Info GB (Anlage zu Info 95/2011 - Teil 9 - Vermessungs- und Katasterwesen)

Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW Heinrichstraße 1 · 44623 Herne Postfach 101879 · 44608 Herne Telefon (0 23 23) 14 80-0 Fax (0 23 23) 14 80-333 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Vermessungs- und Katasterwesen ___________________________ 1 Inhalte, Ziele und Methodik _______________________________ 1 Strukturen ____________________________________________ 2 Managementübersicht ___________________________________ 5 Handlungsempfehlungen und Potenziale ___________________ 6 Produktübersicht im Vermessungs- und Katasterwesen _________ 7 Finanzielle Situation im Vermessungs- und Katasterwesen_______ 8 Kennzahl „Fehlbetrag für das Vermessungs- und Katasterwesen je Einwohner“ __________________________________________ 9 Personalstruktur ______________________________________ 11 Stellenverteilung im Vermessungs- und Katasterwesen ________ 15 Führung, Bereitstellung und Abgabe von Geobasisdaten _______ 17 Verfahren zur Erneuerung des Liegenschaftskatasters (LIKA) ___ 28 Gesamtbewertung Führung und Erneuerung des Liegenschaftskatasters _________________________________ 30 i 6893 Vermessungs- und Katasterwesen Vermessungs- und Katasterwesen Inhalte, Ziele und Methodik Im Rahmen der überörtlichen Prüfung der Haushalts- und Wirtschaftsführung haben wir die Aufgabenwahrnehmung des Kreises Euskirchen auf dem Gebiet des Vermessungs- und Katasterwesens untersucht. Ziel unserer Prüfung ist die Untersuchung der Wirtschaftlichkeit im Rahmen der Aufgabenerfüllung anhand ausgewählter steuerungsrelevanter Kennzahlen, die Ermittlung etwaiger Handlungsspielräume und die Darstellung von Maßnahmen zur Nutzung solcher Spielräume. Im Übrigen verweisen wir auf unsere Ausführungen im Vorbericht. Wir haben daher aus der Vielzahl der erhobenen Daten Kennzahlen gebildet, die Entwicklungen und Tendenzen im Prüfzeitraum erkennen lassen und eine Analyse der derzeitigen Situation ermöglichen. Wir berücksichtigen hierbei auch die Ergebnisse der letzten überörtlichen Prüfung durch die GPA NRW im Jahr 2006. Die Ermittlung der Kennzahlen basiert dabei überwiegend auf einer produktorientierten Betrachtung, die einen systematischen Überblick über die Aufgabenerfüllung und die erbrachten Leistungen im Vermessungsund Katasteramt Euskirchen liefern. Wir betrachten schwerpunktmäßig die Produkte: ƒ Führung, Bereitstellung und Abgabe von Geobasisinformationen ƒ Verfahren zur Erneuerung des Liegenschaftskatasters Darüber hinaus betrachten wir auch die Produkte: ƒ Grundlagen-, Liegenschafts- und Ingenieurvermessung ƒ Geoinformationssystem, Kartenherstellung und Reproduktion ƒ Grundstückswertermittlung ƒ Grundstücksneuordnung und grundstücksbezogene Ordnungsmaßnahmen ƒ Steuerung und Service Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 1 Vermessungs- und Katasterwesen Strukturen Fläche Im Vermessungs- und Katasterwesen steht die Einwohnerzahl der Kreise nicht in einem konstanten Verhältnis zu dem aus dem Aufgabenspektrum resultierenden Aufwand. Daher beziehen wir auch die Fläche bzw. die Bevölkerungsdichte in unsere Kennzahlenanalyse mit ein. Fläche des Katasteramtsbezirks in km2 Fläche Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen 407,10 1.958,80 979,44 1.248,90 1,24 12,19 4,32 1,54 Bevölkerungsdichte (Einwohner je Hektar) Die Fläche des Kreises Euskirchen liegt erkennbar über dem Mittelwert der Kreise in NRW. Insbesondere wird dies deutlich, wenn man die Fläche auf die vergleichsweise geringe Einwohnerzahl bezieht. Hieraus ergibt sich eine im interkommunalen Vergleich sehr niedrige Bevölkerungsdichte. Die Bevölkerungsdichte wird von uns bei der Kennzahlenanalyse in Form einer Klassierung berücksichtigt. Hierzu haben wir die nordrhein-westfälischen Kreise wie folgt unterteilt: Klassierung der Kreise (Vergleichsklassen) Merkmal Klasse 1 Klasse 2 Klasse 3 Klasse 4 Klassengröße 1,24 bis 2,40 2,47 bis 3,08 3,65 bis 5,56 6,34 bis 12,19 Anzahl der Kreise 8 Kreise 8 Kreise 7 Kreise 8 Kreise In der Vergleichsklasse 1 befinden sich neben dem Kreis Euskirchen noch die Kreise Coesfeld, Olpe, Höxter, Paderborn, Soest, Warendorf sowie der Hochsauerlandkreis. Wir werden bei verschiedenen übergeordneten Vergleichen einen gesonderten Vergleich Klasse 1 durchführen. Flurstücke Die Anzahl der Flurstücke korrespondiert nicht zwangsläufig mit der Fläche. Je nach historischen Gegebenheiten (Erbrecht) verfügt jeder Kreis über eine gewachsene Zahl an Flurstücken, die sich durch nachträgliche 2 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen Verschmelzungen oder Zerlegungen ständig weiter verändert. Dieser Katasterbestand beeinflusst ebenfalls den im Vermessungs- und Katasterwesen zu betreibenden Aufwand. Anzahl der Flurstücke Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Anzahl der Flurstücke 123.967 509.422 227.601 193.982 Flurstücksdichte (Flurstücke je Einwohner) 0,42 1,10 0,70 1,01 Die Tabelle zeigt, dass der Kreis Euskirchen bei absoluter Betrachtung zwar unterhalb des Mittelwertes liegt, bei der Flurstücksdichte jedoch einen sehr hohen Wert aufweist. Dies macht deutlich, dass die Anzahl der Flurstücke im Kreis Euskirchen als sehr hoch einzustufen ist. Demografische Faktoren In den letzten Jahren war die Bevölkerungsentwicklung im Kreis Euskirchen von einem leichten Wachstum geprägt. Die Stiftung Bertelsmann geht im Zeitraum von 2006 bis 2025 von einem weiteren Anstieg von 3,6 Prozent aus. Mit dem Anstieg der Bevölkerung ist auch ein Anstieg der Bautätigkeit zu erwarten. Dies wirkt sich direkt auf das Leistungsmengengerüst der Abteilung 62 aus. Wir gehen hierauf vertiefend bei der Betrachtung des Produktes „Führung, Bereitstellung und Abgabe von Geobasisinformationen“ ein. Katasterqualität 96,31 Prozent der gesamten Fläche wurden im Rahmen von Flurbereinigungen oder Katastervermessungen neu aufgenommen. Dadurch ist die Katasterqualität in den Außenbereichen, in denen zahlreiche Flurbereinigungen durchgeführt wurden, bereits weitestgehend als gut einzustufen. Die überwiegende Mehrheit der zu übernehmenden Vermessungen findet jedoch in den Ortslagen statt. Hier ist anzumerken, dass in einigen Ortslagen eine geringere Katasterqualität vorliegt, was im Rahmen der Übernahme von Vermessungen zu einem entsprechenden Mehraufwand führt. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 3 Vermessungs- und Katasterwesen Aufgabenwandel Die Daten aus ALB und ALK werden im amtlichen Liegenschaftskataster Informationssystem (ALKIS) zusammengefasst. Die Einführung von ALKIS bringt zahlreiche Vorteile hinsichtlich der Nutzung der Geobasisdaten des Liegenschaftskatasters. Anwendungen sind überall dort zu sehen, wo rechtlich verbindliche, aktuelle und hochgenaue Geobasisdaten benötigt werden. ALKIS stellt somit die zeitgemäße Realisierung des Mehrzweckkatasters als Lieferant von Geobasisdaten dar. Darüber hinaus ist mittel- bis langfristig auch eine Optimierung von Arbeitsabläufen durch die Einführung zu erwarten. Auch der einheitliche Lagebezug (ETRS 89 / UTM) wirkt sich in verschiedenen Aufgabenbereichen der Vermessungs- und Katasterämter positiv aus. Die Integration der Datenbestände sowie der Lagebezugswechsel (ETRS 89 / UTM) wurden beim Kreis Euskirchen - vorbehaltlich der noch anstehenden Nachmigrationsarbeiten – zum Jahreswechsel 2009/2010 vorgenommen. Mit dem digitalen Rissarchiv wird die Zusammenstellung der Vermessungsunterlagen erheblich vereinfacht. Statt wie bislang im Archiv die einzelnen Fortführungsrisse aus der entsprechenden Ablage zu holen, können diese mittels eines digitalen Rissarchivs zeitnah gefunden werden. Ein Verlassen des Arbeitsplatzes ist so in der Regel nicht mehr erforderlich. Im Kreis Euskirchen ist die Rissverwaltung bereits vollständig digital archiviert. Grenzniederschriften, die allerdings nur in Einzelfällen benötigt werden, sind erst zu 40 Prozent digitalisiert. 4 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen Managementübersicht Die Abteilung 62 „Geoinformation, Vermessung und Kataster“ umfasst im Jahr 2009 insgesamt 42 Mitarbeiter mit 37,25 Stellenanteilen. Der (vorläufige) Fehlbetrag für die betreffenden Produkte „Geoinformation“ und „Wertermittlung“ liegt bei rund -1,6 Mio. Euro. Im interkommunalen Vergleich bildet der Kreis Euskirchen hiermit bei absoluter Betrachtung den Minimalwert aller Kreise. Bei der einwohnerbezogenen Betrachtung ist die Positionierung deutlich unterhalb des Mittelwertes. Noch günstiger stellt sich der Fehlbetrag im flächen- und flurstücksbezogenen Vergleich dar. Hierin zeigt sich, dass der Kreis Euskirchen trotz seiner geografischen Randlage und struktureller Benachteiligung als Flächenkreis nur einen sehr geringen Fehlbetrag aufweist. Der Kreis hat die in unserem ersten Prüfbericht ausgesprochenen Empfehlungen zur Stellenreduzierung aufgegriffen und im Rahmen der Personalplanung konsequent umgesetzt. Hierbei konnte der Kreis seit 2004 Jahren rund fünf Stellen reduzieren und überschreitet somit die von uns im ersten Prüfbericht ausgewiesenen Potenziale von 2,84 Stellenanteilen noch deutlich. Im Produkt „Führung, Bereitstellung und Abgabe von Geobasisinformationen“ zeigt der Kreis Euskirchen im Bereich der Übernahme von Teilungsvermessungen einen unterdurchschnittlichen Leistungswert. Neben der Katasterqualität spielen hier überwiegend Effekte aus der ALKISUmstellung eine Rolle. Das Vergleichsjahr 2009 ist im Bereich der Übernahme von Gebäudeeinmessungen besonders stark von der ALKISUmstellung geprägt und somit ebenfalls als nicht repräsentativ anzusehen. Beim Zusammenstellen der Vermessungsunterlagen positioniert sich der Kreis Euskirchen aufgrund des vollständig digitalen Rissarchives überdurchschnittlich. Das Potenzial in den genannten Bereichen beträgt 1,4 Stellenanteile. Eine erste Realisierung ist allerdings frühestens nach Abschluss der Nachmigrationsphase (ALKIS) denkbar. Darüber hinaus sehen wir die weitere Verbesserung der Katasterqualität in den Ortslagen als Grundvoraussetzung zur vollständigen Realisierung des Potenzials. Für die Mitarbeiter (5,86 Stellen), die in den letzten drei Jahren überwiegend die Projektarbeiten zur Umstellung auf ALKIS sowie ETRS 89 realisiert haben, stehen zahlreiche neue Projektarbeiten an, die eine weitere Personalreduzierung in den nächsten Jahren unrealistisch erscheinen lassen. Mittel- bis langfristig können durch den Abschluss der Projektarbeiten sowie die Entwicklung der Leistungsmengen Handlungsmöglichkeiten entstehen. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 5 Vermessungs- und Katasterwesen Handlungsempfehlungen und Potenziale Handlungsempfehlungen Handlungsfelder Handlungsempfehlung Steuerung Aufbau einer Kosten- und Leistungsrechnung sowie Definition von Zielen und Bildung von geeigneten Kennzahlen. Seite Steuerung Ergänzung des Personaleinsatzkonzeptes unter Berücksichtigung der unterschiedlichen projektbezogenen Aufgabenfelder 7 30 Potenzial an Vollzeit-Stellen Produkt Stellen Übernahme von Teilungsvermessungen 1,0 Übernahme Gebäudeobjekte 0,3 Zusammenstellen von Vermessungsunterlagen 0,1 Summe Potenzial 1,4 Potenzial in Euro (gerundet) bezogen auf das Vergleichsjahr 2009 Stellenpotenzial 1,4 Durchschnittlicher Personalaufwand je Stelle 50.000 Gesamtpotenzial (gerundet) 70.000 Die Realisierung des Potenzials ist frühestens nach Beendigung der Nachmigrationsarbeiten möglich. Zur vollständigen Realisierung des Potenzials im Bereich der Übernahme sollte der Kreis die Katasterqualität in den Ortslagen weiter verbessern. Weitere Handlungsmöglichkeiten können sich mittel- bis langfristig in Abhängigkeit von den Projektständen sowie der Entwicklung der Leistungsmengen ergeben. 6 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen Produktübersicht Katasterwesen im Vermessungs- und Das Vermessungs- und Katasteramt des Kreises Euskirchen wird als Abteilung 62 „Geoinformation, Vermessung und Kataster“ im Geschäftsbereich IV „Bauen, Umwelt, ÖPNV und Abfall“ geführt. Im Produktbereich 09 (Räumliche Planung, Entwicklung und Geoinformation) hat der Kreis Euskirchen folgende Produkte für das Vermessungs- und Katasteramt gebildet: ƒ Geoinformation ƒ Grundstückswerte Den einzelnen Produkten sind bisher noch keine Ziele und Kennzahlen zugeordnet. Wir halten diesen Schritt für die perspektivische Steuerung des Amtes für besonders wichtig. Neben Finanz- und Wirtschaftlichkeitszielen können so auch qualitative und zeitliche Ziele oder Ziele bezüglich Bürgerfreundlichkeit und Mitarbeiterqualifikation definiert werden. Aufgrund der im Katasteramt vorhandenen guten Datengrundlage können die Ziele über die Bildung von Kennzahlen leicht messbar gemacht werden. Empfehlung Wir empfehlen dem Kreis Euskirchen, die bestehenden Controlling-Ansätze zu einer Kosten- und Leistungsrechnung weiterzuentwickeln. Insbesondere sollten für die gewählten Produkte konkrete Ziele festgelegt und diese über geeignete Kennzahlen messbar gemacht werden. Auf dieser Basis sollte das Berichtswesen entsprechend erweitert werden. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 7 Vermessungs- und Katasterwesen Finanzielle Situation im Vermessungs- und Katasterwesen Die Erträge und Aufwendungen für das Vermessungs- und Katasterwesen des Kreises Euskirchen setzen sich für 2009 wie folgt zusammen. Wir weisen darauf hin, dass es sich hierbei um vorläufige Werte handelt, da zum Zeitpunkt der Prüfung der Jahresabschluss für das Jahr 2009 noch nicht erstellt werden konnte. Aufteilung nach Produkten 2009 Geoinformation Ordentliche Erträge Ordentliche Aufwendungen Ergebnis der laufenden Verwaltungstätigkeit 371.763,44 1.757.019,19 -1.385.255,75 Grundstückswerte Ordentliche Erträge Ordentliche Aufwendungen Ergebnis der laufenden Verwaltungstätigkeit 80.841,32 282.663,01 -201.821,69 Gesamtergebnis Ordentliche Erträge Ordentliche Aufwendungen Hiervon Personalaufwendungen (Gr. 50) Ergebnis der laufenden Verwaltungstätigkeit (Fehlbetrag) 452.605 2.039.682 1.862.982 -1.587.077 Mit rund 1,6 Mio. Euro für das Jahr 2009 bildet der Fehlbetrag für das Vermessungs- und Katasterwesen des Kreises Euskirchen landesweit absolut gesehen den Minimalwert. Die Ergebnisse der letzten Kreisprüfung und die Prüfung der kreisfreien Städte haben gezeigt, dass die Erträge u. a. bedingt durch die Vorgaben der Gebührenordnung des Landes nur eine untergeordnete Rolle spielen. Die Aufwendungen für das Vermessungs- und Katasterwesen werden im Wesentlichen durch die Personalaufwendungen beeinflusst. Die Sachaufwendungen spielen nur eine untergeordnete Rolle. Zudem sind die Sachaufwendungen aufgrund unterschiedlicher Zuordnungen nur bedingt vergleichbar. Daher haben wir den Schwerpunkt unserer Prüfung auf die personalwirtschaftlichen Aspekte gelegt. 8 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen Kennzahl „Fehlbetrag für das Vermessungs- und Katasterwesen je Einwohner“ Der „Fehlbetrag für das Vermessungs- und Katasterwesen je Einwohner“ stellt unsere hoch aggregierte Kennzahl dar. Das Aufgabenspektrum eines Kreises bewirkt einen Finanzbedarf, den letztendlich die Einwohner des Kreises teils direkt, meistens aber indirekt zu tragen haben. Durch den Fehlbetrag für das Vermessungs- und Katasterwesen je Einwohner wird somit auf vergleichbarer Basis dargestellt, in welcher Höhe jeder Einwohner des Kreises Euskirchen belastet wird. Fehlbetrag für das Vermessungs- und Katasterwesen je Einwohner 2009 ----- Euro je Einwohner ----- 14,71 14 12 9,75 10 8,26 8 6 4,81 4 2 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirc hen Der Kreis Euskirchen positioniert sich mit einem Fehlbetrag von 8,26 Euro je Einwohner deutlich günstiger als der Mittelwert. Bei der separaten Betrachtung der Kreise mit ähnlicher Bevölkerungsdichte und Flächenstruktur ist der Kreis Euskirchen nahezu am Minimalwert: Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 9 Vermessungs- und Katasterwesen ----- Euro je Einwohner ----- Fehlbetrag für das Vermessungs- und Katasterwesen je Einwohner 2009 - Vergleichklasse 1 13,69 11,14 12 10 8 8,26 7,79 6 4 2 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirc hen Für eine differenzierte Einschätzung der Positionierung haben wir ergänzend zu der einwohnerbezogenen Betrachtung den Fehlbetrag auch auf die Fläche des Kreises sowie die Anzahl der Flurstücke bezogen, da diese Faktoren den Aufgabenumfang ebenfalls beeinflussen. Fehlbetrag – alternative Bezugsgrößen Angaben in Euro je Bezugsgröße Fehlbetrag je Flurstück 2 Fehlbetrag je Fläche (km ) Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen 7,37 23,82 15,13 8,18 1.271 10.069 3.666 1.271 Bei dieser alternativen Betrachtungsweise stellt sich das Ergebnis des Kreises Euskirchen noch günstiger dar. Bei der Flächenbetrachtung stellt der Kreis Euskirchen sogar den Minimalwert: 10 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen Fehlbetrag für das Vermessungs- und Katasterwesen je qkm 2009 10.069 ----- Euro je qkm ----- 10.000 8.000 6.000 3.666 4.000 2.000 0 1.271 Minimum 1.271 Maximum Mittelwert Euskirc hen Personalstruktur Im Rahmen der Prüfung betrachten wir die Anzahl der Stellen für das Jahr 2009. Hier bereinigen wir die Stellen, die nicht zu den originären Aufgaben eines Vermessungs- und Katasteramtes gehören. Personalstruktur Vollzeit-Stellen Laufbahngruppe 2009 2010 mittlerer Dienst / EG 5-8 23,25 23,25 gehobener Dienst / EG 9-12 13,00 14,00 1,00 1,00 37,25 38,25 höherer Dienst / EG 13-15 Summe Die Abteilung 62 hat im Jahr 2010 eine Stelle mehr eingesetzt. Dies wird sich zukünftig wieder auf das Niveau des Jahres 2009 reduzieren, da ein Mitarbeiter das Modell der Altersteilzeit in Anspruch nimmt. Bei unserer letzten Prüfung waren im Jahr 2004 noch 42,34 Stellen im Einsatz. Dies entspricht einer Reduzierung um rund 12 Prozent in fünf Jahren. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 11 Vermessungs- und Katasterwesen Personalstruktur im interkommunalen Vergleich Angaben in Jahren Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Einfacher Dienst 0,00% 8,51% 0,39% 0,00% Mittlerer Dienst 39,13% 72,60% 55,89% 67,44% Gehobener Dienst 24,66% 55,07% 39,39% 30,23% 1,16% 8,20% 4,33% 2,33% Höherer Dienst Betrachtet man die Personalstruktur im interkommunalen Vergleich, so fällt auf, dass überdurchschnittlich viele Mitarbeiter im mittleren Dienst beschäftigt sind, während der gehobene und höhere Dienst deutlich unterdurchschnittlich besetzt sind. Im Kreis Euskirchen werden viele Aufgaben, die in anderen Kreisen meist durch Ingenieure bearbeitet werden, durch Vermessungstechniker erledigt. Hieraus resultiert ein vergleichsweise niedriges Bewertungsniveau, was sich reduzierend auf die Personalaufwendungen auswirkt. Neben diesen positiven Effekten auf das ordentliche Ergebnis wirkt sich das Bewertungsniveau allerdings auch auf die Mitarbeitermotivation sowie die Möglichkeiten externer Stellenbesetzungen aus. Unsere Erfahrungen aus der Prüfung der Kreise zeigen, dass die Nachfrage nach Vermessungsingenieuren in den kommenden Jahren landesweit sprunghaft ansteigen wird. Im Hinblick hierauf sollte der Kreis im Rahmen eines aufzustellenden Personalkonzeptes auch die Stellenbewertungen dahingehend prüfen, ob ausreichende Motivationsanreize und Entwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter vorhanden sind. Um die Größe der Kommune zu berücksichtigen, wird die Kennzahl „Anzahl der Vollzeit-Stellen je 10.000 Einwohner“ gebildet, die wir in den interkommunalen Vergleich stellen. 