Info GB (Anlage zu Info 95/2011 - Teil 3 - Innere Verwaltung)

Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen Innere Verwaltung GPA NRW Heinrichstraße 1 · 44623 Herne Postfach 101879 · 44608 Herne Telefon (0 23 23) 14 80-0 Fax (0 23 23) 14 80-333 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Innere Verwaltung _______________________________________ 1 Inhalte, Ziele und Methodik _______________________________ 1 Managementübersicht ___________________________________ 4 Handlungsempfehlungen und Potenziale ___________________ 5 Finanzbuchhaltung______________________________________ 7 Darstellung des Gesamtergebnisses _______________________ 7 Geschäftsbuchführung _________________________________ 9 Zahlungsabwicklung __________________________________ 16 Vollstreckung _______________________________________ 20 KIWI-Bewertung Finanzbuchhaltung _____________________ 24 Personalmanagement __________________________________ Darstellung des Gesamtergebnisses ______________________ Bezüge- und Entgeltabrechnung_________________________ Kindergeldbearbeitung ________________________________ Personalbetreuung ___________________________________ Personalentwicklung __________________________________ KIWI-Bewertung Personalmanagement ___________________ i 26 26 28 35 40 46 52 Innere Verwaltung Innere Verwaltung Inhalte, Ziele und Methodik Die Prüfung der Inneren Verwaltung durch die GPA NRW umfasst die Aufgabenfelder ƒ Finanzbuchhaltung und ƒ Personalmanagement. In Nordrhein-Westfalen ist mit der seit 2009 verbindlich vorgeschriebenen Anwendung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) die Abkehr vom Geldverbrauchskonzept hin zum Ressourcenverbrauchskonzept vollzogen worden. Dieser Systemwechsel in der Haushaltswirtschaft hat zum Teil gravierende Auswirkungen auf das Rechnungswesen, seine Rechnungsgrößen und die Methodik der Rechnungslegung, die wir im Rahmen dieser vergleichenden Prüfung untersuchen. Auch das Personalmanagement ist für öffentliche Verwaltungen in ihrer Eigenschaft als klassische Dienstleistungsträger seit jeher eine bedeutsame Aufgabe. Im Rahmen der Prüfung hierzu untersuchen wir, ob die Voraussetzungen für eine effektive und gleichzeitig effiziente Aufgabenwahrnehmung bei den Kreisen erfüllt sind. Die Prüfung der Finanzbuchhaltung vollzieht sich auf Ebene der Handlungsfelder ƒ Geschäftsbuchführung, ƒ Zahlungsabwicklung und ƒ Vollstreckung. Die Prüfung des Personalmanagements umfasst die Handlungsfelder ƒ Bezüge- und Entgeltabrechnung, ƒ Kindergeld-Bearbeitung, ƒ Personalbetreuung und Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 1 Innere Verwaltung ƒ Personalentwicklung Ziel der Prüfung ist es, die Aufgabenwahrnehmung in den verschiedenen Teilbereichen der Finanzbuchhaltung und des Personalmanagements in Bezug auf den jeweiligen Ressourcenverbrauch und dessen Verhältnis zum Leistungsniveau zu betrachten. Methodischer Ausgangspunkt für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit ist ein Kennzahlenvergleich. Über diese Kennzahlen werden der Ressourceneinsatz (Personal und Finanzen) und das daraus resultierende Leistungsniveau (u. a. Fallzahlen je Stelle) ermittelt und für das jeweilige Handlungsfeld dargestellt. Die Kennzahlenvergleiche orientieren sich allein an den von der GPA NRW festgelegten Aufgabendefinitionen und sind daher unabhängig von der individuellen Organisation des jeweiligen Aufgabenbereiches in der Kreisverwaltung zu sehen. In einem zweiten Schritt haben wir den Grad der Aufgabenerfüllung ermittelt, der mit dem Ergebnis erreicht wird. Die Ermittlung des Aufgabenerfüllungsgrades nehmen wir anhand mehrerer Indikatoren aus verschiedenen Betrachtungsebenen vor. Dabei handelt es sich insbesondere um die Ebenen der ƒ Strukturqualität (Organisation, Aufgabenportfolio), ƒ der Prozessqualität (Gestaltung der Prozessabläufe, digitale Prozesssteuerung, systemimmanente Kontrollen) und ƒ der Ergebnisqualität (u. a. Rechtmäßigkeit des Handelns, Fehlerhäufigkeiten usw.). Diese maßgeblichen Indikatoren untersuchen wir auf Grundlage offener bzw. standardisierter Interviews. Mit Hilfe von Äquivalenzziffern werden die standardisierten Fragen entsprechend ihrer Bedeutung gewichtet, hinsichtlich des Grades der Erfüllung skaliert, in einem prozentualen Erfüllungsgrad zusammengefasst und interkommunal verglichen. In einem dritten Schritt stellen wir das Ergebnis und den Erfüllungsgrad als Gesamtergebnis in einer Matrix dar. In diese Matrix fließen die Werte aller geprüften Kreise in anonymisierter Form ein. Auf diese Weise können wir individuell für jede geprüfte Körperschaft darstellen, wie das ermittelte Ergebnis mit der Qualität der Leistungserfüllung korrespondiert und ob signifikante Abweichungen erkennbar sind. 2 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Zwar lässt sich keine Aussage darüber treffen, ob die Aufgabenerledigung mit dem geringsten Mitteleinsatz – also in konsequenter Umsetzung des Minimalprinzips1 - erfüllt wird. Indem wir aber in relativ großer Detailtiefe qualitative und verfahrensorientierte Aspekte der Aufgabenerledigung beleuchten, sind wir in der Lage, die Wirtschaftlichkeit der wahrgenommenen Aufgaben unter diesem Aspekt zu bewerten. So können wir individuell für den Kreis Euskirchen darstellen, ob das ermittelte Ergebnis im interkommunalen Vergleich mit dem Leistungsniveau korrespondiert oder ob signifikante Abweichungen erkennbar sind. Die Darstellung des Gesamtergebnisses soll in Bezug auf das Verhältnis von Ergebnis und Grad der Aufgabenerfüllung in der Finanzbuchhaltung und im Personalmanagement lediglich eine erste Einschätzung ermöglichen. Die Analyse vollzieht sich dann im Folgenden auf Ebene der Darstellung der o. g. Aufgabenfelder. 1 Grundsätzlich lässt die Erfüllung der Aufgabe auch eine Orientierung an der anderen Variante des Wirtschaftlichkeitsprinzips, nämlich am Maximalprinzip, zu. In diesem Fall wäre bei vorgegebenem Mitteleinsatz das größtmögliche Leistungsniveau anzustreben. In der Realität wird allerdings faktisch meist eine Iteration stattfinden, da sich Mitteleinsatz und Ergebnis im Regelfall gegenseitig beeinflussen. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 3 Innere Verwaltung Managementübersicht Der Kreis Euskirchen erzielt in der Geschäftsbuchführung hinsichtlich der Organisation, der Aufgabenerfüllung und der Kennzahlen gute Ergebnisse. Diese kann er vor allem durch ein Zusammenspiel von zentraler und dezentraler Buchungsautonomie, kombiniert mit hoher Steuerungsqualität, erreichen. Zudem setzt der Kreis viele Vorverfahren ein, so dass der gesamte Buchungsaufwand deutlich reduziert werden kann. Mit der Einführung der neuen Finanzsoftware Infoma sollte der Kreis prüfen, ob sich weitere Optimierungen umsetzen lassen, die in einer Fehlerreduzierung, einer geringen Bearbeitungsdauer der Buchungsvorgänge und damit verbunden möglicherweise auch in einer Steigerung der Leistungsmengen liegen können. In der Zahlungsabwicklung erreicht der Kreis Euskirchen bei der Leistungskennzahl den Benchmark und einen Erfüllungsgrad von hundert Prozent. Die Aufgabenerfüllung und Kennzahlenergebnisse weisen somit auf keine Potenziale oder Optimierungsmöglichkeiten hin. Bei der Vollstreckung kann der Kreis den Benchmark nicht erreichen, dennoch kann das Ergebnis als zufrieden stellend bezeichnet werden. Als Grund für die geringeren Leistungsmengen sehen wir die Ablauforganisation in der Vollstreckung an. Entscheidend ist aber, ob durch die bestehende Organisation die Forderungen des Kreises Euskirchen bestmöglich abgewickelt werden können, um die Liquidität zu sichern. Aus diesem Grund sollte die Aufgabenerfüllung mit der Einführung der neuen Finanzsoftware vor allem durch ein Berichtswesen und Forderungsmanagement optimiert werden. In der Personalabrechnung liegt die Leistungskennzahl ebenfalls unter dem Benchmark. Wir führen dies vor allem auf einen hohen Nachbearbeitungsaufwand in Zusammenhang mit der Erfassung von Wechselschichtzulagen und Überstunden zurück. Durch den Einsatz entsprechender Software und eine Sensibilisierung der zuliefernden dezentralen Facheinheiten sollte dieser Mehraufwand reduziert werden. Die Ergebnisse in der Kindergeldbearbeitung weisen auf geringfügige Potenziale hin. Die vorgesehenen Vereinfachungen laut Entwurf des Steuervereinfachungsgesetzes haben zudem Auswirkungen auf die Aufgabenerfüllung und sollten bei der Organisation und dem Personalbedarf für diese Aufgabe mit berücksichtigt werden. 