für die betriebliche Straßenunterhaltung zuständig, aber auch für einen Teilbereich der baulichen Unterhaltung. Erhaltungsmaßnahmen wie Deckensanierungen oder Vollausbauten werden fremd vergeben. Wesentlicher Bestandteil des Aufgabenportfolios ist die Verkehrssicherungspflicht. Die Aufgabenverteilung entspricht der üblichen Aufgabenwahrnehmung in den anderen Kreisen. Die geringen Prozentsätze der Leistungen für Dritte zeigen, dass sich die Kreisstraßenmeisterei im Wesentlichen auf ihre Kernaufgaben konzentriert und nur in Ausnahmefällen Ressourcen für weitere Leistungen zur Verfügung stellt. Ein durchschnittlicher Anteil der Werkstattstunden an den geleisteten Gesamtstunden zwischen 10 und 15 Prozent zur Instandhaltung des Fahrzeug- und Geräteparks ist als „normal“ zu bezeichnen. Auch hier ist die Summe der Werkstattstunden stark beeinflusst durch die Wintersituation bzw. die Wachstumsperioden im Sommer. Die Inaugenscheinnahme des gesamten Betriebsgeländes, als auch der Werkstatt an sich haben einen sehr guten Eindruck vermittelt. Aufgrund der Geräteausstattung sowie der technischen Möglichkeiten konzentrieren sich die Werkstattarbeiten auf kleinere Reparaturen und Serviceleistungen. Positiv ist, dass aufwendige Instandsetzungsarbeiten Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 9 Kreisbauhof an Fahrzeugen an entsprechende Fachwerkstätten vergeben werden. Entsprechende Aufzeichnungen lassen einzelne Fahrzeughistorien zu, so dass der Zeitpunkt zum Austausch von Fahrzeugen und Geräten ermittelt werden kann. Produktivität In der Volkswirtschaftslehre wird unter Produktivität das Verhältnis zwischen dem, was produziert wird (Mengengröße z. B. Stück, m² oder lfdm etc.), und den dafür beim Produktionsprozess eingesetzten Mitteln (Mengengröße z. B. Arbeitsstunden, Betriebsstunden, Werkstoffeinheiten etc.) verstanden. Ein Teilaspekt der Produktivität ist die: Arbeitsproduktivität Als Arbeitsproduktivität bezeichnet man den Quotienten aus mengenmäßiger Leistung und mengenmäßigem Arbeitseinsatz. Dabei wird das Ergebnis der Betrachtung als Menge pro Zeiteinheit angegeben. Beispielhaft könnte im Rahmen der Produktivitätsbetrachtung folgende Darstellung vorgenommen werden: Reinigung von xxx Sinkkästen je Arbeitsstunde. Zur Vergleichbarkeit muss natürlich eine Definition der Einzelwerte vorgenommen werden. Die Arbeitsproduktivität kann weiterhin definiert werden als: Kenngröße für die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Da eine solche Datentransparenz im kommunalen Raum derzeit fast nicht anzutreffen ist und auch die zum Vergleich benötigte Einzeldefinition fehlt, haben wir uns im Rahmen der Prüfung nur einem Teilaspekt der Arbeitsproduktivität nähern können. In den Blick nehmen wir daher in erster Linie den Produktionsfaktor Arbeit, wobei die eingesetzten Maschinen und Geräte ebenso wie der Fuhrpark nicht außer Acht gelassen werden. Im Rahmen einer vergleichenden Betrachtung wurde das zur Verfügung stehende Arbeitsvolumen, welches die insgesamt von den Arbeitnehmern geleisteten Arbeitsstunden umfasst, innerhalb der Kreisbauhöfe erfasst. Hierbei konnte für das Jahr 2009 interkommunal folgendes Ergebnis festgestellt werden. 