12 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen ----- Stellen je 10.000 Einwohner ----- Anzahl der Vollzeit-Stellen je 10.000 Einwohner 2009 – Vergleichsklasse 1 2,87 2,50 2,00 2,30 1,94 1,73 1,50 1,00 0,50 0,00 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Wie schon bei der Betrachtung des Ergebnisses je Einwohner positioniert sich der Kreis Euskirchen auch bei der Personalausstattung unterhalb des Mittelwertes der Kreise. Im Jahr 2004 lag der Mittelwert aller Kreise noch um 0,2 Stellen je 10.000 Einwohner höher als 2009. Das bedeutet, dass die Vermessungs- und Katasterämter der Kreise in den letzten fünf Jahren eine durchschnittliche Personaleinsparung von rund 10 Prozent erzielen konnten. Planbare Fluktuation Für die strategische Personalplanung ist die Analyse der Altersstruktur unabdingbar. Zum einen können aus der Analyse der Altersstruktur Erkenntnisse über zukünftiges Ausscheiden von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen gewonnen werden. Zum anderen lassen sich aber auch Hinweise gewinnen, die die ggf. notwendige Neueinstellung oder Übernahme nach der Ausbildung betreffen. Folgende Tabelle verdeutlicht die Alterstruktur im Vermessungs- und Katasteramt: Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 13 Vermessungs- und Katasterwesen Alterstruktur im Vermessungs- und Katasteramt Altersgruppe Anzahl Mitarbeiter zum 30.06.2009 Anzahl Mitarbeiter zum 30.06.2010 unter 20 0 0 20-29 4 2 30-39 11 13 40-49 12 11 50-59 14 14 Über 60 2 3 Summe 43 43 Durchschnittsalter 44,14 44,77 Für eine differenziertere Fluktuationsbetrachtung stellen wir die Altersstruktur grafisch in 5-Jahres-Abständen dar. Altersstruktur im Vermessungs- und Katasteramt 2010 -----Anzahl Mitarbeiter----- 8 7 6 5 4 3 2 1 0 unter 20- 25 25- 29 30- 34 35- 39 40- 44 45- 49 50- 55 55- 59 20 über 60 Die Grafik zeigt auf, dass die Alterstruktur in der Abteilung 62 ausgewogen ist. Es wird ersichtlich, dass bis zum Jahr 2020 durch die altersbedingte Fluktuation insgesamt 11 Mitarbeiter (25,58 Prozent) das Amt verlassen werden. Neben der Möglichkeit, durch die natürliche Fluktuation Personal abzubauen, bedeutet das Ausscheiden allerdings auch, dass wertvolles Detail- und Erfahrungswissen verloren geht. In diesem Zusammenhang empfehlen wir dem Kreis Euskirchen, im Rahmen der Personalplanung weiterhin auf eine ausgewogene Stellenstruktur zu achten, um eine altersmäßige Schieflage, wie sie derzeit in vielen Katasterämtern zu beobachten ist, zu vermeiden. Im interkommunalen Vergleich wird deutlich, dass die Abteilung 62 mit einem Durchschnittsalter von 44,14 Jahren einen vergleichsweise jungen Mitarbeiterstamm beschäf- 14 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen tigt. Ursächlich für die ausgewogene Altersstruktur ist aus unserer Sicht die gezielte Ausbildung der eigenen Nachwuchskräfte durch die Abteilung 62. Durchschnittsalter im interkommunalen Vergleich Angaben in Jahren Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen 42,76 50,14 46,61 44,14 Stellenverteilung im Vermessungs- und Katasterwesen Interkommunaler Vergleich Vollzeit-Stellen im Vermessungs- und Katasterwesen Produkt Minimum Maximum Mittel wert Kreis Euskir chen 2009 Kreis Euskir chen 2010 Grundlagen-, Liegenschaftsund Ingenieurvermessung 2,87 21,27 10,13 4,55 4,55 Führung, Bereitstellung und Abgabe von Geobasisdaten 10,71 52,97 26,26 15,74 16,74 Geoinformationssystem Kartenherstellung und Reprografie 3,11 13,57 6,97 4,02 4,02 Verfahren zur Erneuerung des Liegenschaftskatasters 2,85 23,42 11,51 5,86 5,36 Grundstückswertermittlung 3,06 10,25 5,42 3,92 4,42 Steuerung und Service 1,10 9,92 4,91 3,13 3,13 Aufgaben, die nicht zu den originären Aufgaben eines Katasteramtes gehören 0,00 4,42 0,68 0,04 0,04 Um die Größe und die Einwohnerdichte des Kreises zu berücksichtigen, wird die Kennzahl „Anzahl der Vollzeit-Stellen je 10.000 Einwohner“ gebildet, die wir bezogen auf die Kreise mit der niedrigsten Bevölkerungsdichte in den interkommunalen Vergleich stellen. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 15 Vermessungs- und Katasterwesen Interkommunaler Vergleich Vollzeit-Stellen je 10.000 EW im Vermessungs- und Katasterwesen – Vergleichsklasse 1 Mittel wert Kreis Euskir chen 2009 Kreis Euskir chen 2010 Minimum Maximu m Grundlagen-, Liegenschaftenund Ingenieurvermessung 0,19 0,66 0,39 0,24 0,24 Führung, Bereitstellung und Abgabe von Geobasisdaten 0,65 1,10 0,86 0,82 0,87 Geoinformationssystem Kartenherstellung und Reprografie 0,17 0,50 0,30 0,21 0,21 Verfahren zur Erneuerung des Liegenschaftskatasters 0,13 0,55 0,37 0,30 0,28 Grundstückswertermittlung 0,14 0,27 0,20 0,20 0,23 Steuerung und Service 0,07 0,25 0,17 0,16 0,16 Aufgaben, die nicht zu den originären Aufgaben eines Katasteramtes gehören 0,00 0,06 0,02 0,00 0,00 Grundlagen-, Liegenschaften- und Ingenieurvermessungen Wie in vielen anderen Kreisen auch, ist der Bereich der Vermessungen in den letzten Jahren personell stark zurückgegangen. Mit lediglich 4,55 Stellen (2 Messtrupps) im Außendienst hält der Kreis Euskirchen nur noch einen sehr geringen Personalbestand vor. Geoinformationssystem, Kartenherstellung und Reprographie Die Positionierung im Bereich der Geoinformation, Kartenherstellung und Reprographie ist ebenfalls unterhalb des Durchschnitts. Hier sind insgesamt 4,02 Stellenanteile eingesetzt. Wir sehen insoweit keinen Handlungsbedarf. Hinsichtlich der Umsetzung der INSPIRE Richtlinien sind in den nächsten Jahren zusätzliche Aufgaben zu erledigen. Grundstückswertermittlung Die Positionierung im Bereich der Grundstückswertermittlung ist mit aktuell 4,42 Stellen leicht überdurchschnittlich. Die Abteilung 62 sieht einen weiteren dauerhaften Mehrbedarf, der sich aus der Bildung der zonalen Bodenrichtwerte im Hinblick auf die kontinuierlichen Neuerungen bei der Bauleitplanung ergibt. Wir verweisen diesbezüglich auch auf unsere Ausführungen im Kapitel „Verfahren zur Erneuerung des Liegenschaftskatasters“. 16 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen Steuerung und Service Der Bereich „Steuerung und Service“ stellt sich mit 3,13 Stellenanteilen im Kreis Euskirchen durchschnittlich dar. Neben den Führungsaufgaben zählen zu „Steuerung und Service“ auch Controlling, Ausbildung sowie technikunterstützte Informationsverarbeitung für die Abteilung 62. Insbesondere ist die Abteilung 62 keinem Rechenzentrum angeschlossen und übernimmt die umfangreiche Betreuung aller Fachverfahren in Eigenregie. In anderen Kreisen finden hier oftmals Auslagerungen (z.B. Rechenzentrum) statt. Insofern ist der durchschnittliche Kennzahlenwert als positiv einzustufen. Aufgaben im Bereich von Personal- und Organisationsangelegenheiten werden im Kreis grundsätzlich zentral wahrgenommen und fließen in die Kennzahl nicht mit ein. Im Folgenden betrachten wir die Produkte „Führung, Bereitstellung und Abgabe von Geobasisdaten“ und „Verfahren zur Erneuerung des Liegenschaftskatasters“ näher, da diese Produkte den Kernbereich (21,60 Stellenanteile 2009) des Vermessungs- und Katasteramtes darstellen. Führung, Bereitstellung und Abgabe von Geobasisdaten Im Liegenschaftskataster wird das gesamte Kreisgebiet dargestellt und beschrieben. Die Fortschreibung des Liegenschaftskataster ist ständige hoheitliche Aufgabe des Kataster- und Vermessungswesens. Schwerpunktmäßig werden von uns in diesem Produkt die Leistungen ƒ Übernahme