4 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung In der Personalbetreuung überschreitet der Kreis Euskirchen bei den Leistungsmengen je Stelle den Benchmark. Dies weist auf eine Auslastung in diesem Bereich hin. Stellenüberhänge, die sich aus einer organisatorischen Optimierung der Personalabrechnung und Kindergeldbearbeitung ergeben, können für evtl. Stellenmehrbedarfe bei der Personalbetreuung herangezogen werden. Darüber hinaus können freie Ressourcen für Kooperationen eingesetzt werden. Wissensintensive Aufgabenbereiche (z. B. Kindergeldsachbearbeitung) bieten sich hierfür genauso an wie das so genannte „Massengeschäft“ (z. B. Personalabrechnung), aber auch alle anderen Aufgaben des Personalmanagements sind grundsätzlich für die interkommunale Zusammenarbeit geeignet. Beim untersuchten Teilprodukt Personalentwicklung kann der Kreis Euskirchen die Aufgabenerfüllung noch im Bereich der Prävention und des betrieblichen Eingliederungsmanagements verbessern. Handlungsempfehlungen und Potenziale Handlungsempfehlungen Handlungsfelder Handlungsempfehlung Seite Einführung elektronischen workflow prüfen 11 Finanzbuchhaltung Geschäftsbuchführung Zahlungsabwicklung -- Vollstreckung Forderungsmanagement und Berichtswesen aufbauen 23 Bezüge- und Entgeltabrechnung Workflow optimieren, Auslastung prüfen 32 Kindergeld-Sachbearbeitung Organisatorische Überprüfung der Stellen 38 Personalbetreuung Organisatorische Überprüfung, Stellenbedarfe aus Stellenüberhängen bei der Personalabrechnung und Kindergeldbearbeitung decken 44 Personalentwicklung Prävention und betriebliches Eingliederungsmanagement ausbauen 46 Personalmanagement Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 5 Innere Verwaltung Potenzial an vollzeitverrechneten Stellen Handlungsfelder Stellen Finanzbuchhaltung Geschäftsbuchführung -- Zahlungsabwicklung 0 Vollstreckung 0 Personalmanagement Bezüge- und Entgeltabrechnung 0,78 Kindergeld-Sachbearbeitung 0,13 Personalbetreuung Personalentwicklung Gesamtstellenpotenzial - 0,50 -0,41 Für die Ermittlung des monetären Potenzials berücksichtigen wir Stellenpotenziale ab einer Größenordnung von 0,5 Stellen. Vor diesem Hintergrund ergibt sich kein monetäres Potenzial. 6 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Finanzbuchhaltung Darstellung des Gesamtergebnisses Das Gesamtergebnis Finanzbuchhaltung bilden wir in einer Matrix ab. Ziel dieser Matrix ist die Darstellung des Verhältnisses zwischen eingesetzten Ressourcen und dem Grad der Aufgabenerfüllung. In der Matrixdarstellung wird auf der X-Achse der erreichte Grad der Aufgabenerfüllung abgebildet. Dieser ergibt sich aus den während der Prüfung geführten standardisierten Interviews in den jeweiligen Aufgabenbereichen, die der Abteilung während der Prüfung überlassen wurden. Auf der y-Achse wird die Rangfolge der Kreise bei der Kennzahl „Fehlbetrag Finanzbuchhaltung (ohne Aufwendungen Fachsoftware) je Buchungsposten Kernverwaltung“ abgebildet. Der Fehlbetrag setzt sich aus den Teilergebnissen der einzelnen Produkte zusammen: Fehlbetrag Finanzbuchhaltung je Buchungsposten Kernverwaltung 2009 Handlungsfelder in Euro Geschäftsbuchführung 175.928 Zahlungsabwicklung 281.268 Vollstreckung 253.354 Fehlbetrag Gesamt 710.549 Gesamtzahl der Buchungsposten (Ergebnis- und Anlagenbuchungsposten) 199.538 Fehlbetrag Finanzbuchhaltung je Buchungsposten 3,56 Euro Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 7 Innere Verwaltung Matrixdarstellung des Verhältnisses von Gesamtergebnis und Gesamt-Erfüllungsgrad im interkommunalen Vergleich 2009 Erfüllungsgrad Finanzbuchhaltung in Prozent 60 65 70 75 80 85 90 95 100 Fehlbetrag Finanzbuchhaltung (ohne Aufwendungen Finanzsoftware) je Buchungsposten in Euro 0,00 2,00 4,00 6,00 8,00 10,00 12,00 Der Kreis Euskirchen erreicht mit 86 Prozent einen hohen Erfüllungsgrad in der Finanzbuchhaltung, der Fehlbetrag je Buchungsposten beträgt 3,56 Euro. Die interkommunalen Vergleichswerte liegen wie folgt vor: 8 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Fehlbetrag Finanzbuchhaltung (ohne Aufwendungen Fachsoftware) je Buchungsposten Kernverwaltung im interkommunalen Vergleich 2009 11,82 12 10 Euro 8 6 4 2 3,66 3,56 Mittelwert Kreis Euskirchen 1,19 0 Minimum Maximum Die folgende Analyse, die insbesondere der Frage nachgehen soll, ob eine weitere Erhöhung des prozentualen Grades der Aufgabenerfüllung möglich ist, ohne dass der Kreis Euskirchen seine derzeitige Positionierung im interkommunalen Vergleich aufgeben muss, wird sich insbesondere auf Ebene der einzelnen Aufgabenfelder vollziehen. Geschäftsbuchführung Während das kameralistische Rechnungswesen organisatorisch schwerpunktmäßig eher dezentral ausgerichtet war, ist unter NKFRahmenbedingungen eine deutliche Mehrheit der kommunalen Körperschaften zu einer zentralen Organisation der Geschäftsbuchführung übergegangen. Daneben aber gibt es durchaus auch noch dezentrale bzw. teilzentrale Organisationsformen. Der Umstieg auf NKF erfolgte im Kreis Euskirchen im Jahr 2009, also dem Vergleichsjahr, das wir für die interkommunalen Vergleiche zugrunde legen. Der Kreis Euskirchen hat die Geschäftsbuchführung teilzentral organisiert. Neben einer zentralen Geschäftsbuchführung im Geschäftsbereich I existieren so genannte „Satelliten“ in verschiedenen Facheinheiten, die die Vorkontierung in KIRP vornehmen. Dezentrale Ressourcenverantwor- Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 9 Innere Verwaltung tung und dezentrale KIRP-Buchungsautonomie sind kombiniert mit zentralen Anordnungsbefugnissen. Der folgende Vergleich orientiert sich allein an der von der GPA NRW festgelegten Aufgabendefinition und ist daher unabhängig von der Organisation der Geschäftsbuchführung des Kreises. Zum Aufgabenfeld "Geschäftsbuchführung" zählen wir die Aufgaben: 10 ƒ Prüfung der Vorkontierung von buchungsbegründenden Unterlagen seitens der Buchungskräfte ƒ Buchen von Geschäftsvorfällen auf Bestands- und Erfolgskonten ƒ Buchen der Forderungen und Verbindlichkeiten ƒ Buchen der Stundungen, Niederschlagungen und Erlasse ƒ Erfassung und Pflege von Stammdaten ƒ Führen eines zentralen Rechnungseingangsbuches ƒ Betreuung des Kontenplanes ƒ Durchführung der Anlagenbuchhaltung ƒ Vorbereitung/Mitwirkung bei der Aufstellung des Jahresabschlusses, der Ergebnisrechnung und der Bilanz ƒ Vorbereitung/Mitwirkung bei der Aufstellung des Gesamtabschlusses ƒ Wahrnehmung aller Zusammenhangstätigkeiten, die mit den dargestellten Aufgaben anfallen Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Gegenüberstellung von Ressourcenverbrauch und Grad der Aufgabenerfüllung im interkommunalen Vergleich 2009 Erfüllungsgrad Geschäftsbuchführung in Prozent 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 0,00 Fehlbetrag Geschäftsbuchführung je ErgebnisBuchungspostenKernverwaltung in Euro 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 6,00 Der Kreis Euskirchen erreicht einen Erfüllungsgrad von 80,4 Prozent und einen Fehlbetrag von 0,91 Euro je Ergebnis-Buchungsposten. Aus der Matrixdarstellung ist ersichtlich, dass ein höherer Erfüllungsgrad mit einer Erhöhung des Fehlbetrages verbunden ist. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 11 Innere Verwaltung Grad der Aufgabenerfüllung im Einzelnen Erfüllungsgrad Geschäftsbuchführung ermittelter Punktwert optimaler Punktwert 11 11 0 11 19 25 Hilfsmittel Workflow 4 4 Qualifikation und Leistungssicherung in den Facheinheiten 7 7 Datentransparenz 9 9 EDV allgemein 18 18 Anbindung Vorverfahren 7,5 12 Qualitäts- und Leistungssicherung Buchungskräfte 16 22 Rechtmäßigkeit 21 21 Teilerfüllungsgrade Definition und Dokumentation der Geschäftsabläufe Elektronische Steuerung der Geschäftsabläufe Qualitätssicherung der Geschäftsabläufe insgesamt 112,5 in Prozent 140 80,4 Der Erfüllungsgrad des Kreises Euskirchen kann durch eine vollständige elektronische Steuerung der Geschäftsabläufe gesteigert werden. Diese ist in den meisten Kreisen jedoch noch nicht eingerichtet, so dass sich der Kreis Euskirchen hier nicht von anderen Kreisen unterscheidet. Im Übrigen ergeben sich keine relevanten Ansätze zur Optimierung der Aufgabenerfüllung. Empfehlung Wir empfehlen dem Kreis Euskirchen, mit der Einführung der neuen Finanzsoftware Infoma auch die Einrichtung eines elektronischen Workflows zu prüfen. Die Vorteile des vollständigen elektronischen Workflows liegen in einer Fehlerreduzierung, einer niedrigen Bearbeitungsdauer der Buchungsvorgänge und damit verbunden möglicherweise auch in einer Steigerung der Leistungsmengen. Positiv hervorzuheben ist, dass der Kreis Euskirchen die Geschäftsabläufe definiert und dokumentiert hat und Prozessbeschreibungen für alle relevanten Buchungsarten vorliegen. Dienstanweisungen und Richtlinien 12 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung wurden erstellt. Damit hat der Kreis gute Grundlagen geschaffen, um die ordnungsgemäße Buchführung sicherzustellen. Dies bedingt auch einen höheren, im Einführungsjahr 2009 jedoch auch nachvollziehbar höheren Führungsanteil, der in den Folgejahren zurückgefahren werden soll. Der Fehlbetrag von 0,91 Euro setzt sich zusammen aus 151.283 Euro Personalaufwand, 14.310 Euro Sachaufwand2, 10.335 Euro ITSachaufwand3 und 193.850 Ergebnisbuchungsposten. Im interkommunalen Vergleich ergeben sich folgende Vergleichswerte: Fehlbetrag Geschäftsbuchführung je Ergebnis-Buchungsposten Kernverwaltung im interkommunalen Vergleich 2009 6 5,39 5 Euro 4 3 2 1 1,26 0,91 0,43 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Der Fehlbetrag wird u. a. beeinflusst durch den Grad der Automatisierung (Anteil der Vorverfahren) sowie durch die Prozessgestaltung (digitale Verfahren, Organisation der Vorkontierung / Buchung). Zur Analyse dieser Finanzkennzahl ziehen wir die nachfolgenden Leistungskennzahlen heran: 2 3 stellenanteilige KGSt-Kosten-Pauschale stellenanteilige KGSt-Kosten-Pauschale Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 13 Innere Verwaltung Zahl der Einzel-Ergebnis-Buchungsposten je Vollzeitstelle Geschäftsbuchführung im interkommunalen Vergleich 2009 47.051 45.000 Buchungsposten 40.000 35.000 30.000 25.909 25.000 20.716 20.000 15.000 10.000 5.621 5.000 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Der Leistungskennzahl liegen nach unserer Aufgabendefinition 2,20 Stellenanteile und 57.000 Einzel-Ergebnisbuchungsposten zu Grunde. Der Kreis Euskirchen erreicht hier 25.909 Einzel-ErgebnisBuchungsposten je Vollzeit-Stelle Geschäftsbuchführung und hebt sich mit dieser Leistungsmenge je Stelle deutlich vom Mittelwert ab. Dem Kreis Euskirchen ist es gelungen, durch die teilzentrale Geschäftsbuchführung das zentrale Stellenvolumen in der Geschäftsbuchführung gering zu halten. Dadurch ergibt sich der gute Leistungswert. Beziehen wir in unsere Betrachtung die Vorverfahrensbuchungsposten und Anlagenbuchungsposten mit ein, so erzielt der Kreis Euskirchen ebenfalls hohe Leistungswerte. Der nachfolgenden Leistungskennzahl liegen nach unserer Aufgabendefinition 2,20 Stellenanteile und 199.538 Buchungsposten zu Grunde. 14 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Zahl der Buchungsposten (Ergebnisbuchungsposten und Anlagen-Buchungsposten) je Vollzeitstelle Geschäftsbuchführung im interkommunalen Vergleich 2009 138.000 140.000 138.000 Buchungsposten 120.000 90.699 100.000 73.543 80.000 60.000 40.000 20.000 12.283 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Kreis Euskirchen Euskirchen alter Wert neuer Wert Anteil der Vorverfahren - Verhältnis EinzelErgebnisbuchungsposten an den Ergebnis-Buchungsposten gesamt im interkommunalen Vergleich 2009 100 89 90 80 70 Prozent 70 63 60 50 40 30 23 20 10 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Der Kreis Euskirchen hat einen Anteil der Vorverfahren an den Ergebnisbuchungsposten gesamt (ohne Anlagenbuchungsposten) von 70 Prozent. Die Buchungen aus den Vorverfahren werden zudem über eine programmierte Schnittstelle in die Finanzsoftware transportiert, so dass kein zusätzlicher Buchungsaufwand entsteht. Auch durch diese Maß- Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 15 Innere Verwaltung nahme kann der Kreis mit wenigen Stellenanteilen eine ordnungsgemäße Buchführung sicherstellen. Feststellung Der Kreis Euskirchen hat viele Maßnahmen ergriffen, um die Prozesse in der Geschäftsbuchführung optimal zu gestalten. Zahlungsabwicklung Im Gegensatz zur Buchführung, die in Anlehnung an das Handelsrecht im Zuge der NKF-Einführung weitgehend neu geregelt wurde, folgen die Bestimmungen zur Zahlungsabwicklung im Wesentlichen den bisherigen Regelungen der Gemeindekassenverordnung. Im NKF wird allerdings auf eine eigenständige Gemeindekassenverordnung verzichtet. Aufgrund der engen Verknüpfung von Finanzbuchhaltung und übriger Haushaltswirtschaft sind sie in der GemHVO geregelt. Die Aufgaben der Zahlungsabwicklung sind in § 30 Abs. 1 GemHVO aufgezählt. Hierbei handelt es sich um ƒ die Annahme von Einzahlungen, ƒ die Leistung von Auszahlungen, ƒ die Verwaltung der Finanzmittel und ƒ das Mahnwesen. Die in der GemHVO ebenfalls noch zu den Aufgaben der Zahlungsabwicklung zählende Zwangsvollstreckung untersuchen wir an späterer Stelle in einem gesonderten Teilprodukt. 16 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Gegenüberstellung von Ressourcenverbrauch und Grad der Aufgabenerfüllung im interkommunalen Vergleich 2009 Erfüllungsgrad Zahlungsabw icklung in Prozent 75 80 85 90 95 100 Fehlbetrag Zahlungsabwicklung je angenommener Einzahlung Kernverwaltung in Euro 0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 Im Kreis Euskirchen beträgt der Fehlbetrag Zahlungsabwicklung je angenommener Einzahlung 1,69 Euro, der Erfüllungsgrad liegt bei 100 Prozent. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 17 Innere Verwaltung Erfüllungsgrad Zahlungsabwicklung ermittelter Punktwert optimaler Punktwert Rechtmäßigkeit/Organisation 21 21 Zahlungseingangsprozess 20 20 9 9 Teilerfüllungsgrade Auszahlungsprozess Verwahrung von Wertgegenständen 4 4 Mahnverfahren 9 9 Qualitäts- und Leistungssicherung Zahlungsabwicklung 6 6 69 69 insgesamt in Prozent 100 Fehlbetrag Zahlungsabwicklung je abgewickelter Einzahlung Kernverwaltung im interkommunalen Vergleich 2009 4,00 3,40 3,50 3,00 Euro 2,50 1,87 2,00 1,69 1,50 1,00 0,71 0,50 0,00 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Der Fehlbetrag setzt sich zusammen aus 238.674 Euro Personalaufwand, 24.732 Euro Sachaufwand4, 17.862 Euro IT-Sachaufwand5 und 166135 angenommenen bzw. abgewickelten Einzahlungen. Den Fehlbetrag analysieren wir über die nachfolgende Leistungskennzahl. 4 5 18 stellenanteilige KGSt-Kosten-Pauschale stellenanteilige KGSt-Kosten-Pauschale Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Zahl der angenommenen Einzahlungen je Vollzeit-Stelle Zahlungsabwicklung im interkommunalen Vergleich 2009 84.097 80.000 Einzahlungen 70.000 60.000 50.000 39.077 40.719 41.000 Mittelwert Kreis Euskirchen Benchmark 40.000 30.000 18.791 20.000 10.000 0 Minimum Maximum Der Leistungskennzahl liegen nach unserer Aufgabendefinition 4,08 Stellenanteile und 166.135 Einzahlungen zu Grunde. Der Kreis Euskirchen erreicht mit 40.719 Einzahlungen je Vollzeit-Stelle Zahlungsabwicklung nahezu den Benchmark, so dass sich keine weiteren Optimierungsansätze ergeben. Feststellung Der Kreis Euskirchen ist in der Zahlungsabwicklung gut aufgestellt. Ansätze zur weiteren Optimierung dieses Bereiches sind nicht erkennbar. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 19 Innere Verwaltung Vollstreckung Die Zahlungsabwicklung ist verpflichtet dafür zu sorgen, dass die ausstehenden Forderungen rechtzeitig und vollständig beglichen werden. Auch in diesem Teilprodukt gilt es, eine effektive und effiziente Erfüllung der Aufgaben zu erreichen. Die Beitreibung öffentlich-rechtlicher Forderungen orientiert sich an den Bestimmungen des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes NRW (VwVG NRW). Zivilrechtliche Forderungen werden nach der Zivilprozessordnung vollstreckt. Die Verwaltung kann aber auf Grundlage der Verordnung zur Ausführung des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes (VO VwVG NRW) eine Vollstreckung privatrechtlicher Forderungen auch ohne Erwirkung eines Vollstreckungstitels durchführen. Zum Aufgabenfeld "Vollstreckung" zählen wir folgende Aufgaben: ƒ Vollstreckung öffentlich-rechtlicher und privat-rechtlicher Forderungen Innendienst ƒ Vollstreckung öffentlich-rechtlicher und privat-rechtlicher Forderungen Außendienst ƒ Bearbeitung von Insolvenzen, Versteigerungen usw. ƒ Bearbeitung von Stundungen, Niederschlagungen und Erlasse ƒ Forderungsbewertung und Abschreibung von Forderungen Ziel der überörtlichen Prüfung ist es, den Personaleinsatz, die verfolgten Ansätze und Strategien sowie die Organisation der Vollstreckung unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu betrachten. 20 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Gegenüberstellung von Ressourcenverbrauch und Grad der Aufgabenerfüllung im interkommunalen Vergleich 2009 Erfüllungsgrad Vollstreckung in Prozent 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 5,00 Fehlbetrag Vollstreckung je abgewickelte Forderung Kernverwaltung in Euro 10,00 15,00 20,00 25,00 30,00 35,00 40,00 45,00 50,00 Im Kreis Euskirchen beträgt der Fehlbetrag je abgewickelter Forderung 27,70 Euro, der Erfüllungsgrad liegt bei 82 Prozent. Erfüllungsgrad Vollstreckung ermittelter Punktwert optimaler Punktwert Rechtmäßigkeit/Organisation 7 9 EDV 4 5 Informationsbeschaffung und Informationsweitergabe 6 6 14,5 16 3,5 8 6 6 41 50 Teilerfüllungsgrade Qualitätssicherung Workflow Forderungsmanagement, Berichtswesen Qualitäts- und Leistungssicherung Vollstreckung insgesamt in Prozent Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 82 21 Innere Verwaltung Optimierungsmöglichkeiten der Aufgabenerfüllung werden weiter unten im Rahmen der Analyse der Leistungskennzahl aufgezeigt. Fehlbetrag Vollstreckung je abgewickelter Forderung Kernverwaltung im interkommunalen Vergleich 2009 38,29 40 35 27,83 30 27,70 Euro 25 20 15 13,27 10 5 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Der Fehlbetrag von 27,70 Euro setzt sich zusammen aus 290.196 Euro Personalaufwand, 31.860 Euro Sachaufwand6, 23.010 Euro ITSachaufwand7, 91.526 Euro Erträgen aus Nebenforderungen und 9.154 abgewickelten Forderungen. Zur Analyse dieses Fehlbetrages ziehen wir die nachfolgende Leistungskennzahl heran: 6 7 22 stellenanteilige KGSt-Kosten-Pauschale stellenanteilige KGSt-Kosten-Pauschale Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Abgewickelte Forderungen je Vollzeit-Stelle Vollstreckung Innendienst im interkommunalen Vergleich 2009 3.037 3.100 2.400 Forderungen 2.600 1.919 2.100 1.750 1.600 1.100 998 600 100 -400 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Benchmark Der Leistungskennzahl liegen 5,23 Stellen gemäß unserer Aufgabendefinition und 9.154 abgewickelte Forderungen zu Grunde. Der Kreis Euskirchen erreicht eine Leistungskennzahl von 1.750 abgewickelten Forderungen je Vollzeit-Stelle Vollstreckung Innendienst. Die Aufgabenerfüllung im Kreis Euskirchen ist vor allem dadurch geprägt, dass zunächst alle Forderungen vom Innendienst bearbeitet und erst nach Ausschöpfung aller Handlungsmöglichkeiten an den Außendienst der kreisangehörigen Kommunen abgegeben werden. Der Innendienst übernimmt in diesem Fall zumindest teilweise Aufgaben, die ansonsten ein (eigener oder fremder) Außendienst erledigen würde. Da der Kreis Forderungspfändungen vorrangig vor Vollstreckungsaufträgen einsetzt und hierfür die notwendigen Recherchen selbst durchführt, entsteht im Innendienst zunächst mehr Aufwand. Insofern ist es nachvollziehbar, dass der Kreis Euskirchen einen höheren Personaleinsatz stellen muss und ein Erreichen des Benchmarks fraglich ist. Bei einer Abkehr von dem im Kreis Euskirchen praktizierten Vollstreckungskonzept würde der Erfüllungsgrad abnehmen. Entscheidend ist aber, ob durch die bestehende Organisation die Forderungen des Kreises Euskirchen bestmöglich abgewickelt werden können, um die Liquidität zu sichern. Aus diesem Grund kann die Aufgabenerfüllung in nachfolgenden Punkten optimiert werden: Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 23 Innere Verwaltung ƒ Berichtswesen im Forderungsmanagement mit Kennzahlen zu bestehenden, erledigten und nicht realisierbaren Forderungen einrichten (Frage 22) ƒ durchschnittliche Dauer des Vollstreckungsvorgangs (von Übergabe zur Vollstreckung bis zur Beendigung durch Zahlung, Niederschlagung usw.) erheben (Frage 29) Es besteht eine Dienstanweisung über Zuständigkeitsregelungen in Vollstreckungsangelegenheiten sowie ein Ablaufplan über die Verfahrensschritte in der Vollstreckung, soweit sich die Vollstreckung auf Maßnahmen aus dem Vollstreckungsprogramm Avviso bezieht. Der Kreis Euskirchen ist damit hinsichtlich der organisatorischen und rechtlichen Anforderungen sehr gut aufgestellt, aber auch der workflow ist gut organisiert. Des Weiteren können folgende, zum Teil nicht beeinflussbare Faktoren für die Abwicklung von Forderungen eine Rolle spielen: ƒ Schuldnerstruktur, Anteil von Mehrfachschuldnern ƒ Anteil von Forderungen, bei denen die Schuldner nicht zahlungsfähig sind; Forderungsstruktur ƒ Hiervon abhängig auch die Dauer des Vollstreckungsvorgangs ƒ Organisation von Stundung, Niederschlagung und Erlass (zentral, teilzentral, dezentral) und Umgang mit diesen Maßnahmen Auffallend ist im Kreis Euskirchen, dass der überwiegende Teil der Stellen in der Vollstreckung mit der Entgeltgruppe EG 6 bewertet sind, während im interkommunalen Vergleich der Hauptanteil der Stellenbewertung bei EG 8 liegt. KIWI-Bewertung Finanzbuchhaltung Ist-Situation 24 ƒ Kennzahlen im intrakommunalen Verlauf konnten nicht dargestellt werden, da der Kreis erst 2009 auf NKF umgestellt hat. ƒ Im interkommunalen Vergleich 2009 erreicht der Kreis Euskirchen bei der Geschäftsbuchführung ein überdurchschnittlich gu- Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung tes Ergebnis, bei der Zahlungsabwicklung liegt er am Benchmark. Die beschriebene gute Organisationsstruktur in der Vollstreckung und der hohe Grad der Aufgabenerfüllung können für die leicht unterdurchschnittliche Positionierung bei der Leistungskennzahl eine Rolle spielen. ƒ Es besteht in allen Teilbereichen eine gute Datentransparenz, die lediglich im Bereich der Vollstreckung durch ein Berichtswesen optimiert werden könnte. ƒ Die Generierung effektiver Prozesse setzt voraus, dass die Geschäftsabläufe zwischen den betroffenen Organisationseinheiten klar beschrieben sind und dass Zuständigkeiten sowie Befugnisse eindeutig geregelt sind. Beim Kreis Euskirchen ist dies der Fall, sodass die Organisation der Finanzbuchhaltung als gut bezeichnet werden kann. Handlungsempfehlungen ƒ Elektronischen workflow mit der Einführung der neuen Finanzsoftware Infoma prüfen ƒ Forderungsmanagement und Berichtswesen in der Vollstreckung aufbauen; die neue Software sollte diesen Anforderungen Rechnung tragen KIWI Bewertung Angesichts der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir den Aufgabenbereich „Finanzbuchhaltung“ mit dem Index 4. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 25 Innere Verwaltung Personalmanagement Darstellung des Gesamtergebnisses Auch das Gesamtergebnis Personalmanagement bilden wir in einer Matrix ab. Ziel dieser Matrix ist die Darstellung des Verhältnisses zwischen eingesetzten Ressourcen und dem Grad der Aufgabenerfüllung. In der Matrixdarstellung wird auf der X-Achse der erreichte Grad der Aufgabenerfüllung abgebildet. Dieser ergibt sich aus den während der Prüfung geführten standardisierten Interviews in den jeweiligen Aufgabenbereichen, die der Abteilung während der Prüfung überlassen wurden. Auf der y-Achse wird die Rangfolge der Kreise bei der Kennzahl „Fehlbetrag Personalmanagement je betreutem Beschäftigten Kernverwaltung“ abgebildet. Der Fehlbetrag setzt sich aus den einzelnen Ergebnissen der Teilprodukte zusammen: Fehlbetrag Personalmanagement je betreutem Beschäftigten Kernverwaltung 2009 Handlungsfelder in Euro Bezüge- und Entgeltabrechnung 125.980 Kindergeldsachbearbeitung Personalbetreuung 26 23.055 121.161 Personalentwicklung 141.213 Fehlbetrag Personal Gesamt 411.410 Gesamtzahl der betreuten Beschäftigten Kernverwaltung 790 Beschäftigte Fehlbetrag Personalmanagement je betreutem Beschäftigen Kernverwaltung 521 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Matrixdarstellung des Verhältnisses von Gesamtergebnis und Gesamt-Erfüllungsgrad im interkommunalen Vergleich 2009 Erfüllungsgrad Personalm anagem ent in Prozent 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 Fehlbetrag Personalmanagement je betreutem Beschäftigten Kernverwaltung in Euro 300 450 600 750 900 1.050 Der Fehlbetrag Personalmanagement je betreuten Beschäftigten beträgt 521 Euro, der Erfüllungsgrad liegt bei 89,6 Prozent. Mit dem Kennzahlenergebnis positioniert sich der Kreis Euskirchen im interkommunalen Vergleich wie folgt: Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 27 Innere Verwaltung Fehlbetrag Personalmanagement je betreuten Beschäftigten Kernverwaltung im interkommunalen Vergleich 2009 1.079 1.000 800 Euro 632 600 400 521 371 200 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Dieses Gesamtergebnis wird im Folgenden auf der Ebene der einzelnen Aufgabenfelder analysiert. Bezüge- und Entgeltabrechnung Unter der Bezüge- und Entgeltabrechnung verstehen wir die Berechnung, Zahlbarmachung und Prüfung von Bezügen und Entgelten einschließlich Steuer- bzw. Sozialversicherungsangelegenheiten sowie aller Zusammenhangstätigkeiten. Neben der originären Bezüge- und Entgeltabrechnung zählen wir folgende weitere Aufgaben dazu: 28 ƒ Durchführung der monatlichen Gesamtabrechnung, ƒ Ermittlung von Rückstellungen (Pensions-, laubs- und Überstundenrückstellungen), ƒ Durchführung von Prüfroutinen (Vier-Augen-Prinzip), ƒ Ermittlung von Zulagen auf Grundlage der leistungsorientierten Bezahlung und ƒ Prüfung der Entgeltfortzahlungspflicht. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Altersteilzeit, Ur- Innere Verwaltung Der Kreis Euskirchen hat die Bezüge- und Entgeltabrechnung teilweise auf Spezialarbeitsplätzen und teilweise auf Mischarbeitsplätzen zentral innerhalb des Geschäftsbereiches I organisiert. Die Stelleninhaber/innen der Mischarbeitsplätze sind neben der Personalabrechnung noch für das Immobilienmanagement, Rentenanträge, die Kindergeldbearbeitung und die Ausbildungsbetreuung zuständig. Die Aufgabe wird ausschließlich mit eigenem Personal erledigt; in geringem Umfang werden Abrechnungsfälle für Dritte wahrgenommen, für die der Kreis Euskirchen einen angemessenen Ertrag erhält. Gegenüberstellung von Ressourcenverbrauch und Grad der Aufgabenerfüllung im interkommunalen Vergleich 2009 Erfüllungsgrad Bezüge- u. Entgeltabrechnung in Prozent 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 Fehlbetrag Bezüge- u. Entgeltabrechnung je Abrechnungsfall Kernverwaltung in Euro 3 5 8 10 13 15 18 20 Dem Erfüllungsgrad von rund 91 Prozent steht ein Fehlbetrag von 13,29 Euro je Abrechnungsfall gegenüber. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 29 Innere Verwaltung Erfüllungsgrad Bezüge- und Entgeltabrechnung ermittelter Punktwert optimaler Punktwert Qualitätssicherung 8 10 EDV-Benutzerprofile 9 9 Teilerfüllungsgrade Systemimmanente Kontrollen 14 14 Dokumentation 6 6 Überprüfung der Anspruchsvoraussetzungen für die Gewährung familienbezogener Bezügebestandteile 2 4 Interne Revision 2 2 insgesamt 41 in Prozent 45 91,1 Der Erfüllungsgrad kann durch folgende Maßnahmen optimiert werden: ƒ Überprüfung der Anspruchsvoraussetzungen für die Gewährung familienbezogener Bezügebestandteile (Frage 20) Der Fehlbetrag von 13,29 Euro setzt sich zusammen aus 107.104 Euro Personalaufwand, 11.448 Euro Sachaufwand8, 8.268 Euro ITSachaufwand9, 840 Euro Erträge10 und 9.480 Abrechnungsfällen. Die Fehlbetrag Bezüge- und Entgeltabrechnung je Abrechnungsfall stellt sich im interkommunalen Vergleich wie folgt dar: 8 stellenanteilige KGSt-Kosten Pauschale stellenanteilige KGSt-Kosten Pauschale 10 Ertrag für die Aufgabenwahrnehmung für Dritte 9 30 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Fehlbetrag Bezüge- und Entgeltabrechnung je Abrechnungsfall Kernverwaltung im interkommunalen Vergleich 2009 15,72 15 13,29 10,34 Euro 10 4,93 5 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Zur Analyse dieses Fehlbetrags untersuchen wir das quantitative Stellenvolumen anhand der Leistungskennzahl „Zahl der Abrechnungsfälle je Vollzeit-Stelle Bezüge- und Entgeltabrechnung“. Der Kennzahl liegen 1,92 Stellen und 9.552 Abrechnungsfälle zu Grunde. Im interkommunalen Vergleich werden folgende Leistungsmengen festgestellt: Zahl der Abrechnungsfälle je Vollzeit-Stelle Bezüge- und Entgeltabrechnung (quantitatives Stellenniveau) im interkommunalen Vergleich 2009 13.920 Abrechnungsfälle 12.500 9.000 10.000 7.055 7.500 5.000 4.975 3.943 2.500 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Benchmark 31 Innere Verwaltung Der Kreis Euskirchen erreicht mit 4.975 Abrechnungsfällen je Stelle weder den Mittelwert von 7.055 noch den Benchmark von 9.000. Wir haben in den Vergleichskreisen analysiert, ob sich mit steigenden absoluten Fallzahlen die Leistungskennzahlen verbessern, um hieraus Schlüsse auf das Ergebnis des Kreises Euskirchen ziehen zu können. Der Kreis Euskirchen als vergleichsweise kleiner Kreis gehört mit 9.552 Abrechnungsfällen (im Jahr 2009) eher zu den Kreisen mit niedrigen absoluten Leistungsmengen. Die Analyse der Leistungskennzahl „Abrechnungsfälle je Stelle“ in allen Vergleichskreisen zeigt aber keinen erkennbaren Zusammenhang (auch kleine Kreise mit niedrigen Fallzahlen erreichen gute Kennzahlenwerte und umgekehrt können Kreise mit hohen Fallzahlen niedrige Leistungsmengen je Stelle erreichen). Aus der nachfolgenden Klassierung ist erkennbar, wie sich die Kennzahlenergebnisse der Vergleichskreise verteilen: Zahl der Abrechnungsfälle je Vollzeit-Stelle Bezüge- und Entgeltabrechnung in Klassen unter 5.500 5.500 bis unter 7.000 7.000 bis unter 8.500 8.500 bis unter 10.000 ab 10.000 7 6 7 3 3 Im Kreis Euskirchen sind für Einrichtungen wie der Rettungsdienst, Bauhof und das Abfallwirtschaftszentrum Personalabrechnungen durchzuführen. In solchen Einrichtungen fallen häufig Wechselschichten und Überstunden an. Diese unständigen Abrechnungsbestandteile müssen monatlich berücksichtigt und angepasst werden. Hierbei werden in der Regel Zeitzuschläge anhand der abgegebenen Erfassungsbögen überprüft, berechnet und eingegeben. Dies ist mit höheren Zeitressourcen verbunden, als z.B. die Abrechnung der Beamten. Insofern muss der Kreis Euskirchen für die Abrechnung des Personals der o. g. Einrichtungen mehr Ressourcen aufwenden. Der Einfluss und der Mehraufwand für die Personalabrechnung, der durch Einrichtungen wie Rettungsdienst, Bauhof etc. verursacht wird, waren allgemein nicht messbar und führten somit in der