10 Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Kreisbauhof Durchschnittliches Arbeitsvolumen je Mitarbeiter der Kreisbauhöfe 2009 2.000 ----- Stunden ----- 1.750 1680 1552 1563 1.500 1396 1.250 1.000 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Bezogen auf das Jahr 2009 reicht die Bandbreite der geleisteten Arbeitsstunden je Mitarbeiter und Jahr im interkommunalen Vergleich von 1.396 Std. bis 1.680 Std. Für den Kreisbauhof Euskirchen wurde im gleichen Zeitraum ein Wert von 1.563 Stunden je Mitarbeiter und Jahr ermittelt. Durchschnittliches Arbeitsvolumen je Mitarbeiter des Kreisbauhofes Euskirchen Faktor Einheit Anzahl Mitarbeiter 2009 27 Geleistete Arbeitsstunden gemäß Nachweis Std. 42.202 Arbeitstunden je Mitarbeiter und Jahr Std. 1.563 Die Prüfungsergebnisse in diesem Segment haben gezeigt, dass in den einzelnen Kreisbauhöfen mit der individuellen Datensammlung ganz unterschiedlich umgegangen wird und auch unterschiedliche Einflussfaktoren bestehen. So ist in der Vielzahl der Fälle das Überstundenvolumen bedingt durch den Winterdienst sehr unterschiedlich ausgeprägt. Das Verfahren zum Abbau der Überstunden, verteilt über das Jahr, bedingt durch kreisinterne Regelungen, von Kreis zu Kreis ebenfalls unterschiedlich. Weitere Einflussfaktoren sind verschieden definierte Leistungsstandards, die wiederum Einfluss auf die Arbeitsbelastung haben als auch unterschiedliche Krankenstände. Durch Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 11 Kreisbauhof diese Individualität der Kreise ist eine Vergleichbarkeit des durchschnittlichen Arbeitszeitvolumens nur eingeschränkt möglich; jedoch ist eine Grobpositionierung für jeden Betrachter möglich. Nähert man sich rechnerisch dem theoretisch möglichen Arbeitszeitvolumen eines tariflich angestellten Mitarbeiters und zieht von der Summe der reinen Arbeitstage mal 7,8 Stunden pro Tag einen Durchschnittswert für Krankheits- und Urlaubstage ab, so erhält man ein durchschnittlich anzusetzendes Arbeitsvolumen von ca. 1.575 Stunden je Mitarbeiter und Jahr. Die nachfolgende Tabelle basiert auf allgemeinen statistischen Daten. Theoretisch durchschnittliches Arbeitsvolumen Faktor Einheit 2008 2009 20010 Stunden pro Tag Arbeitstage (365 T/a - Wochenende Feiertage) Jahresarbeitszeitvolumen soll je Mitarbeiter (Stunden x Arbeitstage) Std. 7,8 7,8 7,8 T/a 250 247 251 Std. 1.950 1.927 1.958 Durchschnittliche Urlaubstage (28 Tage x 7,8 Std. = 218 Std. ) Std. 218 218 218 Zwischensumme: (7,8 Std. x Arbeitstage – Urlaub) Std. / Mitarbeiter 1.732 1.709 1.740 Durchschnittlicher Wert für Abwesenheit bedingt durch Krankheit = 8,8 % Std. 152 150 153 Jahresarbeitszeitvolumen – Urlaub - Krankheit Std. 1.580 1.558 1.587 Durchschnittlich anzusetzendes Arbeitszeitvolumen je Mitarbeiter Std. 1575 Der Kreisbauhof Euskirchen verfügt über eine übliche Erfassung der Leistungserbringung. Insofern ist es der Leitungsebene möglich, gezielt auf einzelne Parameter bei der Entwicklung verschiedener Arbeitszeitbereiche einzugehen. Wichtig hierbei ist die Frage, in welcher Zeit effektiv Leistungen erbracht werden. Dabei ist eine Unterscheidung von direkter bzw. indirekter Leistungserbringung notwendig. Zu der indirekten Leistungserbringung zählen z. B. das Einrichten der Baustelle, die Fahrzeiten zur Baustelle, das Beladen der Fahrzeuge usw. Weitere positive Aspekte hinsichtlich der Effektivität lassen sich zudem durch flexible Arbeitszeitregelungen erreichen. Im Zusammenhang mit einer differenzierten Betrachtung einzelner Zeitanteile ist auch die Auswertung von Fehlzeiten durch Krankheitsfälle aufschlussreich; so kann die Krankheitsquote indirekt auch ein Indiz der 12 Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Kreisbauhof