von Teilungsvermessungen, ƒ Übernahme von Gebäudeobjekten, ƒ Zusammenstellung von Vermessungsunterlagen und ƒ Auskunft aus dem Liegenschaftskataster ƒ Überwachung der Gebäudeeinmessungspflicht untersucht. Diese Teilleistungen umfassen rund 71 Prozent des Aufgabenbereichs im Produkt „Führung, Bereitstellung und Abgabe von Geobasisdaten“. Darüber hinaus werden noch weitere Aufgaben wahrge- Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 17 Vermessungs- und Katasterwesen nommen, die sich aufgrund des geringen Umfangs, unterschiedlicher Aufgabenwahrnehmung in den Kreisen oder definitorischer Abgrenzungsschwierigkeiten für einen interkommunalen Vergleich derzeit nicht oder nur wenig eignen. Beispielhaft sei hier auf folgende Aufgabenfelder hingewiesen: ƒ Übernahme von Grenzvermessungen ƒ Übernahme von Flurbereinigungsverfahren ƒ Verschmelzungen ƒ Datenaustausch mit den Grundbuchämtern ƒ Archivarbeiten Auch wenn für diese Teilleistungen kein interkommunaler Vergleich erfolgt, sollte der Kreis diese Aufgaben kritisch beleuchten und auf Einsparpotenziale hin untersuchen. Empfehlung Wir empfehlen dem Kreis Euskirchen, auch die in diesem Bericht nicht vertiefend analysierten Bereiche einer laufenden Aufgabenkritik zu unterziehen und in die Personaleinsatzplanung einzubeziehen. Übernahme von Teilungsvermessungen Im Jahr 2009 wurden 233 Teilungsvermessungen in das Liegenschaftskataster übernommen. Durch die übernommenen Teilungsvermessungen sind 980 neue Flurstücke entstanden. Im Bereich der Teilungsvermessungen hat sich die Anzahl der übernommenen Anträge in den Jahren 2007 bis 2009 wie folgt entwickelt: Entwicklung der Übernahmen im Aufgabenbereich "Übernahme von Teilungsvermessungen“* 2007 362 2008 2009 338 233 *Werte aus dem Berichtswesen an die Bezirksregierung 2007 bis 2009 Im Jahr 2009 lag die Anzahl der übernommenen Teilungsvermessungen deutlich unterhalb der Jahre 2007 und 2008. In den Vorjahren lag die Anzahl der übernommenen Teilungsvermessungen mit durchgängig über 450 Übernahmen sogar noch deutlich höher. Primär ist der Rückgang 18 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen des Jahres 2009 auf die Verschiebung von Teilungsvermessungen nach 2010 im Rahmen der ALKIS-Einführung zurückzuführen. Ein weiterer Grund für den Rückgang kann teilweise auch auf konjunkturelle Schwankungen zurückzuführen sein. Wir gehen aufgrund der demografischen Prognose (Bevölkerungswachstum) sowie dem derzeit erkennbaren konjunkturellen Aufschwung davon aus, dass das Leistungsmengengerüst zukünftig wieder in etwa auf dem Niveau der Jahre 2007 und 2008 liegen wird. Personalstruktur Der Leistung „Übernahme von Teilungsvermessungen“ waren im Jahr 2009 4,49 Stellen zugeordnet. 2004 waren im Bereich der Teilungsvermessungen noch 5,45 Stellenanteile eingesetzt. Der Rückgang ist primär auf die oben beschrieben ALKIS-Umstellung zurückzuführen, da zahlreiche Teilungsvermessungen nach 2010 verschoben wurden. Um die Angemessenheit der Stellenausstattung beurteilen zu können, stellen wir das Mengengerüst ins Verhältnis zu den Stellen. Dabei legen wir die Anzahl der übernommenen Teilungsvermessungen in das Liegenschaftskataster zugrunde. ----- Teilungsverm essungen je Stelle ----- Übernahme von Teilungsvermessungen je Vollzeit-Stelle 2009 138 120 100 100 72 80 52 60 41 40 20 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Benchmark Im Jahr 2009 wurden je Vollzeit-Stelle rund 52 Teilungsvermessungen in das Liegenschaftskataster übernommen. Damit bewegt sich der Kreis Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 19 Vermessungs- und Katasterwesen Euskirchen deutlich unterhalb des Niveaus der Jahre 2004 (86) und 2005 (92). Die Ursache hierfür ist in den Vorarbeiten zur ALKIS-Umstellung zu sehen, die sich im Bereich der Übernahme von Vermessungen bereits 2009 ausgewirkt haben. Zudem haben wir festgestellt, dass die Kommunen mit einer hohen Produktivität in diesem Aufgabenbereich über ein Kataster verfügen, in dem die Grenzpunkte weitgehend oder vollständig koordiniert sind. Diese guten Voraussetzungen für eine hohe Qualität sind im Kreis Euskirchen bereits weitgehend vorhanden. Wir weisen jedoch darauf hin, dass insbesondere in den Ortslagen noch häufig in qualitativ schlechtem Kataster gemessen wird. Dies wirkt sich im Rahmen der Übernahme erschwerend aus. Als Voraussetzung für die Erreichung unseres Benchmarks sehen wir daher die weitere Verbesserung der Katasterqualität in den Orts- und Ortsrandlagen. Die derzeitigen Arbeitsabläufe werden durch die technischen Möglichkeiten und die in der Abteilung bestehende Vergütungs- und Besoldungsstruktur bestimmt. Die Übernahmen beim Kreis Euskirchen sind grundsätzlich – auch schon vor der Einführung von ALKIS - in Form der ganzheitlichen Sachbearbeitung organisiert. Im Rahmen unserer Prüfung haben wir festgestellt, dass sich diese Form der Organisation produktivitätsfördernd auswirkt. Derzeit werden die folgenden Arbeitsschritte von jeweils einem Mitarbeiter wahrgenommen (vereinfachte Darstellung): 20 ƒ Antragseingang / Registrierung / Anschreiben erstellen ƒ Vorprüfung (fachtechnische und formelle Eignung) / Projekt anlegen / ALKIS laden ƒ Aufbereiten von ALKIS-Bestandsdaten /Beheben von Inkonsistenzen Überprüfung der eingereichten Erhebungsdaten Übernahme von ALKIS-Erhebungsdaten Reservierung Flurstücksnummern Anpassung Kartengrundriss Komplexe Geometriebehandlung Datenbanksimulation Fortführungsentscheidung Vervollständigung der Vermessungsschriften Aktualisierung Geschäftsbuch Gebührenbescheide erstellen ƒ Schlussprüfung Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen Unsere Prüfung der Kreise hat ergeben, dass eine Anzahl von 100 übernommen Teilungsvermessungen je Vollzeit-Stelle ein realistischer Benchmark ist. Dieser Benchmark wird derzeit von mehreren Kreisen unter den alten ALK/ALB-Strukturen erreicht. Wir gehen davon aus, dass auch unter ALKIS zukünftig mindestens die gleichen Leistungswerte erreicht werden können. Wird auf der Grundlage der Entwicklungswerte unterstellt, dass zukünftig rund 350 Teilungsvermessungen pro Jahr übernommen werden müssen, so berechnet sich das Potenzial hieraus wie folgt. Potenzialberechnung Übernahme von Teilungsvermessungen Personalbedarf Anzahl Stellen 2009 Potenzial (Gesamtmenge/100) (gemäß Personalzuordnung) gerundet (Anzahl Stellen 2009 – Personalbedarf) gerundet 3,5 4,5 1,0 Wir weisen darauf hin, dass es im Rahmen der Einführung von ALKIS kurzfristig zu einem Sinken der Übernahmezahlen je Stelle kommen wird. Dies ist auf die Einführung der neuen Technik, die darauf abzustimmenden Arbeitsprozesse und die in diesem Zusammenhang entstehenden Problemfelder zurückzuführen. Gerade zu Beginn der