Analyse nicht weiter. Der Umfang und die Menge derartiger Einrichtungen sowie der workflow bei der Personalabrechnung, vor allem aber die Vorbereitung der Daten für die zentrale Personalbrechnungsstelle können in den Kreisverwaltungen variieren. Ein Indiz für die niedrige Leistungskennzahl beim Kreis Euskirchen könnte die qualitative Vorbereitung der für die Personalabrechnung erforderlichen Daten dieser speziellen Organisati- 32 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung onseinheiten sein und der daraus resultierende Mehraufwand für die Personalabrechnung. Die Personalabrechnung kann durch den Einsatz spezieller FachSoftware unterstützt werden, die in den dezentralen Einrichtungen genutzt wird. Die hieraus gewonnen Informationen werden über Schnittstellen in das Personalabrechnungsprogramm transferiert. Ein Kreis nutzt die v. g. Softwarelösungen und gehört zu den Benchmarkkreisen. Andere Kreise bereiten die Daten wie beschrieben über ausgefüllte Excel-Tabellen auf und können dennoch den Benchmark erreichen. Empfehlung Der Kreis Euskirchen sollte den Einsatz spezieller Software zur Unterstützung des workflows prüfen (Daten- und Informationsübermittlung an die Personalabrechnung von dezentralen Organisationseinheiten, in denen Wechselschichten anfallen und Zeitzuschläge sowie Überstunden zu berechnen sind). Alternativ sollte der Kreis diesen Workflow über allgemeine Software (z. B. excel, access) optimieren und die zuliefernden Organisationseinheiten sensibilisieren. Hierfür bieten sich auch entsprechende Schulungen in den dezentralen Organisationseinheiten an. Ein weiteres Indiz für die geringe Leistungsmenge im Kreis Euskirchen könnte eine unterschiedlich hohe Auslastung der Mitarbeiter/-innen der Personalabrechnung sein. Empfehlung Wir empfehlen, die Fallzahlen und die Auslastung je Mitarbeiter/in der Personalabrechnung zu prüfen. Wir gehen davon aus, dass der Kreis Euskirchen bei Umsetzung der beiden Empfehlungen höhere Leistungsmengen je Stelle und damit den Benchmark erreichen kann. In diesem Fall kann der Kreis Euskirchen folgendes Stellenpotenzial generieren: Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 33 Innere Verwaltung Quantifizierung des Potenzials Bezüge- und Entgeltabrechnung im IKO-Vergleichsjahr 2009 Bezeichnung Zahl der Abrechnungsfälle je Vollzeitstelle Bezüge- und Entgeltabrechnung Kreis Euskirchen Benchmark Anzahl der Abrechnungsfälle insgesamt im Kreis Euskirchen benötigte vz-Stellen für Bezüge- und Entgeltabrechnung bei Zugrundelegung des Benchmarks Anzahl der vz-Stellen für Bezüge- und Entgeltabrechnung im Kreis Euskirchen Differenz zwischen tatsächlicher Anzahl vz-Stellen und vz-Stellen bei Zugrundelegung des Benchmarks Wert 4.975 A1 9.000 A2 9.480 A3 1,05 St1; Formel: A3 : A2 1,92 St2 0,87 St3; Formel: St2 – St1 Stellenpotenzial absolut 0,87 Auf der Basis der Beschäftigtenzahlen des Jahres 2009 werden durch die Gründung des jobcenters die Abrechnungsfälle für das Jahr 2011 um hochgerechnet 768 auf 10.248 ansteigen. Dies ist bei der Potenzialberechnung wie folgt zu berücksichtigen: Quantifizierung des Potenzials Bezüge- und Entgeltabrechnung Entwicklung 2011 Bezeichnung Zahl der Abrechnungsfälle je Vollzeitstelle Bezüge- und Entgeltabrechnung Kreis Euskirchen Benchmark Anzahl der Abrechnungsfälle insgesamt im Kreis Euskirchen benötigte vz-Stellen für Bezüge- und Entgeltabrechnung bei Zugrundelegung des Benchmarks Anzahl der vz-Stellen für Bezüge- und Entgeltabrechnung im Kreis Euskirchen Differenz zwischen tatsächlicher Anzahl vz-Stellen und vz-Stellen bei Zugrundelegung des Benchmarks Wert 5.338 A1 9.000 A2 10.248 A3 1,14 St1; Formel: A3 : A2 1,92 St2 0,78 St3; Formel: St2 – St1 Stellenpotenzial absolut 34 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 0,78 Innere Verwaltung Unter Berücksichtigung der aktuellen Entwicklung der Beschäftigtenzahlen haben wir ein Stellenpotenzial von 0,78 Stellen ermittelt. Empfehlung Der Kreis Euskirchen sollte prüfen, ob dieses Potenzial ganz oder teilweise zur Verstärkung bei der Personalbetreuung eingesetzt werden kann (siehe Ausführungen zum Thema Personalbetreuung). In diesem Zusammenhang empfehlen wir dem Kreis, beide Bereiche, also sowohl die Personalabrechnung als auch die Personalbetreuung organisatorisch hinsichtlich der Aufgabenverteilung und des workflows zu untersuchen. Hierbei sollte der Kreis auch die Kindergeldbearbeitung mit in die Untersuchung einbeziehen, da es sich hier um einen Mischarbeitsplatz handelt, der u. a. für die Personalabrechnung mit zuständig ist (siehe Ausführungen zum Thema Kindergeldbearbeitung). Kindergeldbearbeitung Wir verstehen unter Kindergeld-Bearbeitung alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Prüfung, Berechnung und Zahlbarmachung von Kindergeldansprüchen einschließlich aller Zusammenhangstätigkeiten. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 35 Innere Verwaltung Gegenüberstellung von Ressourcenverbrauch und Grad der Aufgabenerfüllung im interkommunalen Vergleich 2009 Erfüllungsgrad Kindergeld-Bearbeitung in Prozent 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 Fehlbetrag Kindergeld-Bearbeitung je Kindergeld-Zahlfall Kernverwaltung in Euro 20 30 40 50 60 70 80 90 Der Kreis Euskirchen erreicht einen Fehlbetrag je Kindergeld-Zahlfall von 54,63 Euro und einen Erfüllungsgrad von 97,4 Prozent. Hinsichtlich des Erfüllungsgrades ergeben sich keine Optimierungsnotwendigkeiten. Erfüllungsgrad Kindergeldbearbeitung ermittelter Punktwert optimaler Punktwert Organisatorische Anforderungen 12 12 Materiell-verfahrensrechtliche Anforderungen 51 51 Qualitäts- und Leistungssicherung 12 14 insgesamt 75 Teilerfüllungsgrade in Prozent 36 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 77 97,4 Innere Verwaltung Der Fehlbetrag von 54,63 Euro setzt sich zusammen aus 19.335 Euro Personalaufwand, 2.160 Euro Sachaufwand11, 1.560 Euro ITSachaufwand12 und 422 Kindergeld-Zahlfällen. Fehlbetrag Kindergeld-Bearbeitung je Kindergeld-Zahlfall Kernverwaltung im interkommunalen Vergleich 2009 81,31 80 70 60 54,63 44,99 Euro 50 40 30 25,14 20 10 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Zur Analyse dieses Fehlbetrags untersuchen wir das quantitative Stellenvolumen anhand der Leistungskennzahl „Zahl der KindergeldZahlfälle je Vollzeit-Stelle Kindergeldbearbeitung“. Der Kennzahl liegen 0,35 Stellen und 422 Kindergeld-Zahlfälle zu Grunde. Im interkommunalen Vergleich werden folgende Leistungsmengen festgestellt: 11 12 stellenanteilige KGSt-Kosten Pauschale stellenanteilige KGSt-Kosten Pauschale Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 37 Innere Verwaltung Kindergeld-Zahlfälle je Vollzeit-Stelle Kindergeld-Bearbeitung (quantitatives Stellenniveau) im interkommunalen Vergleich 2009 3.200 3.000 Zahlfälle 2.500 1.900 2.000 1.619 1.500 1.000 1.206 739 500 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Benchmark Der Kreis Euskirchen erreicht 1.206 Zahlfälle je Stelle. Die Kennzahlenergebnisse der Vergleichskreise verteilen sich wie folgt: Kindergeld-Zahlfälle je Vollzeit-Stelle Kindergeld in Klassen unter 750 750 bis unter 1.250 1.250 bis unter 1.750 1.750 bis unter 2.250 ab 2.250 1 8 4 10 2 Die Aufgabe der Kindergeldsachbearbeitung ist im Kreis Euskirchen auf Mischarbeitsplätzen organisiert (siehe Ausführungen zum Thema Personalabrechnung). Bei der Bearbeitung der Kindergeld-Zahlfälle und den Leistungsmengen können die folgenden Faktoren eine Rolle spielen: ƒ Anteil der über 18-jährigen Kinder an den Fallzahlen (aufwendige Fälle) ƒ Langjährige Berufserfahrung der zuständigen Mitarbeiter/-innen Gemessen am Benchmark errechnet sich für den Kreis Euskirchen das nachfolgende Stellenpotenzial: 38 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Quantifizierung des Stellenpotenzials Kindergeldbearbeitung im IKO-Vergleichsjahr 2009 Bezeichnung Wert Zahl der KindergeldZahlfälle je Vollzeit-Stelle