Beschlussvorlage Stab (Anlage zur Beschlussvorlage Stab V 138/2011)

Anlage zur Beschlussvorlage Stab V 138/2011 Dienstanweisung für die Rechnungsprüfung des Kreises Euskirchen vom .......... Aufgrund des § 14 der Rechnungsprüfungsordnung vom .......... erlässt der Kreistag des Kreises Euskirchen folgende Dienstanweisung für die Rechnungsprüfung: 1. Leitung 1.1 Der Leiter/Die Leiterin der Rechnungsprüfung ist für die ordnungsgemäße und rechtzeitige Erledigung der Dienstgeschäfte verantwortlich. Er/Sie ist Vorgesetzte(r) der Prüfer(innen) und ggf. der sonstigen Dienstkräfte der Rechnungsprüfung. 1.2 Der Leiter/Die Leiterin verteilt die Prüfungsgeschäfte sowie die zu erledigenden Arbeiten. Er/Sie gibt die hierfür erforderlichen Weisungen und überwacht den Dienst- und Geschäftsbetrieb. Zur Wahrung einheitlicher Arbeitsgrundsätze und zum Erfahrungsaustausch führt der Leiter/die Leiterin der Rechnungsprüfung Dienstbesprechungen durch. 1.3 Der Leiter/Die Leiterin hat den Landrat/die Landrätin über alle besonderen Vorkommnisse unverzüglich zu unterrichten. 2. Prüfer(innen) und sonstige Mitarbeiter(innen) 2.1 Die Prüfer(innen) haben die ihnen zugewiesenen Prüfungsgeschäfte in eigener Verantwortung rechtzeitig und nach bestem Wissen und Gewissen auszuführen. Die Dienstkräfte der Rechnungsprüfung sind verpflichtet, dem Leiter/der Leiterin unverzüglich alle besonderen Wahrnehmungen und Mängel (insbesondere den Verdacht auf Straftaten und sonstige Unregelmäßigkeiten) mitzuteilen. Über gravierende Arbeitsrückstände ist der Leiter/die Leiterin der Rechnungsprüfung zu informieren. 2.2 Den Prüfern/Prüferinnen ist es untersagt, sich über die Prüfung und Beratung hinaus an der Aufgabenerledigung durch die Verwaltung zu beteiligen. Sie sind nicht berechtigt, Änderungen in Buchungsanordnungen vorzunehmen. 2.3 Die Dienstkräfte der Rechnungsprüfung sind verpflichtet, über alle Feststellungen, die sie bei ihrer Prüfungstätigkeit machen und über alle ihnen dienstlich bekannt werdenden Vorgänge Verschwiegenheit zu bewahren. Sie haben auf Äußerungen zu verzichten, die geeignet sind, die für den Prüfungsgegenstand verantwortlichen Bediensteten zu diffamieren und Handlungen zu unterlassen, die zur Erreichung des Prüfungszwecks nicht erforderlich sind. 2.4 Die Prüfer(innen) und sonstigen Mitarbeiter(innen) haben den Leiter/die Leiterin unverzüglich zu verständigen, wenn zu Dienstkräften, deren Arbeitsgebiete sie zu überprüfen haben, nach § 383 Zivilprozessordnung ein Zeugnisverweigerungsrecht bestehen würde oder sonstige Ausschließungs- oder Befangenheitstatbestände vorliegen. Gleiches gilt, wenn dienstliche oder private Kontakte zu Personen, Firmen, Vereinen etc. außerhalb der Verwaltung zu einer Interessenkollision führen können. 2.5 Die Prüfer(innen) haben sich über die für ihr Aufgabengebiet maßgebenden Vorschriften, Beschlüsse des Kreistages und seiner Ausschüsse, Verfügungen, Richtlinien, Protokolle, Publikationen (z.B. Mitteilungen der Fachorganisationen, Beiträge in Fachzeitschriften) etc. laufend zu informieren und diese in geeigneter Form zu sammeln bzw. zu registrieren (ggf. auf elektronischem Wege). Anlage zur Beschlussvorlage Stab V 138/2011 3. Prüfungsablauf 3.1 Vor Beginn jeder Prüfung ist der/die jeweilige Abteilungsleiter(in) bzw. Stabsstellenleiter(in) zu benachrichtigen, sofern es der Prüfungszweck zulässt. Soweit es im Hinblick auf die Bedeutung der Prüfung geboten erscheint, ist auch der/die jeweilige Geschäftsbereichsleiter(in) bzw. der Landrat/die Landrätin zu unterrichten. Hierüber entscheidet der Leiter/die Leiterin der Rechnungsprüfung. Die vorstehende Regelung gilt