Umstellung ist mit einer hohen Fehleranfälligkeit sowie langen Bearbeitungs-, Warte- und Ausfallzeiten zu rechnen. Erste Erfahrungswerte aus den Kreisen zeigen, dass hier mit einer Phase von rund zwei Jahren gerechnet werden muss, bis Technik und Arbeitsprozesse so weit aufeinander abgestimmt sind, dass sich die Übernahmezahlen wieder normalisieren. Für die Praxis bedeutet dies, dass der Personalbedarf zunächst in der unmittelbaren Phase nach der Umstellung auf ALKIS deutlich höher sein wird. Die Realisierung des Potenzials ist daher – auch in Anbetracht der vielerorts schlechten Katasterqualität allenfalls mittelfristig möglich. Erst nach Abschluss der Nachmigrationsphase gehen wir von einer deutlichen Steigerung der Kennzahl in Bezug auf das Jahr 2009 aus. Übernahme von Gebäudeobjekten Im Jahr 2009 wurden 336 Gebäudeeinmessungen mit insgesamt 1.024 Gebäudeobjekten in das Liegenschaftskataster übernommen. Bei der angegebenen Anzahl der Gebäudeobjekte handelt es sich nur um ein- Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 21 Vermessungs- und Katasterwesen messungspflichtige Objekte, die katastertechnisch übernommen wurden. Das Leistungsmengengerüst für den Kreis Euskirchen stellt sich im intrakommunalen Verlauf wie folgt dar: Entwicklung der Übernahmen im Aufgabenbereich "Übernahme von Gebäudeobjekten“* 2007 2008 2009 3.022 2.656 1.024 Wie schon bei den Teilungsvermessungen ist auch bei der Übernahme von Gebäudeobjekten ein erheblicher Rückgang der Übernahmezahlen ersichtlich. Der starke Rückgang im Jahr 2009 ist jedoch darauf zurückzuführen, dass im Vorgriff auf die ALKIS-Umstellung die Übernahme von Gebäudeobjekten für rund ein halbes Jahr eingestellt wurde. Im Jahr 2007 und teilweise auch in den Vorjahren wurden noch erheblich mehr Gebäudeobjekte übernommen, da in dieser Zeit schwerpunktmäßig die in diesem Bereich angefallenen Rückstände abgearbeitet wurden. Diese Thematik wurde bereits in unserem ersten Bericht aufgegriffen. Gerade der Bereich der Gebäudeübernahmen wird durch Personalengpässe häufig belastet. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass der Übernahme von Gebäuden gegenüber anderen Aufgaben eine nachrangige Bedeutung zukommt. So werden in der Regel Übernahmen von Teilungsvermessungen bevorzugt durchgeführt, um die geplanten Maßnahmen der Antragsteller nicht unnötig zu verzögern. Aufgrund der Zurückstellung der Übernahme von Gebäudeobjekten sind erneut erhebliche Rückstände entstanden, die nun zeitnah abgearbeitet werden müssen, da mittlerweile gesetzliche Fristen für die Übernahme von Gebäudeobjekten erlassen wurden. Nach derzeitiger Einschätzung der Abteilung 62 kann die Abarbeitung bis zu einem Jahr dauern. Personalstruktur Im Bereich der Übernahme von Gebäudeobjekten waren im Jahr 2009 2,79 Stellen beschäftigt. Um auch hier die Angemessenheit der Stellenausstattung beurteilen zu können, stellen wir das Mengengerüst ins Verhältnis zu den Vollzeit-Stellen. 22 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen Übernahme von Gebäudeobjekten je Vollzeit-Stelle 2009 ----- Gebäudeobjekte je Stelle ----- 1.569 1.400 1.200 1.000 1.000 711 800 600 400 367 223 200 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirc hen Benc hmark Mit lediglich 367 übernommenen Gebäudeobjekten je Stelle positioniert sich der Kreis Euskirchen im Jahr 2009 deutlich unterhalb des Mittelwertes. Ursächlich hierfür ist der oben beschriebene Übernahmestopp aufgrund der ALKIS-Umstellung. Unsere Prüfung der Kreise hat ergeben, dass eine Anzahl von 1.000 übernommenen Gebäudeobjekten je Vollzeit-Stelle ein realistischer Benchmark ist. Im Jahr 2004 lagen die Übernahmezahlen mit über 900 Gebäudeobjekten je Stelle bereits in diesem Bereich. Der Benchmark wird derzeit von mehreren Kreisen erreicht. Wir gehen davon aus, dass auch unter ALKIS zukünftig mindestens die gleichen Leistungswerte erreicht werden können. Aufgrund der aufgelaufenen Rückstände sowie konjunktureller Schwankungen ist die Prognose der zukünftigen Leistungsmengen schwierig, die Anzahl der zu übernehmenden Gebäudeobjekte wird jedoch deutlich höher sein wird als noch im Jahr 2009. Wird auf der Grundlage der Entwicklungswerte unterstellt, dass zumindest in den nächsten zwei bis drei Jahren rund 2.500 Gebäudeobjekte pro Jahr übernommen werden müssen, so berechnet sich das Potenzial hieraus wie folgt. Potenzialberechnung Übernahme von Gebäudeobjekten Personalbedarf Anzahl Stellen 2009 Potenzial (Gesamtmenge/1.000) (gemäß Personalzuordnung) gerundet (Anzahl Stellen 2009 – Personalbedarf) gerundet 2,5 2,8 0,3 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 23 Vermessungs- und Katasterwesen Aufgrund der erwarteten Leistungsmengen gehen wir von einem nur geringfügig niedrigerem Personalbedarf aus. Die im Abschnitt über die Übernahme von Teilungsvermessungen gemachten Ausführungen zu Ablauforganisation, Katasterqualität und Übernahmebedingungen unter ALKIS gelten hier entsprechend. Gegebenenfalls kann sich nach Abarbeiten der aufgelaufenen Rückstände aufgrund zurückgehender Leistungsmengen ein weiteres Potenzial ergeben. Zusammenstellen der Vermessungsunterlagen Mit dem Zusammenstellen der Vermessungsunterlagen waren im Jahr 2009 1,45 Stellenanteile befasst. Im Jahr 2005 waren noch 1,81 (2004:2,14) Stellenanteile in diesem Bereich eingesetzt. Um die Angemessenheit der Stellenanzahl besser beurteilen zu können, beziehen wir das Leistungsmengengerüst in unsere Betrachtung mit ein: Leistungsmengengerüst des Aufgabenbereichs Zusammenstellen von Vermessungsunterlagen 2007 2008 2009 1.378 1.093 1.112 Die Anzahl der zusammengestellten Vermessungsunterlagen ist im Betrachtungszeitraum leicht rückläufig. In den Vorjahren lag die Anzahl der zusammengestellten Vermessungsunterlagen noch deutlich höher. Die Leistungsmenge bei der Zusammenstellung von Vermessungsunterlagen ist ein Frühindikator für das Mengengerüst der Übernahmen in das Liegenschaftskataster. Dem Leistungsmengengerüst haben wir die erledigten Anträge auf Auszüge aus dem Katasterzahlennachweis für Ingenieurvermessungen, Lagepläne oder sonstige Vermessungen zugrunde gelegt. Auch Auszüge aus dem Katasterzahlennachweis für Gebäudeeinmessungen und aus dem Katasterzahlennachweis für Teilungs-, Grenz- und Umlegungsmessungen sowie lang gestreckte Anlagen haben wir berücksichtigt. Abschließend haben wir das Leistungsmengengerüst ins Verhältnis zu der Anzahl der Vollzeit-Stellen gesetzt: 24 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen ----- Vermessungsunterlagen je Stelle ----- Zusammengestellte Vermessungsunterlagen je Vollzeit-Stelle 2009 1.219 1.200 1.000 1.000 767 800 671 600 400 239 200 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Benc hmark