Kindergeldbearbeitung Kreis Euskirchen 1.206 A1 Benchmark 1.900 A2 Anzahl der KindergeldZahlfälle insgesamt im Kreis Euskirchen 422 A3 benötigte Vollzeit-Stellen für die Kindergeldbearbeitung bei Zugrundelegung des Benchmarks 0,22 St1; Formel: A3 : A2 Anzahl der Vollzeit-Stellen für die Kindergeldbearbeitung im Kreis Euskirchen 0,35 St2 Differenz zwischen tatsächlicher Anzahl Vollzeit-Stellen und Vollzeit-Stellen bei Zugrundelegung des Benchmarks 0,13 St3; Formel: St2 – St1 Stellenpotenzial absolut 0,13 Aufgrund der aktuellen Entwicklung der Beschäftigtenzahlen kann mit einem Anstieg der Kindergeldzahlfälle gerechnet werden. Hierdurch verringert sich das ermittelte Stellenpotenzial entsprechend. Empfehlung Wie bereits beim Thema Personalabrechnung beschrieben sollte der Kreis Euskirchen die Stellen der Personalabrechnung, der Kindergeldbearbeitung und der Personalbetreuung hinsichtlich der Auslastung und des workflows organisatorisch überprüfen, um den Benchmark erreichen zu können. Der Kreis Euskirchen sollte zudem prüfen, ob die o. g. Faktoren eine Rolle spielen. Die vorgesehenen Vereinfachungen laut Entwurf des Steuervereinfachungsgesetzes haben zudem Auswirkungen auf die Aufgabenerfüllung und sollten bei der Organisation und dem Personalbedarf für diese Aufgabe mit berücksichtigt werden. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 39 Innere Verwaltung Personalbetreuung Unter Personalbetreuung verstehen wir die zentrale bzw. dezentrale Durchführung aller personenbezogenen administrativen Erfordernisse im Zusammenhang mit folgenden Ereignissen: ƒ Einstellung einschließlich Auswahlverfahren, ƒ Arbeitsplatzwechsel einschließlich evtl. Auswahlverfahren, ƒ Versetzung/Umsetzung einschließlich evtl. Auswahlverfahren, ƒ Beförderung, Kündigung und sonstige Austritte, ƒ Disziplinarverfahren, Führen der Personalakte, ƒ Nachversicherung von ausgeschiedenen Beamten, ƒ Vorbereitung von Ausschussvorlagen, ƒ Bearbeitung von Altersteilzeit-Angelegenheiten, ƒ Bearbeitung von Nebentätigkeits-Angelegenheiten, ƒ Durchführung statistischer Auswertungen, ƒ Schwerbehindertenangelegenheiten (Arbeitgeber) und Personalratsangelegenheiten (Arbeitgeber). Dazu gehören auch die Beratung und Information der Mitarbeiter und Führungskräfte zu Rechten und Pflichten im Zusammenhang mit den jeweiligen Beschäftigungsverhältnissen. 40 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Gegenüberstellung von Ressourcenverbrauch und Grad der Aufgabenerfüllung im interkommunalen Vergleich 2009 Erfüllungsgrad Personalbetreuung in Prozent 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 50 Fehlbetrag Personalbetreuung je betreutem Beschäftigten Kernverwaltungin Euro 100 150 200 250 300 350 400 450 Der Kreis Euskirchen erreicht einen Fehlbetrag je betreuten Beschäftigten von 159 Euro und einen Erfüllungsgrad von 89,1 Prozent. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 41 Innere Verwaltung Erfüllungsgrad Personalbetreuung ermittelter Punktwert optimaler Punktwert Führen von Personalakten 13 16 Nebentätigkeitsrecht 8 8 12 12 4 4 Teilerfüllungsgrade Zusammenarbeit mit Personalrat und Schwerbehindertenvertretung Gesamtsteuerung Prozessorganisation 9 9 EDV-Benutzerprofile 12 12 Systemanforderungen 18 21 Qualitäts- und Leistungssicherung insgesamt 6 10 82 92 in Prozent 89,1 Der Erfüllungsgrad des Kreises Euskirchen kann durch folgende Maßnahmen optimiert werden: ƒ Vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten anlegen (§ 84 Abs. 1 LBG) (Frage 5) ƒ sicherstellen, dass sich in den Personalakten keine Daten anderer Mitarbeiter befinden (Frage 8) ƒ in das Personalbetreuungssystem auch Elemente der Personalentwicklung einbauen (Datum Mitarbeitergespräche, Fortbildungen, Qualifikationen, Beurteilungen), so dass eine Nutzung als umfassendes Personalinformationssystem möglich ist (Frage 33) Hinsichtlich des ermittelten Fehlbetrages liegen folgende interkommunalen Vergleichswerte vor: 42 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Fehlbetrag Personalbetreuung je betreuten Beschäftigten Kernverwaltung 430 400 Euro 300 257 200 100 159 85 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Der Fehlbetrag von 159 Euro setzt sich zusammen aus 103.491 Euro Personalaufwand, 10.260 Euro Sachaufwand13, 7.410 Euro ITSachaufwand14 und 761 betreuten Beschäftigten. Der niedrige Fehlbetrag des Kreises Euskirchen wird über die Leistungskennzahl „betreute Beschäftigte je Vollzeit-Stelle Personalbetreuung“ analysiert. Den 761 betreuten Beschäftigen stehen 1,80 Stellen gegenüber. 13 14 stellenanteilige KGSt-Kosten Pauschale stellenanteilige KGSt-Kosten Pauschale Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 43 Innere Verwaltung Betreute Beschäftigte je Vollzeit-Stelle Personalbetreuung (quantitatives Stellenniveau) im interkommunalen Vergleich 2009 999 1.000 Beschäftigte 750 500 423 357 250 375 169 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Benchmark Die Einzelergebnisse verteilen sich wie folgt: betreute Beschäftigte je Vollzeit-Stelle Personalbetreuung in Klassen unter 200 200 bis unter 300 300 bis unter 400 400 bis unter 500 ab 500 3 9 10 2 3 Das Ergebnis des Kreises Euskirchen von 423 betreuten Beschäftigten je Stelle liegt über dem Mittelwert und über dem Benchmark, den wir bei 375 angesetzt haben. Gemessen am Benchmark ergibt sich ein negatives Potenzial. 44 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Quantifizierung des Stellenpotenzials Personalbetreuung im IKO-Vergleichsjahr 2009 Bezeichnung Wert Zahl der betreuten Beschäftigten je Vollzeit-Stelle Personalbetreuung Kreis Euskirchen 423 A1 Benchmark 375 A2 Anzahl der betreuten Beschäftigten insgesamt im Kreis Euskirchen 761 A3 benötigte Vollzeit-Stellen für die Personalbetreuung bei Zugrundelegung des Benchmarks 2,03 St1; Formel: A3 : A2 Anzahl der Vollzeit-Stellen für die Personalbetreuung im Kreis Euskirchen 1,80 St2 - 0,23 St3; Formel: St2 – St1 Differenz zwischen tatsächlicher Anzahl Vollzeit-Stellen und Vollzeit-Stellen bei Zugrundelegung des Benchmarks Stellenpotenzial absolut - 0,23 Aufgrund des prognostizierten Anstiegs der Beschäftigtenzahlen für das Jahr 2011 um ca. 100 wird sich das Potenzial wie folgt verändern: Quantifizierung des Stellenpotenzials Personalbetreuung 2011 Bezeichnung Wert Zahl der betreuten Beschäftigten je Vollzeit-Stelle Personalbetreuung Kreis Euskirchen 478 A1 Benchmark 375 A2 Anzahl der betreuten Beschäftigten insgesamt im Kreis Euskirchen 861 A3 benötigte Vollzeit-Stellen für die Personalbetreuung bei Zugrundelegung des Benchmarks 2,30 St1; Formel: A3 : A2 Anzahl der Vollzeit-Stellen für die Personalbetreuung im Kreis Euskirchen 1,80 St2 - 0,50 St3; Formel: St2 – St1 Differenz zwischen tatsächlicher Anzahl Vollzeit-Stellen und Vollzeit-Stellen bei Zugrundelegung des Benchmarks Stellenpotenzial absolut - 0,50 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 45 Innere Verwaltung Empfehlung Sofern der Kreis Euskirchen im Bereich der Personalbetreuung einen zusätzlichen Stellenbedarf sieht, sollte er diesen aus den Bereichen der Personalabrechnung und Kindergeldbearbeitung decken (siehe hierzu Ausführungen zu diesen Themen). Personalentwicklung Unter Personalentwicklung verstehen wir die zentrale bzw. dezentrale Wahrnehmung folgender drei Aufgabenfelder: ƒ Personalentwicklung im engeren Sinne: Planung, Erstellung und Umsetzung von Personalentwicklungs- bzw. Personalbedarfsplanungskonzepten (ohne Reisekostenabrechnung), Aufstellen allgemeiner Regelungen zum Beurteilungswesen (auch LOB und andere Leistungszuschläge) sowie Planung, Erstellung und Umsetzung von Fort- bzw. Weiterbildungskonzepten. ƒ Ausbildung: Planung, Erstellung, Umsetzung und Fortschreibung eines Ausbildungskonzeptes einschließlich Gewinnung und Betreuung von Nachwuchskräften, Planung und Koordination der Ausbildungsabläufe und Ausbildungsinhalte. ƒ Prävention und betriebliches Eingliederungsmanagement: Betriebsmedizinischer Dienst, Betriebliches Gesundheitsmanagement (Verhaltensprävention, Verhältnisprävention, betriebliches Eingliederungsmanagement) einschließlich Verwaltungstätigkeiten. In der nachfolgenden Matrix sind die Teilergebnisse dieser drei Aufgabenfelder zusammenfassend dargestellt. 