Mitarbeiterzufriedenheit sein. Eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und somit auch der Leistungsbereitschaft kann z. B. erreicht werden durch Veränderung von Teams, der Modernisierung des Maschinen- und Fuhrparks, der Einbeziehung der Mitarbeiter in den Planungsablauf und durch die Möglichkeiten zur Spezialisierung und Fortbildung. Die Summe der Ausfallstunden durch Krankheit liegt beim Kreisbauhof Euskirchen in einer durchschnittlichen Größenordnung und ist somit unauffällig. Eine weitgehend differenzierte Steuerung einzelner Prozessabläufe ist aufgrund der Zeiterfassung möglich. In Verbindung mit möglichen Kennzahlen zur Produktivität sollte die Zeiterfassung aber weiter ausgebaut und angepasst werden. Empfehlung Wir empfehlen dem Kreisbauhof die Weiterentwicklung einer differenzierten Zeiterfassung in Anlehnung an weitere Kennzahlen. Fluktuationsanalyse Die Fluktuationsanalyse zeigt, in welchem Zeitraum mit dem Ausscheiden von Mitarbeitern zu rechnen ist und wann im Rahmen einer langfristigen Personalplanung dieser Entwicklung entgegen gesteuert werden muss. Fluktuationsanalyse 40% 33% 27% ----- Prozent ----- 30% 20% 15% 15% 9% 10% 0% 0% unter 20 20 - 29 30 - 39 40 - 49 Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 50 - 59 über 59 13 Kreisbauhof Die Betrachtung des Altersdurchschnittes der Mitarbeiter des Kreisbauhofes im Kreis Euskirchen hat einen Altersdurchschnitt von ca. 44 Jahren ergeben. Auffällig ist der hohe Prozentsatz der Mitarbeiter von 50 und mehr Jahren; dieser ist zu berücksichtigen. Es handelt sich hierbei um 14 der zurzeit vorhandenen 33 Mitarbeiter. Hier sollte auf Nachwuchsförderung, wie die Ausbildung und Übernahme von Straßenwärtern, und damit den Know-how-Erhalt und die Entscheidung der Leistungserbringung durch eigene Mitarbeiter oder Fremdvergaben geachtet werden. Im Rahmen der Personalplanung ist es ebenfalls wichtig, langfristig zu entscheiden, welche Aufgabengebiete vom Kreisbauhof wirtschaftlich erbracht werden können und welche durch z. B. fehlendes Spezialgerät, teure Neuanschaffung von Spezialgerät oder dem Ausscheiden von Mitarbeitern mit speziellem Fachwissen (z. B. Baumkontrollen) vergeben werden sollen. Empfehlung Durch die dargestellte Altersstruktur der Mitarbeiter im Kreisbauhof des Kreises Euskirchen sollte ein langfristiges Personalkonzept erstellt werden. Maschinen und Fuhrpark Die Ausstattung eines Kreisbauhofes mit Maschinen und Fahrzeugen beeinflusst erheblich die Produktivität. Je moderner, sicherer und zeitsparender der Maschinen- und Fuhrpark ist, umso eher können hohe Leistungswerte erreicht werden. Entscheidend hierfür ist grundsätzlich auch, dass das Niveau der Ausstattung dem Leistungskatalog des jeweiligen Bauhofes angepasst ist. Einen modernen Fuhrpark zu betreiben, bedeutet nicht gleichzeitig auch jegliche Art von Spezialfahrzeugen vorzuhalten. Eine Wirtschaftlichkeitsstudie sollte Grundlage für die Entscheidung sein, in wieweit diese Anlagegüter vorgehalten werden. Immer bestehen die Möglichkeiten, Arbeiten fremd zu vergeben oder aber Fahrzeuge bzw. Gerätschaften zu leihen, zu leasen oder aber in Kooperation mit weiteren Bauhöfen vorzuhalten um nur einige Modelle zu nennen. Die folgenden Betrachtungen lassen daher nicht erkennen, ob die Notwendigkeit des vorhandenen Anlagevermögens im bestehenden Umfang gegeben ist. Dies kann nur in Abhängigkeit des Aufgabenspektrums und der vorhanden