Im Jahr 2009 wurden je Vollzeit-Stelle 767 Vermessungsunterlagen zusammengestellt. Unsere Prüfung der Kreise hat ergeben, dass eine Anzahl von 1.000 zusammengestellten Vermessungsunterlagen je VollzeitStelle ein realistischer Benchmark ist. Wird auf der Grundlage der Entwicklungswerte unterstellt, dass zukünftig rund 1.300 Vermessungsunterlagen pro Jahr zusammengestellt werden müssen, so berechnet sich das Potenzial hieraus wie folgt. Potenzialberechnung Zusammenstellen von Vermessungsunterlagen Personalbedarf Anzahl Stellen 2009 Potenzial (Gesamtmenge/1.000) (gemäß Personalzuordnung) gerundet (Anzahl Stellen 2009 - Personalbedarf) gerundet 1,3 1,4 0,1 Sämtliche Vermessungsunterlagen können aus digitalen Datenbeständen abgerufen und zur Verfügung gestellt werden. Die Möglichkeit eines Online-Zugriffs für die Öffentlich bestellten Vermessungsingenieure steht ebenfalls zur Verfügung. Bisher wird diese Möglichkeit von den ÖbVIs nur in Einzelfällen wahrgenommen. Inwieweit dies zukünftig aufgrund der Änderungen in der neuen Vermessungs- und Wertermittlungsgebührenordnung 2010 in stärkerem Maße geschieht, kann derzeit noch nicht abgeschätzt werden. Tendenziell gehen wir jedoch davon aus, dass dies zu einem Rückgang der Anträge auf das Zusammenstellen von Vermessungsunterlagen führen wird, so dass hieraus möglicherweise weitere Potenziale generiert werden. Gleichzeitig kann sich hieraus allerdings Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 25 Vermessungs- und Katasterwesen auch eine generelle Änderung des Benchmarks ergeben, da zukünftig voraussichtlich die aufwendigen Arbeiten in der Abteilung 62 verbleiben, während die Unterlagen für einfache Vermessungen durch die ÖbVI selbst zusammengestellt werden. Empfehlung Der Kreis Euskirchen sollte die Entwicklung der Leistungsmengen kritisch beobachten, um zeitnah Handlungsmöglichkeiten nutzen zu können. Auskunft aus dem Liegenschaftskataster Die Auskunft aus dem Liegenschaftskataster hat sich aufgrund der technischen Möglichkeiten in den letzten Jahren erheblich vereinfacht. Die Nutzung des digitalen Rissarchivs, die moderne Ausstattung der Büroarbeitsplätze und die drucktechnische Ausstattung in der Auskunft machen es möglich, dass ein erheblicher Teil der Anfragen in kürzester Zeit erledigt werden kann. Der Kreis Euskirchen hält für die Erteilung von Auskünften aus dem Liegenschaftskataster 2,00 Stellen vor. Im interkommunalen Vergleich ergibt sich folgendes Bild: Anzahl der Ist-Stellen je 100.000 EW für die Erteilung von Auskünften aus dem Liegenschaftskataster 2009 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen 0,31 1,21 0,66 1,04 Bei der speziellen Betrachtung der Kreise mit gleicher Einwohnerdichte positioniert sich der Kreis wie folgt: Anzahl der Ist-Stellen je 100.000 EW für die Erteilung von Auskünften aus dem Liegenschaftskataster 2009 – Klassenvergleich Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen 0,47 1,19 0,74 1,04 Die Stellenausstattung im Bereich der Auskunftserteilung stellt sich für den Kreis Euskirchen überdurchschnittlich dar. Dies hängt – neben einer hohen Anzahl zu erstellender Identitätsnachweise - möglicherweise mit der qualitativen Ausprägung verschiedener Auskunftsersuchen zu histo- 26 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen rischen Sachverhalten zusammen. Neben Standardanfragen gibt es auch Anfragen, die zum Teil mehrstündige Recherchen erforderlich machen. Der Kreis erhält hierfür eine entsprechende Gebühr. Empfehlung Der Kreis Euskirchen sollte die Art der Auskünfte näher analysieren und im Rahmen von nicht standardmäßigen Anfragen gegebenenfalls überprüfen, ob die Kostenbeteiligung in angemessener Höhe erfolgt. Perspektivisch gehen wir davon aus, dass die Anzahl der Auskünfte tendenziell sinken wird, da mit der Möglichkeit des Online-Zugriffs zahlreiche Anfragen direkt über das Internet abgewickelt werden können. Überwachung der Gebäudeeinmessungspflicht Der Kreis Euskirchen setzt für die Überwachung der Gebäudeeinmessungspflicht 0,40 Stellen ein. Dies stellt sich im interkommunalen Vergleich wie folgt dar: Anzahl der Ist-Stellen je 100.000 EW für die Überwachung der Gebäudeeinmessungspflicht 2009 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen 0,11 1,08 0,37 0,21 Bei der speziellen Betrachtung der Kreise mit gleicher Einwohnerdichte positioniert sich der Kreis Euskirchen im Jahr 2009 wie folgt: Anzahl der Vollzeit-Stellen je 100.000 EW für die Überwachung der Gebäudeeinmesspflicht 2009 – Vergleichsklasse 1 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen 0,14 0,46 0,28 0,21 Die Stellenausstattung für die Überwachung der Gebäudeeinmessungspflicht liegt im Kreis Euskirchen deutlich unterhalb des Durchschnitts. Wir sehen in diesem Aufgabenbereich gegenwärtig kein Stellenpotenzial. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 27 Vermessungs- und Katasterwesen Verfahren zur Erneuerung des Liegenschaftskatasters (LIKA) In dem Produkt „Verfahren zur Erneuerung des LIKA“ werden alle Projektarbeiten, die momentan in den Katasterverwaltungen betrieben werden, zusammengefasst. Dies waren 2009 insbesondere der Lagebezugswechsel auf ETRS 89/UTM sowie die Vorbereitung der Einführung von ALKIS. Für diese Projektaufgaben wurden 5,86 Stellenanteile eingesetzt. Prinzipiell stehen diese Stellen der Abteilung nach Abschluss der Projektarbeiten wieder für die reguläre Aufgabenerledigung zur Verfügung. Wir sehen daher grundsätzlich bei allen Vermessungs- und Katasterämtern die in diesem Produkt ausgewiesenen Stellen als mögliches Stellenreduzierungspotenzial. Hierbei muss allerdings das zukünftige Aufgabenspektrum Berücksichtigung finden. Dabei ist zu beachten, dass die Überführungsarbeiten zu ALKIS nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt statisch abgeschlossen sein werden. Vielmehr ist wegen Nachmigrationsarbeiten der tatsächliche Projektabschluss noch nicht absehbar, auch wenn ALKIS bereits eingeführt ist. Entsprechend der beabsichtigten Vorgabe des zuständigen Ministeriums sind die Nachmigrationsarbeiten bis 2015 abzuschließen. Aber auch die entsprechende Bereitstellung der Daten in ALKIS intern wie extern muss von Teilen dieser Mitarbeiter künftig gewährleistet werden. Folgende Aspekte sollte der Kreis Euskirchen daher in der Personalplanung berücksichtigen: 28 ƒ Wir gehen davon aus, dass dauerhaft eine Stelle für die Systembetreuung von ALKIS zur Verfügung stehen muss. Darüber hinaus sieht die Abteilung 62 einen Mehrbedarf bei der Administration und Betreuung der verschiedenen Fachanwendungen. Wir verweisen diesbezüglich auch auf unsere Ausführungen im Kapitel „Stellenverteilung im Vermessungs- und Katasterwesen“. ƒ Der Umfang der Nachmigrationsarbeiten