46 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Gegenüberstellung von Ressourcenverbrauch und Grad der Aufgabenerfüllung im interkommunalen Vergleich 2009 Erfüllungsgrad Personalentw icklung in Prozent 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 0 Fehlbetrag Personalentwicklung je betreutem Beschäftigten Kernverwaltung in Euro 50 100 150 200 250 300 350 400 450 500 550 600 Der Kreis Euskirchen erreicht einen Fehlbetrag von 179 Euro je betreuten Beschäftigten und einen Erfüllungsgrad von 81,9 Prozent. Erfüllungsgrad Personalentwicklung ermittelter Punktwert optimaler Punktwert Strategische Personalentwicklung 33 37 Aus- und Weiterbildung 14 20 Prävention und betriebliches Eingliederungsmanagement 21 26 insgesamt 68 83 Teilerfüllungsgrade in Prozent Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 81,9 47 Innere Verwaltung Hinsichtlich der Aufgabenerfüllung ergeben sich folgende Optimierungsmöglichkeiten: Aus- und Weiterbildung: ƒ Bewerberauswahl nach modernen Verfahren (wie beispielsweise Assessment-Center) durchführen (Frage 22) Prävention und betriebliches Eingliederungsmanagement: ƒ Betriebs- oder Dienstvereinbarung zum betrieblichen Eingliederungsmanagement erstellen (Frage 31) ƒ Maßnahmen zur Sensibilisierung und Schulung von Führungskräften zum professionellen Umgang mit häufig oder langzeitkranken Mitarbeitern statt einführen (Frage 34) Es liegen die folgenden interkommunalen Vergleichswerte zu der Kennzahl „Fehlbetrag Personalentwicklung je betreutem Beschäftigten“ vor: Fehlbetrag Personalentwicklung je betreutem Beschäftigten Kernverwaltung im interkommunalen Vergleich 2009 553 500 Euro 400 300 236 179 200 100 80 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen Der Fehlbetrag von 179 Euro setzt sich zusammen aus 98.587 Euro Personalaufwand, 14.880 Euro Sachaufwand15 (inkl. IT-Sachaufwand), 27.746 Euro Vergabeaufwand und 790 betreuten Beschäftigten. 15 48 stellenanteilige KGSt-Kosten Pauschale Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung Zur Einschätzung des Fehlbetrages ziehen wir die Leistungskennzahlen der Aufgabenfelder „Personalentwicklung im engeren Sinne“, „Ausbildung“ und „Arbeitssicherheit sowie den Gesundheitsschutz“, heran: Betreute Beschäftigte je Vollzeit-Stelle Personalentwicklung i. e. S. im interkommunalen Vergleich 2009 8.000 6.963 7.000 Beschäftigte 6.000 5.000 4.000 3.000 1.815 2.000 1.000 2.174 467 0 Minimum Maximum Mittelwert Euskirchen, Kreis betreute Beschäftigte je Vollzeit-Stelle Personalentwicklung i.e.S. in Klassen unter 500 500 bis unter 1.000 1.000 bis unter 1.500 1.500 bis unter 2.000 ab 2.000 2 9 7 1 7 Mit insgesamt 761 betreuten Beschäftigten (ohne Auszubildende) und 0,35 Stellen erreicht der Kreis Euskirchen einen überdurchschnittlichen Wert von 2.174 betreuten Beschäftigten je Stelle. Im Bereich der strategischen Personalentwicklung erreicht der Kreis Euskirchen mit 89,9 Prozent bereits einen hohen Teilerfüllungsgrad. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 49 Innere Verwaltung Auszubildende je Vollzeit-Stelle Ausbildung im interkommunalen Vergleich 2009 140 120 Beschäftigte 120 100 80 60 40 64 56 23 20 0 Minimum Maximum Mittelwert Euskirchen, Kreis Mit insgesamt 29 betreuten Auszubildenden und 0,45 Stellen erreicht der Kreis Euskirchen einen überdurchschnittlichen Wert von 64 betreuten Auszubildenden je Stelle. Auszubildende je Vollzeit-Stelle Ausbildung in Klassen 50 unter 30 30 bis unter 45 45 bis unter 60 60 bis unter 75 ab 75 3 10 5 4 5 Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung betreute Beschäftigte je Vollzeit-Stelle Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz im interkommunalen Vergleich 2009 2.358 Beschäftigte 2.000 1.500 1.138 1.171 1.000 500 239 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Euskirchen betreute Beschäftigte je Vollzeit-Stelle Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz (eigene Aufgabenwahrnehmung) in Klassen unter 500 500 bis unter 1.000 1.000 bis unter 1.500 1.500 bis unter 2.000 ab 2.000 1 3 2 1 1 Mit insgesamt 761 betreuten Beschäftigten und 0,65 Stellen erreicht der Kreis Euskirchen einen überdurchschnittlichen Wert von 1.171 betreuten Beschäftigten je Stelle. Die Stellenausstattung im Bereich der Arbeitssicherheit entspricht nach Auskunft des Kreises Euskirchen den gesetzlichen Anforderungen. Zu berücksichtigen ist, dass der Kreis Euskirchen Teilaufgaben vergeben hat, für diese Aufgaben also keine Stellenanteile vorhält. Im Einzelnen sind dies ƒ Erstmalige ArBSchG) Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen ƒ Fachkraft für Arbeitssicherheit im Bauhof und Abfallwirtschaftszentrum (AWZ) ƒ Arbeitsmedizinische Beratung/Aufgaben für Bauhof und AWZ. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 (§ 5 51 Innere Verwaltung Das Potenzial im Personalmanagement wird wie folgt zusammengefasst: Potenzial an Vollzeit-Stellen 2009 Personalmanagement mit Entwicklung im Jahr 2011 Stellen Bezüge- und Entgeltabrechnung Kindergeldbearbeitung 0,78 0,13 Personalbetreuung - 0,50 Summe Potenzial (gerundet) 0,41 Für die Ermittlung des monetären Potenzials berücksichtigen wir Gesamtstellenpotenziale ab einer Größenordnung von 0,5 Vollzeit-Stellen. Vor diesem Hintergrund ergibt sich kein monetäres Potenzial. KIWI-Bewertung Personalmanagement In diese Bewertung fließen die Ergebnisse der Aufgabenfelder Bezügeund Entgeltabrechung, Kindergeld-Bearbeitung, Personalbetreuung und Personalentwicklung ein. Ist-Situation ƒ Die Kennzahlen im interkommunalen Vergleich weisen auf Potenziale bei der Personalabrechnung und der Kindergeldbearbeitung hin. Die Leistungsmengen je Stelle der Personalbetreuung liegen über dem Benchmark und weisen auf eine hohe Auslastung dieses Bereiches hin. Bei der Personalbetreuung sind deshalb keine Potenziale erkennbar. In der Personalentwicklung erreicht der Kreis Euskirchen leicht überdurchschnittliche Ergebnisse. ƒ Im Personalmanagement bestehen teils Misch- und teils Spezialarbeitsplätze. Es liegt keine ganzheitliche Sachbearbeitung (alle Personalmanagementaufgaben „aus einer Hand“) vor. Hierdurch bestehen mehr Schnittstellen. ƒ Kennzahlen und/oder Fallzahlen zur Unterstützung der Steuerung werden noch nicht genutzt. Handlungsempfehlungen ƒ 52 Der Kreis Euskirchen sollte den Einsatz von Software zur Unterstützung des workflows in der Personalabrechnung prüfen (Daten- und Informationsübermittlung an die Personalabrechnung Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 Innere Verwaltung von dezentralen Organisationseinheiten, in denen Wechselschichten anfallen und Zeitzuschläge sowie Überstunden zu berechnen sind). ƒ Wir empfehlen, die Fallzahlen und die Auslastung je Mitarbeiter/in sowie den workflow in der Personalabrechnung, Kindergeldbearbeitung und Personalbetreuung zu prüfen. ƒ Stellenüberhänge, die sich aus einer organisatorischen Optimierung der o. g. Bereiche ergeben, können für evtl. Stellenmehrbedarfe bei der Personalbetreuung herangezogen werden. ƒ Darüber hinaus können freie Ressourcen für Kooperationen eingesetzt werden. Wissensintensive Aufgabenbereiche (z. B. Kindergeldsachbearbeitung) bieten sich hierfür genauso an wie das so genannte „Massengeschäft“ (z. B. Personalabrechnung), aber auch alle anderen Aufgaben des Personalmanagements sind grundsätzlich für die interkommunale Zusammenarbeit geeignet. KIWI Bewertung Angesichts der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir den Aufgabenbereich „Personalmanagement“ mit dem Index 3. Überörtliche Prüfung Kreis Euskirchen ■ Innere Verwaltung GPA NRW ■ Projekt Nr. 6893 53