Strukturen 14 Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Kreisbauhof durch den jeweiligen Kreisbauhof bzw. die Verwaltung im Einzelfall dargestellt werden. Investitionsquote Wir betrachten hier über die Investitionsquote, ob das vorhandene Anlagevermögen (Maschinen, Fahrzeuge, technische Geräte, Betriebsund Geschäftsausstattung) in seinem Wert erhalten bleibt. Schwankungen ergeben sich automatisch in Jahren, in denen ein Großgerät angeschafft wird, das die jährlichen Abschreibungen übersteigt. Dazu werden die Investitionen den Abschreibungen und Abgängen auf Anlagevermögen gegenübergestellt. Investitionsquote 2009 Bezeichnung 2009 Investitionen Maschinen, technische Anlagen und Fahrzeuge in Euro Investitionen Betriebs- und Geschäftsausstattung in Euro Summe Investitionen in Euro Abschreibungen und Abgänge Maschinen, technische Anlagen und Fahrzeuge in Euro Abschreibungen und Abgänge Betriebs- und Geschäftsausstattung in Euro Summe Abschreibungen in Euro Investitionsquote in Prozent 440.000 6.800 446.800 257.479 257.479 174 Die ermittelte Investitionsquote für den Kreisbauhof liegt im Jahr 2009 bei 174 Prozent. Ausschlaggebend hierfür ist die Anschaffung eines Unimog im Jahr 2009. Da die Investitionsquote hinsichtlich der unterschiedlichen Investitionstätigkeit in den einzelnen Jahren sehr unterschiedlich ausfallen kann, empfehlen wir über einen geeigneten Zeitraum von fünf bis zehn Jahren die Balance zwischen Werteverzehr einerseits und getätigten Investitionen andererseits darstellen zu können. Empfehlung Zur notwendigen Datentransparenz empfehlen wir der Verwaltung eine Langzeitbetrachtung der Investitionsquote vorzunehmen und die Ergebnisse in einem Berichtswesen zu integrieren. Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 15 Kreisbauhof Anlagenabnutzungsgrad Den Anlagenabnutzungsgrad im klassischen betriebswirtschaftlichen Sinn können wir aktuell nicht darstellen, da die Kreise die historischen Anschaffungskosten nur mit unverhältnismäßig großem Erhebungsaufwand ermitteln müssten. Damit ist die Gegenüberstellung der kumulierten Abschreibungen gegen die Anschaffungskosten aktuell nicht möglich. Um dennoch eine tendenzielle Aussage zu den mittelfristig notwendigen Investitionen bezüglich des Maschinen- und Fuhrparks treffen zu können, bedienen wir uns hilfsweise der Gegenüberstellung der Gesamtnutzungsdauer zur Restnutzungsdauer. Auch die nachfolgend dargestellten Zahlen basieren auf den Angaben zum Jahr 2009. Anlagenabnutzungsgrad (Fuhr- u. Maschinenpark) Kreisstraßenmeisterei Euskirchen Bezeichnung 2009 Gesamtnutzungsdauer Fuhrpark in Jahren 10 durchschnittliche Restnutzungsdauer Fuhrpark in Jahren 4,17 Gesamtnutzungsdauer Maschinenpark in Jahren 9 durchschnittliche Restnutzungsdauer Maschinenpark in Jahren 3,17 Anlagenabnutzungsgrad in Prozent 58 65 Der durchschnittliche Anlagenabnutzungsgrad des Fuhrparks lag 2009 bei 58 Prozent. Der durchschnittliche Anlagenabnutzungsgrad des Maschinenparks lag im gleichen Jahr bei 65 Prozent. Eine Gesamtnutzungsdauer des Fuhrparks in Höhe von acht Jahren ist durchschnittlich bei einer Vielzahl von Kreisen gewählt und orientiert sich eher an der Haltbarkeit der Fahrzeuganbauteile als den Fahrzeugen selber. Die hier dargestellt Gesamtnutzungsdauer des Fuhrparks in Euskirchen wurde anhand der vorgelegten Liste auf 10 Jahre gemittelt und ist ebenfalls nicht ungewöhnlich. Eine Gesamtnutzungsdauer des Maschinenparks in Höhe von acht Jahren hat sich als typisch gezeigt und berücksichtigt den hohen Anteil an Betriebsstunden in diesem Segment. Für den Kreisbauhof Euskirchen wurden anhand der vorgelegten Liste 9 Jahre gemittelt. 