nicht, soweit dies nach der Natur des Prüfungsgeschäftes nicht adäquat ist (z.B. Vergabeprüfung und Visakontrolle). Der Verhinderung von Manipulationen dienende Prüfungshandlungen sind bei unvermuteten Prüfungen vor der Benachrichtigung durchzuführen. Bei unvermuteten Prüfungen der Zahlungsabwicklung (Kreiskasse) und sonstigen Kassenprüfungen erfolgt die Unterrichtung des Kämmerers/der Kämmerin als Aufsicht über die Finanzbuchhaltung bzw. des/der zuständigen Abteilungsleiters/Abteilungsleiterin unmittelbar nach Abschluss der Kassenbestandsaufnahme. 3.2 Art, Methode und Umfang der Prüfung sind im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, der Rechnungsprüfungsordnung, dieser Dienstanweisung und der vom Leiter/von der Leiterin erteilten Weisungen dem Prüfer/der Prüferin überlassen, wobei auf eine möglichst effektive Durchführung zu achten ist. Der Prüfer/die Prüferin hat die für eine umfassende Beurteilung des Sachverhalts und hieraus resultierende Schlussfolgerungen erforderlichen Recherchen vorzunehmen. Diese haben sich neben dem aktuellen Prüfungsstoff ggf. auch darauf zu beziehen, ob die bei früheren Prüfungen getroffenen Feststellungen erledigt sind bzw. gebührende Beachtung gefunden haben. 3.3 Es ist Rücksicht darauf zu nehmen, dass durch die Prüfung der Geschäftsablauf möglichst gering gehemmt oder gestört wird. Nach erfolgter Prüfung soll das Prüfungsergebnis besprochen werden, es sei denn, in Anbetracht von Ergebnis oder Art der Prüfung ist dies nicht angemessen. 3.4 Stößt die Prüfung auf Schwierigkeiten, so hat der Leiter/die Leiterin der Rechnungsprüfung nach seinem/ihrem Ermessen die Leitung der Abteilung, der Stabsstelle, des Geschäftsbereichs bzw. den Landrat/die Landrätin zwecks Einleitung der zur Abstellung erforderlichen Maßnahmen zu unterrichten. 4. Kennzeichnung der geprüften Bücher und Belege 4.1 Die geprüften Jahresabschlüsse, Lageberichte, Gesamtabschlüsse und Gesamtlageberichte sind mit Namenszug zu versehen. 4.2 Für Prüfkennzeichnungen und Namenszeichen auf Belegen, in Kassenbüchern, Listen, Bestandsverzeichnissen, Akten usw. sowie bei Prüfungen der Zahlungsabwicklung (Kreiskasse) und sonstigen Kassenprüfungen ist grüne Farbe zu verwenden. 5. Dokumentation der Prüfungsergebnisse 5.1 Die Ergebnisse jeder Prüfung sind in Textform zu dokumentieren. Vorbehaltlich der Absätze 4 und 5 erfolgt dies in Form eines Prüfungsberichtes. Das Verfahren und die Berichterstattung hinsichtlich der Prüfung des Jahresabschlusses, des Gesamtabschlusses und der Eröffnungsbilanz richten sich nach den gesetzlichen Vorgaben sowie § 8 der Rechnungsprüfungsordnung vom........... Anlage zur Beschlussvorlage Stab V 138/2011 Für die Berichterstattung über die Prüfung der Finanzvorfälle gemäß § 100 Abs. 4 der Landeshaushaltsordnung (Vorprüfung) gelten die hierfür erlassenen besonderen Weisungen und Vorschriften. Sofern ein Prüfungsbericht nicht ausdrücklich gesetzlich oder durch sonstige Bestimmungen einschließlich der Rechnungsprüfungsordnung vorgeschrieben ist und die Prüfung nicht zu Prüfungsfeststellungen (Prüfungsbemerkungen/-beanstandungen, Prüfungshinweisen/Anregungen) geführt hat, genügt grundsätzlich ein Prüfungsvermerk. Vorbehaltlich abweichender Vorschriften genügt ein Prüfungsvermerk auch, wenn die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung (z.B. der Belege), die Vergabeprüfung, die Visakontrolle, die Prüfung von Vermögensveräußerungen, die Prüfung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen bei Zuwendungen und ähnliche – in der Regel einzelfallbezogene – Prüfungshandlungen zu Prüfungsfeststellungen führen. Ansonsten ist