zu ALKIS kann derzeit noch nicht mit Bestimmtheit beziffert werden. Die Abteilung 62 schätzt den Aufwand auf zwei Stellen über einen Zeitraum von zwei Jahren. ƒ Wie im vorigen Kapitel beschrieben, ist in den ersten ein bis zwei Jahren nach ALKIS-Einführung ein erheblicher personeller Mehraufwand im Rahmen der Übernahme erforderlich. ƒ Der Aufbau (Ersterfassung) der Amtlichen Basiskarte (ABK) als Anschlussprojekt zu ALKIS wird über einen längeren Zeitraum Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen erhebliche Personalressourcen binden. Je nach Personalintensität und der Möglichkeit, Vergabemittel einzusetzen – soweit hierfür Landesmittel zur Verfügung stehen - kann sich dieses Projekt über einen Zeitraum von fünf bis zehn Jahren erstrecken. ƒ In den nächsten Jahren sind mehrere Flurbereinigungsverfahren in das Liegenschaftskataster zu übernehmen. Die Abteilung 62 schätzt den Zeitraum auf rund 10 Jahre. Hierfür werden ein bis zwei Stellen benötigt, je nach Qualität (ALKIS-Standard) der zur Übernahme eingereichten Verfahren. ƒ Bei der Bildung der zonalen Bodenrichtwerte sieht die Abteilung 62 einen dauerhaften personellen Mehrbedarf. So müssen die Zonen der Richtwerte hinsichtlich der Änderungen von Bebauungsplanung, Flächennutzungsplanung, Ortsabrundungssatzungen u.a. angepasst bzw. aktualisiert werden. Weiterhin sind Änderungen hinsichtlich der Nutzeranforderungen (Vorschriftenlage) wahrscheinlich. ƒ Topographische Informationen als integraler Bestandteil des Liegenschaftskatasters gewinnen zunehmend an Bedeutung. Derzeit wird seitens des Innenministeriums ein Erlass vorbereitet, der die Regelungen zur katasterrechtlichen und topographischen Behandlung von Gewässern zusammenfasst. Hieraus entstehen möglicherweise erhebliche zusätzliche Aufgabenfelder. Der genaue Umfang kann derzeit allerdings noch nicht abgeschätzt werden. ƒ Die gesetzliche Daueraufgabe zur Verbesserung der Katasterqualität und dem langfristigen Aufbau eines Koordinatenkatasters, oder zumindest eines koordinierten Katasters, erfordert dauerhaft entsprechenden Personaleinsatz. Die Potenziale im Bereich der Übernahme sind nur dann vollständig realisierbar, wenn die Katasterqualität in den Ortslagen erhöht wird und im Rahmen der Übernahme dann aufwendige Prüfarbeiten oder die Kartenhomogenisierung entfallen können. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 29 Vermessungs- und Katasterwesen Empfehlung Wir empfehlen dem Kreis Euskirchen, die genannten Aufgabenfelder in das bestehende Personaleinsatzkonzept aufzunehmen, um langfristig die Aufgabenwahrnehmung sicherzustellen. Hierbei sollten konkrete Umsetzungsziele definiert werden (Zeitziele, benötigte Personalressourcen), um flexibel reagieren und frühzeitig Handlungsmöglichkeiten erkennen zu können. Feststellung Im Hinblick auf die im Anschluss an die ALKIS-Einführung anstehenden Projekte, deren Ende derzeit noch nicht abgeschätzt werden kann, sind die Stellen zunächst weiterhin zur Aufgabenerfüllung erforderlich. Wir sehen daher für den Kreis Euskirchen mittelfristig keine weiteren Potenziale aus dem Produkt „Verfahren zur Erneuerung des Liegenschaftskatasters“. Gesamtbewertung Führung und Erneuerung des Liegenschaftskatasters Die zuvor betrachteten Teilaspekte zur Optimierung in den Bereichen „Führung, Bereitstellung und Abgabe von Geobasisinformationen“ sowie „Verfahren zur Erneuerung des Liegenschaftskatasters“ führen wir abschließend in der KIWI-Bewertung zusammen. KIWI - Bewertung „Führung und Erneuerung des Liegenschaftskatasters“ Ist-Situation 30 ƒ Der Kreis Euskirchen hat einen unterdurchschnittlichen Fehlbetrag je Einwohner im interkommunalen Vergleich. Bezieht man den Fehlbetrag auf die Anzahl der zu betreuenden Flurstücke, so erreicht der Kreis sogar nahezu den Minimalwert. ƒ Hiermit korrespondiert auch die Anzahl der Stellen, bzw. die daraus resultierenden Personalaufwendungen. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Vermessungs- und Katasterwesen ƒ Seit unserer letzten Prüfung hat der Kreis Euskirchen insgesamt rund fünf Stellen reduzieren können. Damit wurde insgesamt deutlich mehr Potenzial realisiert, als in unserem ersten Prüfbericht ausgewiesen. ƒ Die Abteilung 62 verfügt über eine ausgewogene Altersstruktur. Derzeit beträgt das Durchschnittsalter der Mitarbeiter rund 44 Jahre und liegt erkennbar unterhalb des interkommunalen Mittelwertes. ƒ Die Leistungskennzahlen in der Übernahme sind aufgrund der Vorarbeiten zur ALKIS-Umstellung sehr niedrig. Hier ist mittelfristig aufgrund der ALKIS-Einführung eine deutliche Verbesserung zu erwarten. Beim „Zusammenstellung von Vermessungsunterlagen“ positioniert sich der Kreis Euskirchen überdurchschnittlich. ƒ Bedingt durch die derzeitigen Rahmenbedingungen (teilweise schlechte Katasterqualität in den Ortslagen) ergeben sich strukturelle Merkmale, die einer kurzfristigen Realisierung des Potenzials teilweise entgegenstehen. ƒ Durch Abschluss der Projektarbeiten im Produkt „Verfahren zur Erneuerung des Liegenschaftskatasters“ sind zunächst keine weiteren Potenziale möglich, da aufgrund von zusätzlichen Anschlussarbeiten und Projekten sowie Mehrbedarf in verschiedenen Bereichen die Stellen über mehrere Jahre hin erforderlich bleiben. Handlungsempfehlungen ƒ Ein geringfügiger Stellenabbau ist in dem Produkt „Führung, Bereitstellung und Abgaben von Geobasisdaten“ im Rahmen der Übernahme von Vermessungen sowie dem Zusammenstellen von Vermessungsunterlagen“ grundsätzlich möglich. Diese Potenziale können jedoch frühestens nach Beendigung der Nachmigrationsphase realisiert werden. Darüber hinaus ist aus unserer Sicht eine weitere Verbesserung der Katasterqualität – insbesondere in den Ortslagen – für eine vollständige Realisierung des Potenzials erforderlich. ƒ Perspektivische Handlungsmöglichkeiten ergeben sich durch die Fortschreibung und Erweiterung des Personaleinsatzkonzeptes, das neben der Prognose von Leistungsmengen insbesondere die zahlreichen Projektaufgaben, bewertet nach Personalintensität und zeitlichem Umfang, einbeziehen sollte. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 31 Vermessungs- und Katasterwesen ƒ Die Abteilung 62 sollte zur Optimierung der Steuerung für die Produkte und Leistungen weiterführende Ziele und Maßnahmen formulieren. Über aktualisierte Kennzahlen soll die Zielerreichung dargestellt werden. KIWI Bewertung Unter Berücksichtigung des oben beschriebenen Ist-Zustandes und der abgeleiteten Handlungsmöglichkeiten bewerten wir die Führung und Erneuerung des Liegenschaftskatasters mit dem Index 4. 32 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Vermessungs- und Katasterwesen GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893