16 Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Kreisbauhof Der Anlagenabnutzungsgrad in Höhe von 58 Prozent beim Fuhrpark und 65 Prozent beim Maschinenpark lassen auf einen relativ belasteten Bestand schließen. Der Kreisvergleich hat jedoch gezeigt, dass eine Vielzahl an Kreisen im Rahmen dieser Betrachtung mit ähnlichen Anlagenabnutzungsgraden agiert. Dies wird aus unserer Sicht der finanziellen Ausstattung der Kreisbauhöfe geschuldet sein, also Budget orientiert und nicht unbedingt Bedarfs orientiert. Mit Rückblick auf die Finanzausstattung der meisten Kreise ist dieses Verhalten allerdings auch verständlich. Bei entsprechender Wartung der Fahrzeuge und Geräte muss ein höherer Anlagenabnutzungsgrad gleichwohl nicht zwangsläufig zu höheren Reparaturkosten oder Ausfallzeiten führen. Wichtig an dieser Stelle ist die Dokumentation des Aufwandes, speziell im Werkstatt- und Servicebereich, um eine genauere Einordnung eines Fahrzeugwechsels bzw. des Austausches von Maschinen vornehmen zu können. Dieser Forderung kommt der Kreisbauhof Euskirchen nach. Im Weiteren sollten die hier dargestellten Anlagenabnutzungsgrade jedoch auch die Frage zur Erneuerung nach Abschreibung beantworten. Wichtig ist hierbei die Erkenntnis, um zukünftig anstehende Investitionen im Rahmen der aufzustellenden Finanzplanung über die nächsten Jahre hinweg vornehmen zu können. Gesamtbetrachtung Kreisbauhof KIWI-Bewertung „Kreisbauhof“ Die zuvor betrachteten Teilaspekte zur Optimierung des Kreisbauhofes führen wir abschließend in der KIWI-Bewertung zusammen. Ist-Situation ƒ Die Verwaltung verfügt über umfangreiche Grundlagen zur finanzwirtschaftlichen Steuerung des Kreisbauhofes. Kennzahlen zur Dokumentation und Steuerung der eingesetzten Ressourcen sind vorhanden. ƒ Ein Betriebsabrechnungsbogen wird jährlich erstellt. Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 17 Kreisbauhof ƒ Der Kreisbauhof ist im Aufgabenspektrum auf das Kerngeschäft konzentriert. Arbeitszeitaufzeichnungen gewährleisten eine Steuerung der Arbeitseinsätze. ƒ Das ermittelte Arbeitszeitvolumen je Mitarbeiter bezogen auf das Jahr 2009 liegt im interkommunalen Vergleich leicht überdurchschnittlich. ƒ Der durchschnittliche Anlagenabnutzungsgrad des Fuhrparks lag 2009 bei 58 Prozent. Der durchschnittliche Anlagenabnutzungsgrad des Maschinenparks lag im gleichen Jahr bei 65 Prozent. Die ermittelten Werte erscheinen finanzwirtschaftlich als angemessen. Handlungsempfehlungen ƒ Im Rahmen der finanzwirtschaftlichen Steuerung empfehlen wir die Einführung einer Kostenträgerrechnung. ƒ Im Zusammenhang mit weiteren Steuerungsmöglichkeiten sollten auch Kennzahlen zur Produktivität erhoben werden. ƒ Die Fluktuationsanalyse Personalkonzept. ƒ Bezogen auf die technische Ausstattung innerhalb des Kreisbauhofes empfehlen wir eine Langzeitbetrachtung der Investitionsquote vorzunehmen und die Ergebnisse in einem Berichtswesen zu integrieren. veranlasst ein langfristiges KIWI Bewertung In der Gesamtbetrachtung der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsempfehlungen bewerten wir das Handlungsfeld „Kreisbauhof“ mit dem Index 4. 18 Überörtliche Prüfung des Kreises Euskirchen ■ Kreisbauhof GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893