bei diesen Prüfungen nur eine Kennzeichnung als „geprüft“ vorzunehmen. Der Leiter/Die Leiterin der Rechnungsprüfung kann im Einzelfall eine abweichende Regelung treffen. In Abhängigkeit von der Bedeutung der getroffenen Prüfungsfeststellungen entscheidet der Leiter/die Leiterin der Rechnungsprüfung, ob der Prüfungsbericht über den Landrat/die Landrätin bzw. die Geschäftsbereichsleitung oder unmittelbar der geprüften Organisationseinheit zugeleitet wird. Prüfungsvermerke sind grundsätzlich unmittelbar der geprüften Organisationseinheit bekannt zu geben. Ergeben sich aus dem Prüfungsbericht/Prüfungsvermerk Feststellungen von geschäftsbereichs-, stabsstellen- oder abteilungsübergreifender Bedeutung, werden die hiervon betroffenen Organisationseinheiten ebenfalls unterrichtet. 5.2 Aus den Prüfungsberichten muss zu ersehen sein, auf welcher Grundlage die Prüfung beruht (Prüfungsauftrag), worauf die Prüfung sich erstreckte und wie sie durchgeführt wurde, insbesondere ob in Stichproben oder lückenlos. Die Prüfzeit ist anzugeben. Die Prüfungsberichte haben sich grundsätzlich auf die Schilderung der Sach- und Rechtslage sowie der festgestellten Mängel zu beschränken. Dies schließt nicht aus, dass für notwendig erachtete Anregungen und Hinweise ebenfalls dokumentiert werden. Die Berichte sind sachlich, klar und kurz abzufassen. Prüfungsfeststellungen von geringer Bedeutung sind möglichst während der Prüfung unmittelbar mit der geprüften Stelle zu erörtern und auszuräumen. Auf ihre Darstellung im Prüfungsbericht kann dann verzichtet werden, es sei denn, es handelt sich um zu wiederholende oder trotz Zusage nicht ausgeräumte Beanstandungen. 5.3 Die Prüfungsberichte sowie im Zusammenhang hiermit bzw. mit dem entsprechenden Ausräumungsverfahren stehende Schreiben sind vom Leiter/von der Leiterin der Rechnungsprüfung zu unterzeichnen. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Prüfungsfeststellungen trägt der/die jeweilige Prüfer(in). Der Leiter/Die Leiterin der Rechnungsprüfung ist berechtigt, die Zeichnungsbefugnis zu delegieren. Prüfungsvermerke und sonstige Schriftstücke unterzeichnet der/die jeweilige Prüfer(in) in eigener Verantwortung, soweit nicht wegen grundsätzlicher Bedeutung eine Abstimmung mit dem Leiter/der Leiterin erforderlich ist bzw. dieser/diese sich die Unterzeichnung vorbehalten hat. 5.4 Für die Beantwortung von Prüfungsberichten und Anfragen soll den Organisationseinheiten eine angemessene Frist gesetzt werden. Die Frist ist durch Wiedervorlage zu überwachen. Wird die gesetzte Frist nicht beachtet, ist schriftlich an die Erledigung zu erinnern und die Stellungnahme innerhalb einer möglichst kurz zu bemessenden, angemessenen Nachfrist zu fordern. Verstreicht auch diese, ist der/die jeweilige Geschäftsbereichsleiter(in)/Stabsstellenleiter(in) zu informieren. Eine Information der Verwaltungsleitung bleibt der Entscheidung des Leiters/der Leiterin der Rechnungsprüfung vorbehalten. Anlage zur Beschlussvorlage Stab V 138/2011 6. Geschäftsgang 6.1 Für den Geschäftsgang der Rechnungsprüfung gelten die Bestimmungen der Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung für die Kreisverwaltung Euskirchen (ADGA) in der jeweiligen Fassung, soweit sich aus den gesetzlichen Bestimmungen, der Rechnungsprüfungsordnung oder dieser Dienstanweisung nichts anderes ergibt. 6.2 Der Leiter/Die Leiterin der Rechnungsprüfung legt fest, welche Posteingänge und Postausgänge (auch elektronische) ihm/ihr vorzulegen sind. 7. In-Kraft-Treten Die vorstehende Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft und ersetzt die Dienstanweisung in der Fassung vom 07.09.2005.